Pracownicy pod lupą pracodawcy, czyli co należy wiedzieć o monitoringu w firmie [PORADNIK DGP]

Istotnym elementem stosunku pracy jest pewien poziom zaufania po obu stronach umowy o pracę. Jednak, jako że jest ona zawierana w określonym celu (dostarczenie efektów wykonywanych zadań służbowych w zamian za wynagrodzenie), pracodawca oczekuje możliwości weryfikowania, czy praca ta jest wykonywana w należyty sposób.

Monitoring pracy musi się mieścić w kodeksowych ryzach

Chęć monitorowania, kontrolowania czy nadzoru od zawsze była wpisana w relacje pracownicze. I o ile prawo kontroli i nadzoru wynika z samej istoty stosunku pracy, o tyle monitorowanie pracowników zostało wprowadzone do przepisów stosunkowo niedawno, bo w 2018 r. w związku z wejściem w życie przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO).

systemowe decyzje

Monitorowanie pracowników jest systemowym i ciągłym działaniem pracodawcy zmierzającym do nadzorowania wykonywanych obowiązków pracowniczych z punktu widzenia celów dozwolonych przez prawo.

Pracodawca może prowadzić monitoring w określonym celu wskazanym w kodeksie pracy (dalej: k.p.). Trzeba przy tym pamiętać, że cele te różnią się w zależności od rodzaju monitoringu. Nie można też wykluczyć sytuacji, w których na pracodawcach będą ciążyć specyficzne obowiązki, które mogą uzasadniać stosowanie monitoringu pracowników do innych celów niż kodeksowe.

Warto wiedzieć, że pracodawca w zakresie monitoringu, który jest regulowany przez przepisy prawa pracy, nie ma swobody w wyborze celu działań monitorujących pracownika w miejscu pracy. Konieczne jest bowiem spełnienie przesłanki niezbędności. Oznacza to, że pracodawca musi wykazać, że celów, dla których chce wdrożyć monitoring, nie może osiągnąć w inny sposób albo działania takie byłyby niewspółmierne do ponoszonych kosztów.

Przykład 1

W dużej mierze rodzaj zastosowanego monitoringu będzie zależeć od rodzaju działalności prowadzonej przez pracodawcę i występowania ryzyk, którym monitoring ma przeciwdziałać, a także rodzaju pracy i jej charakteru. Dlatego każdy pracodawca przed wprowadzeniem danej formy monitoringu powinien przeprowadzić analizę przesłanki niezbędności jej stosowania ze względu na wybrany cel monitoringu, tzw. test równowagi. Może się okazać, że np. dana forma monitoringu nie będzie zasadna z punktu widzenia celów, gdyż można je osiągnąć w inny sposób.

Przykład 2

wewnętrzne regulacje

Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu pracodawca ustala w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie pracy (jeżeli nie jest objęty układem) albo w obwieszczeniu (jeżeli nie jest zobowiązany do ustalania regulaminu pracy).

• Jak postępować, gdy w zakładzie pracy działają organizacje związkowe?

Jeżeli u pracodawcy działają organizacje związkowe, to będą one zaangażowane w proces wprowadzania monitoringu. Zmiana układu zbiorowego pracy wymaga bowiem ich zgody i podpisania z pracodawcą protokołu dodatkowego.

Z kolei w przypadku regulaminu pracy jego zmiana wymaga uzgodnienia z organizacją związkową. Jeżeli strony nie ustaliły terminu przeprowadzenia takiego uzgodnienia i związek jest przeciwny wprowadzeniu monitoringu, to pracodawca może mieć duże problemy we wprowadzeniu takich zasad samodzielnie. Dużo zależy od tego, czy stanowisko strony związkowej ma merytoryczne uzasadnienie, czy też jest to wyłącznie obstrukcja wobec działań pracodawcy. W tym drugim przypadku istnieją podstawy do samodzielnego wprowadzenia zasad monitoringu w regulaminie pracy, ale konieczna jest rozwaga ze względu na potencjalne konsekwencje naruszeń przepisów o ochronie danych osobowych.

Jeżeli natomiast strony ustaliły termin uzgodnienia i w tym terminie nie udało się osiągnąć porozumienia, to pracodawca może samodzielnie wprowadzić do regulaminu pracy stosowne postanowienia o monitoringu.

W sytuacji gdy w firmie działa więcej niż jedna organizacja związkowa, zastosowanie będą miały przepisy o wspólnym stanowisku organizacji związkowych.

• Co ma zrobić pracodawca, gdy w jego organizacji nie działają związki zawodowe?

W takiej sytuacji pracodawca samodzielnie wprowadza postanowienia do regulaminu pracy albo wydaje obwieszczenie. Nowe postanowienia o monitorowaniu należy ogłosić pracownikom zgodnie z wymogami dotyczącymi danego aktu, w którym zostały ujęte:

• w przypadku układu nowe postanowienia wejdą w życie w terminie wskazanym w protokole dodatkowym, nie wcześniej jednak niż w dniu zarejestrowania protokołu (art. 24112 par. 1 k.p.); pracodawca ma także obowiązek zawiadomić pracowników o zmianach w układzie,
• w przypadku regulaminu pracy postanowienia o monitoringu wejdą w życiu po upływie dwóch tygodni od podania go do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w danej organizacji (art. 1043 par.1 k.p.); pracodawca jest zobowiązany zapoznać pracowników z treścią tych zmian, a pracownik powinien złożyć oświadczenie, że się z nimi zapoznał, które należy umieścić w aktach osobowych pracownika,
• analogiczne zasady obowiązują w przypadku obwieszczenia, które również wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od podania go do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty u pracodawcy.

