Dziś mija termin na przeprowadzenie inwentaryzacji niektórych aktywów. Chodzi o te, w stosunku do których ustawa o rachunkowości przewiduje możliwość przeprowadzenia prac między początkiem ostatniego kwartału roku a 15. dniem roku następnego

Tabela. Najważniejsze terminy ©℗

TerminTermin CzynnośćCzynność WyjaśnienieWyjaśnienie
Do 15. dnia następnego roku obrotowego, tj. do 15 stycznia 2025 r.Do 15. dnia następnego roku obrotowego, tj. do 15 stycznia 2025 r. Zakończenie inwentaryzacji (art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości).Zakończenie inwentaryzacji (art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Zakończenie inwentaryzacji aktywów, w stosunku do których ustawa o rachunkowości przewidywała możliwość przeprowadzenia prac między początkiem ostatniego kwartału roku a właśnie 15. dniem roku następnego. Według stanu na dzień bilansowy – 31 grudnia 2024 r. [ramka 2]Zakończenie inwentaryzacji aktywów, w stosunku do których ustawa o rachunkowości przewidywała możliwość przeprowadzenia prac między początkiem ostatniego kwartału roku a właśnie 15. dniem roku następnego. Według stanu na dzień bilansowy – 31 grudnia 2024 r. [ramka 2]
Przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za 2024 r., nie później niż do dnia sporządzenia zestawienia obrotów i sald za 2024 r., tj. do 26 marca 2025 r.Przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za 2024 r., nie później niż do dnia sporządzenia zestawienia obrotów i sald za 2024 r., tj. do 26 marca 2025 r. Rozliczenie wyników inwentaryzacji za 2024 r. i ujęcie jej wyników w księgach roku 2024 (art. 27ustawy o rachunkowości).Rozliczenie wyników inwentaryzacji za 2024 r. i ujęcie jej wyników w księgach roku 2024 (art. 27ustawy o rachunkowości). Wyniki inwentaryzacji muszą zostać ujęte w księgach 2024 r. Zgodnie bowiem z art. 27 ustawy o rachunkowości przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg. Ujawnione w jej toku różnice należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Czynność ta musi nastąpić przed sporządzeniem zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych za 2024 r.Wyniki inwentaryzacji muszą zostać ujęte w księgach 2024 r. Zgodnie bowiem z art. 27 ustawy o rachunkowości przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg. Ujawnione w jej toku różnice należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Czynność ta musi nastąpić przed sporządzeniem zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych za 2024 r.

Przypomnijmy, że generalnie po zakończeniu spisu z natury w jednostce zespoły spisowe opracowują i składają przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej:

  • arkusze spisowe z wniesionym rzeczywistym stanem składników,
  • rozliczenie z pobranych arkuszy spisowych,
  • oświadczenie wstępne i końcowe osób materialnie odpowiedzialnych,
  • sprawozdanie zawierające informacje o:
  • przebiegu spisu,
  • zabezpieczeniu pomieszczeń inwentaryzowanych składników,
  • przygotowaniu pól spisowych do inwentaryzacji,
  • ruchu składników w czasie inwentaryzacji.

Trzeba sprawdzić poprawność spisu

Następnie przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej powinien skontrolować merytoryczną i formalną poprawność spisu. Musi on sprawdzić, czy liczba arkuszy wydanych i zwróconych (wypełnionych, czystych i anulowanych z powodu nieprawidłowego wypełnienia) jest równa. Postępowanie to jest zwłaszcza wskazane w przypadku użycia dużej liczby druków, a jego przeprowadzenie najlepiej udokumentować na piśmie. Można to zrobić w formie zestawienia zawierającego: imiona i nazwiska przewodniczących zespołów spisowych, liczbę i numery druków wydanych i zwróconych przez poszczególnych przewodniczących, w tym adnotację o liczbie i numerach zwróconych druków czystych i anulowanych. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej po zgromadzeniu wszystkich wypełnionych arkuszy spisu z natury i sprawdzeniu ich kompletności przekazuje je do działu księgowości w celu dokonania ich wyceny i ustalenia ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych. [ramka 1]

Ramka 1

Przykładowy obieg dokumentów dotyczących inwentaryzacji i rozliczeń różnic inwentaryzacyjnych ©℗

1. Przekazanie arkuszy spisu z natury i innych materiałów z inwentaryzacji przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.

