Scenariusz nr 1: nieuregulowana faktura między przedsiębiorcami (b2b)

Gdy kontrahent biznesowy nie płaci faktury w terminie, przedsiębiorca powinien działać szybko i metodycznie. W transakcjach między firmami często ustalany jest konkretny termin płatności na fakturze – po jego przekroczeniu należność staje się wymagalna, bez potrzeby dodatkowych wezwań. Jak potwierdził Sąd Najwyższy w uchwale z 19 maja 1992 r. (sygn. V CSK 410/18), już sama faktura z określonym terminem może stanowić skuteczne wezwanie do zapłaty.

▶ Krok 1. Kontakt z dłużnikiem

Telefon lub e-mail z przypomnieniem o upływie terminu to pierwsze, co należy zrobić. Czasem opóźnienie wynika z przeoczenia lub przejściowych kłopotów.

▶ Krok 2. Wezwanie do zapłaty

Formalnie nie jest wymagane. Wierzyciel może dochodzić roszczenia od razu po terminie płatności, zwłaszcza gdy był on z góry oznaczony. Jednak warto wysłać pisemne wezwanie listem poleconym lub e-mailem z potwierdzeniem odbioru.

Takie przedsądowe wezwanie do zapłaty wyznacza dłużnikowi dodatkowy, krótki termin (np. 7 dni) na uregulowanie zobowiązania i informuje go o konsekwencjach (pozew, odsetki, koszty).

To korzystne rozwiązanie, ponieważ:

  • może skłonić kontrahenta do zapłaty bez sporu,
  • dokumentuje dobre intencje wierzyciela i
  • chroni przed ryzykiem obciążenia kosztami procesu.

Kodeks postępowania cywilnego (dalej: k.p.c.) w art. 101 stanowi, że pozwany, który nie dał powodu do wytoczenia sprawy i zaspokoił roszczenie niezwłocznie, nie powinien ponosić kosztów procesu. Innymi słowy, jeśli dłużnik nie kwestionował należności i był gotów zapłacić po otrzymaniu wezwania, to wierzyciel pomijający etap wezwania może wygrać sprawę, ale zostanie obciążony kosztami sądowymi. Orzecznictwo sądowe potwierdza takie podejście – a contrario z wyroku SN z 22 stycznia 1979 r. (sygn. akt II CZ 150/78) wynika, że brak wcześniejszego wezwania uzasadnia zastosowanie art. 101 k.p.c. właśnie wtedy, gdy wysokość roszczenia nie była sporna.

▶ Krok 3. Odsetki i rekompensata

Już od dnia następującego po terminie płatności wierzyciel może naliczać kontrahentowi odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. Co więcej, ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, która wdrożyła unijną dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2011/7/UE z 16 lutego 2011 r. w sprawie zwalczania opóźnień w płatnościach w transakcjach handlowych, daje wierzycielowi prawo do stałej rekompensaty za koszty windykacji o równowartości od 40 do 100 euro, w zależności od wysokości roszczenia. Kwoty tej można domagać się od dłużnika już od chwili, gdy należą się odsetki za opóźnienie, bez potrzeby osobnego wzywania do jej zapłaty. W praktyce wielu przedsiębiorców dołącza do wezwania do zapłaty informację o naliczanych odsetkach oraz tej ustawowej rekompensacie – zwiększa to presję na nierzetelnego kontrahenta.

▶ Krok 4. Postępowanie sądowe i egzekucja

Gdy polubowne metody zawiodą, pozostaje droga sądowa. W pozwie trzeba precyzyjnie określić dochodzoną kwotę (należność główna z faktury, odsetki do dnia złożenia pozwu oraz wspomniana rekompensata) i dołączyć dowody.

Warto zaznaczyć, że w sprawach B2B możliwe jest szybkie uzyskanie nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym lub nakazowym – sąd wydaje nakaz bez rozprawy, jeśli dowody są klarowne (np. podpisana przez kontrahenta faktura lub uznanie długu).

W pozwie warto:

  • wspomnieć, czy podejmowano próby polubowne oraz
  • wskazać, że pozwany został wezwany do zapłaty.

Przedawnienie roszczenia z niezapłaconej faktury B2B wynosi co do zasady 3 lata (roszczenie związane z działalnością gospodarczą – art. 118 k.c.). Po tym okresie przysługująca wierzytelność co prawda nie znika, ale dłużnik może uchylić się od zapłaty, podnosząc zarzut przedawnienia.

