System kaucyjny na ostatniej prostej: lipiec to czas na podpisanie umów z operatorami

• PET (butelki jednorazowe do 3 l): 0,10 zł/kg
• puszki metalowe do 1 l: 0,10 zł/kg
• szklane butelki wielokrotnego użytku do 1,5 l: 0,01 zł/kg ©℗

Nowe obowiązki dla firm od 2025 r.

W praktyce wraz z wejściem w życie systemu kaucyjnego przedsiębiorcy będą musieli uwzględnić, że określone rodzaje opakowań zostaną objęte obowiązkiem kaucji. Oznacza to konieczność dostosowania całego łańcucha dostaw – od produkcji przez znakowanie po sprzedaż detaliczną.

System obejmie trzy rodzaje opakowań:

• butelki PET do 3 l,
• puszki metalowe do 1 l,
• butelki szklane wielokrotnego użytku do 1,5 l.

Za każde opakowanie będzie pobierana kaucja (0,50 zł za PET i puszki, 1 zł za szkło), która następnie zostanie przekazana operatorowi systemu kaucyjnego, odpowiedzialnemu za jej rozliczenie i ewentualny zwrot konsumentowi.

Ponadto sklepy powyżej 200 mkw. będą musiały zapewnić punkt zwrotu (mniejsze placówki mogą przystąpić do systemu dobrowolnie). To oznacza konieczność dostosowania systemów kasowych i rozdzielenia kaucji od ceny produktu.

Kaucje i poziom zbiórki – co grozi za niewykonanie?

Zgodnie z ustawą kaucyjną do końca 2025 r. poziom odzysku opakowań objętych systemem, czyli odsetek opakowań zebranych i przekazanych do recyklingu lub ponownego użycia w stosunku do liczby opakowań wprowadzonych na rynek, powinien wynieść 77 proc. W przeciwnym razie wprowadzający napoje zapłacą wspomnianą opłatę produktową. Według ekspertów EY rozliczenia, czyli przekazywanie i ewidencjonowanie pobranych i zwróconych kaucji, muszą uwzględniać różnice w opodatkowaniu VAT (np. szkło objęte jest VAT, PET i puszki – nie).

Obowiązki sklepów i punktów sprzedaży

Sklepy detaliczne – zarówno większe, jak i mniejsze, które zdecydują się przystąpić do systemu – będą odpowiedzialne za przyjmowanie zwrotów opakowań objętych kaucją, co wiąże się z obowiązkiem zapewnienia punktu zbioru, przeszkolenia personelu oraz dostosowania procesów logistycznych i raportowych. Brak współpracy z operatorem lub niedopełnienie obowiązków może skutkować sankcjami administracyjnymi (np. karami pieniężnymi nakładanymi przez wojewódzki inspektorat ochrony środowiska) oraz trudnościami w bieżącej obsłudze klientów.

Czego uczy doświadczenie innych krajów?

Wynika z nich, że przygotowania nie powinny być odkładane na ostatnią chwilę, ponieważ pośpiech prowadzi do kosztownych błędów i chaosu. Przykłady z Niemiec, Litwy, Estonii, Słowacji i Węgier pokazują konkretne problemy, z którymi borykały się tamtejsze firmy i konsumenci po starcie systemu.

• W Niemczech, gdzie system kaucyjny funkcjonuje od 2003 r., odzysk opakowań PET przekracza 98 proc. Kluczowe znaczenie miała powszechność automatów zwrotu (RVM – ang. Reverse Vending Machine, czyli urządzeń automatycznie przyjmujących opakowania i wydających zwrot kaucji) i obowiązek przyjmowania opakowań przez wszystkie placówki handlowe.
• Na Litwie, która wdrożyła system kaucyjny w 2016 r., w pierwszych miesiącach działania występowały problemy z oznaczeniami na opakowaniach i brakiem informacji w punktach sprzedaży. Obecnie poziom zwrotu butelek i puszek sięga tam 92 proc.
• W Słowacji, po wdrożeniu systemu w 2022 r., sklepy skarżyły się na brak miejsca do przechowywania zwracanych opakowań i niewystarczającą liczbę automatów. W ciągu pierwszego roku odzysk PET osiągnął poziom 70 proc., ale dopiero po znaczących korektach organizacyjnych.
• W Estonii i na Węgrzech, jak wynika z raportów organizacji Reloop i Ellen MacArthur Foundation, brak jasnych instrukcji i nieczytelne oznaczenia na opakowaniach powodowały w pierwszych miesiącach działania systemu nieporozumienia przy kasach, reklamacje i frustrację klientów.

Wnioski z tych wdrożeń są jednoznaczne: kluczowe znaczenie mają odpowiednia infrastruktura, przeszkolony personel, czytelna komunikacja z klientem oraz logistyczne przygotowanie placówek. Dzięki temu można uniknąć chaosu i w pełni wykorzystać potencjał systemu jako narzędzia prokonsumenckiego i środowiskowego.

Jak przygotować firmę krok po kroku?

Poniższa lista działań pozwoli uniknąć błędów popełnianych w innych krajach oraz efektywnie wykorzystać system kaucyjny jako szansę biznesową:

1. Zawrzyj umowę z operatorem

Wybierz operatora po analizie warunków współpracy i oferowanego wsparcia technicznego. Brak umowy od 2026 r. będzie kosztowny (tj. będzie skutkował potrójną opłatą produktową).