2. Przekazaniu głównemu księgowemu przez przewodniczącego komisji skontrolowanych pod względem formalnym i rachunkowym materiałów z inwentaryzacji.

3. Ustalenie różnic inwentaryzacyjnych i przekazanie komisji zestawień różnic inwentaryzacyjnych.

4. Powiadomienie o stwierdzonych różnicach osób materialnie odpowiedzialnych i złożenie pisemnych wyjaśnień przez te osoby.

5. Opracowanie protokołu weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych przez komisję i przedłożenie kierownikowi wniosków do akceptacji (nie później niż w ciągu 15 dni roboczych od zakończenia inwentaryzacji).

6. Ujęcie w księgach rachunkowych wyników rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych (w następnym miesiącu po terminie inwentaryzacji, nie później jednak niż z datą ostatniego dnia roku).

Ustalenie przyczyn różnic inwentaryzacyjnych

W przypadku pełnej zgodności wartości spisu z natury z ewidencją księgową – wynikającą z ksiąg rachunkowych i inwentarzowych – dział księgowy odnotowuje pełną zgodność na wydrukach. Zdarza się tak w małych jednostkach, gdzie jest niewielka ilość środków trwałych.

Gdy nie ma różnic, na tym etapie spis z natury się kończy. Jeśli są, to dział księgowy sporządza np. zestawienie różnic inwentaryzacyjnych, podając: stan faktyczny według spisu z podaniem pozycji spisu, numer inwentarzowy, nazwę jednostki miary, ceny, ilości i wartości, różnice, nadwyżki i niedobory. Po wypełnieniu zestawienia przekazuje całą dokumentację komisji inwentaryzacyjnej, której zadaniem jest ustalenie przyczyn powstania nadwyżek i niedoborów, a także pobranie stosownych wyjaśnień od osób materialnie odpowiedzialnych. Komisja powinna też sformułować wnioski odnośnie do rozliczenia różnic, a następnie – po uzyskaniu opinii radcy prawnego co do rozliczenia niedoborów uznanych za zawinione – przekazać je kierownikowi jednostki. [wzór]

wzór

Wezwanie

Pan(i)

……………………………………

Dotyczy: wyjaśnienia przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych.

Informuję, że w wyniku przeprowadzonej w dniu …………………… inwentaryzacji mienia powierzonego Panu(-ni) stwierdzone zostały następujące różnice:

a) niedobory:

………………………………………………

……………………………………………....

na sumę …………......zł………gr

b) nadwyżki:

………………………………………………

………………………………………………

na sumę ……………. zł ……….gr

W związku z powyższym na podstawie „Instrukcji w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów” stanowiącej załącznik do zarządzenia kierownika z dnia………. proszę o złożenie w ciągu siedmiu dni (licząc od daty otrzymania niniejszego pisma) pisemnego wyjaśnienia podającego przyczyny i okoliczności powstania niedoborów względnie nadwyżek.

W razie nienadesłania wyjaśnień w terminie podanym wyżej o powstałych różnicach zostanie poinformowany bezpośredni przełożony, a komisja inwentaryzacyjna wnioskować będzie o uznanie wykazanych różnic za zawinione i zwrot równowartości stwierdzonych niedoborów.

………………………….