W związku z tym wierzyciel powinien pilnować terminów, by – w razie zbliżania się przedawnienia – podjąć kroki je przerywające (np. złożyć pozew lub wniosek o zawezwanie do próby ugodowej). Jeśli wszystko zostanie przygotowane prawidłowo, sąd wyda wyrok lub nakaz zapłaty zasądzający dochodzoną należność wraz z odsetkami i kosztami procesu.

Ważne! Prawomocny wyrok lub nakaz zaopatrzony w klauzulę wykonalności stanowi tytuł wykonawczy, na podstawie którego można prowadzić egzekucję. Wierzyciel składa u komornika wniosek o wszczęcie egzekucji i wskazuje znany majątek lub występuje o jego poszukiwanie.

W większości przypadków egzekucja komornicza skłania jednak dłużnika do zapłaty – jeśli posiada on aktywa, zostaną one spieniężone na pokrycie wierzytelności wierzyciela wraz z dalszymi odsetkami i kosztami egzekucyjnymi. Gdyby okazało się, że dłużnik nie ma żadnego majątku (egzekucja bezskuteczna), wierzyciel może wpisać takiego dłużnika do rejestru niewypłacalnych dłużników KRS, a sam tytuł wykonawczy zachowuje ważność przez sześć lat od uprawomocnienia (termin ten może być wielokrotnie przerywany przez czynności egzekucyjne, co w praktyce pozwala na dochodzenie roszczenia przez wiele lat) – można więc próbować ponownie, gdy sytuacja dłużnika się poprawi.

Scenariusz 2: konsument nie płaci firmie (b2c)

W relacji biznes – konsument (B2C) problemy z nieopłaconą fakturą wyglądają nieco inaczej niż w obrocie profesjonalnym. Z jednej strony kroki windykacyjne są podobne, z drugiej – prawo przewiduje szczególne regulacje chroniące konsumenta, o czym przedsiębiorca powinien wiedzieć, by skutecznie dochodzić swojego świadczenia.

Pierwsze etapy postępowania windykacyjnego

Gdy klient indywidualny nie płaci za towar lub usługę (np. zalega z płatnością za remont), zawsze warto najpierw skontaktować się z nim i wyjaśnić sprawę. Być może ma zastrzeżenia co do wykonanej usługi lub dostarczonego produktu – wtedy brak zapłaty może wynikać z poczucia, że świadczenie przedsiębiorcy było nienależyte. W takiej sytuacji rozmowa i ewentualne usunięcie wad to najlepsze wyjście, które pozwoli uniknąć sporu.

Jeśli jednak klient po prostu uchyla się od zapłaty, wówczas należy skierować do niego oficjalne wezwanie do zapłaty. Powinno być ono jasne, konkretne i prosto sformułowane. Warto w nim wskazać numer faktury, kwotę, i termin na dokonanie zapłaty, z zastrzeżeniem, że w razie braku płatności sprawa trafi do sądu.

Ważne! W przeciwieństwie do relacji biznesowych nie można obciążyć konsumenta rekompensatą ani innymi opłatami windykacyjnymi poza odsetkami. Warto natomiast w wezwaniu wspomnieć o naliczanych odsetkach ustawowych za opóźnienie, które należą się z mocy prawa od dnia następującego po terminie płatności.

Gdy wezwanie nie skutkuje, przedsiębiorca może wnieść pozew o zapłatę przeciw klientowi, w którym będzie dochodzić kwoty głównej plus odsetek za opóźnienie. W praktyce wiele firm korzysta z elektronicznego postępowania upominawczego – tzw. e-sądu – do dochodzenia roszczeń przeciw konsumentom. Jest to wygodne przy masowych należnościach (korzystają z tego np. operatorzy telekomunikacyjni). Pozew składa się online, a sąd w Lublinie wydaje nakaz zapłaty. Jeśli jednak pozwany wniesie sprzeciw, sprawa trafi do zwykłego sądu.

Jak sprawdzić, czy roszczenie o zapłatę jest zasadne i możliwe do wyegzekwowania

Postępowanie dowodowe w sprawach z konsumentami może poruszać dodatkowe zagadnienia: konsument może się bronić, twierdząc np., że usługa była wykonana wadliwie lub towar miał wady. Sąd rozpatrzy takie zarzuty – dlatego przed złożeniem pozwu warto upewnić się, że roszczenie jest zasadne i udokumentowane (umowa, dowód wydania towaru lub wykonania usługi, zaakceptowanie faktury przez klienta itp.).

