Przekazywanie danych na potrzeby referendum strajkowego czy adresów służbowych e-maili – to kwestia, która powinna się znaleźć w nowym urzędowym poradniku. Spór jest nie o to, co w nim umieścić, ale o to, jak rozstrzygnąć wątpliwości.
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zapowiedział powstanie osobnego poradnika dla związków zawodowych dotyczącego ochrony danych osobowych.
– Jeszcze przed objęciem stanowiska prezesa UODO mówiłem, że chciałbym stopniowo wypracowywać narzędzia, które pozwolą administratorom, podmiotom przetwarzającym i podmiotom danych na uzyskanie prawidłowej wykładni przepisów o ochronie danych. Mają pomóc w znajdowaniu rozwiązań przy stosowaniu przepisów. Poradniki są właśnie takim narzędziem i myślę, że spełniają oczekiwania – mówi Mirosław Wróblewski, prezes UODO.
Inicjatywę wydania poradnika dotyczącego przetwarzania danych osobowych przez związki zawodowe pozytywnie oceniają zarówno eksperci, jak i sami zainteresowani partnerzy społeczni. Poradnik może rozstrzygać kwestie sporne między nimi.
– Powinien wskazywać na rolę zakładowej organizacji związkowej jako administratora danych osobowych. Powinien też określać zasady postępowania z danymi osobowymi pracowników, okresy przechowywania danych i ewentualne obowiązki informacyjne. Poza tym powinny w nim się znaleźć kwestie współpracy z ekspertami spoza zakładowej organizacji związkowej czy współpracy z pracodawcą przy realizacji uprawnień w zakresie wykonywania przepisów prawa pracy – uważa Robert Lisicki, ekspert Konfederacji Lewiatan.
Praca związków zawodowych
Zwłaszcza ta ostatnia kwestia ma duże znaczenie. Ze związkami zawodowymi przeprowadza się bowiem m.in. konsultacje w sprawie przyczyn indywidualnych zwolnień. Poza tym związkowcy są zaangażowani w prace np. komisji socjalnych w zakresie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) czy komisji antymobbingowych.
– Są wątpliwości związane z udostępnianiem danych osobowych osób ubiegających się o świadczenia z ZFŚS. Przepisy stanowią, że przyznawanie świadczeń z funduszu dokonywane jest w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Często w tym zakresie działają komisje socjalne, złożone z przedstawicieli organizacji związkowych. W takim przypadku również na pierwszy plan wysuwa się konieczność uzasadnionego działania. Tym samym, w mojej opinii, komisja ma prawo do przetwarzania danych – stwierdza Paweł Galec, radca w Ogólnopolskim Porozumieniu Związków Zawodowych.
Adresy służbowe poczty elektronicznej
Zdaniem ekspertów warto, aby poradnik poruszał też kwestię możliwości pozyskania przez związki zawodowe adresów służbowej poczty elektronicznej pracowników, co dziś często jest zagadnieniem spornym.
– Ta kwestia wymaga szerszej dyskusji. W tym zakresie spór nie dotyczy jednak jedynie tego, czy służbowy e-mail pracownika stanowi dane osobowe. Zagadnienie to staje się coraz bardziej palące w obecnych realiach, tj. przy pracy zdalnej czy przy działalności ogólnokrajowych lub międzyzakładowych organizacji związkowych – wskazuje Paweł Galec.
W poradniku powinna się znaleźć także kwestia udostępniania danych na potrzeby referendum strajkowego.
– Pomimo stanowiska prezesa UODO niektórzy pracodawcy dalej nie udostępniają danych osobowych pracowników związkowi zawodowemu. Uprawnienie to nie wynika wprost z obowiązujących regulacji, jednak – w mojej opinii – bez dostępu do tych danych związek nie mógłby wykonywać uprawnień przewidzianych w przepisach dotyczących sporów zbiorowych – stwierdza Paweł Galec. ©℗
Przekazywanie danych do centrali związku nie może być dowolne
/>
Często spotykamy się z sytuacjami żądania przez związki zawodowe danych wszystkich lub większości pracowników, nie tylko będących członkami danej organizacji. Związki tłumaczą to np. koniecznością prowadzenia działań informacyjnych czy też niezbędnością dla przeprowadzenia referendum strajkowego czy wyborów społecznych inspektorów pracy. Takie żądania, w mojej ocenie, są oczywiście nieuzasadnione i naruszają prawo do ochrony danych pracowników. Niejednokrotnie dotyczy to danych tysięcy pracowników, którzy nie są zrzeszeni w związku zawodowym. Prezes UODO powinien w tym zakresie zająć jednoznaczne stanowisko, tak aby uniknąć wątpliwości w przyszłości.
Wielokrotnie zdarza się również, że związki żądają danych o wynagrodzeniu konkretnych osób. W tym zakresie od lat powszechne jest stanowisko, że pracodawca może przekazać takie dane wyłącznie za zgodą pracownika, i to bez względu na to, czy jest on członkiem danego związku, czy też nie. Analogicznie nie jest dopuszczalne przekazywanie związkowi danych o wysokości potrąconych składek od danego pracownika, jeżeli mogłoby to pośrednio ujawnić wysokość wynagrodzenia (np. w sytuacji, w której wysokość składki jest konkretnym procentem wynagrodzenia). Związki natomiast mimo to często żądają takich danych od pracodawcy.
Kolejną kwestią wymagającą wyjaśnień jest przekazywanie danych w ramach ZFŚS. Pracownicy, składając wnioski o świadczenia, wielokrotnie podają wiele bardzo istotnych danych dotyczących sytuacji finansowej, zdrowotnej czy rodzinnej. Związki uważają, że mają prawo dostępu do nich, również bez względu na przynależność związkową, twierdząc, że każde indywidualne świadczenie musi być z nimi skonsultowane. W mojej ocenie nie ma podstaw do takiego udostępniania danych i powinno to zostać wprost wskazane przez prezesa UODO.
Istotnym zagadnieniem jest też przekazywanie danych osobowych pomiędzy jednostkami danej organizacji. Dotyczy to międzyzakładowych organizacji związkowych, związków o zasięgu ogólnopolskim i konfederacji związków zawodowych. Przekazywanie danych między takimi jednostkami czy też do centrali związku również nie może być dowolne i jest dozwolone tylko, jeżeli pozwalają na to przepisy.
Warto również, aby prezes UODO w poradniku wskazał na podstawowe zasady przetwarzania danych osobowych, w tym chociażby obowiązek zachowania poufności. To, że związki zawodowe są niezależne i samorządne, nie oznacza, że nie obowiązują ich przepisy w zakresie ochrony danych. Związek, jako ich administrator, musi przestrzegać wszystkich wymogów RODO i przepisów krajowych. Musi więc nie tylko stosować środki mające na celu ochronę danych, ale również informować osoby, których dane przetwarza, o tym fakcie, oraz wykorzystywać dane tylko w celach, do których zostały pozyskane (a niestety zdarza się, że dane te wykorzystywane są chociażby do agitacji związkowej). ©℗
