Równoległe zatrudnienie przez dwóch różnych pracodawców i zadaniowy czas pracy. Poradnia z prawa pracy

Odpowiadamy na pytania z prawy pracy.

Wybór systemu czasu pracy dla głównej księgowej, pełniącej także stanowisko kierownika wydziału, należy do pracodawcy. Kwestia ta nie jest uregulowana w ustawie o pracownikach samorządowych (dalej: u.p.s.). Zatem na mocy art. 43 ust. 1 u.p.s. w sprawach nieuregulowanych w ustawie stosuje się odpowiednio przepisy kodeksu pracy (dalej: k.p.). Pracodawca, który wybiera zadaniowy system czasu pracy, powinien pamiętać, że system ten może być stosowany tylko w określonych przypadkach. I tak zgodnie z art. 140 k.p. zadaniowy system czasu pracy można wprowadzić, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy, jej organizacją lub miejscem wykonywania pracy. W praktyce uznaje się, że wprowadzenie zadaniowego systemu czasu pracy jest dopuszczalne, jeśli:

• pracodawcy trudno jest kontrować sposób wykonywania przez pracownika powierzonej mu pracy,
• ewidencja czasu pracy pracownika jest utrudniona,
• nie zachodzi potrzeba przebywania pracownika w zakładzie w określonych odgórnie godzinach,
• zapotrzebowanie na daną pracę jest zmienne i trudne do przewidzenia,
• praca jest uzależniona od działań pracownika (tj. nie ma potrzeby współpracy z innymi pracownikami).

W przypadku gdy przynajmniej jeden warunek jest spełniony, nie ma prawnych przeciwwskazań, aby główna księgowa była zatrudniona w zadaniowym systemie czasu pracy. Zadaniowy system czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 150 k.p.). Z obowiązującego w urzędzie aktu wewnątrzzakładowego (np. z regulaminu pracy) powinno zatem wynikać, że taki system czasu pracy jest w nim stosowany i którzy pracownicy (lub jakie grupy pracowników) są tym systemem objęci. Poza określeniem zadaniowego systemu czasu pracy w akcie wewnątrzzakładowym pracodawca nie ma żadnych dodatkowych obowiązków związanych z jego wprowadzeniem.

Jednocześnie decydując się na objęcie głównego księgowego, będącego również kierownikiem wydziału, określonym systemem czasu pracy, należy uwzględnić ogólne przepisy dotyczące czasu pracy kadry kierowniczej. Przepisy te w dużej mierze uelastyczniają czas pracy tych pracowników bez konieczności modyfikacji obowiązującego ich systemu czasu pracy. Zgodnie z art. 128 par. 2 pkt 2 k.p. główni księgowi należą do pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy. Zaliczenie ich do tej grupy powoduje, że choć obowiązują ich te same normy czasu pracy jak innych pracowników (czyli 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym czterech miesięcy), to jednak nie mają do nich zastosowania pewne ustawowe ograniczenia dotyczące czasu pracy. Nie dotyczy ich np. ograniczenie maksymalnego wymiaru tygodniowego czasu pracy wynoszące łącznie z godzinami nadliczbowymi przeciętnie 48 godzin w okresie rozliczeniowym (art. 131 par. 2 k.p.) czy też regulacje art. 132 par. 1 k.p., gwarantujące pracownikom w każdej dobie prawo do co najmniej 11-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku (jeżeli jednak dojdzie do skrócenia ich 11-godzinnego odpoczynku dobowego, to powinni mieć zapewniony równoważny okres odpoczynku w danym okresie rozliczeniowym zgodnie z art. 132 par. 3 k.p.). Podobnie jest w przypadku odpoczynku tygodniowego, który powinien wynosić co najmniej 35 godzin, natomiast dla głównych księgowych może on obejmować mniejszą liczbę godzin, nie może być jednak krótszy niż 24 godziny (art. 133 par. 2 k.p.). Główni księgowi jako pracownicy zarządzający nie mają także prawa do wynagrodzenia ani dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 1514 k.p.) oraz nie ma obowiązku ewidencjonowania godzin wykonywanej przez nich pracy (art. 149 par. 2 k.p.).

