Nadchodzą ważne zmiany w ustawie o służbie cywilnej. Chodzi m.in. o czas pracy [LISTA]

Już wkrótce, bo 27 września br., wejdą w życie duże zmiany w ustawie o służbie cywilnej. Umożliwią one stosowanie szerszego niż dotychczas katalogu systemów i rozkładów czasu pracy.

Dodatkowe systemy czasu pracy

Znowelizowane przepisy wprowadzają (poza nadal obowiązującymi systemami: podstawowym i równoważnym) dodatkowe systemy czasu pracy:

• zadaniowy,

• skróconego tygodnia oraz

• system czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta.

W podstawowym i równoważnym systemie czasu pracy zmianie ulegnie sposób określania długości okresu rozliczeniowego – z tygodni na miesiące. Urzędy będą mogły ustalić maksymalny czas trwania okresu rozliczeniowego do czterech miesięcy. Umożliwi to korzystanie z dłuższych okresów rozliczeniowych (z obecnie maksymalnie 8 lub 12 tygodni).

Znowelizowane przepisy dopuszczą też zmiany we wspólnych komisjach dyscyplinarnych w trakcie trwania kadencji oraz odłączenie się urzędu od wspólnej komisji dyscyplinarnej bez wpływu na ich byt prawny. Ustawa z 14 kwietnia 2023 r. o zmianie ustawy o służbie cywilnej oraz niektórych innych ustaw przewiduje również możliwość rozwiązania wspólnej komisji dyscyplinarnej – przed upływem jej kadencji – na mocy aktu woli wszystkich stron porozumienia o jej utworzeniu.

Obowiązki szefa służby cywilnej i rekompensata za nadliczbówki

Nowelizacja wprowadza również zmianę w zakresie ustawowych obowiązków szefa służby cywilnej. Nowym ustawowym zadaniem będzie prowadzenie działań promujących służbę cywilną. Dodanie tego przepisu ma wzmocnić podstawę prawną dla realizacji zadań o charakterze promującym, które dotyczą zatrudnienia w służbie cywilnej.

Oprócz tego w związku z 100. rocznicą uchwalenia ustawy z 17 lutego 1922 r. o państwowej służbie cywilnej ustanowiono Dzień Służby Cywilnej, który (dla uczczenia uchwalenia pierwszej ustawy dotyczącej problematyki służby cywilnej) będzie obchodzony właśnie 17 lutego. Ponadto ustanowiono Odznakę Honorową za Zasługi w zakresie działalności państwowej na rzecz służby cywilnej.

Kolejną zmianą, ale wchodzącą w życie od 1 stycznia 2024 r., jest wprowadzenie płatnej rekompensaty za godziny nadliczbowe. Pracownicy i urzędnicy cywilni otrzymają na swój wniosek wynagrodzenie za pracę wykonywaną na polecenie przełożonego w godzinach nadliczbowych (obecnie jest możliwa wyłącznie rekompensata w formie czasu wolnego w tym samym wymiarze).

O co pytają na szkoleniach

Aktualizowanie regulaminów

PROBLEM Urząd nie przewiduje zmian w systemach czasu pracy. Czy w związku z tym mamy obowiązek aneksować regulamin pracy?

ODPOWIEDŹ Ustawa o służbie cywilnej (dalej: u.s.c.) co do zasady zawiera komplementarne rozwiązania dotyczące systemów i rozkładów czasu pracy w urzędach i tylko w sprawach w niej nieuregulowanych, stosuje się przepisy kodeksu pracy i inne przepisy prawa pracy (art. 9 ust. 1 u.s.c.). Konieczna jest zatem analiza istniejących regulaminów i ich ewentualna zmiana. Ponadto rozkład czasu pracy w tygodniu oraz jego wymiar w poszczególnych dniach tygodnia ustala dyrektor generalny urzędu według zasad określonych, w drodze rozporządzenia, przez prezesa Rady Ministrów. Dni tygodnia niebędących dniami pracy w urzędzie nie wlicza się do urlopu wypoczynkowego.

Na podstawie art. 104 k.p. pracodawca ma obowiązek uregulowania organizacji pracy i porządku wewnętrznego w zakładzie pracy oraz określenia praw i obowiązków pracowników i pracodawcy. Systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 150 k.p.). Dla wprowadzenia nowego systemu czasu pracy jest zatem konieczna zmiana aktu wewnątrzzakładowego, w którym dany system został pierwotnie uregulowany.

Jeśli dotychczasowe zapisy w regulaminie ustalały czas pracy w wymiarze 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin na tydzień, w przyjętym okresie rozliczeniowym miesięcznym, a w przypadkach uzasadnionych, że jest dopuszczalne przedłużenie czasu pracy do 12 godzin na dobę, z tym że czas ten nie może jednak przekraczać średnio 40 godzin na tydzień w przyjętym okresie rozliczeniowym nie dłuższym niż 12 tygodni – to należy dokonać zmian w regulaminie choćby w drodze aneksu, że przyjęty okres rozliczeniowy od 27 września br. nie może być dłuższy niż cztery miesiące.

