zasady rozliczeń

Ustalenie wysokości subwencji do zwrotu, zarówno w przypadku mikroprzedsiębiorców, jak i MSP, zależne jest m.in. od średniego stanu zatrudnienia. Przy czym w obu przypadkach przy rozliczeniu subwencji dla ustalenia średniego stanu zatrudnienia należy przyjąć inną definicję pracownika niż ta, która była przyjęta dla celów ustalania statusu przedsiębiorcy (a więc na etapie przyznawania subwencji przy ocenie, czy dany przedsiębiorca uprawniony jest do otrzymania pomocy na zasadach przewidzianych dla mikroprzedsiębiorców czy na zasadach dla MSP).

WAŻNE! Określenie liczby pracowników na etapie umorzenia odbywa się na podstawie innych zasad niż przy ustalaniu statusu przedsiębiorcy.

Określanie liczby pracowników

Pracownik to zgodnie z definicją dla celów umorzenia subwencji:

1) osoba zatrudniona na podstawie stosunku pracy i zgłoszona do ubezpieczeń społecznych z kodami: 0110, 0111, 0125, 0126, 0120 ramka 5 s. B4 na ostatni dzień ustalania stanu zatrudnienia na potrzeby określenia kwoty zwrotu subwencji finansowej (tj. ostatni dzień każdego z 12 miesięcy rozliczeniowych liczonych do określenia średniego stanu zatrudnienia);

Ramka 4

Postępowanie wyjaśniające

Beneficjent jest uprawniony do zwrócenia się do PFR, za pośrednictwem banku, z zapytaniem dotyczącym wysokości subwencji finansowej podlegającej zwrotowi, która została wskazana przez PFR w decyzji. Warunkiem jest udokumentowanie przez przedsiębiorcę różnic w treści decyzji, a rzeczywistym stanem faktycznym. Złożenie zapytania nie wstrzymuje jednak wykonania pierwotnie wydanej decyzji.

Z postępowania wyjaśniającego nie będą mogli skorzystać beneficjenci, którzy zaakceptowali propozycję rozliczenia udostępnioną przez PFR w banku i nie dokonali zmiany kwoty subwencji do zwrotu.

Zapytanie w postępowaniu wyjaśniającym przedsiębiorca może złożyć w ciągu 10 dni roboczych od udostępnienia przez PFR decyzji o wysokości subwencji finansowej do zwrotu.

Ramka 5

Co się kryje pod kodami ubezpieczenia

0110 ‒ pracownik podlegający ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu.

0111 ‒ pracownik podlegający ubezpieczeniom społecznym i z mocy przepisów szczególnych niepodlegający ubezpieczeniu zdrowotnemu.

0125 ‒ pracownik podlegający ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu, opłacający składki na własne ubezpieczenia w przypadku określonym w art. 109 rozporządzenia Rady (EWG) nr 574/72 z 21 marca 1972 r. w sprawie wykonywania rozporządzenia Rady (EWG) nr 1408/71 w sprawie stosowania systemów zabezpieczenia społecznego do pracowników najemnych, osób prowadzących działalność na własny rachunek i do członków ich rodzin przemieszczających się we Wspólnocie (Dz.Urz. WE z 1972 r. L 74, s. 1; dalej: rozporządzenie Rady (EWG) nr 574/72) albo w art. 21 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczącego wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.Urz. UE z 2009 r. L 284 , s. 1; dalej: rozporządzenie Rady (WE) nr 987/2009).

0126 ‒ pracownik podlegający ubezpieczeniom społecznym i z mocy przepisów szczególnych niepodlegający ubezpieczeniu zdrowotnemu, opłacający składki na własne ubezpieczenia w przypadku określonym w art. 109 rozporządzenia Rady (EWG) nr 574/72 albo w art. 21 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE) nr 987/2009.

0120 ‒ pracownik młodociany.

0411 ‒ osoba wykonująca umowę agencyjną, umowę zlecenia lub umowę o świadczenie usług.

