Duże firmy jako pierwsze zostały objęte obowiązkiem wysyłki plików JPK. Największe podmioty musiały przygotować się do nowych obowiązków jeszcze w 2016 roku. 1 stycznia 2017 roku dołączyli do nich przedsiębiorcy z sektora MŚP. Przyszedł czas na mikroprzedsiębiorców, którzy od stycznia 2018 roku będą musieli składać pliki JPK_VAT. Podmioty te dodatkowo od 1 lipca 2018 r. będą musiały składać pozostałe struktury JPK na żądanie organów podatkowych.
- Mikrofirm jest 1,7 mln i dlatego nie warto zwlekać do ostatniej chwili. Dostęp do pomocy może być bowiem utrudniony. Według danych MF, ponad 70 proc. tych firm nie posiada jeszcze żadnego systemu informatycznego. Czasu zostało niewiele, więc warto przygotować się wcześniej – mówi Paweł Dobrzyniecki z Comarch.
Jak zabezpieczyć przesyłane pliki?
Podobnie jak ewidencja VAT, tak i inne pliki w ramach JPK muszą być przesyłane drogą elektroniczną. Mowa o danych, które odzwierciedlają kondycję finansową firm, stąd przedsiębiorcy obawiają się przesyłania ich w wirtualną przestrzeń. Ministerstwo Finansów zapewnia jednak, że każda informacja, która w ramach JPK trafi do urzędników podlega tajemnicy skarbowej oraz przepisom prawa o ochronie danych osobowych. Co więcej, dla danych gromadzonych w ramach JPK stosowane są wszystkie rozwiązania techniczne i organizacyjne, które stosowane były dotychczas dla dowodów i deklaracji składanych drogą elektroniczną. Skorzystanie z aplikacji klienckiej MF to nie jedyna opcja wysyłki plików JPK. Podatnik może skorzystać także z oprogramowania firm komercyjnych. Jak te dbają o bezpieczeństwo danych?
- Wszelkie dane, które są przesyłane w plikach JPK, a które docelowo trafiają na serwery Ministerstwa Finansów są dokładnie zabezpieczone przed nieuprawnionym wglądem w ich zawartość. Przykładowo dane, które wychodzą bezpośrednio z programów księgowych Comarch połączeniem szyfrowanym, trafiają na serwer Ministerstwa Finansów, gdzie podlegają dalszej weryfikacji. Nikt nie ma dostępu do pliku oprócz osoby, która taki plik przygotowuje i wysyła. Dodatkowo każdy wysyłany plik jest opatrzony certyfikatem, który potwierdza dane podatnika i ich autentyczność, co oznacza, że nikt nie może się podszyć pod podatnika i złożyć fałszywego pliku – mówi Wioletta Golda z Comarch.
Na co zwrócić uwagę czyli kłopotliwy podpis elektroniczny
- Największym problemem, z którym borykają się podatnicy jest obowiązek podpisywania plików JPK_VAT podpisem kwalifikowanym. Firma musi posiadać ważny podpis, a to wiąże się dodatkowymi kosztami. Często okazywało się, że podpis, z którego podatnik chce skorzystać, stracił ważność lub jest przypisany do osoby, która nie ma prawa do wysyłki. Niezwykle istotnym obowiązkiem o charakterze formalnym jest zgłoszenie do właściwego dla podatnika urzędu skarbowego informacji o osobie fizycznej upoważnionej do składania w imieniu podatnika deklaracji (JPK_VAT) za pomocą środków komunikacji elektronicznej na urzędowym formularzu UPL-1. Bardzo często problemy dotyczące podpisów wychodziły w ostatniej chwili, czyli w dniu kiedy mijał termin obowiązkowej wysyłki. Firmy były w bardzo trudnej sytuacji i musiały szybko zaopatrzyć się w bezpieczny podpis kwalifikowany lub zadbać o jego aktualizację – tłumaczy Wioletta Golda.
Doświadczenia innych firm przestrogą dla mikroprzedsiębiorców
-Przeszkodą, która musiała zostać rozwiązana w firmach przekazujących plik JPK były niewypełnione wszystkie obowiązkowe dane Po pierwsze, podatnicy muszą pamiętać o tym, że dane nie mogą być wprowadzane zbiorczą kwotą, a każda faktura musi być wprowadzana pojedynczo. Po drugie, muszą być wprowadzone wszystkie wymagane dane tj. numer identyfikacji podatkowej, adres kontrahenta, numer źródłowy dokumentu w przypadku faktur zakupu itd.– mówi Wioletta Golda
- Wątpliwości budzi obowiązek przesyłania plików co miesiąc w przypadku podatników rozliczających się kwartalnie. Ci podatnicy nadal będą mogli składać deklarację co trzy miesiące, jednak JPK_VAT będą musieli przesyłać co miesiąc. JPK_VAT za każdy miesiąc danego kwartału powinien zawierać transakcje tylko z jednego miesiąca. Suma trzech JPK_VAT ma odpowiadać kwotom wykazanym w deklaracji za dany kwartał. Te wymagania mogą zaskoczyć niektórych przedsiębiorców rozliczających się kwartalnie, bo zmuszają ich do ewidencji rejestrów VAT na bieżąco – dodaje ekspertka z Comarch.
Nieprzesłanie JPK może sporo kosztować
Co w przypadku, gdy podatnik nie prześle plików JPK lub zrobi to błędnie? Zaniedbanie nowych obowiązków firm wiąże się z sankcjami karno-skarbowymi.
- Niewysłanie pliku JPK_VAT w terminie, czyli do 25. dnia kolejnego miesiąca, w razie uznania za wykroczenie skarbowe zagrożone jest karą grzywny, która w przypadku nałożenia przez organ skarbowy może wynosić do 4 tysięcy złotych. Praktyka mandatowa pokazuje jednak, że te wartości są niższe. Do tej pory nałożono jedynie jeden mandat o wartości 300 złotych. Surowiej traktowane jest nieprzekazanie plików JPK w ramach innych struktur na żądanie fiskusa tj. odmowa przesłania wyciągów bankowych czy ksiąg rachunkowych. Tu w grę wchodzi zastosowanie przepisów o utrudnianiu kontroli podatkowej, co wiąże się ze znacznie większymi (potencjalnie nawet kilkumilionowymi) karami. W praktyce sięgają one kilku tysięcy złotych. Przypomnijmy, że obowiązek udostępnienia skarbówce danych w ramach wszystkich struktur na żądanie obejmie mikrofirmy w lipcu 2018 roku – mówi Władysław Varga z Taxpoint.