Ustawa z 30 marca 2021 r. o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz niektórych innych ustaw czeka już tylko na publikację w Dzienniku Ustaw. Wśród licznych zmian przewiduje ona m.in. poszerzenie katalogu instytucji zobowiązanych do uczestniczenia w stworzonym przez Unię mechanizmie przeciwdziałania praniu pieniędzy (z ang. Anti Money Laundering – AML). [ramka] Grono to poszerzy się m.in. o przedsiębiorców zajmujących się obrotem lub pośrednictwem w obrocie dziełami sztuki, a także o osoby świadczące szeroko pojęte usługi w sprawach podatkowych. Z kolei podmioty, które już teraz – jeszcze przed wejściem w życie nowych regulacji – muszą przestrzegać procedur związanych z AML, czeka m.in. zmodyfikowanie lub uzupełnienie wdrożonych już mechanizmów w tym zakresie. Nowela implementuje przepisy tzw. piątej dyrektywy AML, tj. dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/843 z 30 maja 2018 r. w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu i ma na celu zwiększenie transparentności przepływów finansowych (Dz.Urz. UE z 2018 r. L156 s. 43). Zmiany będą wchodzić etapami, ale już teraz należy zacząć do nich przygotowania.
Kto już stosuje wymogi
• Ustawa AML z 2018 r. zawiera katalog podmiotów, które z uwagi na rodzaj świadczonych usług czy prowadzonej działalności posiadają status tzw. instytucji obowiązanej. Do tej pory znajdowało się w nim 25 takich konkretnych grup, do których zaliczają się np. banki, firmy i fundusze inwestycyjne, pośrednicy w obrocie nieruchomościami, podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, adwokaci, radcowie prawni czy notariusze.
• Instytucje obowiązane m.in. muszą:
– identyfikować i oceniać ryzyko w obszarze przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w odniesieniu do prowadzonej przez nich działalności oraz stosunków gospodarczych i transakcji ich klientów;
– na bieżąco monitorować operacje finansowe swoich klientów;
– stosować środki bezpieczeństwa finansowego (m.in. w zakresie identyfikacji beneficjenta rzeczywistego),
– zgłosić właściwym organom przypadki wykrycia lub podejrzenia ryzyka prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;
– zapewnić pracownikom wykonującym obowiązki w obszarze przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu odpowiednie szkolenia (po wejściu w życie nowelizacji szkolenia te mają uwzględniać dodatkowo zagadnienia związane z ochroną danych osobowych) oraz wprowadzić i stosować wewnętrzne procedury postępowania w zakresie AML.

kto otrzyma status instytucji obowiązanej

Wśród nowo podmiotów zobowiązanych do uczestniczenia w mechanizmie walki z praniem pieniędzy znajdą się m.in.:
Handlujący dziełami sztuki. Status instytucji zobowiązanej zyskają niektórzy przedsiębiorcy prowadzący działalność polegającą na obrocie, pośrednictwie w obrocie lub przechowywaniu dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich oraz antyków. Przy czym przepisy będą dotyczyć ich w zakresie transakcji o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 000 euro (rozumianych jako jedna lub kilka powiązanych ze sobą transakcji).
Oferujący szeroko pojęte usługi podatkowe. Do kategorii instytucji obowiązanych zaliczeni będą również przedsiębiorcy, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego. W konsekwencji zwiększy się liczba biur rachunkowych i księgowych zobligowanych do wypełniania obowiązków w zakresie AML. Dotąd bowiem podmioty te były kwalifikowane jako instytucje obowiązane wyłącznie w przypadku i w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych dla klienta. Nowela poszerza katalog usług świadczonych przez tego typu podmioty, na skutek czego wykonywanie choć jednej z wymienionych w ustawie nowelizującej usług (np. sporządzanie deklaracji podatkowych) będzie kwalifikować usługodawcę jako instytucję obowiązaną, a tym samym wiązać się dla niej z licznymi zadaniami na gruncie AML.
Sytuacja centrów usług wspólnych
Wprowadzenie do ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 971; ost.zm. Dz. U. z 2021 r. poz. 187; dalej ustawą AML) nowych kryteriów instytucji obowiązanych potwierdza zapowiadane intencje ustawodawcy, by objąć obowiązkami w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu rozległej kategorii podmiotów obsługujących szeroko pojęte finanse klientów. W tym aspekcie interesującym zagadnieniem jest sytuacja podmiotów działających jako tzw. SSC (shared service center, tłum. centrum usług wspólnych). Są to zazwyczaj podmioty wydzielone w ramach większej struktury kapitałowej (np. grupy o zasięgu międzynarodowym) wyłącznie w celu obsługi finansowej pozostałych podmiotów z grupy, np. o profilu produkcyjnym czy sprzedażowym. Można powiedzieć, że usługi finansowe są outsourcowane przez te spółki, ale odbywa się to w ramach jednej grupy kapitałowej czy organizacji. Działalność SSC polega w głównej mierze na rozliczaniu transakcji pozostałych podmiotów z grupy, księgowaniu ich faktur czy obsłudze finansowej zamówień. Jeżeli zakres działalności takich jednostek obejmuje prowadzenie ksiąg rachunkowych dla pozostałych podmiotów w strukturze (a po wejściu w życie nowelizacji – również dodatkowe wyżej opisane usługi), posiadają one status instytucji obowiązanej. Wypełniają one bowiem kryteria określone w ustawie AML, tj. są „podmiotami prowadzącymi działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych”. Fakt, że usługi te prowadzone są wyłącznie na rzecz podmiotów należących np. do tej samej grupy kapitałowej, wpływa jedynie na obniżenie ryzyka AML w stosunku do takiej instytucji, a w konsekwencji procedury, które powinna ona wypracować, mogą mieć uproszczony charakter. Nie oznacza to jednak, że SSC nie będą kwalifikowane jako instytucje obowiązane czy będą zwolnione z przestrzegania procedur i obowiązków określonych w ustawie AML.

