Firmy wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia br. - m.in: spółki jawne, komandytowe, akcyjne oraz z ograniczoną odpowiedzialnością, spółdzielnie, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, a także fundacje i stowarzyszenia, które prowadzą działalność gospodarczą - to kolejna grupa podmiotów objętych obowiązkiem posiadania adresu do doręczeń elektronicznych (ADE). Od początku roku dotyczy to już instytucji publicznych (oprócz wymiaru sprawiedliwości), zawodów zaufania publicznego (adwokatów, radców prawnych, księgowych) oraz nowo zakładanych podmiotów gospodarczych, wpisywanych do KRS lub do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Czemu służą e-doręczenia?

System elektroniczny ma ułatwić przedsiębiorcom komunikację z administracją publiczną, eliminując listy w formie papierowej. Korespondencja przez e-doręczenia jest równoważna prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru. Cyfrowy polecony może służyć m.in. do składania wniosków, odbierania decyzji, wezwań i zawiadomień z urzędów. Korespondencja z urzędami i instytucjami publicznymi w ramach e-doręczeń jest bezpłatna, a operatorem wyznaczonym do tej usługi jest Poczta Polska.

Przedsiębiorcy mogą też komunikować się tą drogą z innymi firmami i osobami mającymi ADE. Takie usługi odpłatnie realizują podmioty, które uzyskały uprawnienia kwalifikowanego dostawcy rejestrowanego doręczenia elektronicznego i zostały wpisane do rejestru dostawców usług zaufania.

Na razie jednak zainteresowanie ze strony firm jest niewielkie. Jak nas informuje Ministerstwo Cyfryzacji, według stanu na wczoraj obowiązek posiadania adresu e-doręczeń obejmie 1 kwietnia ok. 740,5 tys. przedsiębiorców wpisanych do KRS – podczas gdy zaledwie 81 tys. firm z KRS już taki adres posiada.

Przedsiębiorcy nie wiedzą o e-doręczeniach

- Ciężko dotrzeć do wszystkich firm z informacją o wymogu posiadania adresu e-doręczeń. Rząd powinien zorganizować kampanię informacyjną skierowaną do przedsiębiorców – mówi Piotr Mieczkowski, dyrektor zarządzający fundacji Fundacji Digital Poland.

Na niedostateczne dotarcie z informacjami jako przyczynę założenia niewielu ADE wskazuje też Grzegorz Lang, dyrektor ds. prawnych w Federacji Przedsiębiorców Polskich. - Z czasem niewątpliwie e-doręczenia staną się powszechne. Tak jak każdy współczesny kanał komunikacji elektronicznej, także system e-doręczeń wyraźnie zmniejszy uciążliwość korespondowania, zwłaszcza z urzędami – uważa.

Z kolei dr Mateusz Chołodecki, adwokat, ekspert prawa telekomunikacyjnego i pocztowego, zwraca uwagę, że część podmiotów wpisanych do KRS nie prowadzi aktywnej działalności. - Więc można się spodziewać, że w ogóle nie będą zainteresowane e-doręczeniami – stwierdza.

Co spotka przedsiębiorców, którzy nie założą ADE?

Firmy, których do e-doręczeń nie przekona oszczędność czasu, trudno będzie skłonić do tej formy korespondencji. Motywacją nie może być obawa sankcji – bo ustawa nie przewiduje kar za brak ADE. - Polski system prawny opiera się na doręczeniach – zaznacza Mateusz Chołodecki. Wprawdzie sądy, trybunały, komornicy, prokuratura i organy ścigania będą miały obowiązek stosowania doręczeń elektronicznych dopiero od 1 października 2029 r., ale administracja rządowa i wiele innych podmiotów publicznych już korzysta z drogi elektronicznej. - Brak firmowego adresu e-doręczeń nie oznacza, że firma ucieknie przed korespondencją urzędową, np. w sprawie podatków lokalnych – mówi Mateusz Chołodecki. Do przedsiębiorców, których adresów nie będzie w Bazie Adresów Elektronicznych, urzędy nadal będą mogły wysyłać papierowe pisma.

