Od 30 czerwca, terminu zatwierdzenia sprawozdań finansowych za 2024 r., minęły już dwa miesiące. Ustawa o rachunkowości (dalej: u.r.) wymaga, aby skutki zdarzeń dotyczących poprzedniego roku obrotowego ujmować „na bieżąco” – w księgach roku, w którym zostały wykryte. Kluczowe jest prawidłowe rozróżnienie, czy mamy do czynienia ze zdarzeniem istotnym, czy nieistotnym, ponieważ od tego zależy sposób jego ewidencji. Pojęcie istotności definiuje art. 4 ust. 4a u.r., a próg istotności każda jednostka określa samodzielnie w swojej polityce rachunkowości.

Zasady postępowania określają art. 54 ust. 2 i 3 u.r. oraz Krajowy Standard Rachunkowości nr 7 „Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym – ujęcie i prezentacja”. Z przepisów wynika, że:

  • skutki zdarzeń istotnych ujawnionych po zatwierdzeniu sprawozdania ujmuje się w kapitale (funduszu) własnym, w pozycji „Zysk (strata) z lat ubiegłych”,
  • skutki błędów nieistotnych ujmuje się w wyniku finansowym roku, w którym je wykryto.

W przypadku zdarzeń istotnych należy pamiętać także o obowiązku ich ujawnienia w informacji dodatkowej sprawozdania finansowego za bieżący rok obrotowy.

Ważne

Zmiana danych w zatwierdzonym sprawozdaniu finansowym jest niedopuszczalna.

Jak ustalić próg istotności w polityce rachunkowości

Ustawa o rachunkowości definiuje istotność jako taki wpływ informacji, którego pominięcie lub zniekształcenie może mieć znaczenie dla decyzji podejmowanych przez użytkowników sprawozdania finansowego. To oznacza, że granica między błędem istotnym a nieistotnym zależy od specyfiki danej jednostki i jej sytuacji finansowej.

Próg istotności ustala się indywidualnie, zapisując go w polityce rachunkowości. W praktyce często stosuje się: • procent zysku netto, • procent sumy bilansowej, • procent przychodów ze sprzedaży.

Ważne jest, aby przy ocenie istotności sumować skutki błędów o podobnym charakterze – kilka drobnych pomyłek może łącznie dać efekt istotny. Ocena powinna uwzględniać nie tylko wartość kwotową, ale również charakter zdarzenia i jego wpływ na rzetelny obraz sytuacji majątkowej i finansowej jednostki.

Przykład 1

Zdarzenie istotne…

W sierpniu 2025 r., podczas kontroli wewnętrznej, stwierdzono, że w księgach 2024 r. została pominięta faktura zakupu maszyny o wartości 150 000 zł netto. Taka kwota ma istotny wpływ na rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej jednostki, dlatego zdarzenie należy uznać za istotne. Amortyzacja za 2025 r. powinna wynosić 17 000 zł, a ta przypadająca na 2024 r. 8000 zł.

W księgach 2025 r. zapis powinien wyglądać następująco:

1. Wprowadzenie do ewidencji środka trwałego:

  • Wn „Środki trwałe” 150 000 zł,
  • Ma „Rozrachunki z dostawcami” 150 000 zł.

2. Ujęcie amortyzacji za 2024 r.:

  • Wn „Zysk (strata) z lat ubiegłych” 8000 zł,
  • Ma „Umorzenie środków trwałych' 8000 zł.

3. Ujęcie amortyzacji za część 2025 r. – okres przed ujawnieniem błędu:

  • Wn „Amortyzacja” 17 000 zł,
  • Ma „Umorzenie środków trwałych” 17 000 zł.

Skutki błędu dotyczące poprzedniego roku (poprzednich lat) odnosi się do kapitału (funduszu) własnego, a nie do wyniku finansowego bieżącego roku, aby nie zniekształcić jego wartości.

Przykład 2

… i nieistotne

W lipcu 2025 r., podczas przeglądu dokumentów, księgowa zauważyła, że w 2024 r. nie została zaksięgowana faktura za materiały biurowe o wartości 1200 zł netto. Wartość ta, w odniesieniu do skali działalności jednostki, jest nieistotna.

W księgach 2025 r. zapis powinien być następujący:

1. Ujęcie w bieżącym roku:

  • Wn „Zużycie materiałów” 1200 zł,
  • Ma „Rozrachunki z dostawcami” 1200 zł.

W tym przypadku korekta wpływa na wynik finansowy bieżącego roku, ponieważ nieistotne błędy rozlicza się „przez wynik”, a nie w kapitale własnym.

Z przykładów wynika, że prawidłowa ocena, czy mamy do czynienia ze zdarzeniem istotnym, czy nieistotnym, przesądza o sposobie ujęcia korekty w księgach rachunkowych. Od tego zależy, czy skutki trafią do kapitału (funduszu) własnego, czy też obciążą bieżący wynik finansowy. Błędna kwalifikacja może prowadzić do zniekształcenia wyniku finansowego lub kapitału własnego.

