Dodatkowe wynagrodzenie powinno zostać wypłacone do końca marca roku następującego po tym, w którym przysługuje pracownikowi „13”. Jeśli pracodawca ze sfery budżetowej nie dotrzyma tego terminu, poniesie karę finansową

1. obliczanie okresu przepracowanego w przypadku terminowego zatrudnienia

Pytanie: Czy pracownikowi należy się „13”, jeśli był zatrudniony od 11 kwietnia 2022 r. do 10 października 2022 r.? Okres ten został efektywnie przepracowany.
Odpowiedź: Zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (dalej: ustawa o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym) pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego. Z kolei pracownik, który nie przepracuje pełnego roku, uzyskuje prawo do „13”, pod warunkiem że przepracuje efektywnie co najmniej sześć miesięcy, co wynika z ust. 2 art. 2 ww. regulacji, przy czym istnieją także wyjątki usprawiedliwiające przyznanie „13” nawet przy jeszcze krótszym okresie zatrudnienia – ustawodawca zawarł je w art. 2 ust. 3 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym).
Niestety, art. 2 ust. 1–2 nie zawiera szczegółowych postanowień dotyczących obliczania okresu uprawniającego. Z tego powodu należy sięgnąć do art. 114 kodeksu cywilnego, zgodnie z którym: „jeżeli termin jest oznaczony w miesiącach lub latach, a ciągłość terminu nie jest wymagana, miesiąc liczy się za dni 30, a rok za dni 365”. W konsekwencji należy uznać, że do osiągnięcia prawa do „13” niezbędne jest przepracowanie 180 dni (6 miesięcy × 30 dni). W przypadku opisanym w pytaniu pracownik przepracował 20 dni w kwietniu i 10 dni w październiku oraz 153 dni od maja do września, co daje sumę 183 dni. Pracownik uzyskał więc prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

2. wolne dla honorowych dawców krwi

Pytanie: Czy wolne dla krwiodawców należy wliczyć do okresu uprawniającego do „13”, a wynagrodzenie za ten dzień wliczyć do jej podstawy?
Odpowiedź: Zasłużonemu honorowemu dawcy krwi i honorowemu dawcy krwi przysługuje m.in. zwolnienie od pracy oraz zwolnienie od wykonywania czynności służbowych w dniu, w którym oddaje krew, i na czas okresowego badania lekarskiego dawców krwi (art. 9 ustawy z 22 sierpnia 1997 r. o publicznej służbie krwi). Pracownik – po uprzednim uzgodnieniu z pracodawcą – otrzymuje więc możliwość zwolnienia z pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia na czas opuszczenia miejsca pracy w celu honorowego oddania krwi.
Przypadki, gdy przepracowanie co najmniej sześciu miesięcy nie jest wymagane do otrzymania „13”, określa wspomniany już wcześniej art. 2 ust. 3 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym, które enumeratywnie wymienia tego typu sytuacje. W przepisie tym, który stanowi katalog zamkniety, nie znajdziemy jednak dnia udzielonego na bycie honorowym dawcą krwi (podobnie jak m.in. dwóch dni opieki nad dzieckiem do lat 14 czy urlopu okolicznościowego). W związku z powyższym wolny dzień udzielony krwiodawcy nie wlicza się do sześciomiesięcznego okresu, a co za tym idzie, przy obliczaniu wysokości należnej „13” nie uwzględnia się też wynagrodzenia, do którego zachowuje prawo pracownik będący krwiodawcą za czas zwolnienia od pracy w celu oddania krwi oraz przeprowadzenia zaleconych przez stację krwiodawstwa okresowych badań lekarskich.

3. dodatek stażowy za czas l4

Pytanie: Czy do podstawy „13” wlicza się dodatek za wysługę lat przysługujący pracownikowi za czas zwolnień lekarskich?
Odpowiedź: Od lat toczą się dyskusje na temat wliczania bądź wyłączania części dodatku stażowego przysługującego pracownikowi za czas choroby lub opieki nad dzieckiem i członkiem rodziny. Rozmaite wykładnie regionalnych izb obrachunkowych, które badają finanse JST, oraz odmienne stanowiska resortu pracy sprawiają, że w tej materii jednostki stosują zasady rekomendowane przez organy kontrolne właściwe względem prowadzonej działalności. Wracając do pytania, podstawę dodatkowego wynagrodzenia rocznego stanowi 8,5 proc. sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy przyjmowanych do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy przysługującego pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy (art. 4 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym).
Zgodnie z par. 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby nie wchodzi do podstawy wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego. Z brzmienia tego przepisu należałoby więc wnioskować, że dodatek stażowy za czas L4 nie powinien zasilać również podstawy „13”. Przez lata jednak funkcjonowała wykładnia resortu pracy, która zawierała odmienne stanowisko. Ponieważ było ono sporne, 15 lutego 2021 r. Dziennik Gazeta Prawna wystąpił do resortu o ponowną analizę poruszanego problemu. Tym razem stanowisko było zgodne z większością wystąpień RIO, gdyż uznano w nim, że „(…) dodatek za wieloletnią pracę wypłacony za okres choroby nie powinien być wliczany do podstawy ustalania wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego. (…)”.