Przewodniczący

komisji inwentaryzacyjnej

©℗

Rozliczenie różnic

Końcowym etapem inwentaryzacji jest rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych. Ma on na celu ustalenie i rozliczenie różnic wynikających z porównania stanu księgowego inwentaryzowanych składników majątku ze stanem rzeczywistym ustalonym w drodze spisu z natury. Rezultatem porównania może być:

  • niedobór inwentaryzowanych składników majątku – występuje, gdy stan rzeczywisty składników, ustalony na podstawie spisu z natury jest mniejszy od stanu ewidencyjnego,
  • nadwyżka inwentaryzowanych składników majątku – występuje, gdy stan rzeczywisty składników ustalony na podstawie spisu z natury jest większy od stanu ewidencyjnego.

Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Rozliczenie wyników inwentaryzacji za 2024 r. i ujęcie jej wyników w księgach ubiegłego roku powinno nastąpić przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za ten rok, nie później niż do dnia sporządzenia zestawienia obrotów i sald za 2024 r., tj. do 26 marca 2025 r.

Wymóg wprowadzenia różnic inwentaryzacyjnych do ksiąg rachunkowych tego roku, w którym przeprowadzono inwentaryzację, jest jednoznaczny i nie może budzić wątpliwości. Wszystkie różnice powinny zostać ujęte w księdze głównej pod datą 31 grudnia. Może jednak zdarzyć się tak, że rozliczenie i wyjaśnienie różnic inwentaryzacyjnych jest niemożliwe do zrealizowania w księgach roku, którego dotyczy inwentaryzacja. Trzeba wówczas przyjąć, że postępowanie wyjaśniające w sprawie różnic inwentaryzacyjnych powinno być prowadzone bez zbędnej zwłoki, a wyniki tego postępowania ujęte w księgach przed ich zamknięciem pod datą 31 grudnia.

Rozliczenie i ujęcie w księgach rachunkowych wyjaśnionych różnic inwentaryzacyjnych będzie polegać na zaksięgowaniu odpowiedniej kwoty na właściwym koncie rozrachunkowym lub zaliczeniu do kosztów albo przychodów stwierdzonych w toku inwentaryzacji różnic.

WAŻNE: Jeśli wyjaśnienie różnic inwentaryzacyjnych zależy od wyników postępowania innych organów, to trzeba na nie poczekać. Przy czym takie różnice inwentaryzacyjne w księgach rachunkowych należy zaewidencjonować jako ujawnione, ale niewyjaśnione i nierozliczone.

Wyniki inwentaryzacji powinny umożliwić:

  • doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym,
  • rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie,
  • zapewnić możliwość dokonania oceny gospodarczej przydatności składników majątkowych.

W zależności od stwierdzonych przyczyn powstania niedoborów i nadwyżek oraz ich skali po inwentaryzacji należy także zadbać o takie zorganizowanie pracy jednostki, aby zapobiec na przyszłość powtarzaniu się nieprawidłowości powodujących ich powstanie.

Stwierdzone nieprawidłowości w działalności jednostki powinny stać się podstawą do opracowania odpowiednich wniosków w zakresie usprawnienia zasad gospodarowania mieniem i prowadzenia rachunkowości. ©℗

Ramka 2

Kiedy można stosować ©℗

Termin 15 stycznia 2025 r. dotyczy:

  • inwentaryzowanych drogą spisu z natury zapasów rzeczowych aktywów obrotowych – innych niż określone w art. 17 ust. 2 pkt 4 u.r. (a więc bez towarów, produktów gotowych i materiałów odpisywanych w koszty na dzień ich zakupu lub wytworzenia),
  • inwentaryzowanych drogą spisu z natury środków trwałych znajdujących się na terenie niestrzeżonym (z wyjątkiem środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości),
  • inwentaryzowanych drogą spisu z natury składników aktywów będących własnością innych jednostek, powierzonych do przechowania, sprzedaży, przetwarzania lub używania,
  • inwentaryzowanych drogą potwierdzenia sald należności, w tym udzielonych pożyczek (z wyjątkiem inwentaryzowanych w drodze weryfikacji).