Trzy lata temu, tj. w styczniu 2020 r., mało kto mówił o pracy zdalnej. Wówczas znaną formą pracy na odległość była telepraca, która jednak nie stanowiła popularnego sposobu świadczenia pracy. Zgodnie z uzasadnieniem ustawy zmieniającej kodeks pracy w zakresie pracy zdalnej, przyjętej 13 stycznia 2023 r., za wprowadzeniem kodeksowej regulacji pracy zdalnej przemawiają zbyt sztywne przepisy dotyczące telepracy - pisze Anna Przygocka, radca prawny Dr Krystian Ziemski & Partners Kancelaria Prawna spółka komandytowa.
Jak można przeczytać w uzasadnieniu, „obowiązujące przepisy kodeksu pracy w zakresie świadczenia pracy poza zakładem pracy w formie telepracy, regulują pracę w sposób mniej elastyczny niż regulacja dotycząca pracy zdalnej. Obowiązująca przy telepracy przesłanka regularności wykonywania pracy w tej formie, z uwagi na jej nieostrość, budziła wiele wątpliwości interpretacyjnych. Ponadto, jak pokazała praktyka, wymóg regularności stanowił istotne ograniczenie dla upowszechnienia się tej formy wykonywania pracy i jej użyteczności, przez eliminację możliwości wykonywania telepracy w sposóbnieregularny.”
Nadejście pandemii COVID-19 oraz zagrożenia z nią związane wymusiły zmianę sposobu wykonywania pracy poprzez wprowadzenie instytucji pracy zdalnej. Wielu pracowników oraz pracodawców przyzwyczaiło się do tej formy świadczenia pracy, dostrzegając jej pozytywy. Co więcej, wraz ze zmniejszającym się zagrożeniem pandemicznym, a tym samym wraz ze znoszeniem kolejnych obostrzeń wprowadzanych podczas pandemii, część pracowników i pracodawców nie chce rezygnować z pracy zdalnej. Dlatego pojawiły się postulaty, aby ustawodawca kompleksowo uregulował tę instytucję w kodeksie pracy. Projekt przepisów zmieniających w tym zakresie pojawił się w pierwszej połowie 2021 r. Jednakże dopiero w miniony piątek Sejm przyjął ustawę o zmianie ustawy –Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw.
Chociaż status pracowników samorządowych reguluje przede wszystkim ustawa z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 530; dalej: ustawa o pracownikach samorządowych), to na podstawie art. 43 ust. 1 tej ustawy w sprawach nieuregulowanych w niej stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2140; dalej: k.p.). Dlatego zarówno pracownicy, jak i pracodawcy samorządowi są zainteresowani rozwiązaniami dotyczącymi pracy zdalnej, które zostały przegłosowane przez Sejm. W związku z tym odpowiadamy na wybrane pytania pojawiające się na szkoleniach prowadzonych z tematyki dotyczącej zmian w kodeksie pracy w zakresie pracyzdalnej.
O co pytają na szkoleniach
Obowiązywanie przepisów
PROBLEM Kiedy zaczną obowiązywać kodeksowe przepisy dotyczące pracy zdalnej?
ODPOWIEDŹ Do niedawna było to jedno z najtrudniejszych pytań pojawiających się wśród pracowników i pracodawców. Wynikało to z tego, że pierwszy projekt ustawy zmieniającej kodeks pracy w zakresie wprowadzenia do niego pracy zdalnej pojawił się już w pierwszej połowie 2021 r. Z uwagi na duże oczekiwanie społeczne dotyczące wprowadzenia instytucji pracy zdalnej do kodeksu pracy zarówno pracownicy, jak i pracodawcy oczekiwali szybkiego uchwalenia odpowiednich przepisów. Szczególnie w połowie 2022 r. część pracodawców rozpoczęło przygotowania do wprowadzenia pracy zdalnej w swoich zakładach pracy poprzez zainicjowanie prac nad odpowiednimi regulacjami wewnątrzzakładowymi. Jednak aż do grudnia 2022 r. proces legislacyjny nad projektem ustawy nie posuwał się do przodu. Nagle 1 grudnia 2002 r. Sejm ekspresowo uchwalił ustawę o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Zgodnie z procesem ustawodawczym uchwalona przez Sejm ustawa trafiła do Senatu, który na posiedzeniu 15 grudnia 2022 r. zdecydował o przyjęciu kilku poprawek. Z kolei 13 stycznia 2023 r. Sejm ponownie zajął się ww. projektem ustawy i przyjął nowe rozwiązania. Zgodnie z art. 21 nowelizacji przepisy regulujące pracę zdalną wejdą w życie po upływie dwóch miesięcy od dnia ogłoszenia ww. ustawy.
Częstotliwość świadczenia pracy w formie zdalnej
PROBLEM Czy będzie można wykonywać pracę zdalną sporadycznie (np. raz w miesiącu)?
ODPOWIEDŹ Żeby odpowiedzieć na to pytanie, należy odnieść się do definicji pracy zdalnej. Ustawa zmieniająca kodeks pracy wskazuje, że „praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna)”. W związku z tym warto zaznaczyć, że w przeciwieństwie do dotychczas obowiązujących przepisów normujących telepracę praca zdalna nie musi być wykonywana regularnie poza zakładem pracy. Brak wymogu świadczenia pracy regularnie poza zakładem pracy spowoduje możliwość szerszego jej stosowania. Zatem odnosząc się do pytania o sporadyczną możliwość wykonywania pracy zdalnie, należy odpowiedzieć twierdząco. Co więcej, praca będzie mogła być wykonywana w formie zdalnej w pełnym wymiarze czasu pracy lub tylko częściowo, np. dwa dni w siedzibie pracodawcy oraz trzy dni w miejscu zamieszkania pracownika.