0417 ‒ osoba wykonująca umowę agencyjną, umowę zlecenia lub umowę o świadczenie usług, z mocy przepisów szczególnych niepodlegająca ubezpieczeniu zdrowotnemu.

0426 ‒ osoba wykonująca umowę agencyjną, umowę zlecenia lub umowę o świadczenie usług, opłacająca składki na własne ubezpieczenia w przypadku określonym w art. 109 rozporządzenia Rady (EWG) nr 574/72 albo w art. 21 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE) nr 987/2009.

0428 ‒ osoba wykonująca umowę agencyjną, umowę zlecenia lub umowę o świadczenie usług, z mocy przepisów szczególnych niepodlegająca ubezpieczeniu zdrowotnemu, opłacająca składki na własne ubezpieczenia w przypadku określonym w art. 109 rozporządzenia Rady (EWG) nr 574/72 albo w art. 21 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE) nr 987/2009.

0200 ‒ osoba wykonująca pracę nakładczą.

2241 ‒ członek rady nadzorczej, podlegający z tego tytułu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu.

2242 ‒ członek rady nadzorczej, podlegający z tego tytułu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, nie podlegający ubezpieczeniu zdrowotnemu.

0511 ‒ osoba współpracująca z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność.

0545 ‒ osoba współpracująca z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność, z mocy przepisów szczególnych niepodlegająca ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Ramka 6

Zasady przyznawania pomocy dla mikrofirm

Przypomnijmy zasady przyznawania subwencji dla mikrofirm. Były one inne niż dla MSP. Maksymalna kwota subwencji, którą mógł uzyskać mikroprzedsiębiorca, obliczana była jako iloczyn liczby pracowników zatrudnionych na koniec miesiąca poprzedzającego miesiąc złożenia wniosku oraz kwoty bazowej subwencji, uzależnionej od wielkości spadku przychodów ze sprzedaży w dowolnym miesiącu po 1 lutego 2020 r. w porównaniu do poprzedniego miesiąca lub analogicznego miesiąca ubiegłego roku.

Wysokość stawki bazowej na jednego zatrudnionego w zależności od wielkości spadku przychodów

Spadek przychodów ze sprzedaży Kwota subwencji bazowej przysługująca na jednego pracownika
od 25 do mniej niż 50 proc. 12 000 zł
od 50 do mniej niż 75 proc. 24 000 zł
od 75 do 100 proc. 36 000 zł

Maksymalna kwota subwencji dla mikroprzedsiębiorcy nie mogła przekroczyć 324 000 zł (czyli 9 osób x 36 000 zł na osobę).

2) osoba współpracująca z przedsiębiorcą, niezależnie od formy prawnej (w szczególności na podstawie umów cywilnoprawnych, np. umowy zlecenia, umowy o dzieło), zgłoszona do ubezpieczeń społecznych z kodami: 0411, 0417, 0426, 0428, 0200, 2241, 2242, 0511, 0545 na ostatni dzień ustalania stanu zatrudnienia na potrzeby określenia kwoty zwrotu subwencji finansowej (tj. ostatni dzień każdego z 12 miesięcy rozliczeniowych liczonych do określenia średniego stanu zatrudnienia).

Należy przy tym uwzględniać również osoby przebywające na urlopie macierzyńskim, ojcowskim, rodzicielskim, wychowawczym (kody: 1240, 1211). przykład 3 Każda taka osoba jest liczona jak jeden etat (nawet jeśli przed urlopem była zatrudniona na część etatu).

Przykład 3

Nie tylko osoby na etatach

W styczniu 2021 r. przedsiębiorca na ostatni dzień miesiąca zatrudniał jednego pracownika na podstawie umowy o pracę na pełen etat, jednego na ½ etatu, a także pracownicę na ¾ etatu przebywającą przez cały styczeń 2021 r. na urlopie macierzyńskim. Na 31 stycznia 2021 r. współpracował z dwoma osobami na podstawie umowy zlecenia i z jedną na podstawie umowy o dzieło. Wszystkie te osoby muszą zostać uwzględnione przy określaniu stanu zatrudnienia.

