Do czego musi się przygotować członek zespołu spisowego

W naszej jednostce po raz pierwszy będę w zespole spisowym. Na co powinienem zwrócić uwagę? Jakie zadania będę miał do wykonania?

Kierownik jednostki wyznacza osoby wchodzące w skład zespołów spisowych oraz osoby wspomagające liczenie (jeśli jest to konieczne), a także określa zakres inwentaryzacji, wymieniając poszczególne składniki majątkowe podlegające liczeniu, daty przeprowadzenia liczenia. Właśnie przy spisie z natury ustalenie składu zespołów spisowych jest bardzo ważne, bo trzeba się zastanowić, czy powołać jeden zespół spisowy dla wszystkich rodzajów posiadanych zapasów, a może powoływać osobne zespoły spisowe dla poszczególnych głównych grup składników majątku. Powołanie komisji inwentaryzacyjnej składającej się z większej liczby członków i podzielenie jej na zespoły spisowe jest uzasadnione, kiedy majątek objęty spisem jest duży lub położony w różnych miejscach. Takie wydzielenie zespołów pozwoli na spisywanie w tym samym czasie różnych składników majątku, a to spowoduje, że cały spis zostanie przeprowadzony sprawniej.

Istotne jest też, aby dla zapewnienia niezależności w skład zespołu spisowego nie wchodziły osoby, które są materialnie odpowiedzialne za liczony zapas, a także osoby, które dokonują zapisów w księgach rachunkowych dotyczących danego składnika majątku. Jednak osoba odpowiedzialna materialnie za zapas powinna być obecna podczas spisu.

Jeśli zaś chodzi o zadania zespołów spisowych, to należy do nich w szczególności przeprowadzenie spisu z natury w określonym terminie na wyznaczonym obszarze spisowym (tj. w konkretnym pomieszczeniu, hali, magazynie). Przy czym każdy z tych obiektów może być podzielony dodatkowo na kilka pól spisowych, jeśli jest to konieczne do prawidłowego przeprowadzenia spisu oraz zabezpieczenia warunków do bieżącej realizacji określonych zadań gospodarczych jednostki. Do zadań zespołów spisowych należy m.in. dokonanie inwentaryzacji w przydzielonych polach spisowych, zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną, zarządzeniem wewnętrznym oraz wytycznymi podanymi w czasie szkolenia. Ponadto należy poprawnie sporządzić dokumentację inwentaryzacyjną, w tym arkusze spisowe, i właściwie dokonać korekt popełnionych błędów. Przy okazji spisu członkowie zespołów mogą ocenić przydatności inwentaryzowanych składników oraz stan ich zabezpieczenia przed wypadkami losowymi i wpływami atmosferycznymi. Ważne jest terminowe przekazanie do komisji inwentaryzacyjnej sporządzonej, przejrzanej i uzupełnionej dokumentacji inwentaryzacyjnej (arkuszy spisowych, protokołów, oświadczeń materiałów pomocniczych, np. obliczeń i obmiarów itp.) po zakończeniu spisów, i opracowanie sprawozdania o ich przebiegu.

Przykład