Obowiązek informacyjny

Samo wprowadzenie postanowień dotyczących monitoringu do wewnętrznych aktów prawnych pracodawcy jest niewystarczające. Ustawodawca wprowadził bowiem dodatkowy obowiązek informacyjny wobec pracowników, który jest niezależny od obowiązków informacyjnych związanych ze zmianą danego aktu wewnętrznego pracodawcy.

Ważne! O wprowadzeniu monitoringu w pracy trzeba poinformować podwładnych. Należy zrobić to na piśmie. Taka informacja powinna zostać przekazana co najmniej dwa tygodnie przed uruchomieniem monitorowania. Nie ma przeszkód, aby została przekazana razem z ogłoszeniem zmian w układzie, regulaminie pracy czy z ogłoszeniem.

Kodeks nie przesądza o nieważności informacji przekazanej w inny sposób niż na piśmie. Przepisy nie przewidują również odpowiedzialności wykroczeniowej za naruszenie wymogu pisemności. Aby uniknąć jednak wątpliwości co do możliwości monitorowania i korzystania z zebranych danych oraz ryzyka naruszenia dóbr osobistych, wspomnianą informację należy przekazać albo na piśmie (z własnoręcznym podpisem) albo w formie elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

• Czy wszyscy pracownicy powinni otrzymać informację o wprowadzeniu w firmie monitoringu?

Powinna ona na pewno trafić do tych, którzy wprowadzonym monitoringiem są objęci. Mowa tu o osobach, których aktywność pracodawca będzie monitorował, albo pracownikach, którzy mogą przebywać w pomieszczeniach objętych monitoringiem wizyjnym. W tym ostatnim przypadku taką informację powinni otrzymać praktycznie wszyscy zatrudnieni ‒ teoretycznie bowiem każdy z nich może znaleźć się w monitorowanej części zakładu pracy (chyba że dostęp do monitorowanych pomieszczeń jest ograniczony, np. kancelaria tajna).

Ważne jest to, że informacja nie musi być zindywidualizowana. Nie ma też wymogu, aby została dostarczona osobno każdemu z pracowników. Wystarczy, że zostanie przekazana w sposób przyjęty u pracodawcy, tak aby zatrudnieni mogli się z nią zapoznać. Oznacza to więc, że w szczególności może zostać wywieszona na tablicy ogłoszeń, jeżeli w taki sposób pracodawca komunikuje się z pracownikami. Może również zostać wysłana e-mailem do wszystkich członków załogi albo umieszczona w intranecie pracodawcy.

W przypadku nowo zatrudnianych osób taka informacja powinna zostać przekazana przed dopuszczeniem ich do pracy. W takim przypadku nie obowiązuje termin dwóch tygodni. Pracownik może więc zostać objęty monitoringiem z momentem dopuszczenia go do pracy. Ważne jest jednak, by nie tylko zapoznał się z regulaminem pracy, w którym mowa o monitoringu, lecz także został przed dopuszczeniem do pracy osobno poinformowany o objęciu go wspomnianym monitoringiem. Takie stanowisko zajął też Urząd Ochrony Danych Osobowych w wyjaśnieniach z 26 stycznia 2024 r. wydanych dla DGP. stanowisko

Wprowadzenie dodatkowego obowiązku informacyjnego wskazanego w art. 222 par. 7 k.p. jest niezrozumiałe. Monitorowanie wymaga wprowadzenia odpowiednich zapisów do wewnętrznych regulacji pracodawcy (układ zbiorowy pracy, regulamin pracy czy obwieszczenie). Te postanowienia wymagają ogłoszenia tak, aby pracownicy mogli się z nimi zapoznać. Co więcej, wchodzą w życie dopiero po upływie określonego okresu. Mając to na względzie, dodatkowy obowiązek informacyjny jawi się jako niezasadne obciążenie administracyjne. W praktyce informację o wprowadzeniu monitorowania do wewnętrznych regulacji pracodawcy można połączyć z obowiązkiem informacyjnym wobec pracowników.

rejestracja obrazu

Jeżeli jest to niezbędne do:

• zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub
• ochrony mienia lub
• kontroli produkcji lub
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę,

‒ pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu. Ta forma monitoringu sprowadza się zatem do rejestracji obrazu za pomocą kamer lub innych środków technicznych.

▶ Bezpieczeństwo. O ile cel w postaci bezpieczeństwa pracowników nie budzi wątpliwości, o tyle zastanawiające jest nieuwzględnienie w tym celu innych osób poza pracownikami. A przecież na terenie zakładu pracy mogą przebywać także inne osoby, zarówno incydentalnie, jak i stale. Mogą to być m.in. klienci, zleceniobiorcy, dostawcy, pracownicy innych podmiotów. Pracodawca, jako podmiot zarządzający terenem firmy i nadzorujący go, jest zobowiązany również tym osobom zapewnić bezpieczeństwo. Zasadna byłaby zatem zmiana tego przepisu i ujęcie w celu monitoringu również bezpieczeństwa innych osób, które mogą przebywać na terenie zakładu pracy lub w jego pobliżu.