Należy również zauważyć, że zgodnie z nowym brzmieniem art. 97 u.s.c. i dodanych w nim ust. 2a–2c strony stosunku pracy będą mogły ustalić zadaniowy system czasu pracy i pojawia się też możliwość zawnioskowania przez pracownika o skrócenie tygodnia czasu pracy lub pracę w systemie weekendowym. Pojawia się zatem prawo pracownika korpusu służby cywilnej do zawnioskowania, co oznacza, że pracodawca będzie musiał przynajmniej rozważyć taką możliwość. Z tego chociażby powodu jest konieczne wprowadzenie nowych rozwiązań do regulaminów pracy obowiązujących w urzędach.

Wprowadzenia nowych systemów czasu pracy nie trzeba zgłaszać. Dopuszczalność stosowania tego systemu czasu pracy powinna jednak wynikać z obowiązujących w urzędzie aktów wewnątrzzakładowych, które powinny zapewniać sprawną pracę urzędu, w tym obsługę interesantów, oraz uwzględniać zróżnicowany charakter zadań wykonywanych przez członków korpusu służby cywilnej.

Możliwość niewyrażenia zgody na zastosowanie skróconego lub weekendowego systemu czasu pracy

PROBLEM Czy przełożony zawsze będzie musiał się zgadzać na wniosek pracownika o zastosowanie skróconego lub week endowego systemu czasu pracy?

ODPOWIEDŹ Na początku warto zauważyć, że w art. 97 u.s.c. dodano ust. 2b i 2c w brzmieniu:

• na pisemny wniosek członka korpusu służby cywilnej może być do niego stosowany system skróconego tygodnia pracy;
• na pisemny wniosek członka korpusu służby cywilnej może być do niego stosowany system czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta.

Przede wszystkim należy zauważyć, że nie na każdym stanowisku i nie każda struktura organizacyjna będzie mogła dysponować narzędziami do elastycznego zarządzania czasem członków korpusu służby cywilnej. I tak pracodawca będzie mógł odmówić uwzględnienia wniosku, jeżeli jego realizacja byłaby niemożliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca powinien poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej.

Podsumowując, pracownik czy urzędnik uzyska możliwość wnioskowania o nowe rozwiązania i jego przełożony będzie mógł uwzględnić taki wniosek, lecz będzie mógł także odmówić, jeśli jego realizacja zakłócałaby np. obsługę interesantów lub uniemożliwiała funkcjonowanie urzędu.

Procedura ustalania zadaniowego systemu czasu pracy

PROBLEM Co oznacza zapis art. 97 ust. 2a u.s.c., że „w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy może być stosowany system zadaniowego czasu pracy”? Czy podobnie jak w przypadku weekendowego lub skróconego systemu czasu pracy trzeba będzie składać wniosek?

ODPOWIEDŹ W przypadku zadaniowego systemu czasu pracy będzie zawierane porozumienie z pracownikiem. Na podstawie dodanego w art. 97 ust. 2a w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy może być stosowany system zadaniowego czasu pracy. Pracodawca, po porozumieniu z pracownikiem, powinien ustalić czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w znowelizowanym art. 97 ust. 1 i 2 u.s.c.

Od 27 września br. pracownik korpusu służby cywilnej będzie mógł zawnioskować albo złożyć ustną propozycję zastosowania wobec niego zadaniowego systemu czasu pracy. Przy czym – jak już wspomniano – system zadaniowego czasu pracy może być stosowany w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy. Przesłanki te są dosyć pojemne. Uznać należy, że system zadaniowy może być stosowany wszędzie tam, gdzie wyznaczenie zadań jest możliwe – da się je wystarczająco precyzyjnie sformułować. Nie jest to więc system czasu pracy zastrzeżony jedynie dla wyjątkowych sytuacji.

Pracodawca po porozumieniu z pracownikiem powinien więc ustalić czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm. Porozumienie z pracownikiem nie oznacza uzgodnienia, lecz konsultację. Brak takiego porozumienia nie powoduje nieskuteczności ustanowienia zadaniowego systemu czasu pracy, ale w razie sporu rodzi po stronie pracodawcy obowiązek wykazania, że powierzone pracownikowi zadania były możliwe do wykonania w granicach norm czasu pracy określonych w art. 129 k.p. (zob. wyrok Sądu Najwyższego z 5 lutego 2008 r., sygn. akt II PK 148/07). Zadania te można określić w samej umowie o pracę, ale nie trzeba. Można wskazać w umowie sam ogólny zapis o systemie czasu pracy i dodać, że zadania będą ustalane odrębnym dokumentem przez pracodawcę, np. porozumieniem.

wzór

Porozumienie określające zakres zadań dla pracownika w zadaniowym czasie pracy

Zasady przyznawania Odznaki Honorowej za Zasługi dla Służby Cywilnej

PROBLEM Czy nadanie Odznaki Honorowej za Zasługi dla Służby Cywilnej będzie się wiązać również z gratyfikacją finansową i jakie będą kryteria jej przyznawania?