Więcej pracy dla wszystkich

Na zmiany powinny przygotować się również wszystkie dotychczasowe instytucje obowiązane. Nowela bowiem poszerza dotychczasowy katalog obowiązków w zakresie AML.
Wymóg potwierdzenia rejestracji klienta
Każdorazowo przy nawiązaniu stosunków gospodarczych (w uproszczeniu – rozpoczęciu współpracy) z klientem lub przeprowadzaniu transakcji okazjonalnej konieczne będzie uzyskanie przez instytucję obowiązaną potwierdzenia, że dokonał on rejestracji w rejestrze beneficjentów rzeczywistych (UBO) albo uzyskania od niego odpisu z właściwego rejestru (dodany art. 39 ust. 1a). Dotąd brak było szczegółowych przepisów dotyczących obowiązku sprawdzenia informacji o kliencie w rejestrze beneficjentów, a instytucja obowiązana posiadała względną swobodę w sposobie ich uzyskania.
Zakaz polegania jedynie na rejestrach
Jednocześnie w ramach procesu ustalania beneficjentów rzeczywistych klienta instytucja obowiązana nie może poprzestać wyłącznie na informacjach uzyskanych z takich rejestrów (dodany art. 37 ust. 3). W praktyce oznacza to, że w dalszym ciągu musi ona samodzielnie podejmować równoległe działania celem ustalenia UBO na podstawie zgromadzonych danych (np. jeśli nie będzie tam informacji).
Raportowanie rozbieżności
Dodatkowo instytucja obowiązana będzie zobligowana do dokumentowania i raportowania do Ministerstwa Finansów rozbieżności pomiędzy danymi ujawnionymi w rejestrze UBO dla klienta a ustalonymi przez nią informacjami. Takie zgłoszenie będzie zatem stanowić dla resortu sygnał, że dany podmiot wymaga dalszej weryfikacji. Zasady dokumentowania rozbieżności stanowić mają dodatkowe obowiązkowe elementy polityki AML, a zatem instytucje obowiązane powinny zadbać o to, aby odpowiednio uzupełnić swoje dotychczasowe procedury w tym zakresie. Z uwagi na to, że ustawa nie zawiera wytycznych, sposób postępowania w takich przypadkach powinien zostać opracowany przez instytucje w całości samodzielnie, np. przy zastosowaniu przyjętych do tej pory metod prowadzenia dokumentacji.
Więcej do sprawdzenia
Nowelizacja poszerza też katalog czynników, które świadczą o wyższym ryzyku prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. Wystąpienie któregoś z nich wiąże się z obowiązkiem zastosowania przez instytucje obowiązane tzw. wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego. Te nowe czynniki to m.in.:
  • powiązanie stosunków gospodarczych lub transakcji okazjonalnej z ropą naftową, bronią, metalami szlachetnymi, produktami tytoniowymi, artefaktami kulturowymi, kością słoniową, gatunkami chronionymi lub innymi przedmiotami o znaczeniu archeologicznym, historycznym, kulturowym i religijnym lub o szczególnej wartości naukowej (nowo dodany art. 43 ust. 2 pkt 11); [przykład]
  • powiązanie stosunków gospodarczych lub transakcji okazjonalnej z klientem będącym obywatelem państwa trzeciego i ubiegającym się o prawo pobytu lub obywatelstwo w państwie członkowskim w zamian za transfery kapitałowe, nabycie nieruchomości lub obligacji skarbowych lub inwestycje w podmioty o charakterze korporacyjnym w danym państwie członkowskim.

