Dziś fundacji rodzinnej nie da się ani zarejestrować online, ani pobrać jej dokumentów przez internet. Wszystkie formalności trzeba załatwiać osobiście w Sądzie Okręgowym w Piotrkowie Trybunalskim. To ma się jednak zmienić. Trwają prace nad nowelizacją rozporządzenia ministra sprawiedliwości dotyczącego rejestru fundacji rodzinnych. Resort chce umożliwić pobieranie odpisów i zaświadczeń także w wersji elektronicznej. Każdy będzie mógł też samodzielnie pobrać i wydrukować informacje o fundacji.

Proponowane zmiany są oceniane raczej pozytywnie przez ekspertów i sądy. W trakcie konsultacji pojawiły się jednak również głosy krytyczne oraz postulaty wprowadzenia kolejnych zmian.

Fundacje rodzinne w liczbach
ikona lupy />
Fundacje rodzinne w liczbach / Dziennik Gazeta Prawna - wydanie cyfrowe

Pieniądze i modernizacja systemu

Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim uważa, że proponowane rozwiązania są zgodne z wcześniej zgłaszanymi postulatami. Przyznaje jednak, że sama zmiana przepisów to za mało.

Sąd wyjaśnia, że aby udostępnić Rejestr Fundacji Rodzinnych online, w tym umożliwić składanie wniosków oraz pobieranie odpisów i zaświadczeń, konieczna będzie przebudowa obecnego systemu informatycznego. Modernizacja wiąże się ze znacznymi kosztami, a wdrożenie zmian potrwa około trzech miesięcy.

Poprawa bezpieczeństwa danych

Z kolei prezes UODO apeluje do MS o doprecyzowanie proponowanych rozwiązań. Chodzi o tryb udostępniania informacji z rejestru w formie elektronicznej. Z projektowanego par. 30a tego rozporządzenia wynika, że informacje z rejestru fundacji rodzinnych będą pobierane bezpośrednio ze strony sądu rejestrowego, czyli bez składania wniosku. Takie rozwiązanie budzi wątpliwości prezesa UODO, ponieważ informacje z rejestru obejmują również dane osobowe, np. dane członków zarządu fundacji rodzinnej, jej pełnomocników, członków rady nadzorczej czy zgromadzenia beneficjentów.

W opinii prezesa UODO umożliwienie samodzielnego pobierania danych z rejestru bez składania wniosku nie jest rozwiązaniem dobrym. Nie sprzyja ono właściwej ochronie danych osobowych przetwarzanych w rejestrze. Ma to znaczenie zarówno w kontekście jawności danych, jak i adekwatności zakresu pozyskiwanych informacji w stosunku do celu ich przetwarzania oraz rozliczalności przetwarzania danych.

Zdaniem tej instytucji lepsze jest zdecydowanie udostępnianie danych wyłącznie na wniosek zainteresowanej osoby. Takie rozwiązanie lepiej chroni integralność i poufność danych (art. 5 ust. 1 lit. f rozporządzenia 2016/679) oraz spełnia obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych przez administratora (art. 24 ust. 1 rozporządzenia 2016/679).

Nie tylko jednak UODO ma zastrzeżenia co do właściwej ochrony danych, ale także Konfederacja Lewiatan. Zdaniem tej organizacji zasady pozyskiwania informacji zawarte w par. 30a rozporządzenia mogą budzić wątpliwości w zakresie dostępu do danych wrażliwych, takich jak np. adresy do doręczeń członków organów fundacji rodzinnej.

Lewiatan zwraca uwagę, że projekt nic nie mówi, w jaki sposób resort planuje zmiany informatyczne w systemie i w jaki sposób będzie można wyszukać dane dotyczące fundacji rodzinnej. Jeżeli dostęp do tych danych możliwy będzie po numerze PESEL osoby fizycznej, imieniu, nazwisku, generować to może ryzyko szybkiego dostępu do adresu tej osoby (jeżeli jest członkiem organów fundacji rodzinnej). Praktyka powoływania fundacji rodzinnych w Polsce jest bowiem taka, że większość z nich jako adres siedziby ma wskazany adres domu fundatora, a adresy do doręczeń również są adresami zamieszkiwania członków organów.

