Jak rozliczyć w VAT i PIT zakup truskawek od rolnika ryczałtowego, jeżeli przedsiębiorca zapłacił gotówką

Stosownie do art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT zwolniona z VAT jest dostawa produktów rolnych dokonywana przez rolnika ryczałtowego oraz świadczenie usług rolniczych przez rolnika ryczałtowego. W interesującym nas zakresie należy wskazać, że przez:

• rolnika ryczałtowego rozumie się rolnika dokonującego dostawy produktów rolnych lub świadczącego usługi rolnicze, korzystającego ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT, z wyjątkiem rolnika obowiązanego na podstawie odrębnych przepisów do prowadzenia ksiąg rachunkowych (art. 2 pkt 19 ustawy o VAT);
• działalność rolniczą rozumie się produkcję roślinną i zwierzęcą, w tym również produkcję materiału siewnego, szkółkarskiego, hodowlanego oraz reprodukcyjnego, produkcję warzywniczą, gruntową, szklarniową i pod folią, produkcję roślin ozdobnych, grzybów uprawnych i sadowniczą, chów, hodowlę i produkcję materiału zarodowego zwierząt, ptactwa i owadów użytkowych, produkcję zwierzęcą typu przemysłowego lub fermowego oraz chów i hodowlę ryb i innych organizmów żyjących w wodzie, a także uprawy w szklarniach i ogrzewanych tunelach foliowych, uprawy grzybów i ich grzybni, uprawy roślin „in vitro”, fermową hodowlę i chów drobiu rzeźnego i nieśnego, wylęgarnie drobiu, hodowlę i chów zwierząt futerkowych i laboratoryjnych, chów i hodowlę dżdżownic, entomofagów i jedwabników, prowadzenie pasiek oraz chów i hodowlę innych zwierząt poza gospodarstwem rolnym oraz sprzedaż produktów gospodarki leśnej i łowieckiej, z wyjątkiem drewna okrągłego z drzew tropikalnych (CN 4403 41 00 i 4403 49) oraz bambusa (CN 1401 10 00), a także świadczenie usług rolniczych (art. 2 pkt 15 ustawy o VAT);
• gospodarstwo rolne rozumie się gospodarstwo rolne w rozumieniu przepisów o podatku rolnym (art. 2 pkt 16 ustawy o VAT);
• produkty rolne rozumie się towary pochodzące z własnej działalności rolniczej rolnika ryczałtowego oraz towary, o których mowa w art. 20 ust. 1c i 1d ustawy o PIT (art. 2 pkt 20 ustawy o VAT).

Z opisu stanu faktycznego wynika, że przedsiębiorca nabył truskawki od rolnika ryczałtowego. Owoce te pochodziły z gospodarstwa rolnego prowadzonego przez rolnika ryczałtowego. Zatem należy uznać, że dostawa (sprzedaż) tych truskawek (produktów rolnych) przez rolnika ryczałtowego była zwolniona z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT.

Ważne: Rolnik ryczałtowy, który dostarcza produkty rolne w zakresie prowadzonej działalności rolniczej, jest zwolniony z obowiązku zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R (art. 117 pkt 4 ustawy o VAT).

Wprawdzie rolnik ryczałtowy może zrezygnować z ww. zwolnienia pod warunkiem dokonania zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R (art. 43 ust. 2 i ust. 5, art. 15 ust. 4 i ust. 5, art. 96 ustawy o VAT), ale z opisu stanu faktycznego nie wynika jednak, żeby to zrobił.

Udokumentowanie transakcji

Rolnik ryczałtowy w zakresie prowadzonej działalności rolniczej dostarczający produkty rolne jest zwolniony z obowiązku wystawiania faktur (art. 117 pkt 1 ustawy o VAT).

Ważne: Obowiązek udokumentowania zakupu produktów rolnych od rolnika ryczałtowego spoczywa na ich nabywcy, jeśli ma on status zarejestrowanego podatnika VAT czynnego (por. interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 10 stycznia 2024 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.71.2018.12.ALN).

Zgodnie z art. 116 ust. 1 ustawy o VAT podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT czynny nabywający produkty rolne od rolnika ryczałtowego wystawia w dwóch egzemplarzach fakturę dokumentującą nabycie tych produktów. Oryginał faktury jest przekazywany dostawcy.

W myśl art. 116 ust. 2 i 3 ustawy o VAT faktura dokumentująca nabycie produktów rolnych powinna być oznaczona jako „Faktura VAT RR” i zawierać co najmniej:

• imię i nazwisko lub nazwę albo nazwę skróconą dostawcy i nabywcy oraz ich adresy;
• numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL dostawcy i nabywcy;
• datę dokonania nabycia oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury;
• nazwy nabytych produktów rolnych;
• jednostkę miary i ilość nabytych produktów rolnych oraz oznaczenie (opis) klasy lub jakości tych produktów;
• cenę jednostkową nabytego produktu rolnego bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku;
• wartość nabytych produktów rolnych bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku;
• stawkę zryczałtowanego zwrotu podatku;
• kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku od wartości nabytych produktów rolnych;
• wartość nabytych produktów rolnych wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku;
• kwotę należności ogółem wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku, wyrażoną cyfrowo i słownie;
• czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób;
• oświadczenie dostawcy produktów rolnych w brzmieniu: „Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług”.

