Podatnikiem jest i będzie gmina, ale w systemie w bloku Podmiot 3 kontrahenci mogą podawać dodatkowe dane jej jednostek organizacyjnych, w tym ich numery NIP. Z przepisów nie wynika taki obowiązek, dlatego warto rozważyć przygotowanie broszury informacyjnej o korzyściach i skutkach takiego działania.
W przypadku podatników o rozbudowanych strukturach organizacyjnych opóźnienia w faktycznym dostarczeniu dokumentu faktury ustrukturyzowanej do zainteresowanego mogą wynikać właśnie ze złożonego charakteru podatnika.
Tak właśnie często jest w jednostkach samorządu terytorialnego, w gminach, które po centralizacji są jednym podatnikiem, na którego składa się wiele gminnych jednostek organizacyjnych. Dzisiaj, jeszcze przed obowiązkiem stosowania faktur ustrukturyzowanych, takie jednostki najczęściej prowadzą samodzielnie księgowość podatkową, korespondując w tym celu ze swoimi kontrahentami, wystawiając dla nich faktury i otrzymując od nich faktury zakupowe, by dopiero po przetworzeniu takich danych przekazać je do rozliczenia podatkowego przez „centralne” służby podatkowe gminy.
System taki najczęściej doskonale się sprawdza, a w fakturach zarówno sprzedażowych, jak i zakupowych oprócz danych gminy często prezentowane są informacje o jednostce będącej faktyczną stroną transakcji, przy czym w każdym przypadku zastosowanie ma numer VAT gminy jako całości. Taki numer VAT będzie musiał być prezentowany również w fakturach ustrukturyzowanych. Przy czym KSeF przyporządkowuje i przesyła takie faktury, adresując je numerem VAT. To nie nazwa czy adres odbiorcy decyduje o tym, do kogo – jako do adresata – przypisana jest faktura ustrukturyzowana, a numer VAT. Tym samym wskazanie w fakturze ustrukturyzowanej wyłącznie numeru VAT gminy (de facto jedynego numeru podatkowego gminu jako podatnika VAT) spowoduje, że faktura trafi do dużego zbioru faktur gminnych, z którego dopiero musiałaby być przesłana – już lokalnie – do jednostki, która dokonała zakupu. To może być uciążliwe i powodować luki komunikacyjne, tym samym opóźniając nie tylko rozliczenie podatkowe, lecz niejednokrotnie również cywilnoprawne, gdyż cały czas powszechna jest praktyka dokonywania zapłat „na podstawie otrzymanej faktury”.
Co może zrobić JST
Prawodawca przewidział rozwiązanie dla tego problemu. Na podstawie regulacji wykonawczych podmioty funkcjonujące w ramach jednostki samorządu terytorialnego – niebędące podatnikami VAT, a jedynie będące częścią gminy jako podatnika – zyskają szczególny status dla potrzeb stosowania KSeF. Podobnie będzie w przypadku innych jednostek samorządu terytorialnego.
Samorządowa jednostka budżetowa, samorządowy zakład budżetowy, urząd gminy, a także starostwo powiatowe i urząd marszałkowski, uzyskawszy swój odrębny numer podatkowy, będą mogły być adresatami faktur ustrukturyzowanych jako jednostki podporządkowane. Trzeba wyraźnie podkreślić, że w dalszym ciągu jednostki takie nie będą odrębnymi podatnikami, a jedynie (lub aż) indywidualnymi adresatami faktur ustrukturyzowanych, którym będzie możliwe przyporządkowanie tylko właściwych dla nich faktur ustrukturyzowanych. Aby tak się stało, konieczne jest uzyskanie przez takie jednostki odrębnego numeru, czemu w przypadku jednostek samorządu terytorialnego służył będzie NIP-2 samego podatnika, w którym wskazany będzie charakter podmiotu podporządkowanego.
Potrzebna współpraca
Co istotne, aby ten mechanizm zadziałał i faktura ustrukturyzowana trafiła do takiego konkretnego adresata, wystawca faktury będzie musiał zamieścić ów numer (oprócz numeru VAT podatnika) w fakturze ustrukturyzowanej. To oznacza, że kontrahent jednostki organizacyjnej jednostki samorządu terytorialnego oprócz danych samego podatnika jako Podmiotu 2, w bloku Podmiot 3 w strukturze z odpowiednim przyporządkowaniem roli, będzie musiał przywołać dane takiej jednostki podporządkowanej, gdzie kluczową rolę będzie miał numer nadany dla potrzeb stosowania KSeF. Dopiero dzięki takiemu zabiegowi możliwe będzie automatyczne przypisywanie faktur ustrukturyzowanych do konkretnej jednostki, z jednoczesnym ograniczeniem dostępu do tej faktury wyłącznie do tego adresata, dla którego w ramach podatnika utworzony został jemu przypisany podzbiór faktur ustrukturyzowanych.
I tutaj pojawiają się obawy osób zajmujących się rozliczeniami podatkowymi tych jednostek. Całkiem niedawno odzwyczaiły one swoich kontrahentów od stosowania przez nich w fakturach sprzedażowych indywidualnych NIP jednostek, a teraz będą oczekiwać, że w fakturze ustrukturyzowanej wskażą oni ich numer, przy czym będzie to wiązało się z koniecznością uzupełnienia danych w dodatkowym bloku (Podmiot 3).
Informacje…
To oznacza konieczność przeprowadzenia w pierwszej kolejności akcji informacyjnej, w ramach której nie tylko powiadomią kontrahentów o swoim odrębnym numerze, lecz dodatkowo wskażą na zasady jego stosowania. Zatem podmioty takie będą musiały wyraźnie rozpisać sposób działania, wyjaśniając, że w bloku Podmiot 2 kontrahent musi wskazać dane podatnika (gminy), a dodatkowo uzupełnić blok Podmiot 3, w którym będą dane jednostki organizacyjnej, w tym jej indywidualny numer, a cała pozycja w polu „Rola” będzie musiała być oznaczona jako „8”.
