e-Doręczenia w firmie. Jak je sprawnie wdrożyć? O czym pamiętać, by uniknąć problemów?

Trzeba przeanalizować procesy wewnętrzne, wyznaczyć osoby odpowiedzialne, przeszkolić pracowników, przeprowadzić analizę ryzyka i zaktualizować dokumentację RODO. Od tego należy zacząć, aby uniknąć problemów i maksymalnie wykorzystać potencjał cyfrowej korespondencji.

Pierwszy miesiąc funkcjonowania e-Doręczeń upłynął pod znakiem poważnych trudności operacyjnych, które wywołały falę krytyki. Główne problemy dotyczyły wynikających z przeciążenia systemu opóźnień w doręczaniu przesyłek poleconych. Otwieranie skrzynek trwało kilkadziesiąt minut, a pobieranie załączników mogło zajmować nawet kilka godzin. W niektórych przypadkach odbiorcy mieli dostęp do numerów PESEL urzędników obsługujących przesyłki.

Ministerstwo Cyfryzacji wskazało, że problemy wynikały głównie z błędów w integracji systemu e-Doręczenia z systemem elektronicznego obiegu dokumentów w urzędzie (EZD). Resort zapewnił jednak, że główne problemy zostały już rozwiązane, a system powinien działać poprawnie.

Osoby korzystające z e-Doręczeń sygnalizowały, że data nadania wiadomości nie zawsze jest tożsama z datą jej odbioru przez urząd (czasami weryfikacja wiadomości trwa kilka godzin, a nawet dni). Budziło to obawy o dochowanie terminów. Ministerstwo Finansów w komunikacie z 30 stycznia 2025 r. uspokoiło, że w sprawach podatkowych prowadzonych na podstawie ordynacji podatkowej zachowanie terminu na wniesienie pisma stwierdza się na podstawie daty nadania korespondencji przez nadawcę, a nie daty jej akceptacji przez system czy odbioru przez urząd podatkowy.

System e-Doręczeń także dla podmiotów prywatnych

e-Doręczenia umożliwiają wysyłanie i odbieranie elektronicznej korespondencji, która jest traktowana jak przesyłka polecona za potwierdzeniem odbioru. System automatycznie generuje potwierdzenia nadania czy odbioru.

Organy publiczne, takie jak ZUS czy urzędy miasta, już dostarczają pisma elektronicznie (od 1 stycznia 2025 r.). Stopniowo coraz więcej instytucji publicznych będzie wykorzystywało adres do doręczeń elektronicznych, czyli ADE. Jako ostatnie – do 1 października 2029 r. – obowiązkowo wdrożą system: policja, sądy, komornicy i prokuratura. Od 1 lipca 2024 r. systemy komornicze są dostosowane do obsługi e-Doręczeń. Chętne osoby z tej grupy zawodowej mogą więc już korzystać z tej usługi.

Z e-Doręczeń mogą korzystać nie tylko instytucje publiczne, lecz także podmioty prywatne, spółki oraz osoby fizyczne. Aby jednak wymiana pism między podmiotami prywatnymi była możliwa, muszą one:

• mieć ADE;
• aktywować kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego (dalej: KURDE).

Usługa e-Doręczeń jest świadczona przez kwalifikowanych dostawców usług zaufania, odpowiedzialnych m.in. za identyfikację nadawcy i odbiorcy czy zabezpieczanie przesyłanej korespondencji. Obecnie usługę świadczą m.in.: Asseco Data Systems SA, Poczta Polska SA, Autenti sp. z o.o., KFJ Inwestycje sp. z o.o., PWPW SA.

Najważniejsze terminy na wdrożenie elektronicznej korespondencji

Obowiązek posiadania ADE od 1 stycznia 2025 r. dotyczy wielu podmiotów publicznych oraz:

• nowych podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS (są to np. spółki czy stowarzyszenia prowadzące działalność gospodarczą);
• zawodów zaufania publicznego.

Podmioty, które były wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 r., muszą mieć ADE najpóźniej 1 kwietnia 2025 r. Natomiast osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (JDG), zakładające firmę w CEIDG po 1 stycznia 2025 r., będą musiały podawać dane niezbędne do utworzenia ADE.

Takie informacje będą musiały udostępnić również prowadzący JDG przed 1 stycznia 2025 r., ale tylko w przypadku, gdy dokonają jakiejkolwiek zmiany we wpisie w CEIDG w terminie od 1 lipca 2025 r. do 30 września 2026 r. Pozostałe osoby prowadzące taką formę działalności mają czas na założenie ADE do 1 października 2026 r.

Ważny udział HR

We wdrożenie cyfrowej korespondencji w firmach powinny być zaangażowane działy administracyjne i HR. Należy określić, kto będzie odpowiedzialny za obsługę systemu (pracownik zajmujący się obsługą skrzynki do e-Doręczeń powinien mieć odpowiednio zaktualizowany zakres obowiązków).

Trzeba o tym pamiętać szczególnie w kontekście tzw. fikcji doręczeń. Oznacza ona, że po upływie 14 dni pismo, które zostało przesłane na e-skrzynkę organizacji, uznaje się za doręczone. Należy więc nie tylko uregulować kwestię odpowiedzialności, lecz także ustalić reguły zarządzania taką korespondencją przez danego pracownika. Ważne są też opracowanie procedury zastępstw za osoby odpowiedzialne za przepływ cyfrowej korespondencji oraz zaplanowanie szkoleń dla pracowników.

Obowiązki w zakresie RODO

Zanim w firmie zostanie wdrożony system e-Doręczenia,warto przeprowadzić analizę ryzyka i zaktualizować dokumentację RODO, w tym rejestry czynności przetwarzania i upoważnienia dla pracowników.Trzeba pamiętać również o tym, że w przypadku gdy obowiązek monitorowania ADE przypada osobie niebędącej pracownikiem (tylko np. współpracownikowi) lub podmiotowi, któremu firma zleca obsługę administracyjną, zabezpieczenie RODO i tajemnicy przedsiębiorstwa może się okazać jeszcze bardziej praco chłonne.

e-Doręczenia mają potencjał

Kluczową zaletą wdrożenia systemu e-Doręczenia do organizacji jest bezpieczeństwo przesyłanej korespondencji. Same wiadomości są też zabezpieczone przed zmianami, a użytkownik korzystający z ADE zawsze widzi, od kogo pochodzi dany list lub do kogo go wysyła. Do zalet z pewnością należy też wygoda korzystania z e-skrzynki – można do niej zajrzeć w każdej chwili, bo jest dostępna na wielu urządzeniach. ©℗