Podsumowanie: Zadaniowy system czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. W przypadku gdy główny księgowy zostanie objęty tym systemem czasu pracy, należy pamiętać, że należy on do kadry zarządzającej, co przekłada się na ustawowe ograniczenia dotyczące czasu pracy. Nie dotyczy go np. ograniczenie maksymalnego wymiaru tygodniowego czasu pracy. ©℗

Dodatkowe zatrudnienie w formie telepracy jest dopuszczalne, o ile nie koliduje z obowiązkami służbowymi pracownika samorządowego oraz nie pozostaje w sprzeczności lub nie jest związane z zajęciami, które wykonuje w ramach obowiązków służbowych, oraz nie jest sprzeczne z obowiązkami wynikającymi z ustawy o pracownikach samorządowych (dalej: u.p.s.). Zgodnie z art. 30 ust. 1 u.p.s. pracownik samorządowy zatrudniony na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, nie może wykonywać zajęć pozostających w sprzeczności lub związanych z zajęciami, które wykonuje w ramach obowiązków służbowych, wywołujących uzasadnione podejrzenie o stronniczość lub interesowność oraz zajęć sprzecznych z obowiązkami wynikającymi z ustawy.

Podsumowanie: Jeżeli kolejne zatrudnienie w formie telepracy nie ma dla stosunku pracy pracownika samorządowego konsekwencji, o których mowa w art. 30 ust. 1 u.p.s., i nie powoduje kolizji z jego obowiązkami służbowymi, to nie ma przeszkód dla wykonywania pracy w taki sposób. ©℗

W przypadku przeniesienia służbowego w trybie art. 22 ustawy o pracownikach samorządowych (dalej: u.p.s.) w trakcie okresu wypowiedzenia stosunek pracy rozwiąże się po upływie okresu wypowiedzenia, chyba że pracownik wycofa swoje oświadczenie o wypowiedzeniu, a pracodawca (jeżeli nastąpi to po przeniesieniu – nowy pracodawca) wyrazi zgodę na takie wycofanie wypowiedzenia. W takim przypadku umowa będzie kontynuowana. Zgodnie z art. 22 ust. 1 u.p.s. pracownika samorządowego zatrudnionego na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, można na jego wniosek lub za jego zgodą przenieść do pracy w innej jednostce, o której mowa w art. 2 u.p.s., w tej samej lub innej miejscowości, w każdym czasie, jeżeli nie narusza to ważnego interesu jednostki, która dotychczas zatrudniała pracownika samorządowego, oraz przemawiają za tym ważne potrzeby po stronie jednostki przejmującej. Jak wynika z wyroku Sądu Najwyższego z 12 czerwca 2013 r. (sygn. akt I PK 2/13), przeniesienie to nie powoduje rozwiązania stosunku pracy z pracodawcą dotychczasowym i nawiązania nowego stosunku pracy z jednostką, w której pracownik ma być zatrudniony. To oznacza pełną kontynuację zatrudnienia ze wszystkimi tego konsekwencjami, także tym, że przeniesienie w trakcie wypowiedzenia umowy o pracę nie powoduje utraty mocy oświadczenia woli pracownika.

Podsumowanie: Pracownik, który został przeniesiony do innej jednostki w trakcie biegu okresu wypowiedzenia (umowę wypowiedział pracownik), musi złożyć nowemu pracodawcy oświadczenie o cofnięciu wypowiedzenia, a nowy pracodawca musi na to wyrazić zgodę. Tylko w takim wypadku stosunek pracy może być kontynuowany. ©℗