Ministerstwo Sprawiedliwości odniosło się do uwag prezesa UODO. Według tego resortu nie ma on racji. Projekt pozwala na udostępnianie informacji o fundacjach rodzinnych online, na stronie internetowej Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim. Te informacje będzie można samodzielnie pobrać i wydrukować. Dane obejmują m.in.: numer RFR, nazwę fundacji, jej siedzibę oraz numer REGON (jeżeli fundacja jest w rejestrze REGON) i NIP (jeżeli fundacja taki ma). Dzięki temu każdy zainteresowany może szybko zidentyfikować fundację. Informacje dotyczą tylko samej fundacji, a nie osób fizycznych, więc nie są danymi osobowymi. W tym przypadku nie trzeba składać wniosku – udostępniane dane mają charakter wyłącznie podmiotowy.

Resort podkreśla natomiast, że wnioski będą składane w przypadku odpisu, wyciągu lub zaświadczenia, ponieważ informacje uzyskane w tym trybie zawierają dane osobowe członków fundacji rodzinnej.

Przydałaby się moc dokumentu urzędowego

Ośrodek Badań, Studiów i Legislacji Krajowej Rady Radców Prawnych idzie krok dalej. Uważa, że zmiany w rozporządzeniu to zdecydowanie za mało. Zdaniem ośrodka projekt rozporządzenia nie umożliwia wykorzystywania danych pobranych ze strony sądu do wszystkich czynności w obrocie gospodarczym, w szczególności do czynności notarialnych. Poza tym projekt daje jedynie możliwość samodzielnego pobierania informacji z rejestru w formie elektronicznej oraz uzyskania wydruku komputerowego odpowiadającego treści odpisu lub zaświadczenia. Taki wydruk nie będzie jednak miał waloru dokumentu urzędowego. W praktyce oznacza to, że nie będzie mógł zostać wykorzystany przy czynnościach notarialnych, takich jak założenie fundacji rodzinnej, zmiana statutu czy zbycie albo wniesienie mienia.

W ocenie ośrodka niezbędna jest więc nowelizacja ustawy o fundacji rodzinnej, która nada dokumentom pobieranym z systemu walor dokumentu urzędowego, tak jak ma to miejsce w wypadku Krajowego Rejestru Sądowego oraz jednoznacznie dopuści ich wykorzystywanie w obrocie prawnym, w tym w czynnościach notarialnych. Bez takiej zmiany projektowane regulacje będą miały wyłącznie charakter informacyjny.

Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców postuluje, aby rejestr fundacji rodzinnych został włączony do Krajowego Rejestru Sądowego i żeby można było samodzielnie pobierać odpisy w formie elektronicznej. Jak tłumaczy, projektowane rozporządzenie pozwoli tylko na pobieranie informacji odpowiadających treści odpisu – same odpisy nadal będą wydawane wyłącznie na wniosek. W praktyce może to budzić wątpliwości co do prawnej mocy dokumentów pobranych samodzielnie. Konieczność składania osobnego wniosku, nawet elektronicznego, pozostaje pewnym ograniczeniem, które może negatywnie wpływać na sprawność obrotu gospodarczego.

Natomiast Krajowa Rada Notarialna postuluje, aby resort wprowadził rozwiązania umożliwiające osobom zgłaszającym fundację rodzinną uzyskanie bezpośredniej (np. elektronicznej) informacji o wpisie do rejestru fundacji rodzinnych. Obecnie zdarza się bowiem, że strony dokonujące czynności prawnych nie są świadome, że fundacja przeszła ze statusu „w organizacji” do pełnej rejestracji. Oznacza to, że obowiązują już inne zasady reprezentacji fundacji (por. art. 23 ust. 4 oraz art. 59 ustawy o fundacji rodzinnej).

Zdaniem KRN problem ten potęguje praktyka i literatura wskazująca, że wpis do rejestru nie zawsze następuje niezwłocznie po wydaniu postanowienia. Z tego powodu zasadne jest poszukanie rozwiązań, które zminimalizują ryzyko wadliwości czynności prawnych dokonanych przez nieprawidłowo reprezentowaną fundację rodzinną. Niewłaściwe rozpoznanie statusu fundacji może prowadzić do istotnych strat dla podmiotów uczestniczących w takich czynnościach, w tym także dla osób trzecich wobec fundacji.

Etap

Opiniowanie