▶ Ochrona mienia. To inny cel uzasadniający wprowadzenie monitoringu wizyjnego. Ma on zapobiegać przestępstwom i wykroczeniom przeciwko mieniu, a także przeciwdziałać szkodom na mieniu. Dodatkowo obejmuje on realizację zakazu wstępu osób nieuprawnionych na monitorowany teren zakładu pracy, realizacja takiego zakazu jest bowiem ściśle powiązana z ochroną mienia.

Przypomnijmy, że ustawodawca odwołał się do mienia, nie wskazując, o czyje mienie chodzi. A zatem to pojęcie należy traktować bardzo szeroko. Obejmuje ono nie tylko mienie pracodawcy, lecz także pracowników oraz osób trzecich znajdujące się na chronionym, monitorowanym obszarze. Tak szerokie ujęcie tego celu wiąże się z tym, że pracodawca w wielu przypadkach odpowiada za szkody na mieniu osób trzecich znajdujących się na terenie zakładu pracy. Ma zatem interes prawny i ekonomiczny w ochronie tego mienia, a formą tej ochrony jest monitorowanie.

Na tle tak szeroko rozumianego mienia tym bardziej zastanawiające jest ograniczenie zapewnienia bezpieczeństwa tylko i wyłącznie do pracowników. Być może w ocenie ustawodawcy ochrona mienia jako cel monitoringu ma większe znaczenie niż ochrona bezpieczeństwa osób innych niż pracownicy przebywający na terenie zakładu.

▶ Kontrola produkcji. Jest to kolejna okoliczność uzasadniająca monitoring wizyjny. Pracodawca za pomocą zapisu z kamer może oceniać prawidłowość przebiegu procesu pracy przy produkcji i reagować na ewentualne nieprawidłowości. W konsekwencji może to być narzędzie pozwalające na ograniczenie liczby popełnianych błędów. Wydaje się jednak, że nie jest to cel, który samodzielnie uzasadnia monitorowanie zdarzeń zagrażających bezpieczeństwu pracowników lub ochronie mienia. Jeżeli zatem pracodawca chce monitorować proces produkcji również pod kątem bezpieczeństwa pracowników czy ochrony mienia, to powinien wskazać również takie cele jako uzasadnienie monitorowania.

▶ Tajemnica zakładu pracy. Wreszcie ostatnią przesłanką wprowadzenia monitoringu wizyjnego jest zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Nie należy utożsamiać tych informacji z tajemnicą przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. O ile ten cel nie budzi zastrzeżenia z punktu widzenia konieczności ochrony informacji, o tyle w praktyce monitoring wizyjny w tej kwestii ma ograniczony zakres zastosowania. Oczywiście w specyficznych okolicznościach taki monitoring jest zasadny, możliwy i skuteczny (np. w kancelarii tajnej, gdzie przegląda się dokumenty poufne).

• Czy monitoringiem wizyjnym można objąć teren całego zakładu pracy?

Nie. Wyłączone spod niego są:

• pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji związkowej ‒ co prawda ustawodawca odwołał się tylko do samych pomieszczeń, ale zasadne jest nie obejmowanie monitoringiem przestrzeni otaczającej takie pomieszczenia, np. wejścia do tych pomieszczeń;
• pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki oraz palarnie, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu monitoringu i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób; przy czym monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa taka organizacja ‒ zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

• Czy decydując się na monitoring wizyjny, można montować kamery umożliwiające rejestrację dźwięku?

Jak wynika ze „Wskazówek Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczących prowadzenia monitoringu wizyjnego” (s. 26) zamieszczonych na stronie internetowej (https://uodo.gov.pl), przepisy o monitoringu nie zezwalają co do zasady na nagrywanie dźwięku towarzyszącego zdarzeniom. Takie uprawnienia posiadają jedynie służby porządkowe i specjalne na podstawie ustaw regulujących ich działalność. Stosowanie rejestracji dźwięku może zostać uznane za nadmiarową formę przetwarzania danych, wiązać się z odpowiedzialnością administracyjną i cywilną, a nawet karną.

użytek prywatny a monitorowanie

Z punktu widzenia praktyki i analizy danych pozyskanych w takcie monitorowania istotny jest również zakres wykorzystywania przez pracownika narzędzi pracy, które są objęte monitoringiem. Dotyczy to w szczególności poczty elektronicznej, komputera jako narzędzia dostępu do internetu czy plików lub samochodu służbowego.

Powierzając narzędzia pracy, pracodawca może wskazać zakres dozwolonego użytku. Może to nastąpić w regulaminie pracy albo w innym dokumencie opisującym zasady korzystania z narzędzi pracy.

W pierwszej kolejności będzie to oczywiście użytek służbowy na cele związane z wykonywaną pracą. Taka jest bowiem istota narzędzi pracy. Pracodawca może też jednak pozwolić na ich użycie co celów prywatnych.