Faktura VAT RR może być, za zgodą dostawcy, wystawiana, podpisywana i przesyłana w formie elektronicznej. W tym przypadku zamiast czytelnymi podpisami lub podpisami osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury VAT RR w formie elektronicznej, określonymi w art. 116 ust. 2 pkt 13 ustawy o VAT, faktura powinna być opatrzona, odpowiednio przez dostawcę i nabywcę, kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Przez przekazanie dostawcy oryginału faktury VAT RR rozumie się jej przesłanie w formie elektronicznej (art. 116 ust. 3a ustawy o VAT). Z opisu stanu faktycznego wynika jednak, że przedsiębiorca nie skorzystał z tej możliwości, gdyż została wystawiona faktura VAT RR w formie papierowej.

Rolnikowi ryczałtowemu dokonującemu dostawy produktów rolnych dla podatnika VAT, który rozlicza ten podatek, przysługuje zryczałtowany zwrot podatku z tytułu nabywania niektórych środków produkcji dla rolnictwa opodatkowanych VAT. Kwota zryczałtowanego zwrotu podatku jest wypłacana rolnikowi ryczałtowemu przez nabywcę produktów rolnych (art. 115 ust. 1 ustawy o VAT).

Ważne: Stawka zryczałtowanego zwrotu podatku wynosi obecnie 7 proc. kwoty należnej z tytułu dostawy produktów rolnych pomniejszonej o kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku (art. 115 ust. 2 w zw. z art. 146ef ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT).

Zatem przedsiębiorca prawidłowo na udokumentowanie zakupu truskawek od rolnika ryczałtowego wystawił 2 czerwca 2025 r. fakturę VAT RR, na kwotę brutto (tj. kwotę należności ogółem wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku) 535 zł, w tym kwota zryczałtowanego zwrotu podatku 35 zł, a wartość nabytych produktów rolnych bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku: 500 zł.

Ważne: Rolnik ryczałtowy musi przechowywać m.in. oryginały faktur VAT RR (także faktury VAT RR wystawione w formie elektronicznej) przez pięć lat, licząc od końca roku, w którym wystawił fakturę (art. 116 ust. 10 ustawy o VAT).

Odliczenie podatku naliczonego

Zgodnie z regułą ogólną zawartą w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 3 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi zryczałtowany zwrot podatku, o którym mowa w art. 116 ust. 6 ustawy o VAT, tj. zryczałtowany zwrot podatku wynikający z faktury VAT RR dokumentującej nabycie produktów rolnych. W analizowanej sprawie kwota tego zwrotu wynosi 35 zł.

Jednak uznanie tego zryczałtowanego zwrotu podatku za podatek naliczony uzależnione jest od spełnienia ustawowych warunków. Prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje, gdy odliczenia tego dokonuje podatnik VAT czynny, towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych VAT (związek ten może mieć charakter bezpośredni lub pośredni) oraz nie zachodzą okoliczności wymienione w art. 88 ustawy o VAT. W analizowanym przypadku nie powinny mieć zastosowania wyłączenia przewidziane w art. 88 ustawy o VAT, gdyż:

• przedsiębiorca jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,
• przedmiotem zakupu nie są usługi gastronomiczne ani noclegowe,
• podatek naliczony nie wynika z otrzymanej faktury, lecz ewentualnie stanowi go zryczałtowany zwrot podatku.

Ponadto truskawki zostały kupione z zamiarem ich odprzedaży, a zatem istnieje bezpośredni związek pomiędzy ich nabyciem a czynnościami podlegającymi opodatkowaniu VAT (sprzedaż truskawek jest opodatkowana według preferencyjnej, 5-proc. stawki VAT).

Z kolei, jak wynika z art. 116 ust. 6 ustawy o VAT, zryczałtowany zwrot podatku zwiększa u nabywcy produktów rolnych kwotę podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2 ustawy o VAT, w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym dokonano zapłaty, pod warunkiem że:

• nabycie produktów rolnych jest związane z dostawą opodatkowaną;
• zapłata należności za produkty rolne, obejmująca również kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku, nastąpiła na rachunek bankowy rolnika ryczałtowego lub na jego rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem;
• w dokumencie stwierdzającym dokonanie zapłaty należności za produkty rolne zostaną podane numer i data wystawienia faktury potwierdzającej nabycie tych produktów albo na fakturze potwierdzającej zakup produktów rolnych są dane identyfikacyjne dokumentu stwierdzającego dokonanie zapłaty.

Za datę dokonania zapłaty uważa się datę wydania dyspozycji bankowej przekazania środków finansowych na rachunek bankowy rolnika ryczałtowego, jeżeli dyspozycja ta została zrealizowana (art. 116 ust. 7 ustawy o VAT).

