Przejęłam prowadzenie ksiąg jednostki budżetowej i analizuję dokumentację wewnętrzną. Czy w instrukcji inwentaryzacyjnej powinien być zapis o tym, jak wygląda obieg dokumentów przy rozliczaniu różnic inwentaryzacyjnych?
Ustawa o rachunkowości (dalej: u.r.) nakłada na jednostki obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji. Nie reguluje jednak kwestii dokumentów, jakie jednostka musi sporządzić w związku z wykonaniem tego obowiązku. Zgodnie z art. 27 ust. 1 u.r. przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Jak należy to zrobić, nie wskazano. Za wywiązanie się z obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji w jednostce odpowiada kierownik i w związku z tym sposób dokumentowania inwentaryzacji jest regulowany przez kierownika danej jednostki.
Rodzaj dokumentów związanych z inwentaryzacją zależy od wielkości jednostki, specyfiki jej działalności, a także zakresu inwentaryzacji itp. Tu warto zauważyć, że, jak wskazał Komitet Standardów Rachunkowości w zaleceniach dotyczących inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów, instrukcje inwentaryzacyjne mają stanowić pomoc w organizacji spisu i jego przebiegu, doborze właściwych, dostosowanych do warunków czynności spisowych. Należy się więc zastanowić, jakie rozwiązanie jest najlepsze dla danej jednostki i jak np. powinien wyglądać obieg dokumentów inwentaryzacyjnych. Potem wszyscy zainteresowani ‒ w zależności od rozwiązań przyjętych w wewnętrznych aktach prawnych – będą widzieć, że np. arkusze spisów z natury i protokoły inwentaryzacyjne za pośrednictwem komisji inwentaryzacyjnej lub wprost od zespołów spisowych trafiają do księgowości. Najczęściej to przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej przekazuje arkusze spisowe głównemu księgowemu, który zarządza wycenę składników majątkowych.
Przykładowy obieg dokumentów dotyczących inwentaryzacji i rozliczeń różnic inwentaryzacyjnych może być następujący:
1) przekazanie arkuszy spisu z natury i innych materiałów z inwentaryzacji przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej,
2) przekazanie głównemu księgowemu przez przewodniczącego komisji skontrolowanych pod względem formalnym i rachunkowym materiałów z inwentaryzacji,
3) ustalenie różnic inwentaryzacyjnych i przekazanie komisji zestawień różnic inwentaryzacyjnych,
4) powiadomienie o stwierdzonych różnicach osób materialnie odpowiedzialnych i złożenie pisemnych wyjaśnień przez te osoby,
5) opracowanie protokołu weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych przez komisję i przedłożenie kierownikowi wniosków do akceptacji (nie później niż w ciągu 15 dni roboczych od zakończenia inwentaryzacji),
6) ujęcie w księgach rachunkowych wyników rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych (w następnym miesiącu po terminie inwentaryzacji, nie później jednak niż z datą ostatniego dnia roku). ©℗
Podstawa prawna
art. 27 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 poz. 120)