Może to mieć znaczenie przy monitorowaniu aktywności pracownika. O ile bowiem monitorowanie narzędzi pracy wykorzystywanych do celów służbowych jest dozwolone na zasadach wskazanych w przepisach, o tyle nie dotyczy to narzędzi pracy wykorzystywanych do dozwolonego użytku prywatnego. Pracodawca nie może np. kontrolować wiadomości e-mailowych oznaczonych przez pracownika jako prywatne tylko dlatego, że wprowadził monitoring poczty elektronicznej. To samo dotyczy np. aktywności w internecie czy korzystania z samochodu służbowego.

Problem w tym, że granica pomiędzy użytkiem służbowym a prywatnym jest bardzo płynna i pracodawca może mieć problemy w ocenie danej aktywności bez szczegółowej jej analizy. A taka analiza w przypadku użytku dozwolonego prywatnego może z kolei naruszać prawa pracownika, w szczególności jego dobra osobiste, np. tajemnicę korespondencji. Dlatego wszędzie tam, gdzie istnieje ryzyko mylnej oceny użytku prywatnego, pracodawca powinien zachować szczególną ostrożność. Może też nakazać pracownikom oznaczanie swojej aktywności jako prywatnej, np. wiadomości e-mailowych czy plików na komputerze.

Lepszym rozwiązaniem jest jednak przyjęcie, że narzędzia pracy służą wyłącznie do użytku służbowego. Wtedy pracodawca może założyć, że cała aktywność z wykorzystaniem narzędzi pracy służy procesowi pracy i nie ma tam aktywności prywatnej. Może zatem badać każdą aktywność, chyba że z jej charakteru czy pobieżnej nawet analizy wynika, że ma ona charakter prywatny (mimo niedozwolonego użytku prywatnego).

poczta elektroniczna

Poza monitoringiem wizyjnym ustawodawca wyróżnił również monitoring poczty elektronicznej. Cel takiego monitoringu jest jednak inny niż cel wprowadzenia monitoringu wizyjnego, do innych celów służy bowiem poczta elektroniczna i inne zagrożenia powstają w związku z jej wykorzystywaniem.

Taki monitoring może być wprowadzony, gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Jest to zatem cel łączny. Nie można wprowadzić takiego monitoringu tylko dla zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy albo tylko dla właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Oczywiście te dwie przesłanki odnoszą się tylko do celu, a nie do działań samego pracownika. Nie będzie zatem podstaw do kwestionowania wyników monitoringu tylko dlatego, że pracownik używa narzędzi pracy do celów prywatnych, wykorzystując jednocześnie w sposób pełny czas pracy (np. przy zadaniowym systemie czasu pracy).

Przykład 3

Stosowanie monitoringu poczty elektronicznej jest jak najbardziej uzasadnione. W końcu pracownik prowadzi komunikację za pośrednictwem e-maili w imieniu pracodawcy i na jego rzecz. Pracodawca powinien mieć zatem dostęp do takiej komunikacji ‒ dotyczy ona bowiem jego interesów. Trzeba tu jednak podkreślić, że ustawodawca nie pozwala monitorować poczty elektronicznej do oceny pracy pracownika, np. jego efektywności, ograniczając cel tego monitoringu. Jest to istotne ograniczenie. Szczególnie że dozwolony cel takiego monitoringu nie obejmuje ochrony tajemnicy pracodawcy, która w wielu przypadkach ma o wiele większe znaczenie niż pełne wykorzystanie czasu pracy czy sposób korzystania z narzędzi. Ustawodawca co prawda nadaje ochronie tajemnicy pracodawcy istotne znaczenia i wskazuje je jako możliwy cel monitoringu, ale jedynie przy monitoringu wizyjnym, co jest o tyle niezrozumiałe, że w praktyce taki monitoring ma ograniczone zastosowanie do realizacji tego celu. Dzisiaj bowiem ujawnienie informacji odbywa się przede wszystkim drogą elektroniczną ze względu na postępującą digitalizację informacji i procesów jej przekazywania. Z innej strony pracodawca, powierzając pracownikowi informacje poufne, ma prawo wiedzieć, w jaki sposób pracownik korzysta z tych informacji. Ustawodawca nie przewidział jednak takiego celu dla monitoringu poczty elektronicznej ani też dla innych form monitoringu (np. aktywności na plikach). Jest to duże niedopatrzenie.

