ZUS nie zawsze będzie mógł poświadczyć wykonywanie umowy zlecenia

Od 1 stycznia 2026 r. w sektorze publicznym, a sześć miesięcy później – w prywatnym, zacznie obowiązywać nowelizacja kodeksu pracy, która wprowadza nowy sposób ustalania stażu pracy. Obejmie on m.in. okresy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej oraz wykonywania usług na podstawie umowy cywilnoprawnej. To rozwiązanie korzystne dla pracowników. A co oznacza dla pracodawców – płatników składek?

Włączenie do stażu pracy okresów prowadzenia działalności gospodarczej i umów cywilnoprawnych to rewolucja, która wymaga od firm większej czujności i dodatkowych działań weryfikacyjnych. Konieczne będzie analizowanie dokumentów dostarczanych przez pracowników, w tym danych z ZUS oraz zaświadczeń od zleceniodawców. Brak jasnych standardów potwierdzania takich okresów może prowadzić do sporów o uprawnienia wynikające ze stażu i świadczenia jubileuszowe.

Umowy zlecenia do stażu pracy

Sytuacja, gdy do okresu uprawniającego do dodatku stażowego czy też długości urlopu wypoczynkowego był wliczany tylko staż pracowniczy, powodowała, że osoby, które po wielu latach prowadzenia działalności zmieniały swoje plany zawodowe – np. kończyły działalność i rozpoczynały pracę na etacie, były traktowane tak jak osoby rozpoczynające dopiero karierę zawodową. Te osoby miały także trudności ze spełnieniem warunków formalnych przy ubieganiu się o zatrudnienie w jednostkach budżetowych lub samorządowych.

Gdy był bowiem wymagany staż w określonej dziedzinie, to uwzględniano tylko zatrudnienie pracownicze, a okres prowadzenia działalności gospodarczej pomijano. Dotyczyło to również umów zlecenia. Było tak pomimo tego, że te osoby miały doświadczenie zawodowe i przez wiele lat podlegały ubezpieczeniom społecznym i płaciły składki oraz podatki. Nowelizacja powoduje, że przejście z działalności czy wykonywania umowy cywilnoprawnej na etat będzie łatwiejsze.

Na wliczaniu umów zlecenia do stażu skorzysta budżetówka

Nowe rozwiązania będą szczególnie korzystne dla pracowników sfery budżetowej, którzy mają prawo do dodatku stażowego oraz nagród jubileuszowych. Dzięki zmianom szybciej nabędą prawo do tych świadczeń. Oczywiście wiąże się to z dodatkowymi kosztami dla jednostek budżetowych, w tym samorządowych.

Sektor prywatny - tylko nieliczni

Natomiast na nowych rozwiązaniach skorzystają tylko nieliczni pracownicy sektora prywatnego. Głównie osoby z krótkim stażem, które szybciej nabędą prawo do pełnego urlopu. Innych korzyści raczej nie uzyskają, gdyż dodatki stażowe oraz nagrody jubileuszowe to świadczenia dość rzadko występujące u pracodawców prywatnych. Dodatkowo pracodawca prywatny samodzielnie decyduje, jaki staż wlicza do dodatku i do nagrody jubileuszowej. Jeżeli wewnętrzne regulacje przyznają takie świadczenia, ale uwzględniany jest tylko zakładowy staż pracy, to wejście w życie nowelizacji nic nie zmieni. Pracodawca prywatny nie będzie, więc musiał uwzględnić stażu innego niż własny przy dodatku czy nagrodzie jubileuszowej. Do zakładowego stażu pracy zaliczy tylko umowy zlecenia wykonywane w tym zakładzie pracy przez pracownika i okres prowadzonej działalności, gdy te usługi były świadczone na jego rzecz.

Przykład 1

Bez ram czasowych

Ustawodawca nie określił, od jakiej daty umowy zlecenia, a także wcześniej prowadzona pozarolnicza działalność czy też inne formy aktywności wskazane przez ustawodawcę należy zaliczać do stażu pracy.

Uwaga! Na zaliczenie danego okresu do stażu pracy nie będzie miało wpływu, czy z treści wystawionego zaświadczenia będzie wynikać, że w tym okresie były odprowadzane składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, czy jedynie na ubezpieczenie zdrowotne z uwagi na zbieg tytułów do ubezpieczeń.

Przykład 2

W wypadku nakładania się okresów, w tym również z pozostawaniem w stosunku pracy, do okresu zatrudnienia wliczany będzie okres najkorzystniejszy dla osoby, której dotyczą te aktywności zawodowe.

