Czy gmina może mieć dwa porozumienia w sprawie programu „Poznaj Polskę”? Czu wydatki niewygasające zaewidencjonowane na koncie 903 wykazać je w zbiorczym sprawozdaniu Rb-28S? Czy materiały budowlane podlegają inwentaryzacji, jeżeli prace mają trwać także w 2022 r.?
Czy gmina może mieć dwa porozumienia w sprawie programu „Poznaj Polskę”? Jak biuro podróży powinno rozliczyć wycieczkę, w której udział brali uczniowie różnych klas? Czy wystawienie w tym przypadku jednej faktury, np. z adnotacją 'wycieczka Wrocław', będzie właściwe?
Analizując podane zagadnienie, w pierwszej kolejności warto zwrócić uwagę na zakres programu „Poznaj Polskę”. W tym zakresie na stronie internetowej https://www.gov.pl/web/edukacja-i-nauka/poznaj-polske m.in. wskazano, że przedmiotem przedsięwzięcia jest wsparcie organów prowadzących publiczne i niepubliczne szkoły w realizacji zadań mających na celu uatrakcyjnienie procesu edukacyjnego dzieci i młodzieży poprzez umożliwienie im poznawania Polski, jej środowiska przyrodniczego, tradycji, zabytków kultury i historii oraz osiągnięć polskiej nauki. Ponadto na uwagę zasługuje, że przyznawane przez resort w formie dotacji celowej środki finansowe są przeznaczane na dofinansowanie wycieczek szkolnych związanych z priorytetowymi obszarami edukacyjnymi wskazanymi przez ministra w odrębnym komunikacie w każdym roku realizacji przedsięwzięcia. W ramach tych obszarów MEiN ogłasza na swojej stronie wykazy punktów edukacyjnych dla trzech grup wiekowych (klasy I–III szkół podstawowych, klasy IV–VIII szkół podstawowych oraz szkoły ponadpodstawowe).
Szczegółowe zaś kwestie związane z przyznawaniem środków oraz składaniem wniosków zostały uregulowane w komunikacie ministra edukacji i nauki z 27 sierpnia 2021 r. o ustanowieniu przedsięwzięcia pod nazwą „Poznaj Polskę” na podstawie art. 90w ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty. W pkt II tego dokumentu czytamy, że:
„1. Warunkiem udziału w przedsięwzięciu jest złożenie przez wnioskodawcę wypełnionego formularza ogólnego wniosku o dofinansowanie wycieczki zwanego dalej «formularzem ogólnym» oraz wniosku o dofinansowanie wycieczki, zgodnie z warunkami niniejszego komunikatu.
2. Wnioskodawca może złożyć dla każdej szkoły, której jest organem prowadzącym szkołę:
a) dla szkoły podstawowej – maksymalnie dwa wnioski o dofinansowanie wycieczki (jeden wniosek dla klas I–III oraz jeden wniosek dla klas IV–VIII),
b) dla szkoły ponadpodstawowej – maksymalnie jeden wniosek o dofinansowanie wycieczki;
c) w przypadku zespołu szkół – maksymalnie dwa wnioski o dofinansowanie wycieczki dla szkoły podstawowej oraz maksymalnie jeden wniosek o dofinansowanie wycieczki dla każdej szkoły ponadpodstawowej, wchodzących w skład zespołu”.
Wskazane regulacje dotyczą więc liczby możliwych do złożenia wniosków o dofinansowanie wycieczek – w zależności od rodzaju szkoły. Z innych informacji na zamieszczonych na stronie MEiN na uwagę zasługuje też stanowisko, zgodnie z którym „jedno dofinasowanie nie jest przyznawane na klasę, lecz na wycieczkę. W wycieczce mogą wziąć udział dzieci z różnych klas w ramach grupy wiekowej. Maksymalna ilość uczestników wyjazdu nie została wyznaczona”.
