Kampania zrealizowana, a płatnik milczy. Jak skutecznie windykować w branży kreatywnej

Jak się przed tym bronić? Nie da się całkowicie wyeliminować ryzyka trafienia na nieuczciwego płatnika, ale można znacząco ograniczyć potencjalne problemy. Niestety w branży kreatywnej wciąż zdarza się, że twórcy działają „na zaufanie” albo na podstawie ustnych ustaleń. To błąd – brak pisemnej umowy to często prosta droga do problemów. Jeśli nie podpiszemy z klientem żadnej umowy ani nie mamy ustaleń na piśmie (choćby e-mailowo), nierzetelny kontrahent może zwodzić nas z płatnością miesiącami, a nawet latami. Co warto więc zrobić przed rozpoczęciem współpracy?

1. Zawrzyj umowę

Dobrze przygotowana umowa o współpracy to podstawa. Powinna precyzyjnie określać zakres prac, terminy wykonania poszczególnych etapów, harmonogram i warunki odbioru projektu. Należy wprost uzgodnić np. liczbę poprawek, których klient może zażądać w ramach ustalonego wynagrodzenia.

2. Ustal warunki płatności

W umowie należy jednoznacznie określić wynagrodzenie, termin płatności faktury oraz ewentualne kary za opóźnienie. Standardem staje się określanie terminu płatności na 7 lub 14 dni od dnia wystawienia faktury.

Zaliczka lub zadatek to kolejny element, który warto wprowadzić do umowy. Zaliczka podlega zwrotowi w razie niewykonania umowy, natomiast zadatek ma mocniejszy charakter – jeśli klient się wycofa, pieniądze można zatrzymać.

3. Zastrzeż prawa autorskie do czasu zapłaty

W branży kreatywnej często przekazujemy klientowi rezultaty naszej pracy chronione prawem autorskim (logo, grafika, film, koncepcja kampanii itp.). Powinno to nastąpić z zastrzeżeniem dokonania zapłaty. Wiele standardowych umów przewiduje, że prawa autorskie do projektu przechodzą na klienta z momentem oddania dzieła, podczas gdy płatność ma nastąpić np. 30 dni później. To niekorzystne – klient od razu dostaje możliwość korzystania z projektu, niezależnie od tego, czy zapłaci terminowo. Lepszym rozwiązaniem jest klauzula, że przeniesienie praw nastąpi dopiero z momentem zapłaty pełnego wynagrodzenia.

4. Zweryfikuj kontrahenta

Zanim rozpoczniesz współpracę, warto zapytać w środowisku, czy dana firma jest rzetelna i wypłacalna. Sprawdź też: czy kontrahent figuruje w KRS/CEIDG (formalnie istnieje i działa), czy nie widnieje w publicznych rejestrach dłużników (BIG, KRD).

Gdy płatnik składa puste obietnice

Jeśli termin płatności minął, a pieniędzy brak, należy szybko reagować. Zacznij od nieformalnego kontaktu: e-maila, telefonu do działu księgowości, przypomnienia. Jeśli mimo upływu kolejnych dni nadal brak płatności, czas na oficjalne działania. Należy wysłać wówczas pisemne wezwanie do zapłaty – najlepiej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

Warto też rozważyć negocjacje i zawarcie ugody. Często dłużnik odpowiada dopiero po otrzymaniu oficjalnego wezwania. Może proponować np. rozłożenie płatności na raty. Na tym etapie można skorzystać z pomocy profesjonalnego pełnomocnika, który wesprze w przedprocesowych rozmowach ugodowych.

Jeżeli to nie przyniesie skutku, można wysłać ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty (warto wyraźnie oznaczyć je jako ostateczne).

Kiedy czas na sąd lub kancelarię

Gdy mimo działań dłużnik nie reaguje, warto zlecić prowadzenie sprawy profesjonalistom. Jeśli wcześniej działania były podejmowane na własną rękę, prawnicy mogą przygotować przedsądowe wezwanie do zapłaty lub od razu zająć się pozwem.

Jeśli wezwania i polubowne metody zawiodły, nie pozostaje nic innego jak droga sądowa. Dla prostych spraw o zapłatę świetnym rozwiązaniem jest e-sąd, czyli elektroniczne postępowanie upominawcze (EPU).

Postępowanie odbywa się zazwyczaj bardzo szybko. Na posiedzeniu niejawnym sąd wydaje nakaz zapłaty, który doręczany jest dłużnikowi listem poleconym. Jeśli dłużnik nie wniesie sprzeciwu w terminie 14 dni, nakaz się uprawomocnia i zyskuje moc tytułu wykonawczego – można wtedy kierować sprawę do komornika. Jeżeli zaś pozwany wniesie sprzeciw, sprawa zostanie przekazana do sądu w tradycyjnym trybie.

Gdy e-sąd nie wchodzi w grę albo gdy wyrok uzyskany w EPU został zaskarżony sprzeciwem – pozostaje postępowanie przed właściwym sądem. Sporządzamy i wnosimy standardowy pozew o zapłatę – warto powierzyć jego przygotowanie profesjonalnemu pełnomocnikowi, by roszczenia były właściwie udokumentowane, a procedury dochowane.

Trzeba liczyć się z kosztami wpisu sądowego i zastępstwa procesowego. Oczywiście proces może być długotrwały, ale naliczane są odsetki za każdy kolejny dzień zwłoki w zapłacie.

Ostatni etap następuje, gdy mamy tytuł wykonawczy (np. prawomocny nakaz zapłaty lub wyrok zaopatrzony w klauzulę wykonalności), a dłużnik mimo to nie płaci. Wówczas kierujemy sprawę do komornika. ©℗