Niejednokrotnie nie wystarczy zwykła informacja pisemna, warto rozważyć przygotowane krótkiej broszurki obrazkowej o charakterze informacyjnym, a nawet nagranie krótkiego filmu lub animacji, w której w prosty, a jednocześnie wyraźny sposób przedstawiony będzie sposób uzupełniania bloków Podmiot 2 i Podmiot 3 przy fakturowaniu sprzedaży dla tej konkretnej jednostki z przywołaniem skutków, a w zasadzie korzyści takiego działania.
…i zachęty
Niewątpliwie „marchewka” może okazać się tutaj konieczna, a czasami również wyjaśnienie, co może być „kijem” przy braku takiego, jakby nie patrzeć fakultatywnego ze swojej natury prawnej, działania.
Otóż dzięki takiemu zaadresowaniu faktury ustrukturyzowanej dokument szybciej – bo natychmiast po nadaniu mu numeru KSeF – trafi do docelowej jednostki, która dzięki temu będzie mogła sprawniej (często jedynie wówczas terminowo) uregulować cenę za zakupione świadczenie.
Warto wyjaśnić, że w innym razie dokument trafi do ogólnego zbioru faktur całego podatnika, który dopiero będzie musiał być poddany ocenie celem ustalenia, która jednostka jest jego adresatem i dopiero zwykłymi wewnętrznymi kancelaryjnymi kanałami dystrybucyjnymi trafi do tej jednostki, by być poddanym ocenie merytorycznej przed skierowaniem do płatności. Cały taki proces może negatywnie wpłynąć na termin zapłaty.
Na przyszłość, w nowo zawieranych umowach, warto zamieszczać zapisy, które będą nakładały na wystawcę faktury obowiązek uzupełniania bloku Podmiot 3. O ile bowiem uzupełnienie takiego bloku nie jest obowiązkowe według przepisów podatkowych, o tyle w umowie strony mogą nałożyć na siebie obowiązki w takim zakresie.
Również konstruując termin płatności, strony mogą powiązać go z datą dostarczenia dokumentu faktury nie do gminy jako podatnika, a konkretnie do jednostki organizacyjnej dokonującej zakupu – wyraźnie wskazując w umowie, że w przypadku braku wskazania danych tej jednostki w bloku Podmiot 3, o terminie płatności zadecyduje data rzeczywistego wpływu dokumentu do tej jednostki. Tego rodzaju klauzule umowne, oczywiście tworzone z zachowaniem należytej prawnej ostrożności, mogą zmotywować wystawców faktury do posługiwania się numerem przypisanym do jednostki podporządkowanej.
Niewątpliwie skuteczne może być działanie polegające na informowaniu kontrahentów, że nawet w ramach obowiązujących terminów płatności jednostka w pierwszej kolejności reguluje zobowiązania z faktur, które wpłynęły do niej bezpośrednie za pośrednictwem KSeF.
To nie program do fakturowania
Krajowy System e-Faktur nie jest systemem do fakturowania. Owszem, ustawowa definicja faktury ustrukturyzowanej wskazuje, że jest to faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w systemie, lecz nie oznacza to, iż taki dokument jest wystawiany w systemie. Sam dokument faktury, która ma być ustrukturyzowaną (bo w zasadzie tak należałoby go określić), jest emitowany w programie do fakturowania, by następnie zostać przesłany do KSeF, w którym poddany zostanie ocenie pod kątem jego zgodności ze strukturą i po pozytywnej ocenie nadawany jest mu numer KSeF. Wówczas dokument taki jest fakturą ustrukturyzowaną – będącą od 1 lipca 2024 r. w większości przypadków jedyną legalną, pełnoprawną i wywołującą skutki prawne fakturą.
Fikcja doręczenia vs zapoznanie się z dokumentem
Oprócz tej funkcji nadawania „projektowi” faktury statusu faktury ustrukturyzowanej, KSeF posiada dodatkową, niezwykle istotną funkcjonalność: jest nią doręczenie faktury ustrukturyzowanej do adresata. W momencie bowiem, w którym pozytywnie zweryfikowanemu dokumentowi nadawany jest numer KSeF, nie tylko zyskuje on formalny status faktury ustrukturyzowanej (z datą wystawianie w momencie wysyłki do systemu – zatem wsteczną), ale również jest on doręczany do adresata.
Co ważne, całkowicie bez znaczenia jest to, kiedy ów adresat ściągnie taką fakturę ustrukturyzowaną, zapozna się z jej treścią czy faktycznie będzie miał taką możliwość, bo prawny skutek doręczenia występuje w chwili nadania jej numeru KSeF. Wobec fikcji prawnej doręczenia faktury ustrukturyzowanej niezwykle ważne jest to, by adresat istotnie mógł zapoznać się z treścią faktury, a często również to, by rzeczywista informacja o doręczeniu takiego dokumentu i sam dokument trafiły do niego możliwie szybko.
Generalnie nie powinno stanowić to problemu, bo chociaż sam KSeF nie informuje adresata o nowym dokumencie, to lokalny system finansowo-księgowy, za pomocą którego podatnik rozlicza podatki, a także obsługuje faktury ustrukturyzowane, może odpytywać system KAS i uzyska informację zwrotną o nowym dokumencie.
Problemem może okazać się jednak opisana wyżej dezinformacja wynikająca z dużej liczby i różnych rodzajów faktur wystawianych na rzecz jednostek organizacyjnych JST, a rozliczanych – z racji centralizacji w VAT – bezpośrednio przez gminy. ©℗
