Swoboda działania prokurenta spółki kapitałowej nie jest nieograniczona

Jego rola, mimo popularności, budzi wątpliwości – zarówno co do zakresu swobody działania, jak i charakteru odpowiedzialności wobec spółki za szkody wynikłe z działań podjętych bez konsultacji z zarządem. Warto to uregulować w odrębnej umowie.

Członka zarządu łączy ze spółką stosunek organizacyjny, na podstawie którego ma on obowiązek oraz uprawnienie w szczególności do reprezentacji oraz prowadzenia spraw spółki. W zależności od liczby członków zarządu oraz postanowień umowy spółki albo statutu działanie członka zarządu w szczegółach może wyglądać różnie. Ważne jest jednak, że w modelu kodeksowym członek wieloosobowego zarządu – jako organu kolegialnego – nie ma pełnej swobody działania. W zakresie ważniejszych decyzji (przekraczających zakres zwykłych czynności spółki) jest wymagana uchwała zarządu. W przypadku działania członka zarządu bez uchwały zarządu może on ponosić m.in. odpowiedzialność odszkodowawczą lub organizacyjną wobec spółki. Prokura jest natomiast szczególnym pełnomocnictwem, którego – w omawianym przypadku – spółka udziela osobie fizycznej. Prokurent jest umocowany do dokonywania czynności prawnych (a w pewnym zakresie także czynności faktycznych) ze skutkiem dla mocodawcy. Jednak – w odróżnieniu od członka zarządu – nie ma obowiązku działania.

W obszarze spraw związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa pojawia się pytanie o zakres dopuszczalnej swobody działania prokurenta, mając na uwadze, że nawet członek zarządu nie może działać w pełni swobodnie.

Z uchwałą?

Zamieszanie może wprowadzać charakterystyczne dla spółek rozróżnienie na reprezentację oraz prowadzenie spraw. I tak w uproszczeniu reprezentacja dotyczy czynności prawnych, a prowadzenia spraw – czynności faktycznych (w szczególności decyzji o podjęciu przez spółkę danego działania. Skoro prokurent jest szczególnym pełnomocnikiem, a więc ma uprawnienie do dokonywania za spółkę czynności prawnych, czy to oznacza, że nie może prowadzić jej spraw, a zatem powinien zawsze dysponować uchwałą zarządu przed podjęciem decyzji np. o zawarciu danej umowy handlowej? To zależy.

Podział na czynności reprezentacji oraz prowadzenia spraw jest istotny z perspektywy organów spółki (w szczególności zarządu), ale nie z perspektywy prokurenta. Jak już wskazano powyżej, prokurent reprezentuje spółkę w stosunkach zewnętrznych, ale nie prowadzi jej spraw. Prokurent samoistny może bowiem z mocy ustawy działać w obszarze swoich ustawowych kompetencji – bez względu na to, jak doniosłe są podejmowane działania. A działania te będą skuteczne wobec spółki bez względu na to, czy zarząd podjął stosowną uchwałę (nawet jeśli działanie stanowi przykład czynności przekraczającej zakres zwykłych czynności spółki), czy nie. Jednak nie oznacza to, że prokurent może, bez jakichkolwiek konsekwencji, podjąć samodzielną decyzję np. o zawarciu umowy angażującej spółkę w kosztowną i ryzykowną inwestycję.

Odpowiedzialność względem spółki…

Zwykle spółka poza udzieleniem prokury zawiera z prokurentem umowę precyzującą zakres jego obowiązków. Taka umowa nie zabezpiecza przed dowolnym działaniem prokurenta samoistnego w tym sensie, że jego działania nadal będą wiązać spółkę. Jednak prokurent mógłby odpowiadać odszkodowawczo, jeśli działałby odmiennie od tego, co zostało wskazane w umowie, albo jeśli zaniechałby działania pomimo istnienia obowiązku. Wielokrotnie spotkałem się jednak z sytuacjami, gdzie zarząd nie zabezpieczył spółki w stosowny sposób i nie zawarł z prokurentem dodatkowej umowy. Z czego to wynikało? Może stąd, że niejednokrotnie prokurentem jest wpływowy wspólnik, który efektywnie wykonuje w ten sposób rolę zarządczą.

...i wbrew zasadom współżycia społecznego?

W braku umowy prokurent nie może odpowiadać odszkodowawczo za niewykonanie lub niewłaściwe wykonanie zobowiązania. Prokura nie jest stosunkiem zobowiązaniowym, lecz umocowaniem danej osoby fizycznej do działania – w omawianym przypadku – za spółkę. Prokurent może jednak odpowiadać za swoje działania, jeżeli popełni czyn niedozwolony. Z tym, że spółka musiałaby dowieść, że wskutek bezprawnego i zawinionego działania prokurenta doszło do wyrządzenia jej szkody, a przy tym pomiędzy szkodą a działaniem prokurenta zachodzi związek przyczynowo-skutkowy. Oznacza to, że prokurent mógłby odpowiadać odszkodowawczo wobec spółki przede wszystkim, jeśli jego działanie naruszałoby jakąś normę prawną albo zasady współżycia społecznego.