4. „13” dla żołnierza wot

Pytanie: Zatrudniony w ubiegłym roku pracownik od 1 września przebywał na urlopie bezpłatnym w związku z powołaniem do odbycia szkolenia w ramach Wojskowej Obrony Terytorialnej. Czy za ten czas zachowuje on prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego?
Odpowiedź: Co do zasady prawo do „13” jest uwarunkowane przepracowaniem przez pracownika sześciu miesięcy. Od tej zasady, jak już wspominałam, są wyjątki (art. 2 ust. 3), a jednym z nich jest powołanie pracownika do czynnej służby wojskowej albo skierowanie do odbycia służby zastępczej. W tym miejscu warto przypomnieć, że zgodnie z ustawą z 11 marca 2022 r. o obronie ojczyzny służba wojskowa dzieli się na:
  • czynną służbę wojskową;
  • służbę w rezerwie.
Zgodnie z art. 130 ust. 1 ww. aktu prawnego „czynna służba wojskowa polega na pełnieniu terytorialnej służby wojskowej (…)”. Zgodnie zaś z art. 135 ust. 1 tej samej ustawy „Pracodawca udziela pracownikowi powołanemu do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie – z wyjątkiem służby pełnionej jednorazowo w czasie lub dniu wolnym od pracy – urlopu bezpłatnego na okres trwania tej służby”. W czasie trwania urlopu bezpłatnego pracownik zachowuje wszystkie uprawnienia wynikające ze stosunku pracy z wyjątkiem prawa do wynagrodzenia”. Pracownik powołany do WOT może więc być uprawniony do dodatkowego wynagrodzenia rocznego, jeśli nie przepracował w minionym roku co najmniej sześciu miesięcy.

5. zatrudnienie jako nauczyciel i pracownik obsługi

Pytanie: Szkoła zatrudniała przez cały rok kalendarzowy pomoc nauczyciela. Od 1 września osobie tej zmniejszono wymiar godzin do trzech czwartych etatu i zawarto drugą, równoczesną umowę na część pensum na stanowisku nauczyciela. Czy tej osobie należy się „13” z obydwu etatów, czy tylko za okres pracy na stanowisku pomocy nauczyciela?
Odpowiedź: Co do zasady pracownik nabywa prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego. Długość okresu przepracowanego u konkretnego pracodawcy w danym roku kalendarzowym jest jedyną przesłanką do nabycia prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Nie liczy się tu ani ogólny staż pracy, czyli u różnych pracodawców, ani cały dotychczasowy okres zatrudnienia w danej jednostce. O prawie do dodatkowego wynagrodzenia rocznego przesądza suma okresów przepracowanych w danym roku bez względu na zajmowane stanowisko czy przerwy w zatrudnieniu.
W opisanej sytuacji pracownica była zatrudniona w jednej szkole przez cały rok kalendarzowy. Nie ma znaczenia, że pracowała na stanowisku nauczycielskim oraz jako pomoc nauczyciela. Zarówno nauczyciele, jak i pracownicy samorządowi w zakresie prawa do „13” podlegają jednemu przepisowi. Pracownicy przysługuje więc dodatkowe wynagrodzenie roczne z obydwu umów o pracę, stosownie do otrzymanego wynagrodzenia.

6. koszty uzyskania przychodów i ulga po ustaniu zatrudnienia

Pytanie: Czy do „13”, która została wypłacona pracownikowi po przejściu na emeryturę, stosuje się koszty uzyskania przychodów i ulgę podatkową?
Odpowiedź:Od 1 stycznia 2023 r. do przepisów ustawy o PIT dodano art. 31a, który reguluje zasady składania przez podatnika oświadczeń i wniosków. W nowych przepisach ustalono m.in. kwestię stosowania przez płatników oświadczeń i wniosków po ustaniu stosunku prawnego stanowiących podstawę dokonywania rozliczeń wynagrodzenia. Wynika z nich, że po ustaniu stosunku prawnego stanowiącego podstawę dokonywania przez płatnika świadczeń podatnikowi płatnik przy obliczaniu zaliczki pomija oświadczenia i wnioski złożone uprzednio przez podatnika z wyjątkami, wśród których nie ma oświadczenia o spełnieniu warunku do zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów.
Powyższe oznacza, że oświadczenia złożone przez pracownika w trakcie trwania stosunku pracy po jego ustaniu wygasają. Dokonując wypłaty „13” po ustaniu zatrudnienia – a więc gdy jest ona wypłacana już byłemu pracownikowi – należy stosować koszty uzyskania przychodów w podstawowej wysokości (250 zł), gdyż dla ich zastosowania oświadczenie nie jest wymagane. Natomiast nie stosuje się tu 1/12 kwoty zmniejszającej podatek.