Co zaś się tyczy faktury dokumentującej wydatek na organizację wycieczki przez biuro podróży, to ani przywołany wyżej komunikat, ani inne dokumenty nie wskazują szczegółowo wymogów dla dokumentowania wspomnianych wydatków. Warto jednak zwrócić uwagę na zapisy ujęte we wzorcowym porozumieniu o udzielenie wsparcia finansowego na realizację zadania w ramach przedsięwzięcia ministra edukacji i nauki pod nazwą: „Poznaj Polskę”, gdzie w par. 4 pkt 1 i 2 podano, że:
„Wykonawca jest zobowiązany do:
1) prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej zadania, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r. poz. 217, z późn. zm.), w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych;
2) opisywania dokumentów stanowiących podstawę wydatkowania środków finansowych następującą treścią: «płatne ze środków Ministerstwa Edukacji i Nauki na podstawie porozumienia nr…. z dnia…….., w kwocie…..zł»”.
Wskazane zapisy porozumienia wymagają więc od wykonawców dokonania pewnych szczególnych czynności dokumentujących wydatek na wycieczki. Po pierwsze wprowadzono obowiązek prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej. Po drugie nałożono wymóg opisywania dokumentów stanowiących podstawę wydatkowania środków odpowiednim sformułowaniem. Ponadto należy też pamiętać, o innej wskazówce resortu, zgodnie z którą „dowodem księgowym dokumentującym poniesienie wydatku jest faktura VAT wystawiona na organ prowadzący szkołę, który odpowiada przed MEiN za wydatkowanie dotacji”.
Zatem z powyższego należy wnioskować, że twórcy programu „Poznaj Polskę” nie przewidzieli specjalnych wymogów, co do sposobu opisywania wydatku na fakturze VAT. Przy czym nałożono wspomniane wyżej powinności dotyczące m.in. odpowiedniego opisywania dokumentów wydatkowych czy prowadzenia odrębnej dokumentacji finansowo-księgowej.
Podsumowanie. Z komunikatu ministra edukacji i nauki z 27 sierpnia 2021 r. o ustanowieniu przedsięwzięcia pod nazwą „Poznaj Polskę” oraz innej dokumentacji należy wnioskować, że gmina może być stroną więcej niż jednego porozumienia (dwa wnioski w przypadku szkół podstawowych według wskazówek z ww. komunikatu). Nie ma przeciwwskazań, aby faktura zawierała opis w postaci jednej pozycji (wycieczka), jednocześnie wykonawca ma obowiązek zapewnić wyodrębnienie wydatku pod względem finansowo-księgowym.
Podstawa prawna
art. 90w ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1327; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1237)
W naszej gminie zostanie podjęta uchwała w sprawie tzw. wydatków niewygasających. Będą one zaewidencjonowane na koncie 903. W związku z tym mam wątpliwość, czy wykazać je w zbiorczym sprawozdaniu Rb-28S?
Z kontekstu podanego stanu faktycznego należy wnioskować, że chodzi o tzw. wydatki niewygasające. Mają one źródło normatywne w ustawie z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Z treści art. 263 tego aktu m.in. wynika, że niezrealizowane kwoty wydatków budżetu jednostki samorządu terytorialnego wygasają (z zastrzeżeniem ust. 2 i 4) z upływem roku budżetowego. Organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego może ustalić, w drodze uchwały, wykaz wydatków, do których nie stosuje się ust. 1, oraz określić ostateczny termin dokonania każdego wydatku ujętego w tym wykazie w następnym roku budżetowym. Ponadto w wykazie tym ujmuje się wydatki związane z realizacją umów:
1) w sprawie zamówienia publicznego;
2) które zostaną zawarte w wyniku zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w którym dokonano wyboru wykonawcy.
Z kolei ostateczny termin dokonania wydatków, które nie wygasają z upływem roku budżetowego, upływa 30 czerwca roku następnego.
Jak trafnie podano w zapytaniu, do ewidencji środków niewygasających służy konto 903 „Niewykonane wydatki”. Służy ono do ewidencji niewykonanych wydatków zatwierdzonych do realizacji w latach następnych. Na stronie Wn konta 903 ujmuje się wartość niewykonanych wydatków zatwierdzonych do realizacji w latach następnych w korespondencji z kontem 904. Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego saldo konta 903 przenosi się na konto 961.