przykład

Kierownictwo musi wiedzieć o umowie
Przedsiębiorca prowadzący działalność polegającą na sprzedaży ropy naftowej chce otworzyć rachunek bankowy. Pracownik banku przed zawarciem umowy rachunku bankowego będzie miał m.in. obowiązek zażądać od klienta informacji w zakresie źródła jego majątku oraz uzyskać akceptację kadry kierowniczej banku na zawarcie tej umowy (nawiązanie stosunku gospodarczego). ©℗
Transakcje nietypowe
Rozszerzone zostają również przesłanki dotyczące transakcji, co do których instytucja obowiązana musi podjąć działania w celu wyjaśnienia okoliczności, w jakich zostały przeprowadzone, i zintensyfikować stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego (tzw. transakcje nietypowe). Takie dodatkowe kroki trzeba będzie podjąć zgodnie z art. 43 ust. 4 w przypadku ujawnienia transakcji:
1) skomplikowanych lub
2) opiewających na wysokie kwoty, które nie są uzasadnione okolicznościami przeprowadzenia transakcji, lub
3) przeprowadzanych w nietypowy sposób, lub
4) wydających się nie mieć uzasadnienia prawnego lub gospodarczego.
Instytucje obowiązane będą musiały podjąć także konkretne – określone wprost w ustawie –działania w ramach procedury stosowania wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego. „Katalog działań w ramach wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego” (nowe brzmienie art. 44 ust. 1) obejmuje m.in. uzyskanie bardziej szczegółowych informacji dotyczących klienta i charakteru transakcji lub stosunków gospodarczych, w tym m.in. w zakresie źródła majątku klienta i UBO, przyczyn i okoliczności przeprowadzenia transakcji oraz uzyskania akceptacji kadry kierowniczej wyższego szczebla na nawiązanie lub kontynuację stosunków gospodarczych. Do wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego będzie należało również zintensyfikowanie monitorowania stosunków gospodarczych klienta. W praktyce oznaczać to będzie m.in. zwiększenie liczby transakcji typowanych do dalszej analizy oraz zwiększenie częstotliwości aktualizacji dokumentacji i informacji dotyczących klienta.
Zmiany te należy ocenić pozytywnie, biorąc pod uwagę brak szczegółowych wytycznych w tym zakresie w aktualnie obowiązującej ustawie.
Modyfikacja w przechowywaniu dokumentacji
Zmianie ulega również okres przechowywania dokumentacji uzyskanej w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego oraz dowodów transakcji. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 49 ust. 1 trzeba będzie to robić przez pięć lat od dnia zakończenia stosunków gospodarczych z klientem lub przeprowadzenia transakcji okazjonalnej. W obecnym stanie prawnym pięcioletni okres jest liczony dopiero od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym nastąpiło jedno z ww. zdarzeń.

Sankcje za kolejne przewinienia

Poszerzony zostanie też katalog obowiązków instytucji obowiązanych, za których niedopełnienie grozi kara administracyjna. Należą do nich m.in. obowiązki:
1) zachowania przez instytucję obowiązaną w tajemnicy informacji o planowanym wszczęciu oraz prowadzeniu analiz dotyczących prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;
2) wykonania zaleceń pokontrolnych wydanych przez generalnego inspektora informacji finansowej (GIIF);
3) uzyskania zezwolenia na utworzenie oddziału lub przedstawicielstwa w państwie trzecim wysokiego ryzyka, znajdującym się na liście Komisji Europejskiej.
Katalog sankcji administracyjnych obejmuje m.in. karę pieniężną (do 1 mln euro), publikację informacji o naruszeniu w BIP, cofnięcie koncesji lub zezwolenia albo wykreślenie z rejestru działalności regulowanej.

Wejście w życie

Nowe podmioty uzyskają status instytucji obowiązanych już po trzech miesiącach od dnia ogłoszenia ustawy nowelizującej. Zmiany w zakresie rozszerzenia obowiązków instytucji obowiązanych wejdą natomiast w życie po upływie sześciu miesięcy od dnia jej ogłoszenia. Z uwagi na obszerność noweli przyszłe i dotychczasowe instytucje obowiązane powinny rozpocząć przygotowania do stworzenia albo dostosowania wewnętrznych procedur i regulacji AML do projektowanych zmian z odpowiednim wyprzedzeniem.

Element większej reformy

Nowelizacja ustawy o AML wprowadza wiele innych zmian, które mają usprawnić walkę z praniem pieniędzy. Po wejściu w życie nowych przepisów powiększy się też grono przedsiębiorców zobowiązanych do wpisywania się do Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych, wprowadzone zostaną nowe rejestry (m.in. gromadzące informacje o handlujących wirtualnymi walutami).

Katarzyna Dec, radca prawny w Kancelarii Prawnej Schampera, Dubis, Zając i Wspólnicy sp.j.
Karolina Till, associate w Kancelarii Prawnej Schampera, Dubis, Zając i Wspólnicy sp.j.