2. Zaktualizuj systemy sprzedaży

Kaucja musi być osobną pozycją na paragonie lub fakturze. Dostosuj system kasowy POS (z ang. Point of Sale, czyli system punktu sprzedaży) i księgowy, uwzględniając wymogi VAT. Oznacza to konieczność aktualizacji oprogramowania, tak aby każda kaucja była wykazywana jako osobna, nieopodatkowana pozycja na paragonie lub fakturze, a nie wliczana w cenę produktu. System powinien także umożliwiać śledzenie przepływu kaucji – od pobrania przy sprzedaży po jej zwrot klientowi – oraz generowanie zestawień i raportów dla potrzeb rozliczeniowych i raportowania w Bazie danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami (BDO).

3. Dostosuj etykiety i kody kreskowe

Opakowania muszą mieć odpowiednie symbole oraz kody EAN (ang. European Article Number – europejski numer artykułu), które umożliwiają jednoznaczną identyfikację produktu w systemie sprzedażowym i kaucyjnym. Błędy mogą uniemożliwić zwrot przez automat lub operatora.

4. Zapewnij punkt zbioru

Sklepy powyżej 200 mkw. muszą zapewnić punkt zbioru, czyli automat przyjmujący opakowania (np. RVM) lub stanowisko, w którym pracownik obsługi będzie przyjmował zwroty i wydawał kaucję. Wybrana forma zbioru musi umożliwiać szybkie i bezproblemowe przyjmowanie opakowań bez zakłócania pracy sklepu i tworzenia kolejek.

5. Przeszkol personel

Przygotuj pracowników do rozliczania kaucji, obsługi zwrotów oraz komunikacji z klientami.

6. Zaplanuj logistykę magazynową

Zorganizuj przestrzeń magazynową dla zwrotów, by uniknąć chaosu i kosztów.

7. Prowadź ewidencję i sprawo zdawczość

Wdrożenie schematów księgowania i raportowania ułatwi obsługę systemu BDO i raportowanie do operatora.

Ważne jest także zrozumienie roli operatora systemu kaucyjnego oraz warunków, na jakich będzie przebiegać współpraca, bo to od niej zależy płynność działania całego procesu.

O co zapytać operatora systemu?

Podpisanie umowy z operatorem to kluczowy krok do prawidłowego włączenia się firmy w system kaucyjny. [ramka 2] Choć obowiązek ten dotyczy wprowadzających napoje, to również detaliści powinni wiedzieć, z kim i na jakich zasadach będą współpracować. Warto przy tym pamiętać, że operator nie tylko organizuje odbiór opakowań, ale też zarządza obiegiem kaucji, rozliczeniami i sprawozdawczością. Z tego właśnie powodu jakość tej współpracy będzie miała realne przełożenie na codzienne funkcjonowanie sklepu czy sieci.

• lipiec – to moment na podpisanie umowy z wybranym operatorem systemu kaucyjnego. Dzięki temu możliwe będzie rozpoczęcie technicznego audytu systemów sprzedażowych oraz oznaczeń na etykietach. Wczesne podjęcie współpracy z operatorem pozwala lepiej zaplanować odbiory opakowań, ustalić zasady raportowania i zabezpieczyć wsparcie techniczne.
• sierpień – czas na wdrożenie aktualizacji systemów kasowych i ERP. Chodzi o to, aby kaucja była wykazywana jako osobna pozycja, odpowiednio opodatkowana i rozliczana. Równolegle należy rozpocząć testowanie rozwiązań magazynowych – od wyznaczenia miejsca na przechowywanie opakowań po logistykę ich odbioru.
• wrzesień – miesiąc intensywnych szkoleń dla pracowników – zarówno tych obsługujących klientów, jak i osób odpowiedzialnych za księgowość i ewidencję. Rekomendowane jest również rozpoczęcie kampanii informacyjnej dla klientów, która pomoże zbudować świadomość zasad systemu kaucyjnego i zminimalizować ryzyko nieporozumień przy kasie.
• październik – start systemu. W pierwszych tygodniach szczególnie ważne będzie bieżące monitorowanie działania punktu zbiórki, automatów oraz procesów księgowych. Warto wyznaczyć zespół koordynacyjny, który będzie reagować na pojawiające się błędy i zapewni płynność działania. ©℗

Dlatego zanim dojdzie do podpisania umowy, warto zadać kluczowe pytania dotyczące praktycznych aspektów współpracy, np.:

1) jaka będzie częstotliwości odbiorów opakowań – codziennie, kilka razy w tygodniu, czy tylko na wezwanie;

2) kto ponosi odpowiedzialność za uszkodzone, zanieczyszczone lub nieprawidłowo oznakowane opakowania – chodzi tu o sytuacje, które mogą generować spory z klientami lub straty finansowe;

3) w jaki sposób prowadzone będą rozliczenia i raportowanie – czy operator udostępni elektroniczny system sprawozdawczy, jak wygląda harmonogram przekazywania danych, czy firma będzie miała dostęp do raportów zbiorczych;

4) jakie będą dodatkowe usługi – chodzi np. o to, czy operator oferuje wsparcie przy wdrażaniu etykiet, serwis techniczny automatów czy dostępność materiałów edukacyjnych dla klientów. ©℗