Ewidencja zdarzeń ujawnionych po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego – krok po kroku

1. Zidentyfikuj zdarzenie

  • Ustal, jakiego roku dotyczy, jaka jest jego wartość i czego dotyczy (np. amortyzacja, rozrachunki, rezerwy).
  • Sprawdź, czy ma wpływ na wynik finansowy lub kapitały własne.

2. Sprawdź próg istotności

  • Porównaj wartość zdarzenia z progiem określonym w polityce rachunkowości (np. proc. zysku netto, przychodów lub sumy bilansowej).
  • Zsumuj podobne błędy – łącznie mogą być istotne.

3. Określ sposób ujęcia

  • Nieistotny → ujmij w przychodach lub kosztach bieżącego roku.
  • Istotny → ujmij w kapitale własnym w pozycji „Zysk (strata) z lat ubiegłych”.

4. Ustal skutki podatkowe

  • Sprawdź, czy zobowiązanie podatkowe za rok, którego dotyczy błąd, jest przedawnione.
  • Jeśli nie jest przedawnione – przygotuj korektę zeznania CIT/PIT i oblicz odsetki.

5. Wykonaj księgowania

  • Zgodnie z wybranym wariantem.
  • Zadbaj o spójność zapisów w księgach i dokumentach źródłowych.

6. Przygotuj ujawnienia do sprawozdania

  • Opisz błąd i jego wpływ w dodatkowych informacjach i objaśnieniach.
  • Dla błędów istotnych – zaktualizuj zestawienie zmian w kapitale własnym.

7. Zachowaj dokumentację

  • Sporządź protokół wyjaśniający okoliczności i skutki błędu.
  • Dołącz dowody księgowe, kopie korekt deklaracji podatkowych i potwierdzenia zapłat.

W przypadku jednostek podlegających badaniu biegłego rewidenta niewłaściwe ujęcie może być powodem zastrzeżenia w opinii.

Należy też pamiętać o obowiązku ujawnienia w informacji dodatkowej istotnych korekt dotyczących lat ubiegłych w sprawozdaniu finansowym roku, w którym zostały ujęte.

Skutki podatkowe ujawnionych błędów

Rachunkowość i podatki inaczej traktują błędy z lat ubiegłych. W rachunkowości skutki błędów istotnych ujmuje się w pozycji „Zysk (strata) z lat ubiegłych”, a błędów nieistotnych – w bieżącym wyniku finansowym. W podatkach dochodowych (CIT i PIT) sposób ujęcia korekty zależy od jej przyczyny:

  • Błąd rachunkowy lub inna oczywista omyłka – korekta ujmowana jest wstecznie, w okresie, którego dotyczy pierwotny przychód lub koszt.
  • Inne przyczyny (np. udzielony rabat, skonto, umorzenie należności, rozliczenie kontraktu) – korekta ujmowana jest na bieżąco, w okresie wystawienia lub otrzymania dokumentu korygującego.

W praktyce oznacza to, że jeżeli w 2025 r. ujawnimy błąd dotyczący przychodów lub kosztów z 2024 r., to podatnik musi złożyć korektę zeznania rocznego za 2024 r. i – w razie niedopłaty – dopłacić podatek wraz z odsetkami. Ujęcie korekty w bieżącym roku (2025) jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy zdarzenie powstało faktycznie w tym roku, np. gdy kontrahent udzielił rabatu czy umorzył należność.

Ważne: Jeżeli błąd wpływa na wysokość zobowiązania podatkowego za rok, który nie jest jeszcze przedawniony:

  • należy złożyć korektę zeznania rocznego,
  • dopłacić podatek i należne odsetki.

Jeżeli zobowiązanie podatkowe uległo przedawnieniu, skutki mają wyłącznie charakter bilansowy.

W praktyce oznacza to, że księgowość i podatki mogą iść „różnymi torami” – w księgach ujmujemy zdarzenie w roku bieżącym, a w podatkach dokonujemy korekty deklaracji za lata poprzednie. [tabela 1]

Tabela 1.Przykłady zdarzeń – klasyfikacja rachunkowa

Rodzaj zdarzenia Klasyfikacja rachunkowa Uwagi praktyczne
Pominięcie dużej faktury zakupowej lub sprzedażowej Istotny błąd – „Zysk (strata) z lat ubiegłych” Korekta podatkowa wsteczna, w deklaracji CIT/PIT za rok, którego dotyczy
Zawyżenie amortyzacji środka trwałego w istotnej kwocie Istotny błąd – „Zysk (strata) z lat ubiegłych” Korekta podatkowa za lata poprzednie
Drobna pomyłka w dekretacji faktury kosztowej Nieistotny błąd – bieżący wynik Korekta podatkowa deklaracji wstecz
Niewielkie różnice kursowe nieujęte w 2024 r. Nieistotny błąd – bieżący wynik Zwykle nie wpływają istotnie na obraz sytuacji
Przegrana sprawa sądowa ujawniona w 2025 r. dotycząca 2024 r. (niezależnie od kwoty)* Istotny błąd – „Zysk (strata) z lat ubiegłych” Wymaga ujawnienia w informacji dodatkowej bieżącego roku
Kara od organu nadzoru finansowego (nawet niewielka kwotowo)* Może być istotna jakościowo – „Zysk (strata) z lat ubiegłych” Znaczenie zdarzenia wynika z charakteru, nie tylko z wartości

