Tabela. Najważniejsze terminy ©℗
TerminTermin | CzynnośćCzynność | WyjaśnienieWyjaśnienie |
Do 15. dnia następnego roku obrotowego, tj. do 15 stycznia 2025 r.Do 15. dnia następnego roku obrotowego, tj. do 15 stycznia 2025 r. | Zakończenie inwentaryzacji (art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości).Zakończenie inwentaryzacji (art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości). | Zakończenie inwentaryzacji aktywów, w stosunku do których ustawa o rachunkowości przewidywała możliwość przeprowadzenia prac między początkiem ostatniego kwartału roku a właśnie 15. dniem roku następnego. Według stanu na dzień bilansowy – 31 grudnia 2024 r. [ramka 2]Zakończenie inwentaryzacji aktywów, w stosunku do których ustawa o rachunkowości przewidywała możliwość przeprowadzenia prac między początkiem ostatniego kwartału roku a właśnie 15. dniem roku następnego. Według stanu na dzień bilansowy – 31 grudnia 2024 r. [ramka 2] |
Przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za 2024 r., nie później niż do dnia sporządzenia zestawienia obrotów i sald za 2024 r., tj. do 26 marca 2025 r.Przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za 2024 r., nie później niż do dnia sporządzenia zestawienia obrotów i sald za 2024 r., tj. do 26 marca 2025 r. | Rozliczenie wyników inwentaryzacji za 2024 r. i ujęcie jej wyników w księgach roku 2024 (art. 27ustawy o rachunkowości).Rozliczenie wyników inwentaryzacji za 2024 r. i ujęcie jej wyników w księgach roku 2024 (art. 27ustawy o rachunkowości). | Wyniki inwentaryzacji muszą zostać ujęte w księgach 2024 r. Zgodnie bowiem z art. 27 ustawy o rachunkowości przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg. Ujawnione w jej toku różnice należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Czynność ta musi nastąpić przed sporządzeniem zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych za 2024 r.Wyniki inwentaryzacji muszą zostać ujęte w księgach 2024 r. Zgodnie bowiem z art. 27 ustawy o rachunkowości przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg. Ujawnione w jej toku różnice należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Czynność ta musi nastąpić przed sporządzeniem zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych za 2024 r. |
Przypomnijmy, że generalnie po zakończeniu spisu z natury w jednostce zespoły spisowe opracowują i składają przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej:
- arkusze spisowe z wniesionym rzeczywistym stanem składników,
- rozliczenie z pobranych arkuszy spisowych,
- oświadczenie wstępne i końcowe osób materialnie odpowiedzialnych,
- sprawozdanie zawierające informacje o:
- przebiegu spisu,
- zabezpieczeniu pomieszczeń inwentaryzowanych składników,
- przygotowaniu pól spisowych do inwentaryzacji,
- ruchu składników w czasie inwentaryzacji.
Trzeba sprawdzić poprawność spisu
Następnie przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej powinien skontrolować merytoryczną i formalną poprawność spisu. Musi on sprawdzić, czy liczba arkuszy wydanych i zwróconych (wypełnionych, czystych i anulowanych z powodu nieprawidłowego wypełnienia) jest równa. Postępowanie to jest zwłaszcza wskazane w przypadku użycia dużej liczby druków, a jego przeprowadzenie najlepiej udokumentować na piśmie. Można to zrobić w formie zestawienia zawierającego: imiona i nazwiska przewodniczących zespołów spisowych, liczbę i numery druków wydanych i zwróconych przez poszczególnych przewodniczących, w tym adnotację o liczbie i numerach zwróconych druków czystych i anulowanych. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej po zgromadzeniu wszystkich wypełnionych arkuszy spisu z natury i sprawdzeniu ich kompletności przekazuje je do działu księgowości w celu dokonania ich wyceny i ustalenia ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych. [ramka 1]
Przykładowy obieg dokumentów dotyczących inwentaryzacji i rozliczeń różnic inwentaryzacyjnych ©℗
1. Przekazanie arkuszy spisu z natury i innych materiałów z inwentaryzacji przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.
2. Przekazaniu głównemu księgowemu przez przewodniczącego komisji skontrolowanych pod względem formalnym i rachunkowym materiałów z inwentaryzacji.
3. Ustalenie różnic inwentaryzacyjnych i przekazanie komisji zestawień różnic inwentaryzacyjnych.
4. Powiadomienie o stwierdzonych różnicach osób materialnie odpowiedzialnych i złożenie pisemnych wyjaśnień przez te osoby.
5. Opracowanie protokołu weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych przez komisję i przedłożenie kierownikowi wniosków do akceptacji (nie później niż w ciągu 15 dni roboczych od zakończenia inwentaryzacji).
6. Ujęcie w księgach rachunkowych wyników rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych (w następnym miesiącu po terminie inwentaryzacji, nie później jednak niż z datą ostatniego dnia roku).
Ustalenie przyczyn różnic inwentaryzacyjnych
W przypadku pełnej zgodności wartości spisu z natury z ewidencją księgową – wynikającą z ksiąg rachunkowych i inwentarzowych – dział księgowy odnotowuje pełną zgodność na wydrukach. Zdarza się tak w małych jednostkach, gdzie jest niewielka ilość środków trwałych.