Stan zatrudnienia określa się w przeliczeniu na pełne etaty. W przypadku ułamkowych etatów osób zatrudnionych na podstawie stosunku pracy należy je zsumować. Wynik sumowania nie musi być liczbą całkowitą (czyli może wynieść np. 3,75 etatu).

Również każda osoba współpracująca z pracodawcą traktowana jest jak jeden etat (niezależnie np. od liczby godzin na umowie zlecenia).

Całkowitą liczbę pracowników należy zaokrąglać zawsze w górę, np. zatrudniając na etat 2,4 pracownika, należy wpisać cyfrę 3. przykład 4

Przykład 4

Liczbę pracowników na potrzeby rozliczenia trzeba zaokrąglić

W lutym 2021 r. przedsiębiorca na ostatni dzień miesiąca zatrudniał jednego pracownika na podstawie umowy o pracę na pełen etat, jednego na ½ etatu, a także pracownicę na ½ etatu przebywającą w całym miesiącu lutym 2021 r. na urlopie macierzyńskim. Na dzień 28 lutego 2021 r. współpracował z dwoma osobami na podstawie umowy zlecenia. Pracodawca na 28 lutego 2021 r. zatrudniał więc 2,5 pracowników (pracownica na urlopie macierzyńskim liczona jest jako jeden etat) oraz 2 współpracowników. Razem to 4,5 pracownika. Po zaokrągleniu należy przyjąć, że zatrudniał 5 pracowników.

całkowity zwrot subwencji

W pewnych sytuacjach mikroprzedsiębiorca będzie musiał zwrócić całość subwencji.

Regulamin stanowi, że subwencja podlega zwrotowi w wysokości 100 proc. wypłaconej kwoty, gdy w ciągu 12 miesięcy od dnia przyznania subwencji nastąpiło choć jedno ze zdarzeń:

1) zaprzestanie prowadzenia działalności gospodarczej (w tym także zawieszenie prowadzenia działalności gospodarczej) przez mikroprzedsiębiorcę, przykład 5

2) otwarcie likwidacji mikroprzedsiębiorcy,

3) otwarcie postępowania upadłościowego lub restrukturyzacyjnego mikroprzedsiębiorcy.

Uwaga! Jeżeli działalność gospodarcza przedsiębiorcy zostanie zawieszona, choćby na dzień, w trakcie 12 miesięcy od dnia przyznania subwencji finansowej, to przedsiębiorca będzie zobowiązany do zwrotu 100 proc. subwencji finansowej.

Przykład 5

Zawieszenie oznacza utratę wsparcia

Mikroprzedsiębiorca miesiąc po otrzymaniu subwencji zawiesił prowadzenie działalności gospodarczej. Po następnych trzech miesiącach wznowił działalność. Niestety taki przedsiębiorca będzie zobowiązany do zwrotu 100 proc. subwencji.

częściowy zwrot

Pozostali mikroprzedsiębiorcy, którzy prowadzili działalność, nie rozpoczęli likwidacji ani nie rozpoczęli postępowania upadłościowego lub restrukturyzacyjnego, będą spłacać tylko część kwoty, resztę będą mogli zatrzymać. Zależy to przede wszystkim od tego, na jakim poziomie utrzymali średnie zatrudnienie.

Jeżeli mikroprzedsiębiorca prowadził działalność gospodarczą przez cały okres 12 miesięcy od przyznania subwencji, to subwencja podlega zwrotowi na następujących zasadach:

1) bezwarunkowo zatrzyma 25 proc. kwoty subwencji (z tytułu prowadzenia działalności);

2) bezwarunkowo musi zwrócić 25 proc. kwoty subwencji;

3) dodatkowe 50 proc. zwrotu subwencji uzależnione jest od poziomu utrzymania średniego zatrudnienia.