Ustawodawca zastrzegł jednocześnie wyraźnie, że monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Jeżeli pracownicy mogą korzystać z poczty elektronicznej do celów prywatnych to konieczne będzie oznaczanie przez pracowników poczty prywatnej w taki sposób, aby pracodawca nie monitorował tej poczty jak poczty służbowej. Tylko bowiem w ten sposób pracodawca może realizować powyższe zastrzeżenie. Przy czym należy pamiętać, że tajemnicą korespondencji jest objęta też komunikacja pomiędzy pracownikami z wykorzystaniem poczty elektronicznej, która nie jest związana z procesem pracy, np. informacje o planach urlopowych, relacje z wakacji, problemach w domu itp. Taka komunikacja nie jest oznaczana przez pracowników jako komunikacja prywatna, choć ma taki charakter. Często pracownicy nie postrzegają tego jako użytek prywatny ze względu na adresata tych wiadomości, którym jest inny pracownik. W innych przypadkach taka komunikacja, choć nie jest związana z procesem pracy, może tego procesu dotyczyć np. pracownik może informować o niewłaściwych zachowaniach innego pracownika. W praktyce nie sposób wyegzekwować od podwładnych, aby korzystali z poczty elektronicznej wyłącznie do komunikacji dotyczącej procesu pracy albo związanych z procesem pracy. Pracodawcy, monitorując pocztę elektroniczną, powinni mieć to na uwadze. Tym bardziej że ani adresat wiadomości, ani jej tytuł (widoczne bez poznania zawartości wiadomości) nie pozwalają w pełni ocenić charakteru wiadomości. Z tego też względu najlepszym rozwiązaniem jest ograniczenie możliwości korzystania z poczty wyłącznie do użytku służbowego. Stwarza to bowiem domniemanie, że całość tej korespondencji ma charakter służbowy, co ułatwia monitoring.

aktywność w internecie i na komputerze służbowym

Z punktu widzenia pracodawcy istotną kwestią jest to, czy pracownicy poświęcają czas pracy na zadania służbowe, czy też zajmują się sprawami prywatnymi. Aktywność prywatna może mieć bardzo szeroki charakter – od przeglądania stron internetowych, udział w szkoleniach niezwiązanych z pracą, czytanie książek udostępnionych w internecie, po prowadzenie prywatnej korespondencji czy nawet świadczenie pracy na rzecz innego podmiotu. Z tego też względu wielu pracodawców chce monitorować aktywność w internecie czy na komputerze służbowym i traktuje taką formę monitoringu jako swoisty straszak na nieuczciwych pracowników. Ustawodawca dopuścił taki monitoring. Jest to inna forma monitoringu w rozumieniu przepisów k.p. niż ta, do której mają zastosowanie przepisy dotyczące monitoringu poczty służbowej.

Oznacza to istotne ograniczenie celu takiego monitoringu do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. W konsekwencji pracodawca nie będzie mógł wykorzystać tej formy monitoringu w innych celach, np. do oceny efektywności czy stylu pracy pracownika. Oczywiście nie oznacza to, że monitoring jest prowadzony jedynie dla samego prowadzenia. Jeżeli wykaże on nieprawidłowości, np. niewłaściwe korzystanie z internetu, to pracodawca może wyciągnąć wobec pracownika konsekwencje służbowe, a w określonych okolicznościach nawet go zwolnić. Trzeba jednak odróżnić cel monitoringu od stwierdzonych naruszeń i działań podejmowanych przez pracodawcę.

Uprawnienia pracodawcy są jednak bardzo szerokie. Pracodawca może bowiem monitorować odwiedzane strony internetowe czy działania podejmowana na komputerze, podnosząc, że służy to ocenie wykorzystania czasu pracy czy należytego wykorzystania narzędzi pracy.

• Czy można monitorować aktywność pracowników poprzez żądanie włączenia kamery internetowej i możliwość podglądu działań pracownika czy wręcz udostępnienie pulpitu, tak aby pracodawca widział działania podejmowane przez pracownika na komputerze (pulpicie)?

Wymóg włączenia kamery przez cały czas pracy jest nadmiarowy, nie spełnia wymogu niezbędności i zbyt mocno ingeruje w sferę prywatności pracownika. Co do zasady tak samo należy ocenić żądanie stałego udostępnienia pulpitu, szczególnie w przypadku dozwolonego użytku prywatnego na komputerze służbowym.

Przepisy nie wskazują zachowania bezpieczeństwa danych jako uzasadnionego celu monitorowania. Bezpieczeństwo danych można jednak połączyć z właściwym użytkowaniem narzędzi pracy, takie użytkowanie powinno bowiem zapewniać bezpieczeństwo danych udostępnionych pracownikowi.

Z innej strony monitorowanie otoczenia IT może być uzasadnione odrębnym interesem pracodawcy i nie dotyczyć aktywności samego pracownika, ale działań w otoczeniu IT, szczególnie osób trzecich. Wówczas nie będzie to monitorowanie pracownicze regulowane w kodeksie pracy, ale monitorowanie na podstawie RODO.

rozmowy telefoniczne

Monitorowanie rozmów telefonicznych pracowników jest dozwolone, o ile dotyczy rozmów służbowych i jest niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Pracodawca może w szczególności przeglądać billingi telefonów służbowych czy nagrywać rozmowy pracowników w celu oceny, czy pracownik w sposób właściwy korzysta z tego narzędzie pracy, tj. wyłącznie do prowadzenia rozmów służbowych, jeżeli takie zastrzeżenie pracodawca poczynił, albo czy prowadzi rozmowy wedle określonego schematu (np. w call center).

Należy jednak pamiętać, że te zasady monitoringu pracowniczego nie dotyczą osób, które prowadzą rozmowy z pracownikami, ale nimi jednocześnie nie są, np. klientów firmy. Nagrywanie rozmów z takimi osobami wymaga dodatkowo zgody takich osób, która może być udzielona na początku rozmowy na prośbę pracownika.

gps w samochodach służbowych

Pracodawca ma możliwość stosowania GPS w samochodach służbowych, o ile jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Jest to kolejna forma monitoringu, do której mają zastosowanie przepisy o monitoringu poczty elektronicznej.

