Jak planować i rozliczać czas pracy w instytucjach kultury

Przepisy regulujące czas pracy pracowników instytucji kultury zostały zawarte w art. 26b–26f ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (dalej: ustawa o działalności kulturalnej). Stosuje się je do wszystkich pracowników instytucji kultury niezależnie od rodzaju wykonywanej pracy. W szczególności nie dotyczą one wyłącznie pracowników artystycznych. Regulacje te stosuje się bez względu na zakres działalności instytucji kultury oraz podmiot pełniący funkcję organizatora.

Przykładowo warto wskazać, że rekompensata pracy w godzinach nadliczbowych w gminnym ośrodku kultury odbywa się na zasadach określonych w art. 151¹ i 151² k.p., a nie na podstawie art. 42 ust. 4 ustawy o pracownikach samorządowych.

Minimalny okres harmonogramowy

Rozkład czasu pracy to ustalony przez pracodawcę sposób organizacji czasu pracy pracowników. Może on mieć charakter względnie stały – gdy jest określony w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu o czasie pracy – albo okresowy, gdy przyjmuje formę harmonogramu (grafiku) czasu pracy.

Pojęcie „rozkład czasu pracy” obejmuje zarówno godziny, jak i dni pracy, a w niektórych przypadkach – w szczególności przy stosowaniu przerywanego systemu czasu pracy – także przerwy w pracy.

Harmonogramy (grafiki pracy) są niezbędne wszędzie tam, gdzie występuje zmienność pór wykonywania pracy zarówno w zakresie godzin, jak i dni pracy. W praktyce dotyczy to wszystkich sytuacji, w których nie został ustalony stały rozkład czasu pracy.

Zgodnie z art. 129 k.p. harmonogramy czasu pracy sporządza się na okresy co najmniej miesięczne. W instytucjach kultury obowiązuje jednak odrębna regulacja. Art. 26b ust. 2 ustawy o działalności kulturalnej stanowi, że rozkłady czasu pracy (harmonogramy czasu pracy) pracowników instytucji kultury ustala się na okresy nie krótsze niż 2 tygodnie.

Uwaga! Mimo że regulacja dotycząca dwutygodniowych harmonogramów została umieszczona w art. 26b ustawy o działalności kulturalnej, który odnosi się do przedłużonych okresów rozliczeniowych czasu pracy, należy przyjąć, że harmonogramy obejmujące okresy 2-tygodniowe mogą być tworzone dla wszystkich pracowników instytucji kultury niezależnie od okresu rozliczeniowego, jakim są objęci.

Okres 2-tygodniowy jest minimalnym okresem, na jaki na podstawie przepisów można tworzyć harmonogramy dla pracowników instytucji kultury. Jak najbardziej możliwe jest planowanie czasu pracy na okresy dłuższe, np. miesięczne. Przy większej stabilności i przewidywalności organizacji pracy w danej grupie stanowisk dłuższe okresy harmonogramowe mogą być rozwiązaniem bardziej praktycznym i bezpiecznym organizacyjnie.

Warto zwrócić uwagę na powiązanie harmonogramów z okresem rozliczeniowym czasu pracy. W przypadku harmonogramów miesięcznych plan pracy z reguły mieści się w jednym okresie rozliczeniowym, co upraszcza rozliczenia czasu pracy. Przy planowaniu pracy w cyklach dwutygodniowych często dochodzi natomiast do sytuacji, w której jeden harmonogram obejmuje częściowo dwa różne okresy rozliczeniowe.

Ustawa o działalności kulturalnej nie wskazuje, z jakim wyprzedzeniem pracownicy instytucji kultury mają otrzymać harmonogramy. Jest to więc kwestia nieuregulowana w przepisach szczególnych. W takim przypadku należy sięgnąć do odpowiednich regulacji kodeksu pracy – trzeba zachować wyprzedzenie 7-dniowe przed rozpoczęciem okresu objętego harmonogramem.

Dni wolne od pracy

Istotne odrębności w zakresie udzielania dni wolnych wynikają z art. 26d ustawy o działalności kulturalnej. Przepis ten dopuszcza udzielanie pracownikom instytucji kultury dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy łącznie z urlopem wypoczynkowym. Nie mamy zatem zawężenia rozliczenia dni wolnych do okresu rozliczeniowego czasu pracy, tak jak ma to miejsce na gruncie przepisów k.p.

Uwaga! Dni wolne mogą być zatem udzielane poza okresem rozliczeniowym, jeżeli są połączone z należnym pracownikowi urlopem wypoczynkowym. Co do zasady – urlop powinien być udzielony w roku, w którym przysługuje. W konsekwencji więc najbezpieczniej jest przyjąć, że dni wolne, nawet jeżeli są udzielane po zakończeniu okresu rozliczeniowego, to jednak nie w innym roku kalendarzowym, a jeżeli już, to w połączeniu z urlopem pozostałym z zakończonego roku.