Okres wykonywania pracy nakładczej zostanie zaliczony do stażu pracy zaświadczeniem ZUS pod warunkiem, że uzyskiwane wynagrodzenie nie było niższe niż 50 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w danym roku kalendarzowym. Jeżeli więc dana osoba wykonująca prac nakładczą i zlecenie nie będzie mogła zaliczyć tego okresu z powodu niskiego wynagrodzenia, po nowelizacji zostanie on uwzględniony z okresu wykonywania umowy zlecenia obejmującej ten sam czas.

Za jaki okres ZUS ma dane

W ZUS ewidencjonowane są okresy opłacania składek, począwszy od 1 stycznia 1999 r., czyli od momentu wejścia w życie reformy systemu ubezpieczeń społecznych.

Zgodnie z art. 40 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: u.s.u.s.) na koncie ubezpieczonego ewidencjonuje się m.in. informacje wymienione w drukach:

• zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych,
• imiennym raporcie miesięcznym,
• deklaracji rozliczeniowej i
• raporcie informacyjnym (a więc m.in. kod tytułu ubezpieczeń okresy podlegania ubezpieczeniom z danego tytułu).

Pracownik, który posiada okresy ubezpieczeniowe od 1999 r., za które były opłacane składki, będzie mógł uzyskać zaświadczenie potwierdzające te dane.

Tryb postępowania

Wniosek o jego wydanie będzie składany elektronicznie za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS, a dokument zostanie sporządzony automatycznie na podstawie informacji zgromadzonych w systemie.

Wzór wniosku ma być zbliżony do stosowanego obecnie formularza US-7 dotyczącego danych z konta ubezpieczeniowego.

Zaświadczenie będzie doręczane w formie elektronicznej na profil informacyjny wnioskodawcy.

W wypadku odmowy wydania zaświadczenia ZUS wyda decyzję, od której będzie przysługiwało odwołanie do sądu. Jeśli jednak w systemie nie widnieją żadne dane o wykonywaniu umów zlecenia lub prowadzeniu działalności, szanse na zmianę decyzji będą znikome.

Nieistotne wynagrodzenie

Każda umowa zlecenia bez względu na to, jakie wynagrodzenie otrzymywał zleceniobiorca i ile godzin w trakcie miesiąca poświęcał na jej wykonywanie, zostanie zaliczona do stażu pracy. Zaliczany do stażu pracy zostanie okres od dnia rozpoczęcia wykonywania umowy zlecenia do dnia jej zakończenia.

• Czy okresy wykonywania umów zlecenia, za które nie były odprowadzane składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, będzie można wliczyć do stażu pracy?

Co do zasady ZUS nie wystawi zaświadczenia potwierdzającego takie okresy, ponieważ w jego systemie nie ma danych o umowach, za które nie były opłacane składki. Dotyczy to zwłaszcza:

• umów zlecenia z uczniami i studentami do 26. roku życia,
• krótkoterminowych zleceń zawieranych do 13 dni przed 14 stycznia 2000 r.,
• wszystkich umów sprzed 1999 r.

Jednak nowelizacja dopuszcza możliwość zaliczenia do okresu zatrudnienia również udokumentowanych okresów aktywności zawodowej, w których dana osoba nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów.

Moim zdaniem ustawodawca nie wprowadził tutaj żadnych ram czasowych i także te tzw. stare umowy zlecenia (a także inne aktywności wskazane w nowelizacji) sprzed 1999 r. powinny być uwzględniane w stażu pracy, jeśli dana osoba będzie w stanie je udowodnić.

• Jak pracownik może udokumentować okres wykonywania umów zlecenia, jeśli nie były one zaewidencjonowane w ZUS?

W przypadku umów zlecenia, za które nie były odprowadzane składki, np. zawieranych przez studentów do 26. roku życia, pracownicy mogą mieć trudności z udowodnieniem okresu ich wykonywania. Będą musieli przedstawić dokumenty, które to potwierdzają. Ustawodawca ich jednak nie wskazał. Nawet gdy pracownik ma umowę zlecenia, w której wskazany jest okres jej trwania, to ten dokument nie potwierdza jednoznacznie, w jakim okresie ten kontrakt był wykonywany. To, że w określonym dniu strony zawarły umowę zlecenia np. na okres 12 miesięcy, nie oznacza bowiem, że ta umowa do dnia wskazanego w jej treści była wykonywana. W odróżnieniu od stosunku pracy przy umowach cywilnoprawnych nie jest wystawiane świadectwo pracy. Z tego powodu sama umowa zlecenia może nie zostać uznana przez pracodawcę jako wystarczająca.