Możliwe jest również, za zgodą pracownika, zamontowanie GPS w samochodzie prywatnym pracownika, który jest wykorzystywany do celów służbowych.

Przykład 4

GPS w samochodzie pozwala pracodawcy oceniać, czy organizacja pracy pracownika pozwala na pełne wykorzystanie czasu pracy. W szczególności pracodawca może oceniać kolejność realizowanych zadań, czas ich realizacji, trasy przejazdów. Wszystkie te okoliczności mogą być analizowane pod kątem organizacji pracy i najbardziej efektywnego sposoby wykorzystania czasy pracy. Pracodawca ma bowiem prawo oczekiwać od pracownika możliwie najlepszego wykorzystania czasu pracy, biorąc oczywiście pod uwagę rodzaj wykonywanej pracy. Taka ocena sprowadza się zatem do oceny efektywności rozwiązań organizacji pracy przyjmowanych przez pracownika w ramach wykonywania przez niego obowiązków pracowniczych.

Z kolei w zakresie właściwego użytkowania narzędzi pracy będzie to przede wszystkim ocena sposobu poruszania się po drogach, rodzaj jazdy (pracodawca może eliminować agresywną jazdę prowadzącą do większego spalania paliwa) czy korzystanie z samochodu do celów prywatnych w czasie pracy, np. robienie zakupów, odbiór dziecka czy inne czynności, które nie powinny przypadać w czasie pracy i na które pracownik nie miał zgody w ramach art. 151 par. 21 k.p.

Monitoring z wykorzystaniem GPS może oczywiście przypadać jedynie na czas pracy, zarówno ten normatywny, jak i w godzinach nadliczbowych. Jeśli pracownik korzysta z samochodu służbowego wyłącznie do celów służbowych, to nie stwarza to większych problemów. Szczególnie kiedy odbiera i odstawia samochód na teren zakładu pracy.

Nieco inaczej jest w przypadku, gdy pracownik może korzystać z samochodu służbowego również do celów prywatnych. Wówczas monitoring powinien działać jedynie w okresie czasu pracy – zarówno rzeczywistego czasu wykonywania obowiązków pracowniczych, jak i pozostawania do dyspozycji pracodawcy w ramach normatywnego czasy pracy (standardowo osiem godzin dziennie).

Uwaga! Po czasie pracy monitoring GPS powinien być wyłączany, gdyż dotyczyłby sfery prywatnej pracownika. Skoro bowiem pracownik może korzystać z samochodu służbowego również do celów prywatnych, to pracodawca nie ma prawa monitorowania aktywności pracownika o charakterze prywatnych (poza czasem pracy) albo właściwego użytkowania samochodu w tym czasie, nie jest to bowiem narzędzie pracy. W tym ostatnim przypadku pracownik ponosi odpowiedzialność wobec pracodawcy na zasadach wynikających z przepisów k.p. i monitoring nie jest niezbędny.

Problemy pojawiają się, gdy pracownik pracuje w zadaniowym systemie czasu pracy. Wówczas monitoring powinien przypadać tylko na czas wykonywania zadań. W pozostałym zakresie, w ramach dobowej normy czasu pracy, podwładny pozostaje co prawda w dyspozycji pracodawcy, ale trudno pogodzić to z celami monitoringu.

W obu analizowanych przypadkach pracodawca/pracownik powinien mieć możliwość deaktywowania GPS. W praktyce może to być bardzo trudne albo wręcz niemożliwe i GPS jest włączony cały czas, a to może naruszać zasady monitoring pracowniczego.

Bardzo często monitoring GPS ma służyć zapobieganiu kradzieży albo umiejscowieniu pojazdu w przypadku kradzieży. Taki stały monitoring nie będzie wówczas monitoringiem pracowniczym ‒ inny będzie bowiem cel monitoringu i nie będzie on związany z osobą pracownika i jego aktywnościami. Taka forma monitoringu może być uzasadniona ze względu na prawnie uzasadniony interes pracodawcy jako administratora danych. Podstawą przetwarzania danych będą wówczas przepisy RODO, a nie przepisy k.p.

niezbędne oznakowanie

To jeden z obowiązków informacyjnych pracodawcy, który wynika wprost z k.p. Pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Powyższe nie oznacza jednak, że pracodawca musi w każdym miejscu, w którym zainstalowana jest kamera, umieścić stosowną tabliczkę. Obowiązek dotyczy oznaczeń miejsca monitowanego, a nie samego urządzenia służącego do monitorowania. Oznakowanie dotyczy pewnej zamkniętej, wydzielonej przestrzeni i ważne jest, by pracownik miał świadomość, że dane pomieszczenie jest objęte monitoringiem.

Takie informacje powinny być umieszczone w sposób trwały, w niezbyt dużej odległości od nadzorowanego miejsca. Powinny być widoczne oraz syntetyczne – mogą zawierać symbole, np. grafikę przedstawiającą kamery.