A więc już samo utrzymanie działalności premiowane jest pozostawieniem jednej czwartej przyznanej rok wcześniej kwoty w kieszeni przedsiębiorcy. To zaś, czy pozostałe 50 proc. subwencji będzie zwrócone czy nie – zależy od tego, jak dbał on o zatrudnienie. W najlepszym przypadku przedsiębiorca, który cały czas prowadził działalność i zachował pełne średnie zatrudnienie, zachowa nawet 75 proc. kwoty. Bezwarunkowo PFR domagał się będzie od niego oddania 25 proc. subwencji (wyjątkiem będą przedsiębiorcy uprawnieni do całkowitego umorzenia – o tej grupie piszemy w dalszej części).

Jeśli jednak przedsiębiorca nie utrzymał poziomu zatrudnienia, to niepodlegająca zwrotowi kwota subwencji zostanie odpowiednio zredukowana. A to zależy przede wszystkim od tego, w jakim stopniu zredukował zatrudnienie. tabela 1

Poziom utrzymania średniego zatrudnienia

W związku z powyższym kolejnym ważnym parametrem, który trzeba ustalić, jest „poziom utrzymania średniego zatrudnienia”.

Zacznijmy od wyjaśnienia, co oznacza średnie zatrudnienie. Otóż zgodnie z regulaminem średnie zatrudnienie ustala się, sumując liczbę pracowników zatrudnionych na ostatni dzień miesiąca kalendarzowego w okresie 12 pełnych miesięcy kalendarzowych liczonych od końca miesiąca kalendarzowego poprzedzającego datę zawarcia umowy subwencji finansowej, dzieląc przez 12. przykład 6

Wzór na średnie zatrudnienie można przedstawić następująco:

Średnie zatrudnienie = (m1+ m2 + m3 + m4 + … + m12) : 12

m1, m2 , m3, … – to liczba pracowników na ostatni dzień w poszczególnych miesiącach.

Przykład 6

Jeśli w firmie była duża rotacja

W maju i czerwcu 2020 r. mikroprzedsiębiorca zatrudniał po pięć osób, w czerwcu–wrześniu 2020 r. po cztery osoby, w okresie październik 2020 r. –styczeń 2021 r. po dwie osoby, w okresie luty–marzec 2021 r. po cztery osoby i w kwietniu 2021 r. sześć osób.

Średnio przez okres 12 miesięcy zatrudniał więc czterech pracowników (suma pracowników z każdego miesiąca podzielona przez 12, tj. 48 : 12 = 4).

Uwaga! Warto zauważyć, że nastąpiła tutaj zmiana sposobu ustalenia średniego zatrudnienia w stosunku do poprzedniego brzmienia regulaminu. Otóż przy wyliczaniu kwoty do zwrotu średnią liczbę pracowników ustala się w okresie 12 pełnych miesięcy kalendarzowych liczonych od końca miesiąca kalendarzowego poprzedzającego datę zawarcia umowy subwencji finansowej, a nie od końca miesiąca kalendarzowego poprzedzającego datę złożenia wniosku, jak wskazywano poprzednio w regulaminie.

Trzeba też dodać, że w kalkulacji nie uwzględnia się pracowników przebywających na urlopach bezpłatnych przez pełny miesiąc kalendarzowy. Uwzględnia się natomiast m.in. pracowników na urlopach wypoczynkowych, zwolnieniach lekarskich, świadczeniu rehabilitacyjnym czy nieobecnych w pracy z nieusprawiedliwionych przyczyn.

Nie jest konieczne utrzymanie zatrudnienia tych samych pracowników w ciągu 12-miesięcznego okresu. Na potrzeby badania warunków umorzenia subwencji finansowej bierze się pod uwagę średnią liczbę pracowników (średnie zatrudnienie) w tym okresie.