ODPOWIEDŹ Przepisy nie przewidują dodatkowej gratyfikacji dla wyróżnionej osoby, która otrzyma nadaną jej odznakę wraz z dyplomem potwierdzającym jej nadanie. Wspomniana w pytaniu odznaka jest zaszczytnym, honorowym wyróżnieniem i może być nadawana za szczególne zasługi na rzecz służby cywilnej. Będzie ją nadawać prezes Rady Ministrów:

1. z własnej inicjatywy lub

2. na pisemny wniosek szefa służby cywilnej, lub

3. na pisemny wniosek:

a. szefa Kancelarii Prezesa Rady Ministrów,

b. członka Rady Ministrów,

c. kierownika centralnego organu administracji rządowej,

d. wojewody

– po zasięgnięciu opinii szefa służby cywilnej.

Premier będzie rozpatrywał wniosek w ciągu 60 dni od dnia jego otrzymania, przy czym każdy tego typu wniosek będzie musiał zawierać:

1) dane osoby przedstawionej do wyróżnienia:

a) imię (imiona),

b) nazwisko,

c) datę i miejsce urodzenia,

d) imię ojca;

2) uzasadnienie nadania odznaki, ze szczególnym uwzględnieniem zasług;

3) wskazanie wnioskodawcy;

4) imię, nazwisko i podpis wnioskodawcy lub osoby działającej w imieniu wnioskodawcy;

5) datę podpisania wniosku.

Osoba wyróżniona w ww. sposób otrzyma odznakę wraz z dyplomem potwierdzającym jej nadanie. Będzie to jednorazowe wyróżnienie, w tym miejscu warto dodać, że szef służby cywilnej został zobligowany do prowadzenia co do zasady jawnej ewidencji osób wyróżnionych, obejmującej następujące dane osobowe: imię (imiona), nazwisko, datę i miejsce urodzenia, imię ojca oraz datę nadania odznaki. Jednocześnie organ ten będzie administratorem danych i będzie odpowiedzialny za ich zabezpieczenie.

Wzory wniosku o nadanie odznaki, samej odznaki oraz dyplomu potwierdzającego nadanie odznaki, a także wskazanie sposobu jej noszenia zostaną określone rozporządzeniem (w chwili przygotowania odpowiedzi na ww. pytanie projekt tego aktu wykonawczego nie był jeszcze znany).

Natomiast kwestie przyznawania nagród w dalszym ciągu reguluje art. 93 ust. 1 u.s.c. Zgodnie z nim członkom korpusu służby cywilnej za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej można przyznać nagrodę ze specjalnie utworzonego w tym celu funduszu nagród w służbie cywilnej.

Ustalanie wynagrodzenia za godziny nadliczbowe członka korpusu służby cywilnej

PROBLEM Czy za pracę nadliczbową pracownikowi będzie przysługiwać tylko normalne wynagrodzenie, czy będą wypłacane także dodatki 50 proc. i 100 proc.?

ODPOWIEDŹ Dodany nowelizacją art. 97a u.s.c. wskazuje, że za pracę nadliczbową pracownika czy urzędnika będzie przysługiwać tylko normalne wynagrodzenie. Będzie się je ustalać na podstawie godzinowej stawki wynagrodzenia należnego w miesiącu, w którym nastąpiła praca w godzinach nadliczbowych. Obliczanie będzie polegać na podzieleniu miesięcznego wynagrodzenia przez normę godzin czasu pracy w danym miesiącu.

Natomiast normę godzin czasu pracy w danym miesiącu będzie się ustalać, mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadającą w danym miesiącu, a następnie dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca danego miesiąca przypadających od poniedziałku do piątku. Norma ta będzie ulegać obniżeniu o 8 godzin za każde święto występujące w danym miesiącu i przypadające w innym dniu niż niedziela. I tak np. w styczniu 2024 r. wyniesie ona:

(40 × 4 tygodnie) + (8 godzin × 3 dni) – (8 godzin × 2 dni świąt) = 168 godzin.

Jeśli wynagrodzenie pracownika wyniesie np. 6000 zł, to stawka za przysługującą godzinę:

6000 zł : 168 godzin = 35,71 zł.

Należy jednak zwrócić uwagę na wyjątek, który zastrzega u.s.c., przyznając pracownikowi korpusu służby cywilnej alternatywnie prawo do normalnego wynagrodzenia lub ekwiwalentnego okresu czasu wolnego w zamian za nadgodziny. Jest to znaczna różnica w porównaniu do regulacji k.p., które poza normalnym wynagrodzeniem przyznają w takim przypadku również stosowny dodatek. ©℗