Przepisy o oznaczeniu miejsc monitorowanych stosuje się odpowiednio do monitoringu poczty elektronicznej oraz innych form monitoringu. Takie oznaczenia można realizować poprzez wyświetlanie informacji o stosowaniu monitoringu na ekranie komputera/telefonu w zależności od zakresu tego monitoringu, a np. przy stosowaniu monitoringu GPS obowiązek ten można realizować poprzez naklejkę w samochodzie.

zasady przetwarzania danych, w tym osobowych

Przy przetwarzaniu danych zebranych za pośrednictwem monitoringu (w tym również do samej czynności przechowywania) zastosowanie będą miały zasady wynikające z art. 5 RODO.

Stosownie do zasady zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości dane powinny być zbierane i przetwarzane tylko celach, które wynikają z k.p., a pracownicy powinni być w jasny i transparentny sposób informowani o celach, sposobie i zakresie stosowania monitoringu.

Zasada ograniczenia celu w kontekście monitoringu oznacza, że dane nie mogą być przetwarzane w sposób niezgodny z celami, dla których zostały zebrane. Jak to rozumieć? Monitoring, jak już wspomnieliśmy, nie może być stosowany wyłącznie w celu oceny pracy pracownika, ale może to już mieć miejsce w przypadku oceny tej pracy pod kątem przestrzegania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy lub oceny pracy pod kątem przestrzegania tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Zgodnie z zasadą minimalizacji danych, przetwarzanie powinno być ograniczone do tego, co niezbędne dla postawionych celów. Odnośnie do monitoringu wizyjnego ustawodawca narzuca nam już ograniczenia dotyczące miejsc, w których taki monitoring może być stosowany. Dlatego ta zasada ma o wiele bardziej istotne znaczenie w kontekście monitoringu poczty elektronicznej czy też innych form monitoringu. Mówiąc kolokwialnie, pracodawca powinien opierać się pokusie stosowania takiego zakresu i form monitoringu, które ingerują w nieuprawniony sposób w prywatność pracownika.

Zasada ograniczenia czasu przechowywania danych jest związana z okresem ich przechowywania, o czym szerzej piszemy niżej, w części dotyczącej retencji.

Nie możemy też zapominać o zasadzie integralności i poufności ‒ dane pochodzące z monitoringu, zarówno tego wizyjnego, jak i poczty elektronicznej oraz innych form monitoringu, powinny być w odpowiedni sposób zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem. A dostęp do nich powinien być ograniczony do niezbędnego minimum. Jeśli – co najczęściej ma miejsce – korzystamy ze wsparcia zewnętrznej firmy ochroniarskiej, która dostarcza nam również narzędzia i osoby do obsługi monitoringu, to nie możemy zapominać o zawarciu stosownej umowy powierzenia przetwarzania danych, gdzie określimy zasady zabezpieczenia nagrań.

Wreszcie zgodnie z zasadą rozliczalności, pracodawca musi być w stanie wykazać, że spełnia te zasady, np. poprzez posiadanie stosownych umów powierzenia przetwarzania, dokumentów z audytów bezpieczeństwa systemów itd.

retencja danych

Maksymalny okres retencji danych, w przypadku monitoringu wizyjnego, został określony w przepisach k.p. i wynosi trzy miesiące. Okres ten może być oczywiście krótszy.

Jeśli nagranie obrazu stanowi lub miałoby stanowić dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, to termin przechowania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Ważne! Ustawodawca nie określił maksymalnego terminu przechowywania danych z monitoringu poczty elektronicznej oraz innych form monitoringu. Termin ten powinien zostać określony zgodnie z zasadami przewarzania danych, w szczególności zasadą ograniczenia celu oraz ograniczenia przechowywania. W naszej ocenie maksymalny termin przechowywania takich informacji nie powinien przekraczać jednego roku – co może mieć znaczenie pod kątem ewentualnych audytów bezpieczeństwa czy ocen działania pracowników.

Wykorzystanie danych przez pracodawcę

Dane mogą być wykorzystywane przede wszystkim w celach wskazanych wprost w k.p. Odnośnie do monitoringu wizyjnego będzie to zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, czyli np. dokonywanie przeglądów nagrań pod kątem tego, czy pracownicy przestrzegają zasad bhp, analogicznie w przypadku ochrony mienia czy też kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Nagrania mogą być również wykorzystywane jako materiał podczas rozmowy z pracownikami na temat naruszeń obowiązków w zakresie zgodnym z celem monitoringu.

W przypadku monitoringu poczty elektronicznej oraz innych form monitoringu pracodawca może sprawdzać czas pracy pracownika, czy to, w jaki sposób użytkowane są narzędzia.

I znów należy wskazać, że dane nigdy nie powinny być wykorzystywane dla samej oceny pracy, ale już połączenie tej oceny np. ze sprawdzeniem, w jaki sposób pracownik wykorzystywał swój czas, pracy będzie dozwolone.

monitoring a kontrola

Od monitoringu należy odróżnić kontrolę. Jak już wspomnieliśmy na początku, monitorowanie pracowników jest systemowym i ciągłym działaniem pracodawcy zmierzającym do nadzorowania wykonywanych obowiązków pracowniczych z punktu widzenia celów dozwolonych dla danej formy monitoringu. Monitoring jako taki pełni funkcję prewencyjną.