7. zajęcia komornicze

Pytanie: Jeden z pracowników urzędu ma zajęcie komornicze na poczet zobowiązań alimentacyjnych, zaś wobec innego jest prowadzona zwykła egzekucja komornicza. W jakiej wysokości należy dokonać potrąceń należności z wypłacanych pracownikom „13”?
Odpowiedź: Z wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania – podlegają potrąceniu tylko następujące należności:
1) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych;
2) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
3) zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi;
4) kary pieniężne przewidziane w art. 108 kodeksu pracy.
Potrąceń dokonuje się w wymienionej wyżej kolejności. Przy czym mogą one być realizowane w następujących granicach:
1) w razie egzekucji świadczeń alimentacyjnych – do wysokości trzech piątych wynagrodzenia (limit jest jedyną ochroną przed potrąceniami, gdyż wobec zobowiązań alimentacyjnych nie obowiązuje kwota wolna od potrąceń, którą stanowi minimalne wynagrodzenie netto obowiązujące w danym roku kalendarzowym z uwzględnieniem parametrów podatkowych i wymiaru etatu);
2) w razie egzekucji innych należności lub potrącania zaliczek pieniężnych – do wysokości połowy wynagrodzenia (poza limitem potrąceń pracodawca powinien w miesiącu zapewnić pracownikowi kwotę wolną, o której wspomniano w pkt 2).
Zatem potrąceń egzekucyjnych dokonuje się ze wszystkich świadczeń przysługujących pracownikowi i naturalnie także z „13”, z tym zastrzeżeniem, że zgodnie z art. 87 par. 5 k.p. dodatkowe wynagrodzenie roczne podlega egzekucji na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych do pełnej wysokości.
PRZYKŁAD 1
Alimenty
Pracownik urzędu ma zajęcie komornicze na poczet alimentów w kwocie 15 tys. zł. 15 lutego 2023 r. wypłacono mu dodatkowe wynagrodzenie roczne w kwocie 3800 zł netto. Pełna kwota „13” zostanie urzędnikowi zabrana, gdyż podlega ona egzekucji na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych do pełnej wysokości. 28 lutego 2023 r. otrzyma on wypłatę główną w kwocie 4100 zł netto. Pracodawca przekaże organowi egzekucyjnemu trzy piąte tej wartości, tj. 4100 zł × 3/5 = 2460 zł. W lutym pracownik otrzyma na swoje konto kwotę 1640 zł i bez znaczenia pozostaje fakt, że nie otrzyma on minimum bytowego, gdyż taka ochrona nie dotyczy zajęć na poczet zobowiązań alimentacyjnych. Za luty do organu egzekucyjnego wpłynie kwota 6260 zł.
Realizując obowiązki wobec organów egzekucyjnych, warto też mieć na uwadze, że przy zajęciach niealimentacyjnych zawsze należy zachować kwotę wolną od potrąceń, a jeśli w danym miesiącu występuje więcej niż jedna wypłata wynagrodzenia, wtedy przy zajęciach niealimentacyjnych pierwsza wypłata powinna stanowić co najmniej minimalne wynagrodzenie.
PRZYKŁAD 2
Potrącenia
Pracownik urzędu zatrudniony w pełnym wymiarze etatu ma zajęcie komornicze na poczet zobowiązań niealimentacyjnych w kwocie 15 tys. zł. Jego przychody ze stosunku pracy nie są zwolnione od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148, 152–154 ustawy PIT i nie jest on uczestnikiem PPK. Pracownik ma podstawowe koszty uzyskania przychodów i złożył PIT-2. Kwota wolna od potrąceń w wyżej wskazanych okolicznościach w 2023 r. wynosi 2709,48 zł.
15 lutego 2023 r. pracownikowi wypłacono dodatkowe wynagrodzenie roczne w kwocie 3800 zł netto. Jako że jest to pierwsza wypłata w miesiącu, to przy jej realizacji należy zachować minimalne wynagrodzenie. Potrącenie nie może wynieść więc połowy wynagrodzenia, gdyż pracownik nie otrzymałby gwarantowanej kwoty [3800 zł × 1/2 = 1900 zł].
• Przy wypłacie pierwszego wynagrodzenia można potrącić maksymalnie 1090,52 zł [3800 zł ‒ 2709,48 zł = 1090,52 zł].
28 lutego 2023 r. pracownik otrzyma wypłatę główną w kwocie 4100 zł netto. Jako że pracownik otrzymał już wartość minimum bytowego, to przy drugiej wypłacie należy obliczyć wartość potrącenia z obydwu wypłat, która wpłynie do organu egzekucyjnego:
• 3800 zł + 4100 zł = 7900 zł,
• 7900 zł × 1/2 = 3950 zł.
Ponieważ z „13” potrącono już 1090,52 zł, to z drugiej wypłaty należy potrącić kwotę:
• 3950 zł - 1090,52 zł = 2859,48 zł.
28 lutego 2023 r. pracownik otrzyma więc 4100 zł ‒ 2859,48 zł = 1240,52 zł. ©℗
Podstawa prawna
art. 2 ust. 1 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1872)
art. 114 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1360; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2339)
art. 9 ustawy z 22 sierpnia 1997 r. o publicznej służbie krwi (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1749; ost.zm. Dz.U. z 2022 r., poz. 2280)
ustawa z 11 marca 2022 r. o obronie ojczyzny (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2305)
ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2647; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 185)
art. 108 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ustawy – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2140)
par. 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 927)