Przedawnienie długu – kiedy firma traci prawo do odzyskania należności

Roszczenia konsumenckie przedawniają się co do zasady po trzech latach. Jednak od 2018 r. obowiązuje przepis szczególnie chroniący konsumenta-dłużnika: sąd z urzędu bierze pod uwagę upływ terminu przedawnienia w sprawach przeciwko konsumentom. Zgodnie z art. 117 par. 21 k.c., po upływie terminu przedawnienia nie można dochodzić zaspokojenia roszczenia przeciwko konsumentowi. Oznacza to, że nawet jeśli konsument nie powoła się na przedawnienie, sąd i tak jest zobowiązany oddalić powództwo, gdy stwierdzi, że roszczenie jest przedawnione. W relacji B2B jest zgoła inaczej – tam przedawnienie uwzględnia się wyłącznie na zarzut pozwanego.

Jak uzyskać nakaz zapłaty w postępowaniu sądowym przeciwko dłużnikowi

Po wniesieniu pozwu sąd może wydać nakaz zapłaty (w postępowaniu upominawczym) – jeśli z dokumentów wynika zasadność roszczenia – albo skierować sprawę na rozprawę. W przypadku braku reakcji pozwanego nakaz lub wyrok się uprawomocni. Gdy konsument złoży sprzeciw lub odpowiedź, sprawa będzie rozpoznawana na rozprawie. Jeśli wierzyciel dochował należytej staranności (świadczył prawidłowo, udowodnił wymagalność roszczenia i prawidłowo poinformował konsumenta o zobowiązaniu), to wyrok prawomocny zasądzi zapłatę należności wraz z odsetkami i kosztami procesu.

Egzekucja komornicza długu – co może zająć komornik i jak przebiega procedura

Mając tytuł wykonawczy przeciw osobie fizycznej, można skierować sprawę do komornika – podobnie jak w innych przypadkach. Komornik może zająć pensję, rachunek bankowy, ruchomości należące do dłużnika, a w ostateczności także nieruchomości. ©℗

Różnice między windykacją należności w B2B a B2C

Windykacja należności w relacjach biznesowych (B2B) różni się od dochodzenia roszczeń od konsumentów (B2C).

▶ Wezwania do zapłaty i obowiązki przedsądowe – w B2B nie ma formalnego wymogu ponownego wzywania dłużnika do zapłaty a w sprawie przeciwko konsumentowi należy go najpierw wezwać do zapłaty.

▶ Odsetki i dodatkowe opłaty – w transakcjach B2B wierzyciel ma prawo do wyższych odsetek za opóźnienie oraz rekompensaty za odzyskiwanie należności. W relacji z konsumentem obowiązują zwykłe odsetki ustawowe za opóźnienie (niższe), a wszelkie dodatkowe opłaty windykacyjne nie mają podstawy prawnej – konsument nie musi płacić nic ponad należność główną, odsetki i ewentualnie koszty procesu zasądzone przez sąd.

▶ Sąd i procedura – sprawy B2B często kwalifikują się do odrębnego postępowania gospodarczego – cechującego się większym formalizmem. Z kolei sprawy przeciw konsumentom rozpoznawane są w trybie zwykłym (postępowanie cywilne).

▶ Postępowanie dowodowe – w sądzie dochodzenie roszczeń B2B bywa prostsze dowodowo (obie strony to profesjonaliści, dokumentacja umów i faktur jest zazwyczaj klarowna). Natomiast w B2C często pojawiają się zagadnienia z zakresu prawa konsumenckiego (dotyczące np. tego, czy umowa była prawidłowo zawarta, czy postanowienia nie są abuzywne).

▶ Przedawnienie i jego skutki – terminy przedawnienia w obu przypadkach zazwyczaj wynoszą 3 lata dla roszczeń okresowych i związanych z działalnością gospodarczą. Przy czym w B2B dłużnik musi sam podnieść zarzut przedawnienia, inaczej sąd zasądzi przedawnione roszczenie. Z kolei w B2C – sąd z urzędu bada, czy nie upłynął termin przedawnienia. ©℗