*W przypadku przegranej sprawy sądowej oraz kar od organów nadzoru finansowego ocena istotności nie zależy od wartości kwotowej, lecz od charakteru zdarzenia. Są to zdarzenia istotne jakościowo, ponieważ wpływają na ocenę sytuacji prawnej jednostki i jej zgodność z przepisami. Należy je ująć w pozycji „Zysk (strata) z lat ubiegłych” oraz ujawnić w informacji dodatkowej bieżącego roku.

Tabela 2.Ocena istotności i księgowanie

Rodzaj zdarzenia Opis sytuacji – ujawnienie zdarzeń we wrześniu 2025 r. Ocena istotności Księgowanie Uwagi praktyczne
Zawyżenie amortyzacji w 2024 r. naliczono o 5000 zł za dużo amortyzacji Nieistotny (próg 5 proc. zysku netto nieprzekroczony) Wn „Odpisy umorzeniowe środków trwałych” / Ma „Pozostałe przychody operacyjne” (albo konto „Amortyzacja”, zależnie od polityki) Korekta w wyniku bieżącego roku, korekta CIT-8
Nieujęta faktura kosztowa brak faktury z grudnia 2024 r. na kwotę 45 000 zł Istotny 1) Wn „Środki trwałe” lub „Koszty według rodzaju” / Ma „Rozrachunki z dostawcami” 2) Wn „Zysk (strata) z lat ubiegłych” / Ma „Środki trwałe” lub „Koszty” Wpływ na kapitał własny, korekta CIT-8
Podwójne ujęcie faktury sprzedaży faktura z listopada 2024 r. została zaksięgowana dwa razy Istotny Wn „Zysk (strata) z lat ubiegłych” / Ma „Przychody ze sprzedaży” Obniża zysk lat ubiegłych, korekta VAT i CIT/PIT
Błąd w rozliczeniu podatku niewykazanie kosztu podatkowego w wysokości 80 000 zł w 2024 r. Istotny Wn „Zysk (strata) z lat ubiegłych” / Ma „Rozrachunki z tytułu podatków” (lub „Rozliczenie wyniku finansowego”) Duży wpływ na wynik, obowiązek korekty CIT/PIT

*Ocena istotności – zgodnie z progiem ustalonym w polityce rachunkowości.

Informacja dodatkowa a błędy po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego

Krajowy Standard Rachunkowości nr 7 (pkt 5.8) nakłada na jednostki obowiązek szczegółowego ujawniania informacji o błędach istotnych wykrytych po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. W informacji dodatkowej należy podać:

  • rodzaj i przyczynę błędu,
  • kwoty korekt w podziale na lata,
  • wpływ korekt na poszczególne pozycje bilansu oraz rachunku zysków i strat,
  • w razie braku możliwości ustalenia kwoty – opis błędu oraz przyczyny braku możliwości oszacowania.

Przy błędach istotnych należy także wykazać zmiany w kapitale własnym w odpowiedniej tabeli w sprawozdaniu finansowym.

Podsumowanie zasad księgowania błędów i nowych zdarzeń po zatwierdzeniu sprawozdania

Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego każde nowe zdarzenie dotyczące lat ubiegłych ujmuje się w księgach rachunkowych roku, w którym zostało ujawnione. O sposobie ujęcia decyduje jego istotność. I tak zdarzenia:

  • nieistotne → ujmuje się w wyniku finansowym roku bieżącego,
  • istotne → księguje się w kapitale własnym, w pozycji „Zysk (strata) z lat ubiegłych”.

Niezależnie od klasyfikacji, jednostka powinna:

  • rzetelnie udokumentować zdarzenie,
  • przeanalizować skutki podatkowe (z ewentualną korektą deklaracji CIT/PIT za lata poprzednie),
  • właściwie ujawnić informacje w sprawozdaniu finansowym – zgodnie z wymogami KSR 7 i ustawy o rachunkowości.

Podstawa prawna

ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1863)

ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 poz. 111; ost.zm. Dz.U. z 2025 r., poz. 820)

komunikat ministra finansów z 27 grudnia 2018 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia aktualizacji Krajowego Standardu Rachunkowości nr 7 „Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym – ujęcie i prezentacja” (Dz.Urz. Min. Fin. z 2019 r. poz. 2)