Środki te powinny także zostać wykazane w sprawozdaniu Rb-28S. Jest to sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej/jednostki samorządu terytorialnego. Z punktu widzenia podanego zapytania kluczowe zapisy zostały zawarte w załączniku nr 36 do ww. rozporządzenia (Instrukcja sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego). W par. 8 ust. 2 pkt 3 tego aktu wykonawczego postanowiono, że:
„§ 8 (…)
2. Sprawozdania sporządza się następująco:
(…)
3) w kolumnie «Wydatki wykonane» wykazuje się zrealizowane wydatki na podstawie danych księgowości analitycznej do rachunku bieżącego; w sprawozdaniu miesięcznym za grudzień oraz w sprawozdaniu rocznym w kolumnie «Wydatki wykonane» wykazuje się zrealizowane wydatki, w tym wydatki, które nie wygasły z upływem roku budżetowego oraz wydatki zrealizowane w ramach funduszu sołeckiego”.
Podsumowanie. Wydatki niewygasające, które „przejdą” do realizacji na roku budżetowy 2022, powinny być wykazane w zbiorczym sprawozdaniu Rb-28S. Zaniechanie w tym zakresie stanowiłoby naruszenie przepisów o sprawozdawczości budżetowej.
Podstawa prawna
art. 263 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 305; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1773)
rozporządzenie ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 342)
rozporządzenie ministra rozwoju i finansów z 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1564; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 964)
Gmina planuje dokonać zakupu w grudniu materiałów budowlanych, w tym kostki brukowej, aby wykonać chodnik wzdłuż budynku urzędu. Czy podlegają one inwentaryzacji, jeżeli prace mają trwać także w 2022 r.? Może należy je ująć tylko w kosztach z pominięciem ewidencji ilościowo-wartościowej i ewidencji ilościowej?
Z art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości wynika, że jednostki na ostatni dzień każdego roku obrotowego przeprowadzają inwentaryzację aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji (z zastrzeżeniem pkt 3), a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.
Z kolei, jeśli kierownik jednostki podejmie decyzję o odpisaniu w koszty wartości materiałów na dzień ich zakupu – uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę – to zgodnie z art. 17 ust. 2 pkt 4 ww. ustawy należy to działanie połączyć z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy.
Z zestawienia ww. regulacji prawnych należy wnioskować, że zaniechanie przeprowadzenia inwentaryzacji przedmiotowych materiałów budowlanych ujętych w koszty na koniec roku budżetowego będzie skutkowało naruszeniem przepisów. Co istotne, wskazane zaniechanie wtórnie będzie także skutkowało w sferze dyscypliny finansów publicznych. W tym zakresie na uwagę zasługuje art. 18 pkt 1 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Zgodnie z nim naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy o rachunkowości.
Natomiast odpowiedzialnym za ewentualne naruszenia w zakresie inwentaryzacji będzie kierownik jednostki, w przypadku gminy – wójt gminy. Warto bowiem wspomnieć, że zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych kierownik jednostki odpowiada za całość gospodarki finansowej, obejmującej również obowiązki w zakresie rachunkowości, w tym przeprowadzenie inwentaryzacji składników majątkowych w terminie zgodnym z obowiązującymi w tym zakresie przepisami o rachunkowości. Odpowiedzialność kierownika jednostki za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury wynika także z art. 4 ust. 5 zd. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2 ustawy.
Podsumowanie. W podanych uwarunkowaniach prawnych niezbędne jest przeprowadzenie do końca br. inwentaryzacji materiałów budowlanych. W przeciwnym razie wójt narazi się nawet na naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Ujęcie w tzw. kosztach nie będzie wystarczające.
Podstawa prawna
art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U z 2021 r. poz. 217)
art. 18 pkt 1 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 289)
art. 53 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 305; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1773)
Uwaga! Wzór instrukcji inwentaryzacyjnej wraz z opisem znajduje się w Poradniku Rachunkowości Budżetowej nr 10/2021. Ponadto w e-dodatku specjalnym można tam znaleźć komplet druków przydatnych w inwentaryzacji.