Co istotne, ważny jest stan zatrudnienia na ostatni dzień miesiąca kalendarzowego. Oznacza to, że nie uwzględnia się w kalkulacji pracownika, który był zatrudniony np. tylko w pierwszej połowie miesiąca. przykład 7

Przykład 7

Ważny jest stan na koniec miesiąca

Mikroprzedsiębiorca otrzymał subwencję w maju 2020 r. Potem 15 stycznia 2021 r. rozwiązał umowę z jednym pracownikiem. Jednocześnie od 18 stycznia 2021 r. zatrudnił nowego, który 31 stycznia 2021 r. w dalszym ciągu był zatrudniony. Liczba pracowników nie uległa zatem zmianie.

W kolejnym kroku otrzymany wynik średniego zatrudnienia porównuje się do liczby pracowników, na których mikroprzedsiębiorca otrzymał subwencję (poprzednio regulamin określał ją jako liczba pracowników na koniec miesiąca poprzedzającego złożenie wniosku). W ten sposób otrzymujemy wskaźnik poziomu utrzymania średniego zatrudnienia.

W przypadku gdy poziom średniego zatrudnienia będzie mieścił się w przedziale 50-100 proc., trzeba też policzyć skalę redukcji zatrudnienia. Wzór na skalę redukcji zatrudnienia regulamin określa następująco:

Skala redukcji zatrudnienia

Przykład 8

Jak określić skalę redukcji zatrudnienia

Mikroprzedsiębiorca złożył wniosek i zawarł umowę o subwencję finansową w czerwcu 2020 r. Na 31 maja 2020 r. (czyli na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego miesiąc złożenia wniosku) zatrudniał siedmiu pracowników i otrzymał 168 000 zł subwencji. W okresie 12 pełnych miesięcy kalendarzowych liczonych od końca miesiąca kalendarzowego poprzedzającego datę zawarcia umowy subwencji finansowej (tj. od końca maja 2020 r.), czyli przez okres od maja 2020 r. do kwietnia 2021 r., zatrudniał trzy osoby na podstawie umowy o pracę na pełen etat oraz trzy osoby na podstawie umowy zlecenia, zgłoszone do ubezpieczeń społecznych.

Przy ustaleniu kwoty subwencji do zwrotu należy przyjąć liczbę sześciu pracowników.

Skala redukcji zatrudnienia wynosi zatem według wzoru przyjętego przez PFR: – [(6 : 7) – 1] = 1/7

Wartość subwencji do zwrotu z tytułu redukcji zatrudnienia wynosi 168 000 zł x 1/7 = 24 000 zł.

Łącznie mikroprzedsiębiorca, który utrzymał co najmniej 100 proc. poziomu zatrudnienia, może zachować (nie musi zwracać) 75 proc. całkowitej wartości subwencji. W przypadku spadku (redukcji) zatrudnienia o więcej niż 50 proc. będzie mógł zachować 25 proc. jej wartości. przykład 9

W wyjątkowych przypadkach PFR może podjąć decyzję o zmianie zasad zwolnienia z obowiązku zwrotu subwencji finansowej dla mikroprzedsiębiorców, których spadek przychodów ze sprzedaży wyniósł więcej niż 75 proc., biorąc pod uwagę indywidualną sytuację danego mikroprzedsiębiorcy. Regulamin nie określa jednak, jak o to wystąpić.

Przykład 9

Ile trzeba będzie zwrócić przy zwolnieniu 40 proc. załogi

Mikroprzedsiębiorca otrzymał subwencję finansową 180 000 zł na pięciu pracowników. Utrzymał działalność przez cały wymagany okres. Zredukował jednak liczbę pracowników. Średnia liczba pracowników w okresie 12 pełnych miesięcy kalendarzowych liczonych od końca miesiąca kalendarzowego poprzedzającego datę zawarcia umowy subwencji finansowej wyniosła trzech pracowników. A zatem kalkulacja rozliczenia będzie wyglądała następująco.

Krok 1. Przedsiębiorca określa kwotę bezwarunkowego zwrotu. Co do zasady bezwarunkowo musi zwrócić 25 proc. subwencji, czyli:

25 proc. x 180 000 zł = 45 000 zł.