Ponadto nowe przepisy wprowadzają ciekawe rozwiązanie polegające na możliwości okazjonalnego świadczenia pracy w formie zdalnej. Aby pracownik mógł skorzystać z tej możliwości, będzie musiał złożyć wniosek do pracodawcy w postaci papierowej lub elektronicznej. W każdym roku kalendarzowym pracownik będzie miał możliwość okazjonalnie pracować zdalnie przez maksymalnie 24 dni. Warto zaznaczyć, że okazjonalna praca zdalna została uregulowana w sposób nieco odmienny z uwagi na jej incydentalny charakter oraz ze względu na to, że będzie mogła być wykonywana wyłącznie ze względu na potrzeby pracownika (inicjatywa należy wyłącznie do pracownika). W związku z tym w przypadku incydentalnej pracy zdalnej zostały wyłączone przepisy dotyczące:
1) ustalenia zasad wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub regulaminie;
2) przekazania przez pracodawcę dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia pracownika;
3) możliwości efektywnego wycofania się przez każdą ze stron z wykonywania pracy zdalnej;
4) obowiązku pracodawcy zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, a także zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną pomocy technicznej i niezbędnego szkolenia w zakresie obsługi narzędzi pracy;
5) wyłączenia obowiązku przeprowadzania szkoleń okresowych pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych, niezależnie od rodzaju przeważającej działalności pracodawcy.
Miejsce wykonywania pracy zdalnej
PROBLEM Czy podczas pracy zdalnej pracodawca może od pracownika wymagać przebywania w określonym miejscu? Czy pracownik może np. pojechać do innego miasta lub nad morze, ale w godzinach pracy być dostępny i wykonywać pracę przy komputerze?
ODPOWIEDŹ Pracownik będzie mógł pracować zdalnie w miejscu przez siebie wskazanym i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Ustawodawca nie przesądził, że pracować zdalnie będzie można wyłącznie w miejscu zamieszkania. W tym zakresie pozostawiona została duża dowolność dla stron stosunku pracy. Z tym jednak zastrzeżeniem, że pracownik powinien w tym zakresie współdziałać z pracodawcą. W związku z tym pracownik może zaproponować niemalże dowolne miejsce wykonywania pracy zdalnie. Jeśli zostanie ono zaakceptowane przez pracodawcę, to zostanie spełniony ustawowy warunek wskazania miejsca przez pracownika i jego uzgodnienie z pracodawcą.
Jednocześnie przy wskazywaniu miejsca wykonywania pracy zdalnie nie można zapomnieć o tym, aby umożliwiało ono wykonywanie pracy. Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy. Ponadto w tym miejscu warto zwrócić uwagę na jedno z uprawnień pracodawcy polegające na możliwości przeprowadzenia kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy czy kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.
Koszty pokrywane przez pracodawcę
PROBLEM Jakie koszty pracownika pracującego zdalnie powinien ponieść pracodawca?
ODPOWIEDŹ Pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, a także zapewnić takiemu pracownikowi instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. W przypadku pozostałych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej pracodawca jest zobowiązany je pokryć, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w dokumentach wewnątrzzakładowych.
Jednocześnie ustawodawca przewidział możliwość ustalenia przez pracodawcę i pracownika zasad wykorzystywania przez pracownika pracującego zdalnie materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w kodeksie pracy. W takim przypadku pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.
Pracodawca może też być ewentualnie zobowiązany do wypłaty pracownikowi ryczałtu zamiast obowiązku pokrycia ww. kosztów lub wypłaty ekwiwalentu. Wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu trzeba będzie wziąć pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
Regulacje wewnątrzzakładowe
PROBLEM Czy jeśli w danym zakładzie pracy nie jest i nie będzie możliwa praca zdalna, to regulacje dotyczące pracy zdalnej muszą być zawarte w dokumentach wewnątrzzakładowych?
ODPOWIEDŹ Zgodnie z nowym art. 6720 par. 1 k.p.: „zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa ‒ w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami”. Z tak sformułowanego przepisu wynika konieczność uregulowania zasad wykonywania pracy zdalnej w dokumentach wewnątrzzakładowych. Ponadto zgodnie z par. 6 ww. przepisu w ww. porozumieniu trzeba będzie określić w szczególności:
1) grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
2) zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów wskazanych w ustawie;
3) zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu;
4) zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
5) zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
6) zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
7) zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
8) zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Wobec tego, jeśli u danego pracodawcy nie będzie możliwe wykonywanie pracy w formie zdalnej, to wydaje się, że nie będzie konieczności wprowadzania regulacji wewnętrznych w tym zakresie.
Zakaz powierzania niektórych rodzajów prac
PROBLEM Co oznacza zakaz powierzania niektórych rodzajów prac w przypadku pracy wykonywanej zdalnie?
ODPOWIEDŹ Na pracodawcę jako jedną ze stron stosunku pracy zostały nałożone nowe obowiązki, nakazy i zakazy w związku z możliwością wykonywania pracy zdalnie. Jednym z przykładów takiego zakazu jest zakaz powierzania pracownikom niektórych rodzajów prac. Zgodnie z nową regulacją praca zdalna nie obejmuje prac:
1) szczególnie niebezpiecznych;
2) w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
3) z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
4) związanych ze stosowaniem lub z wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
5) powodujących intensywne brudzenie. ©℗