Jeżeli w danej instytucji kultury nie udaje się w sposób stały zapewnić minimalnej liczby dni wolnych wynikających z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy w okresie rozliczeniowym, to odrębna regulacja pozwalająca na ich udzielanie po jego zakończeniu – nawet w połączeniu z urlopem wypoczynkowym – nie rozwiąże problemu.

Co więcej, może ona prowadzić do dalszych trudności organizacyjnych. W kolejnym okresie rozliczeniowym sytuacja może bowiem wyglądać podobnie, przy czym dodatkowo pojawi się konieczność udzielenia pracownikowi dni wolnych przeniesionych z poprzedniego okresu.

Regulację zawartą w art. 26d ustawy o działalności kulturalnej należy zatem traktować jako rozwiązanie o charakterze wyjątkowym. Powinna ona służyć przesunięciu rozliczenia pojedynczych dni wolnych, powstałych w związku z koniecznością wykonywania dodatkowej pracy oraz brakiem realnej możliwości ich udzielenia w trwającym okresie rozliczeniowym, a nie jako mechanizm systemowego naprawiania organizacji czasu pracy.

Praca w niedziele i święta

Niedziele i święta, wskazane w przepisach o dniach wolnych od pracy, są dniami, w których praca może być planowana, jeżeli mieści się w katalogu prac określonych w art. 151¹⁰ k.p. Wśród wymienionych tam prac znajduje się m.in. zatrudnienie przy wykonywaniu prac koniecznych ze względu na ich użyteczność społeczną oraz codzienne potrzeby ludności.

W tej grupie ustawodawca wskazał kilka rodzajów zakładów pracy, w tym zakłady prowadzące działalność w zakresie kultury. Oznacza to, że praca w niedziele i święta w instytucjach kultury może być zarówno planowana w harmonogramach czasu pracy, jak i zlecana w razie powstania nieprzewidzianej potrzeby jej wykonywania. Dotyczy to wszystkich pracowników instytucji kultury niezależnie od zajmowanego stanowiska.

Zgodnie z art. 151¹² k.p. pracownik wykonujący pracę w niedziele powinien korzystać co najmniej raz na cztery tygodnie z niedzieli wolnej od pracy. Przez wolną niedzielę rozumie się wolny czas obejmujący cały przedział czasowy uznawany za pracę w niedzielę.

Zasada ta została wyłączona w stosunku do pracowników instytucji kultury, co oznacza, że praca może być planowana/zlecana nawet w każdą niedzielę.

Ustawa o działalności kulturalnej nie wprowadza odrębnej definicji przedziału czasowego uznawanego za pracę w niedzielę lub święto. W tym zakresie zastosowanie znajdują przepisy kodeksu pracy. Zgodnie z art. 151⁹ par. 2 k.p. za pracę w niedziele i święta uważa się pracę wykonywaną pomiędzy godz. 6.00 danego dnia a godz. 6.00 dnia następnego, chyba że u pracodawcy ustalono inne godziny graniczne.

Przepisy wprost dopuszczają zatem wyznaczenie w regulacjach wewnętrznych (układ zbiorowy pracy, regulamin pracy, obwieszczenie o czasie pracy) innych przedziałów czasowych, w których realizowana praca będzie uznawana za pracę odpowiednio w niedzielę lub święto. Przy braku regulacji wewnętrznych zaś obowiązuje zakres czasowy wskazany w art. 151⁹ par. 2 k.p.

Ma to istotne znaczenie przy rozliczaniu pracy w niedziele i święta oraz przy ustalaniu należnych dni wolnych. Przykładowo przy braku zmiany godzin granicznych praca wykonywana w poniedziałek kalendarzowy w godzinach od 5.00 do 13.00 stanowi pracę przypadającą na dwa różne dni. Czas od 5.00 do 6.00 jest bowiem jeszcze traktowany jako praca w niedzielę.

System przerywany czasu pracy

W części instytucji kultury organizacja pracy w ciągu doby obejmuje różne pory dnia, w szczególności godziny poranne oraz popołudniowe lub wieczorne, co jest typowe m.in. dla prób i przedstawień. W odniesieniu do pracowników zatrudnianych w takim modelu przydatne jest stosowanie przerywanego czasu pracy.

System przerywanego czasu pracy polega na ustalaniu w harmonogramach czasu pracy nie więcej niż jednej przerwy w ciągu dnia, w wymiarze nie dłuższym niż pięć godzin. Przerwa nie jest wliczana do czasu pracy.

Istotną odrębnością względem ogólnych zasad kodeksu pracy jest przewidziana w ustawie o działalności kulturalnej możliwość łączenia systemów czasu pracy. W instytucjach kultury dopuszczalne jest bowiem jednoczesne stosowanie systemu przerywanego oraz systemu równoważnego czasu pracy.

Przy takim połączeniu możliwe jest m.in. zaplanowanie w ramach jednej doby 10 godzin pracy przedzielonych dwugodzinną przerwą. Dopuszczalne jest również zaplanowanie jednego dnia 12 godzin pracy bez przerwy, a innego dnia np. sześciu godzin pracy przedzielonych pięciogodzinną przerwą.