Krok 2. Analogicznie przedsiębiorca określa kwotę, którą może zatrzymać z tytułu prowadzenia działalności (25 proc. subwencji), czyli:

25 proc. x 180 000 zł = 45 000 zł.

Krok 3. Następnie przedsiębiorca musi wyliczyć wartość subwencji do zwrotu w zależności od utrzymanego poziomu zatrudnienia. A zatem skoro w okresie początkowym zatrudnionych było pięć osób, a średnia liczba pracowników w okresie 12 pełnych miesięcy kalendarzowych liczonych od końca miesiąca kalendarzowego poprzedzającego datę zawarcia umowy subwencji finansowej wyniosła trzech pracowników, to u tego przedsiębiorcy poziom utrzymania zatrudnienia wynosi 60 proc. (3 : 5).

Ponieważ poziom utrzymania średniego zatrudnienia mieści się w widełkach od 50 proc. do 100 proc., to zgodnie z par. 4 pkt 4 lit. B [ii] regulaminu wartość subwencji do zwrotu jest ustalana w przedziale od 0 do 50 proc. proporcjonalnie do skali redukcji zatrudnienia. Przedsiębiorca musi więc teraz wyliczyć skalę redukcji zatrudnienia. Skala redukcji zatrudnienia przy utrzymaniu poziomu zatrudnienia na poziomie 60 proc. to 40 proc. (według wzoru z regulaminu: – [3/5 ‒ 1] = 0,4).

W efekcie kwota subwencji do zwrotu z tytułu utrzymania poziomu zatrudnienia wynosi:

0,4 x 180 000 zł = 72 000 zł (tj. wartość subwencji x skala redukcji zatrudnienia).

Z tego wyliczenia wynika, że przedsiębiorca z tytułu utrzymania średniego zatrudnienia zachowa:

90 000 zł ‒ 72 000 zł = 18 000 zł.

Krok 4. Przedsiębiorca ustala, że w ostatecznym rozrachunku zachowa:

45 000 zł (z tytułu prowadzenia działalności) + 18 000 zł (z tytułu utrzymania poziomu zatrudnienia) = 63 000 zł

Kwota zwrotu wyniesie:

45 000,00 zł + 72 000,00 zł = 117 000,00 zł.

Tabela 1. Wartość subwencji do zwrotu w zależności od utrzymania średniego zatrudnienia

Poziom utrzymania średniego zatrudnienia Wartość subwencji do zwrotu
wyższy niż 100 proc. 0 proc.
od 50 do 100 proc. 0 proc. do 50 proc., proporcjonalnie do skali redukcji zatrudnienia, według wzoru:wartość subwencji do zwrotu = wartość subwencji x skala redukcji zatrudnienia
niższy niż 50 proc. 50 proc.

Ramka 7

Jeden beneficjent mógł otrzymać nawet 3,5 mln zł

Maksymalna kwota subwencji, którą mogły uzyskać MSP, była określana procentowo w relacji do poziomu przychodów firmy ze sprzedaży w 2019 r. oraz zależała od spadku przychodów ze sprzedaży w związku z COVID-19 w miesiącu kalendarzowym poprzedzającym miesiąc złożenia wniosku względem:

a) miesiąca kalendarzowego odpowiadającego mu w roku poprzednim albo

b) miesiąca kalendarzowego poprzedzającego miesiąc kalendarzowy przed dniem złożenia wniosku.

Kwoty subwencji finansowej mogły wynieść: (a) 4 proc., (b) 6 proc. lub (c) 8 proc. wartości przychodów ze sprzedaży przy ich spadku odpowiednio o minimum 25 proc., 50 proc. i 75 proc.

Zasady przyznawania subwencji dla MSP

Spadek przychodów ze sprzedaży Kwota subwencji finansowej jako proc. przychodów ze sprzedaży
mniej niż 25 proc. 0 proc.
min. 25 proc. i więcej 4 proc.
min. 50 proc. i więcej 6 proc.
min. 75 proc. i więcej 8 proc.

Maksymalna kwota subwencji finansowej dla MSP wynosić mogła 3 500 000 zł.