- Tak samo firma niemająca adresu e-doręczeń będzie mogła od 1 kwietnia korespondować z urzędem. Nie ma bowiem przepisu, który by zamykał tradycyjną drogę korespondencji. Podmiot publiczny nie może odmówić załatwienia sprawy zgłoszonej tą drogą – stwierdza ekspert. Co więcej, ustawa o doręczeniach elektronicznych jest tak skonstruowana, że posiadanie adresu e-doręczeń wcale nie oznacza, iż można zapomnieć o papierowej korespondencji. Adwokat np. ma dowolność, w jakiej formie wyśle pismo do klienta. Także urzędnik z pewnych względów może zdecydować, że wyśle tradycyjne pismo do adresata, który założył skrzynkę elektroniczną – dodaje Mateusz Chołodecki.

Co z fikcją doręczenia?

Firmy, które nie założą skrzynki e-doręczeń, od 1 kwietnia będą więc właściwie mogły funkcjonować po staremu. - Biorąc pod uwagę sankcje i konsekwencje praktyczne, to rzeczywiście możliwe. Natomiast prawo nakłada na firmy wpisane do KRS obowiązek posiadania adresu do e-doręczeń od 1 kwietnia – podkreśla Mateusz Chołodecki.

- Nie byłoby tego problemu, gdyby adresy e-doręczeń były nadawane odgórnie, jak np. numer NIP - dodaje. - Wtedy elektroniczna droga korespondencji objęta fikcją doręczenia (pismo uważa się za doręczone, mimo że adresat go nie odebrał) skutecznie zachęciłaby do aktywowania adresu. To by wzmocniło e-doręczenia – uważa ekspert. Fikcja doręczenia obejmuje korespondencję papierową, a przy elektronicznej – firmy posiadające ADE. Przy braku skrzynki e-doręczeń – nie obowiązuje.

E-doręczenia wystartowały z problemami

Licząc wszystkie podmioty, założono już prawie 950 tys. skrzynek do e-doręczeń, z czego ponad 230 tys. należy do przedsiębiorców wpisanych do CEIDG, a ponad 40 tys. do podmiotów publicznych. Jak podaje MC, wysłano ponad 2,1 mln cyfrowych poleconych i ponad 9 mln przesyłek hybrydowych (elektroniczno-papierowych). - Największy problem jest z wydajnością tego systemu. Aktywowałem skrzynkę e-doręczeń również prywatnie i dostałem pismo z urzędu miasta. Na otwarcie pliku czekałem 15 minut. To jest irytujące i nie zachęca do tej formy korespondencji – mówi Piotr Mieczkowski.

Obowiązkowe e-doręczenia w sektorze publicznym na początku tego roku startowały z problemami. Nie wiadomo, czy podobne trudności wystąpią teraz w przypadku firm. - FFP nie dostaje sygnałów, żeby kwestia e-doręczeń nastręczała jakichś trudności. System nie jest trudniejszy do opanowania niż inne podobne systemy komunikacji elektronicznej – stwierdza Grzegorz Lang.

Resort cyfryzacji podkreśla, że harmonogram wdrożenia e-doręczeń umożliwia każdemu z podmiotów obejmowanych tym obowiązkiem okres przejściowy. - Jesteśmy przygotowani na przyjęcie kolejnej grupy, jaką są firmy zarejestrowane w KRS – deklaruje ministerstwo. - Aby ułatwić proces integracji, Centralny Ośrodek Informatyki umożliwił wszystkim podmiotom uczestniczącym w procesie dostęp do testowego środowiska integracyjnego oraz dane do wykonywania testów usługi. Dzięki temu m.in. firmy mogą w łatwy sposób sprawdzić, jak dopasować swój system do e-doręczeń – informuje nas biuro prasowe MC.