Czy w takim wypadku może to być PIT-11 za dany okres, w którym zostały wykazywane przychody jakie dana osoba otrzymywała ze zlecenia? Niestety ten formularz również nie będzie przydatny, gdyż potwierdza on tylko, że dana osoba w trakcie roku otrzymywała określone przychody. Przykładowo na podstawie PIT-11 za 2010 r. możemy ustalić, że w okresie od 1 stycznia 2010 r. do 31 grudnia 2010 r. dana osoba uzyskiwała przychód z określonego źródła. Nie wiemy natomiast, w jakim okresie ta umowa była wykonywana.

Dodatkowo w formularzu PIT-11 przychody z działalności wykonywanej osobiście ujmowane są łącznie, a więc są tam uwzględnione nie tylko te wynikające z umów zlecenia. Obejmują również przychody z umów o dzieło i innych kontraktów (np. przychody osób wykonujących obowiązki społeczne lub obywatelskie, niezależnie od sposobu ich powoływania, czy też osób, którym organ władzy lub administracji państwowej albo samorządowej, sąd lub prokurator, na podstawie właściwych przepisów, zlecił wykonanie określonych czynności). Z tego względu PIT-11 nie pozwala jednoznacznie ustalić, w jakim okresie faktycznie była wykonywana umowa zlecenia. Dla pracodawcy stanowić on będzie jedynie pomocniczy element weryfikacji. Możliwe będzie uznanie danego okresu za wliczany do stażu pracy na podstawie przedłożonej umowy zlecenia oraz oświadczenia zleceniobiorcy potwierdzającego, że w danym okresie faktycznie wykonywał obowiązki wynikające z umowy. PIT-11 będzie mógł wówczas pełnić funkcję uzupełniającą, jeśli kwoty w nim wskazane będą zgodne z zapisami umowy.

Uwaga! Ostatecznie to pracodawca będzie decydował, czy przedstawione dokumenty w sposób wystarczający potwierdzają okres wykonywania zlecenia. Powinien on jednak mieć świadomość, że odmowa uznania danego okresu – np. przy ustalaniu prawa do nagrody jubileuszowej – będzie mogła skutkować roszczeniem pracownika. Jeżeli sprawa trafi do sądu, a ten uzna, że dokumentacja przedstawiona przez pracownika jest wystarczająca, pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty należnego świadczenia wraz z odsetkami za zwłokę.

Z punktu widzenia pracodawcy najbardziej korzystnym rozwiązaniem będzie przedstawienie przez pracownika zaświadczenia od zleceniodawcy potwierdzającego okres faktycznego wykonywania umowy zlecenia. Jeśli treść takiego dokumentu nie będzie budziła wątpliwości co do autentyczności i zakresu wskazanych danych, pracodawca będzie mógł bez przeszkód zaliczyć ten okres do stażu pracy.

2 lata na udowodnienie

Pracownicy będą mieli 24 miesiące na udowodnienie okresów wykonywania umów zleceń, okresów wykonywania pozarolniczej działalności, współpracy przy prowadzeniu działalności gospodarczej, a także innych aktywności wskazanych w nowelizacji. Okres ten będzie liczony dla pracowników budżetówki od 1 stycznia 2026 r., a dla pozostałych od 1 maja 2026 r.

Jeżeli pracownik udokumentuje wymagany okres w wyznaczonym terminie, pracodawca zaliczy go do stażu pracy. Niezachowanie tego terminu spowoduje, że okresy przypadające przed 1 stycznia 2026 r. nie zostaną uwzględnione.

Przykład 3

Jeśli pracownik z przykładu 3 przedstawiłby zaświadczenie w lutym 2028 r., to pracodawca nie uwzględni tego okresu w jego stażu pracy. Pracownik nie udokumentuje wówczas okresu wykonywania umowy cywilnoprawnej w okresie 24 miesięcy.

Optymalne rozwiązanie

Pracownicy sami zdecydują, kiedy przedstawić pracodawcy zaświadczenie (oczywiście w ciągu 24 miesięcy od wejścia w życie nowelizacji) oraz czy obejmie ono wszystkie okresy czy tylko wybrane. Analogicznie będą mogli samodzielnie określić zakres dokumentowania umów zlecenia, które nie zostały zgłoszone w ZUS.

Dla pracownika z przykładu 4 bardziej opłacalne będzie złożenie dwóch odrębnych dokumentów potwierdzających okresy aktywności zawodowej niż jednego zbiorczego. Takie rozwiązanie spowoduje, że otrzyma on nagrodę i za 30 lat i za 35 lat. Choć nie jest to rozwiązane korzystne dla pracodawców, nie można go uznać za nadużycie prawa. Ustawodawca tworzy bowiem określone rozwiązania i trudno zarzucać pracownikowi, że w sposób optymalny dla siebie chce on z nich skorzystać. Taka optymalizacja jest dopuszczalna, gdyż ustawodawca nie wskazał, że pracownik ma na jednym zaświadczeniu podawać wszystkie okresy, które go dotyczą. ©℗