Gdy nie ma różnic, na tym etapie spis z natury się kończy. Jeśli są, to dział księgowy sporządza np. zestawienie różnic inwentaryzacyjnych, podając: stan faktyczny według spisu z podaniem pozycji spisu, numer inwentarzowy, nazwę jednostki miary, ceny, ilości i wartości, różnice, nadwyżki i niedobory. Po wypełnieniu zestawienia przekazuje całą dokumentację komisji inwentaryzacyjnej, której zadaniem jest ustalenie przyczyn powstania nadwyżek i niedoborów, a także pobranie stosownych wyjaśnień od osób materialnie odpowiedzialnych. Komisja powinna też sformułować wnioski odnośnie do rozliczenia różnic, a następnie – po uzyskaniu opinii radcy prawnego co do rozliczenia niedoborów uznanych za zawinione – przekazać je kierownikowi jednostki. [wzór]
wzór
Wezwanie
Pan(i)
……………………………………
Dotyczy: wyjaśnienia przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych.
Informuję, że w wyniku przeprowadzonej w dniu …………………… inwentaryzacji mienia powierzonego Panu(-ni) stwierdzone zostały następujące różnice:
a) niedobory:
………………………………………………
……………………………………………....
na sumę …………......zł………gr
b) nadwyżki:
………………………………………………
………………………………………………
na sumę ……………. zł ……….gr
W związku z powyższym na podstawie „Instrukcji w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów” stanowiącej załącznik do zarządzenia kierownika z dnia………. proszę o złożenie w ciągu siedmiu dni (licząc od daty otrzymania niniejszego pisma) pisemnego wyjaśnienia podającego przyczyny i okoliczności powstania niedoborów względnie nadwyżek.
W razie nienadesłania wyjaśnień w terminie podanym wyżej o powstałych różnicach zostanie poinformowany bezpośredni przełożony, a komisja inwentaryzacyjna wnioskować będzie o uznanie wykazanych różnic za zawinione i zwrot równowartości stwierdzonych niedoborów.
………………………….
Przewodniczący
komisji inwentaryzacyjnej
©℗
Rozliczenie różnic
Końcowym etapem inwentaryzacji jest rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych. Ma on na celu ustalenie i rozliczenie różnic wynikających z porównania stanu księgowego inwentaryzowanych składników majątku ze stanem rzeczywistym ustalonym w drodze spisu z natury. Rezultatem porównania może być:
- niedobór inwentaryzowanych składników majątku – występuje, gdy stan rzeczywisty składników, ustalony na podstawie spisu z natury jest mniejszy od stanu ewidencyjnego,
- nadwyżka inwentaryzowanych składników majątku – występuje, gdy stan rzeczywisty składników ustalony na podstawie spisu z natury jest większy od stanu ewidencyjnego.
Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.
Rozliczenie wyników inwentaryzacji za 2024 r. i ujęcie jej wyników w księgach ubiegłego roku powinno nastąpić przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za ten rok, nie później niż do dnia sporządzenia zestawienia obrotów i sald za 2024 r., tj. do 26 marca 2025 r.
Wymóg wprowadzenia różnic inwentaryzacyjnych do ksiąg rachunkowych tego roku, w którym przeprowadzono inwentaryzację, jest jednoznaczny i nie może budzić wątpliwości. Wszystkie różnice powinny zostać ujęte w księdze głównej pod datą 31 grudnia. Może jednak zdarzyć się tak, że rozliczenie i wyjaśnienie różnic inwentaryzacyjnych jest niemożliwe do zrealizowania w księgach roku, którego dotyczy inwentaryzacja. Trzeba wówczas przyjąć, że postępowanie wyjaśniające w sprawie różnic inwentaryzacyjnych powinno być prowadzone bez zbędnej zwłoki, a wyniki tego postępowania ujęte w księgach przed ich zamknięciem pod datą 31 grudnia.
Rozliczenie i ujęcie w księgach rachunkowych wyjaśnionych różnic inwentaryzacyjnych będzie polegać na zaksięgowaniu odpowiedniej kwoty na właściwym koncie rozrachunkowym lub zaliczeniu do kosztów albo przychodów stwierdzonych w toku inwentaryzacji różnic.
WAŻNE: Jeśli wyjaśnienie różnic inwentaryzacyjnych zależy od wyników postępowania innych organów, to trzeba na nie poczekać. Przy czym takie różnice inwentaryzacyjne w księgach rachunkowych należy zaewidencjonować jako ujawnione, ale niewyjaśnione i nierozliczone.
Wyniki inwentaryzacji powinny umożliwić:
- doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym,
- rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie,
- zapewnić możliwość dokonania oceny gospodarczej przydatności składników majątkowych.
W zależności od stwierdzonych przyczyn powstania niedoborów i nadwyżek oraz ich skali po inwentaryzacji należy także zadbać o takie zorganizowanie pracy jednostki, aby zapobiec na przyszłość powtarzaniu się nieprawidłowości powodujących ich powstanie.
Stwierdzone nieprawidłowości w działalności jednostki powinny stać się podstawą do opracowania odpowiednich wniosków w zakresie usprawnienia zasad gospodarowania mieniem i prowadzenia rachunkowości. ©℗
Podstawa prawna
Podstawa prawna
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1863)
Kiedy można stosować ©℗
Termin 15 stycznia 2025 r. dotyczy:
- inwentaryzowanych drogą spisu z natury zapasów rzeczowych aktywów obrotowych – innych niż określone w art. 17 ust. 2 pkt 4 u.r. (a więc bez towarów, produktów gotowych i materiałów odpisywanych w koszty na dzień ich zakupu lub wytworzenia),
- inwentaryzowanych drogą spisu z natury środków trwałych znajdujących się na terenie niestrzeżonym (z wyjątkiem środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości),
- inwentaryzowanych drogą spisu z natury składników aktywów będących własnością innych jednostek, powierzonych do przechowania, sprzedaży, przetwarzania lub używania,
- inwentaryzowanych drogą potwierdzenia sald należności, w tym udzielonych pożyczek (z wyjątkiem inwentaryzowanych w drodze weryfikacji).