Natomiast kontrola, w ramach której często wykorzystywane są tożsame instrumenty, ma odmienny charakter. Podejmuje się ją okazjonalnie, w razie uzasadnionego podejrzenia nieprawidłowości w wykonywaniu obowiązków pracowniczych. Zdarza się, że tak rozumiana kontrola jest czasem określana mianem monitoringu reaktywnego. Nie jest to jednak monitoring w rozumieniu przepisów k.p.

Od kontroli należy jeszcze odróżnić nadzór, który sprowadza się do oceny, czy pracownik należycie wykonuje swoje obowiązki, i nie wymaga sięgania po środki weryfikacji jego działań.

To, co jest niezwykle istotne dla prawa do kontroli, to istnienie uzasadnionego podejrzenie nienależytego wykonywania obowiązków pracowniczych przez pracownika. Jest to podstawowa przesłanka powstania tego prawa. Prawo do kontroli nie przysługuje, jeżeli takiego uzasadnionego podejrzenia nie ma. Wówczas kontrola powinna zostać zastąpiona monitoringiem wprowadzonym na zasadach k.p.

Przykład 5

Prawo do kontroli wynika z art. 22 par. 1 k.p. Jedną z podstawowych cech stosunku pracy jest podporządkowanie pracownika, które przejawia się w trzech aspektach:

• sposobu,
• czasu i
• miejsca wykonywania pracy.

Po stronie pracodawcy zawarcie stosunku pracy kreuje uprawnienia kierownicze przejawiające się możliwością wydawania wiążących poleceń pracownikowi, a także nadzorem nad jego pracą. Szczególne znaczenie ma zwłaszcza drugi aspekt kierownictwa pracodawcy.

Co istotne, stosunek pracy opiera się na zasadzie ryzyka pracodawcy. Oznacza to przesunięcie całej odpowiedzialności za wykonywanie pracy na pracodawcę, z wyłączeniem szkód wynikających z winy pracownika. Takie ukształtowanie rozkładu odpowiedzialności pomiędzy pracodawcę a pracownika dodatkowo wzmacnia uzasadnienie istnienia potrzeby do kontrolowania pracy świadczonej przez pracownika. Niezależnie bowiem od jakości i rzetelności wykonywanej przez pracownika pracy na pracodawcy ciąży prawny obowiązek zapłaty pracownikowi umówionego wynagrodzenia.

W ramach stosunku pracy na pracowniku ciąży prawny obowiązek dbałości o dobro zakładu pracy, co jest uregulowane w art. 100 par. 1 k.p. Zgodnie z tym przepisem dbałość o dobro zakładu pracy jest rozumiana jako sumienne i staranne wykonywanie pracy, a także stosowanie się do poleceń pracodawcy. W przypadku powzięcia uzasadnionych przypuszczeń co do uchybienia przez pracownika temu obowiązkowi pracodawca ma prawo czynnie skorzystać z przysługującego mu na mocy art. 22 par. 1 k.p. prawa do kontroli pracy wykonywanej przez pracownika.

Uwzględniając cele i przyczyny, dla których podejmowana jest kontrola, inaczej niż w przypadku monitoringu na pracodawcy nie ciąży obowiązek poinformowania pracownika o jej rozpoczęciu i prowadzeniu. W przeciwnym razie pracodawca byłby pozbawiony realnych możliwości ustalenia ewentualnych naruszeń w wykonywaniu przez pracownika jego obowiązków, co prowadziłoby do nieuzasadnionego zniekształcenia prawa pracodawcy wynikającego ze wspomnianego art. 22 par. 1 k.p.

Wybór określonych środków kontroli należy do uznania pracodawcy, przy czym wybrane metody w jak najmniejszym stopniu powinny ingerować w prywatność pracowników. Przy wyborze środków należy uwzględnić charakter danej pracy (np. miejsce pracy w terenie, zadaniowy system czasu pracy, przemieszczanie się pracownika), determinuje on bowiem możliwości bieżącej kontroli i nadzorowania jakości pracy wykonywanej przez pracownika. Ma to szczególne znaczenie przy pracy mobilnej, gdzie możliwości kontroli i nadzoru są mocno ograniczone.

Ważne! Dobierając środki kontroli, pracodawca powinien kierować się zasadą proporcjonalności. Zakłada ona, że pracodawca podejmuje działania konieczne do osiągnięcia uzasadnionego prawnie celu z maksymalnym poszanowaniem prawa do życia prywatnego oraz tajemnicy korespondencji. Z powyższej definicji wynika, że chronionym dobrem pracownika, które obejmuje szeroko rozumiane prawo do prywatności, jest przede wszystkim życie prywatne i tajemnica korespondencji pracowników.

W zależności zatem od okoliczności sprawy środki kontroli mogą obejmować m.in. zapoznanie się z korespondencją służbową (pocztą elektroniczną, plikami), aktywnością w internecie, sposobem wykonywania obowiązków służbowych czy miejscem pobytu pracownika mobilnego. Kontrola, ze względu na swój cel, jakim jest weryfikacja uzasadnionych podejrzeń co do należytego wykonywania obowiązków pracowniczych, ma zatem o wiele szerszy charakter i cel niż uregulowany w k.p. monitoring.

Z punktu widzenia przepisów RODO pracodawca ma uzasadniony interes w przetwarzaniu danych osobowych w ramach takiej kontroli. ©℗