O ile w sytuacjach podejmowania decyzji biznesowych przez prokurenta bez konsultacji z zarządem na ogół trudno byłoby mówić o niezgodności działania prokurenta z prawem, o tyle nie można wykluczyć, że takie działanie może być sprzeczne z zasadami współżycia społecznego. W orzecznictwie podnosi się, że pełnomocnik (co można odnosić odpowiednio do prokurenta jako szczególnego pełnomocnika) powinien działać zgodnie z domniemaną wolą mocodawcy, a w każdym razie nie powinien podejmować działań sprzecznych z rzeczywistą lub domniemaną wolą, chociażby mieściły się one w zakresie udzielonego pełnomocnictwa. Takie jego działanie, aczkolwiek formalnie poprawne, może być uznane za sprzeczne z zasadami współżycia społecznego i powodować odpowiedzialność odszkodowawczą pełnomocnika wobec mocodawcy (wyrok SN z 21 marca 2013 r., sygn. akt II CSK 458/12).

Okoliczność ta nie byłaby jednak łatwa do udowodnienia, ponieważ w zakresie dochodzenia roszczeń odszkodowawczych z czynów niedozwolonych w zasadzie całość ciężaru dowodu ciąży na powodzie (tu: spółce). Jednocześnie wydaje się, że przy braku złej woli po stronie prokurenta (np. przy podjęciu błędnej decyzji na skutek albo złej interpretacji woli mocodawcy, albo niedostatecznie starannego działania – w zależności od kontekstu) mogłoby nie do dojść do popełnienia przez prokurenta czynu niedozwolonego, a wskutek tego spółka nie byłaby uprawniona do dochodzenia roszczenia odszkodowawczego (inaczej niż w przypadku niestarannego działania członka zarządu).

Uważam zatem, że prokurent nie potrzebuje każdorazowo uchwały zarządu spółki dla podjęcia danego działania, ale musi mieć na uwadze, że w przypadku możliwości uznania jego działania za czyn niedozwolony mógłby potencjalnie ponosić odpowiedzialność za szkodę wynikłą z jego działania. Dlatego w niektórych sytuacjach, w szczególności rodzących wątpliwość co do woli spółki, z daleko idącej ostrożności należałoby rekomendować uzyskanie przez prokurenta stosownego zabezpieczenia – jeśli nie uchwały zarządu, to oświadczenia spółki (tj. członka zarządu uprawnionego do reprezentacji spółki) o zgodzie na podjęcie danej czynności. Sprzyjającą okolicznością byłoby z pewnością chociażby poinformowanie zarządu o podejmowanej czynności i działanie w braku sprzeciwu (co w zależności od okoliczności mogłoby pozwalać na przyjęcie domniemanej zgody).

Jak się zabezpieczyć?

Po pierwsze, należy rozważyć, czy osoba, której spółka chciałaby udzielić prokury samoistnej, jest godna tak dużego zaufania. Być może lepszym pomysłem byłoby udzielenie prokury w taki sposób, aby dwóch prokurentów musiało działać – dla skuteczności czynności – łącznie (prokura łączna) albo aby prokurent mógł działać łącznie z członkiem zarządu (prokura mieszana).

Po drugie, warto zadbać o to, aby prokurze towarzyszył tzw. stosunek podstawowy, a więc umowa cywilnoprawna, ewentualnie umowa o pracę, która kształtowałaby zakres obowiązków prokurenta oraz jego zobowiązanie do działania w określonych sytuacjach (choć z perspektywy spółki korzystniejsza byłaby umowa cywilnoprawna z uwagi na przewidziane w kodeksie pracy ograniczenia dotyczące odpowiedzialności pracownika). Taka umowa mogłaby przewidywać różnego rodzaju ograniczenia kwotowe i rodzajowe swobody działania prokurenta bądź też obowiązek pozyskania w określonych wypadkach zgody zarządu na działanie. W ten sposób spółka zabezpieczyłaby możliwość dochodzenia roszczeń odszkodowawczych za niewykonanie albo niewłaściwe wykonanie umowy.

Po trzecie, trzeba pamiętać, że ustanowienie prokury nie zwalnia członków zarządu z obowiązku starannego działania, a nawet mogą oni odpowiadać za działania prokurenta. Ustanowienie i udzielenie prokury wymaga zrozumienia charakteru prawnego tej instytucji i wykorzystania jej w sposób adekwatny dla danego przedsiębiorstwa. Stosowne zabezpieczenie stosunku pomiędzy spółką a prokurentem może okazać się kluczowe z perspektywy oceny staranności działania członków zarządu, a wskutek z perspektywy ich odpowiedzialności wobec spółki. W mojej ocenie, jeżeli prokurent podjąłby oportunistyczne działanie kosztem spółki, niewykluczona byłaby odszkodowawcza odpowiedzialność członków zarządu wobec spółki za niedochowanie należytej staranności w zakresie zabezpieczenia spółki stosownym stosunkiem podstawowym z prokurentem przed jego dowolnym skorzystaniem z bardzo szerokiej kompetencji, jaką daje prokura.

Po czwarte, z perspektywy prokurenta, który nie zawarł stosunku podstawowego ze spółką, warto zadbać o to, aby jego działanie nie zostało uznane za niezgodne z domniemaną lub znaną mu wolą spółki, gdyż może on narazić się na odpowiedzialność odszkodowawczą wobec spółki za czyn niedozwolony. ©℗