Jak obliczyć podstawę wymiaru zasiłku dla pracowników samorządowych, którzy otrzymali pomniejszoną nagrodę roczną (trzynastkę)? Przy jej wyliczeniu i wypłacie jest ona pomniejszana o wynagrodzenie chorobowe i wszelkie zasiłki z ubezpieczenia chorobowego. Niektórzy z naszych pracowników otrzymali pomniejszoną trzynastkę także w związku z innymi nieobecnościami w pracy, takimi jak: oddanie krwi, urlop okolicznościowy, dwa dni z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14, praca związkowa, za które to dni pracownik mimo nieobecności otrzymuje wynagrodzenie. Czy wyliczając podstawę zasiłku chorobowego z 12 miesięcy, uzupełniamy trzynastkę o wszystkie nieobecności w pracy?

odpowiedź

Poza wynagrodzeniem zasadniczym i licznymi dodatkami do pensji pracownik sfery budżetowej może otrzymywać premie i nagrody. Przysługuje mu także dodatkowe wynagrodzenie roczne, czyli trzynastka. Podobnie jak pozostałe części składowe płacy jest ono wliczane do podstawy obliczania świadczeń chorobowych. Trzynastka jest jednak pomniejszana za czas niektórych nieobecności, nawet usprawiedliwionych.
Więcej niż sześć miesięcy
Dodatkowe wynagrodzenie roczne przysługuje pracowniom sfery budżetowej w pełnej wysokości za miniony rok kalendarzowy, pod warunkiem że pracownik przepracował cały wymagany okres. Jeżeli nie przepracuje u danego pracodawcy całego roku, to nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, pod warunkiem że okres ten wynosi co najmniej sześć miesięcy.
Od tej zasady jest jednak kilkanaście wyjątków. Zgodnie z art. 2 ust. 3 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (dalej: ustawa o trzynastkach) przepracowanie co najmniej sześciu miesięcy warunkujących nabycie prawa do wynagrodzenia rocznego nie jest wymagane w następujących przypadkach:
1) nawiązania stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego z nauczycielem i nauczycielem akademickim zgodnie z organizacją pracy szkoły (szkoły wyższej);
2) zatrudnienia pracownika do pracy sezonowej, jeżeli umowa o pracę została zawarta na sezon trwający nie krócej niż trzy miesiące;
3) powołania pracownika do czynnej służby wojskowej albo skierowania do odbycia służby zastępczej;
4) rozwiązania stosunku pracy w związku z:
a) przejściem na emeryturę, rentę szkoleniową albo rentę z tytułu niezdolności do pracy lub świadczenie rehabilitacyjne,
b) przeniesieniem służbowym, powołaniem lub wyborem,
c) likwidacją pracodawcy albo zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących pracodawcy,
d) likwidacją jednostki organizacyjnej pracodawcy lub jej reorganizacją;
5) podjęcia zatrudnienia:
a) w wyniku przeniesienia służbowego,
b) na podstawie powołania lub wyboru,
c) w związku z likwidacją poprzedniego pracodawcy albo ze zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących tego pracodawcy,
d) w związku z likwidacją jednostki organizacyjnej poprzedniego pracodawcy lub jej reorganizacją,
e) po zwolnieniu z czynnej służby wojskowej albo po odbyciu służby zastępczej;
6) korzystania:
a) z urlopu wychowawczego,
b) z urlopu macierzyńskiego,
c) z urlopu ojcowskiego,
d) z urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,
e) z urlopu dla poratowania zdrowia,
f) przez nauczyciela lub nauczyciela akademickiego z urlopu do celów naukowych, artystycznych lub kształcenia zawodowego;
6a) korzystania z urlopu rodzicielskiego;
7) wygaśnięcia stosunku pracy w związku ze śmiercią pracownika.
Okres faktycznie przepracowany
Powyższy katalog wyłączeń jest kompletny i zamknięty. Wszelkie inne nieobecności nie uprawniają do otrzymania trzynastki, co w praktyce oznacza, że ani nie powinny być wliczane do limitu dni uprawniających do otrzymania dodatkowego wynagrodzenia rocznego, ani przysługujące za nie wynagrodzenie nie stanowi podstawy naliczenia świadczenia. Potwierdza to orzecznictwo, w którym podkreśla się, że przez okresy przepracowane, o których mowa w art. 2 ustawy o trzynastkach, należy rozumieć okresy faktycznie i efektywnie przepracowane u danego pracodawcy. Z redakcji art. 2 ustawy o trzynastkach wynika zaś, że wyliczenie wymienionych w jej art. 2 ust. 3 przypadków, w których przepracowanie co najmniej sześciu miesięcy nie jest wymagane, ma charakter wyczerpujący (patrz: postanowienie Sądu Najwyższego z 10 maja 2018 r., sygn. akt II PK 173/17; wyrok SN z 18 października 2011 r., sygn. akt I PK 263/10; uchwała SN z 7 lipca 2011 r., sygn. akt III PZP 3/11).
W konsekwencji uznaje się, że zarówno absencje spowodowane chorobą, jak i inne nieobecności niewymienione w art. 2 ust. 3 ustawy o trzynastkach, tj. opieka nad dzieckiem do lat 14, urlopy okolicznościowe, honorowe krwiodawstwo – nie mogą być wliczane do okresu uprawniającego do otrzymania dodatkowego wynagrodzenia rocznego. [przykład 1]

przykład 1

Długotrwałe zwolnienie
W 2021 r. pracownik samorządowy przebywał na długotrwałym zwolnieniu lekarskim w okresie od 1 stycznia do 15 kwietnia. Dodatkowo od 1 do 14 września sprawował opiekę nad chorym rodzicem. Wykorzystał też dwa dni opieki nad dzieckiem do lat 14 – 30 i 31 grudnia. Mimo kilku nieobecności przepracował co najmniej sześć miesięcy warunkujących powstanie prawa do trzynastki i zostanie mu ona obliczona z wynagrodzenia za pracę, którą wykonywał w okresie od 16 kwietnia do 31 sierpnia oraz od 15 września do 29 grudnia. Z podstawy należy wyłączyć okresy choroby oraz opieki nad chorym członkiem rodziny.