Organ prowadzący nie wydaje takiego upoważnienia. Upoważnienie to nie jest także wydawane wicedyrektorowi. Administratorem danych osobowych jest m.in. jednostka lub inny podmiot (w tym przypadku szkoła), który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych, zgodnie z art. 4 ust. 7 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO). O statusie administratora decydują konkretne okoliczności. Organ prowadzący jest administratorem danych osobowych, gdy przetwarza je do własnych celów, a szkoła ‒ gdy przetwarza dane do własnych celów. Każda osoba działająca z upoważnienia administratora i mająca dostęp do danych osobowych przetwarza je wyłącznie na polecenie administratora, chyba że wymaga tego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego (art. 29 RODO). W przypadku gdy organ prowadzący jest administratorem i powierzy dyrektorowi szkoły wykonywanie zadań w imieniu organu prowadzącego, z którymi wiąże się dostęp do danych osobowych, to powinien udzielić dyrektorowi upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. Wobec powyższego organ prowadzący szkołę nie ma uprawnień do tego, by udzielać upoważnień do przetwarzania danych osobowych, których nie jest administratorem. Zgodnie z art. 68 ust. 1 pkt 1 prawa oświatowego (dalej: u.p.o.) w imieniu szkoły, jako administratora danych, działa dyrektor szkoły, który kieruje szkołą i reprezentuje ją na zewnątrz. Zatem upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, których administratorem jest szkoła, w imieniu szkoły udziela dyrektor szkoły. Z uwagi na to, że dyrektor szkoły wykonuje zadania administratora danych, jest uprawniony do przetwarzania tych danych bez potrzeby udzielania mu upoważnienia. Na podstawie art. 68 ust. 9 u.p.o. w przypadku nieobecności dyrektora szkoły lub placówki zastępuje go wicedyrektor, a w szkołach i placówkach, w których nie utworzono stanowiska wicedyrektora ‒ inny nauczyciel tej szkoły lub placówki, wyznaczony przez organ prowadzący. Osoba zastępująca dyrektora w czasie jego nieobecności (wicedyrektor, a w przypadku nieutworzenia stanowiska wicedyrektora – osoba wyznaczona przez organ prowadzący) jest uprawniona do dokonywania wszelkich czynności, które leżą w zakresie kompetencji dyrektora szkoły (w tym jako administratora danych osobowych) – chyba że inaczej postanowiono w wewnętrznych dokumentach kompetencyjnych.

Podsumowanie: Organ prowadzący nie udziela upoważnienia dyrektorowi szkoły do przetwarzania danych osobowych w tych przypadkach, kiedy dyrektor je przetwarza w celu wykonania zadań szkoły, czyli gdy to szkoła jest administratorem danych osobowych. Z kolei wicedyrektor, zastępując dyrektora w czasie jego nieobecności, jest uprawniony do dokonywania wszelkich czynności, które leżą w zakresie kompetencji dyrektora szkoły, w tym jako administratora danych osobowych. ©℗

Okres, przez jaki należy przechowywać dokumenty aplikacyjne kandydatów na stanowisko dyrektora szkoły, po zakończonym konkursie może określić sam organ prowadzący. Zagadnienie to może być uregulowane w aktach wewnętrznych, np. zarządzeniu wójta. Należy zauważyć, że regulacje, w tym przepisy prawa oświatowego oraz rozporządzenia ministra edukacji narodowej w sprawie regulaminu konkursu na stanowisko dyrektora publicznego przedszkola, publicznej szkoły podstawowej, publicznej szkoły ponadpodstawowej lub publicznej placówki oraz trybu pracy komisji konkursowej, nie określają czasu, przez jaki należy przechowywać dokumenty aplikacyjne złożone przez kandydatów na stanowisko dyrektora szkoły. Skutkiem braku prawnych uregulowań jest to, że okres, przez jaki należy przechowywać dokumenty aplikacyjne kandydatów na stanowisko dyrektora szkoły, po zakończonym konkursie może określić sam organ prowadzący. Ustalając ten czas, należy mieć na uwadze, wynikającą z art. 5 ust. 1 lit. e RODO zasadę ograniczenia przechowywania, zgodnie z którą dane osobowe powinny być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane.

Wydaje się, że wystarczającym czasem na przechowywanie dokumentacji aplikacyjnej kandydatów na stanowisko dyrektora szkoły, którzy nie zostali wybrani, będzie czas do upływu terminu na ewentualne zaskarżenie czynności podjętych przez komisję konkursową i organ prowadzący. Natomiast dokumenty aplikacyjne wybranego kandydata należy włączyć do utworzonych dla niego akt osobowych, zgodnie z regulacjami kodeksu pracy.

Podsumowanie: Okres, przez jaki należy przechowywać dokumenty aplikacyjne kandydatów na stanowisko dyrektora szkoły, po zakończonym konkursie może określić sam organ prowadzący. Kwestię tę mogą regulować również wewnętrzne akty, np. zarządzenie wójta. ©℗