Subskrybuj nas na Youtube
Zapisz się na newsletter
„Firmy zarejestrowane w KRS muszą dokonywać aż czterech oddzielnych zgłoszeń, żeby dopełnić wszystkich wymaganych przez państwo formalności związanych ze zmianą adresu. Przez absurdalne przepisy księgowi i przedsiębiorcy tracą sporo czasu, a nikomu niepotrzebne dokumenty weryfikują tysiące urzędników, których pracę mogłoby zastąpić kilka linijek kodu w rządowym oprogramowaniu” – czytamy w petycji Fundacji „Można lepiej!”, która na początku kwietnia została skierowana do sejmowej komisji ds. petycji.
Jej autorzy zwracają uwagę na to, że pomimo postępującej elektronizacji usług publicznych, wciąż mocno trzymają się rozwiązania zaczerpnięte z poprzedniej epoki. Wówczas przedsiębiorca był zmuszony do pielgrzymowania między urzędami, które nie miały efektywnego kanału wzajemnej komunikacji. Wydawać by się mogło, że wraz z wprowadzeniem coraz doskonalszych systemów podobne uciążliwości odejdą w zapomnienie. Okazuje się, że wcale tak się nie stało.
Zmiana adresu - dublowanie zgłoszeń
„Po zgłoszeniu zmiany adresu przez firmę do KRS-u i dokonaniu wpisu przez sąd, nowe dane znajdują się już w rządowym systemie, który jest dostępny w internecie. Mimo to trzeba zawiadomić urząd skarbowy o przeprowadzce na trzy oddzielne sposoby, bo informacja nie jest automatycznie przekazywana, co w dzisiejszych czasach wydawałoby się przecież logicznym rozwiązaniem” – pisze Krzysztof Kwarciak, prezes zarządu Fundacji „Można lepiej!”.
Poza zgłoszeniem zmiany siedziby (miasta, w którym mieści się spółka) przedsiębiorca musi wypełnić wniosek do CRBR (Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych) oraz zanieść do skarbówki lub złożyć elektronicznie druk NIP-8. „Jak się jest czynnym podatnikiem VAT, to na koniec pozostaje jeszcze po raz kolejny wysłać oddzielne zgłoszenie w przypadku, gdy zmienia się siedziba właściwego urzędu, co jest zazwyczaj konsekwencją przeniesienia miejsca prowadzenia działalności” – czytamy w petycji.
– Stanowisko Fundacji „Można Lepiej!” trafnie wskazuje na niedoskonałości obecnych rozwiązań legislacyjnych w zakresie obiegu informacji między rejestrami publicznymi. Mimo że dokonał się istotny postęp w cyfryzacji procesów rejestrowych (elektroniczna rejestracja spółki do KRS, Portal Rejestrów Sądowych, e-Doręczenia), brak pełnej interoperacyjności skutkuje zbędnym mnożeniem obowiązków administracyjnych – komentuje Jakub Jankowiak, radca prawny z kancelarii Filipiak Babicz.
– Obowiązek wielokrotnego zgłaszania tej samej zmiany – jak aktualizacja adresu – jest przykładem nieefektywności, którą można wyeliminować poprzez rozszerzenie zasady jednego okienka – dodaje.
Jedno okienko dla przedsiębiorcy
„W przypadku wielu rodzajów spółek przeprowadzka do innej miejscowości może wymagać jeszcze wizyty u notariusza. Dane siedziby podmiotu, zgodnie z regulacjami zawartymi w kodeksie spółek handlowych, obligatoryjnie muszą zostać wpisane do umowy spółki, której zmiana potem często wiąże się ze skomplikowanymi i kosztownymi formalnościami” – wskazuje Krzysztof Kwarciak.
Jako remedium na te niepotrzebne formalności autorzy petycji proponują, żeby formalne ujawnienie zmiany siedziby wymagało tylko zwyczajnej uchwały wspólników, a nie wizyty u notariusza. Co więcej, urzędnicy mieliby zaczytywać dane o nowym adresie spółki z KRS, a dodatkowych formularzy żądać tylko w przypadku, gdy spółka działałaby w wielu lokalizacjach.
– Rzeczywiście konieczność powiadamiania organów państwa kilkukrotnie o zmianie adresu spółki jest zbędnym wymogiem biurokratycznym. Jako praktyk popieram postulat wprowadzenia zmian w tym zakresie. Urzędy powinny zaczytywać informację na temat zmiany adresu danego podmiotu z KRS – mówi Aleksandra Zbrzeżna, adwokat i członek zespołu prawa spółek i ładu korporacyjnego w kancelarii WKB Lawyers.
Jak mówi, jej klienci skarżą się, że dziś wywiązanie się z obowiązku powiadomienia organów państwa o zmianie adresu przez spółkę dostarcza niepotrzebnych problemów. Kłopotliwa jest zwłaszcza aktualizacja danych w CRBR.
– Wymaga to bowiem podpisania odpowiedniego formularza podpisem kwalifikowanym przez członka zarządu. Z mojej praktyki wiem, że niektórzy przedsiębiorcy zapominają w ogóle o konieczności zgłoszenia tej zmiany do CRBR, a taki brak może skutkować nałożeniem kary. Zdecydowanie popieram ideę załatwienia wszystkiego w ramach jednego okienka – wyjaśnia mec. Zbrzeżna.
Wierzchołek góry lodowej
Konieczność wielokrotnego zawiadamiania organów administracji publicznej o zmianie adresu to zaledwie drobna część ogromu formalizmu państwa. Zdają sobie z tego sprawę również autorzy petycji, którzy piszą, że ta sprawa „nie jest najważniejszym problemem dla przedsiębiorców. Warto jednak usuwać z systemu podatkowego absurdalne przepisy, żeby administracja państwowa mogła się zajmować poważnymi sprawami, a kontakty ze skarbówką nie budziły skojarzeń z poruszaniem się w labiryncie”.
Jakub Jankowiak zwraca uwagę na to, że nawet stosunkowo niedawny twór prawny, tj. fundacje rodzinne, jest obsługiwany w papierowym obiegu dokumentów zamiast za pośrednictwem elektronicznego KRS. Rejestr fundacji rodzinnych nie oferuje bieżącego dostępu do danych czy możliwości pozyskiwania odpisów online.
– Nie funkcjonuje zasada jednego okienka, więc trzeba odrębnie składać zgłoszenia do US, REGON i KRK. Postępowania są przewlekłe, trwają miesiącami, a brak szybkiej informacji o dacie wpisu utrudnia ustalenie chwili uzyskania osobowości prawnej, co wiąże się ze zmianą zasad reprezentacji podmiotu i wpływa na ważność czynności prawnych. Od momentu wpisu, tj. zamieszczenia danych w systemie teleinformatycznym, do uzyskania informacji przez wnioskodawcę mija często tydzień, dwa i więcej – tłumaczy mec. Jankowiak.
– Oczekiwany kierunek zmian – zarówno przez przedsiębiorców, jak i inne podmioty podlegające wpisom do różnych rejestrów – to spójne, zintegrowane rozwiązania, które ograniczają zbędne formalności, przy zachowaniu przejrzystości i bezpieczeństwa obrotu oraz zgodnie z zasadami racjonalnego prawodawstwa – konkluduje. ©℗
/>
