Wspólnikiem spółki z o.o. jest często inna spółka. W praktyce pojawiają się problemy z zawiadamianiem o zwołaniu zgromadzenia wspólników. Czy zawiadomienie to zawsze należy wysyłać na adres spółki będącej wspólnikiem ujawnionym w rejestrze handlowym?
/>
W przepisach nie określono trybu ustalenia adresu, pod który spółka powinna kierować do wspólnika zawiadomienie o zgromadzeniu wspólników. Kwestia ta należy do regulacji korporacyjnych spółki, czyli między nią a danym wspólnikiem. Podstawowe znaczenie ma oczywiście adres ujawniony w rejestrze handlowym, do którego jest wpisana spółka będąca wspólnikiem. Jednak taki wspólnik może wskazać spółce, w której ma udziały, inny adres do korespondencji niż ten uwidoczniony w rejestrze. W takim przypadku spółka ma obowiązek kierowania zawiadomień o poszczególnych zgromadzeniach na adres wskazany przez jej wspólnika. Zwrócono na to uwagę w wyroku Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 16 września 2021 r. (sygn. akt V AGa 125/21).
Jeżeli więc w dokumentach korporacyjnych spółka będąca wspólnikiem poda inny adres do korespondencji niż ten ujawniony w rejestrze handlowym, to wysłanie zawiadomień na adres widniejący we wspomnianym rejestrze jest błędne. W takim przypadku bowiem nie jest należycie zrealizowany obowiązek zawiadomienia wspólnika o mającym się odbyć zgromadzeniu.
Warto dodać, że na wskazany przez wspólnika adres powinna być również kierowana przez spółkę inna korespondencja dotycząca kwestii korporacyjnych. Oznacza to, że ten podany adres powinien służyć do kontaktowania się spółki z tym wspólnikiem. Jeżeli natomiast wskazany adres wspólnika się zmieni, to jego obowiązkiem jest zawiadomienie spółki poprzez dokonanie odpowiedniej aktualizacji.
Jednocześnie warto podkreślić, że zawiadomienie o zgromadzeniu może być również wysłane wspólnikowi pocztą elektroniczną. W takim przypadku musi on jednak uprzednio wyrazić pisemną zgodę na taką formę zawiadamiania. Jednocześnie wspólnik powinien podać adres poczty elektronicznej, na który zawiadomienie o zgromadzeniu powinno być wysłane. ©℗