przykład 2

Przeciętne miesięczne wynagrodzenia
Pracownik stał się niezdolny do pracy z powodu choroby 1 marca 2022 r. Poza wynagrodzeniem zasadniczym przysługuje mu dodatkowe wynagrodzenie roczne. W 2021 r. przepracował on 223 dni robocze, 29 dni był niezdolny do pracy, pobierając zasiłek chorobowy, a 16 dni sprawował opiekę i pobierał zasiłek opiekuńczy. W roku tym pracownik miał obowiązek przepracować 266 dni roboczych. Wynagrodzenie dodatkowe za ten rok zostało zmniejszone, nie zostało bowiem wypłacone za 29 dni niezdolności do pracy z powodu choroby i za 16 dni sprawowania opieki. Wypłacone pracownikowi wynagrodzenie roczne, po pomniejszeniu o kwoty potrąconych składek, wyniosło 3260 zł. Należy je uzupełnić do kwoty, jaką pracownik otrzymałby, gdyby przepracował cały rok. Po uzupełnieniu wynagrodzenie to wynosi:
3260 zł : 223 dni × 266 dni = 3888,92 zł.
Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego należy uwzględnić przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownika za okres od marca 2021 r. do lutego 2022 r. oraz 1/12 uzupełnionego dodatkowego wynagrodzenia rocznego wypłaconego za poprzedni rok kalendarzowy.
Uzupełnianie podstawy wymiaru
Zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa) trzynastka stanowi podstawę świadczeń chorobowych. Składniki przysługujące za okresy roczne wlicza się więc do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeśli zaś składnik ten nie zostałby wypłacony do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków chorobowych, to do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się składniki wypłacone za okres poprzedni. Dokonuje się tego po ewentualnym uzupełnieniu, na co wskazuje z kolei art. 38 ust. 2 ustawy zasiłkowej. I tak oto, jeżeli w okresie przyjmowanym do podstawy ubezpieczony będący pracownikiem nie osiągnął wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego składnik ten się uzupełnia.
Co do zasady uzupełnienie dotyczy wszystkich okresów usprawiedliwionej nieobecności, za które pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie. Będzie to więc m.in. choroba pracownika, zwolnienie lekarskie z tytułu sprawowania opieki, świadczenie rehabilitacyjne, urlop macierzyński czy urlop wychowawczy i bezpłatny albo strajk. Wszystkie wymienione absencje są nieobecnościami usprawiedliwionymi, dlatego należy je w pełni brać pod uwagę, ustalając hipotetyczną wysokość trzynastki dla celów ustalenia podstawy wymiaru świadczeń chorobowych.
Jak wskazuje ZUS w „Komentarzu do ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa – wybrane zagadnienia” w pkt 302 na str. 96: „Składnik roczny, którym jest dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastka), może być uzupełniony z zastosowaniem metody przewidzianej dla zmiennych składników wynagrodzenia, tj. kwotę otrzymanego składnika rocznego, po pomniejszeniu o kwotę potrąconych składek, dzieli się przez liczbę dni przepracowanych w roku kalendarzowym oraz mnoży przez liczbę dni, którą pracownik przepracowałby w roku kalendarzowym, albo z zastosowaniem metody przewidzianej dla stałych składników wynagrodzenia, tj. może być przyjęty w kwocie, którą pracownik otrzymałby, gdyby w danym roku kalendarzowym nie chorował, a więc w kwocie równej 8,5% sumy pełnego wynagrodzenia, które pracownik otrzymałby w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie”. [przykład 2]
Co z pozostałymi nieobecnościami
W przypadku innych nieobecności usprawiedliwionych i płatnych, tj. opieki nad dzieckiem do lat 14 lub urlopem okolicznościowym, zasada jest taka sama jak przy pozostałych usprawiedliwionych nieobecnościach. Gdy w okresie, z którego wynagrodzenie jest przyjmowane do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, pracownik był nieobecny w pracy z powołanych przyczyn i w związku z tym nie osiągnął pełnego wynagrodzenia, przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego należy:
  • wyłączyć wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w tych miesiącach czasu pracy,
  • przyjąć – po uzupełnieniu – wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w tym miesiącu czasu pracy.
Zasada ta ma zastosowanie zarówno w sytuacji, gdy w podstawie wymiaru zasiłku jest uwzględniane wynagrodzenie za 12 kalendarzowych miesięcy zatrudnienia, jak i wtedy, gdy podstawa wymiaru jest ustalana z okresu krótszego.
!Zgodnie z zasadą określoną w art. 38 ust. 2 ustawy zasiłkowej, jeżeli w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru zasiłku, pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia, gdyż był nieobecny w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, np. chorował, opiekował się dzieckiem, korzystał z urlopu bezpłatnego, ustalając podstawę wymiaru zasiłku, należy ją uzupełnić o te nieobecności.
Podstawa prawna
• art. 2 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1872)
• art. 42 ust. 3 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1133; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1834)