W analizowanej sprawie nie znajdą zastosowania wyjątki przewidziane w art. 116 ust. 8–9b ustawy o VAT (dotyczą one kompensat z fakturą VAT RR).

Z przedstawionego opisu stanu faktycznego wynika, że przedsiębiorca za nabyte produkty rolne (truskawki) zapłacił gotówką. Oznacza to, że nie zostały spełnione warunki do uznania zryczałtowanego zwrotu podatku z wystawionej dla tego rolnika ryczałtowego faktury VAT RR za podatek naliczony, a tym samym przedsiębiorca nie może o niego (tj. o kwotę 35 zł) obniżyć podatku należnego (por. interpretacje indywidualne: dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 8 czerwca 2016 r., sygn. ILPB1/4511–1-258/16-3/AK; dyrektora IS w Bydgoszczy z 4 lutego 2013 r., sygn. ITPP1/443-1408/12/DM).

Ważne: Co do zasady zryczałtowany zwrot podatku (podatek naliczony) wykazuje się w ewidencji zakupu JPK_V7M na podstawie wystawionej faktury VAT RR z oznaczeniem „VAT_RR” (par. 11 ust. 1, ust. 3 pkt 2, ust. 8 pkt 1 rozporządzenia w sprawie JPK_VAT). Skoro w analizowanej sprawie zryczałtowany zwrot podatku wynikający z faktury VAT RR nie powiększa podatku naliczonego, to nie wykazuje się jej w ewidencji zakupu JPK_V7M.

PCC

Podatkowi od czynności cywilnoprawnych podlegają m.in. umowy sprzedaży rzeczy (art. 1 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy o PCC). W myśl art. 1 ust. 4 pkt 1 ustawy o PCC czynności cywilnoprawne podlegają PCC, jeżeli ich przedmiotem są rzeczy znajdujące się na terytorium Polski.

Ważne: Przy umowie sprzedaży obowiązek podatkowy – z zastrzeżeniem art. 5 ustawy o PCC – ciąży na kupującym (art. 4 pkt 1 ustawy o PCC).

Jednak na podstawie art. 2 pkt 4 ustawy o PCC nie podlegają podatkowi czynności cywilnoprawne, inne niż umowa spółki i jej zmiany:
a) w zakresie, w jakim są opodatkowane podatkiem od towarów i usług, z wyjątkiem umów sprzedaży, których przedmiotem jest lokal mieszkalny stanowiący odrębną nieruchomość, opodatkowanych zgodnie z art. 7a ustawy o PCC,
b) jeżeli przynajmniej jedna ze stron jest zwolniona od podatku od towarów i usług z tytułu dokonania tej czynności, z wyjątkiem:
– umów sprzedaży i zamiany, których przedmiotem jest nieruchomość lub jej część, albo prawo użytkowania wieczystego, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej lub prawo do miejsca postojowego w garażu wielostanowiskowym lub udział w tych prawach,
– umów sprzedaży udziałów i akcji w spółkach handlowych,
c) niepodlegające VAT na podstawie art. 8c ust. 1 ustawy o VAT, z wyjątkiem:
– umów sprzedaży i zamiany, których przedmiotem jest nieruchomość lub jej część, albo prawo użytkowania wieczystego, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej lub prawo do miejsca postojowego w garażu wielostanowiskowym lub udział w tych prawach,
– umów sprzedaży udziałów i akcji w spółkach handlowych.

O wyłączeniu z opodatkowania PCC na podstawie art. 2 pkt 4 ustawy o PCC nie decyduje okoliczność, że strony tej umowy mają status podatnika VAT, lecz wyłącznie to, że przynajmniej jedna ze stron z tytułu dokonania tej konkretnej czynności jest opodatkowana VAT lub jest z tego podatku zwolniona. W analizowanej sprawie, skoro sprzedający jest rolnikiem ryczałtowym dokonującym dostawy produktów rolnych (truskawek) pochodzących z własnej działalności rolniczej, to sprzedaż ta będzie zwolniona z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT. Oznacza to, że umowa sprzedaży tych truskawek, w myśl art. 2 pkt 4 ustawy o PCC, nie będzie podlegać opodatkowaniu PCC (por. interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 25 lutego 2010 r., sygn. ITPB2/436–195c/09/TJ). Na przedsiębiorcy nie ciąży zatem obowiązek zapłaty PCC od ich zakupu.

PIT

Na wstępie należy wyjaśnić, że z przedstawionego opisu stanu faktycznego wynika, że przedsiębiorca nie wybrał tzw. kasowego PIT, tj. określonej w art. 14c ustawy o PIT metody kasowej rozliczania przychodów. Przedsiębiorca ustala zatem koszty uzyskania przychodów na zasadach ogólnych.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT. Zatem, aby dany wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, powinien spełniać łącznie następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on być pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie znajduje się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Ważne: W analizowanej sprawie zakupione produkty rolne (truskawki) stanowią dla przedsiębiorcy towary handlowe, a zatem wydatki poniesione na ich nabycie stanowią dla niego koszty uzyskania przychodów.

Takim kosztem nie będzie jednak w analizowanym przypadku zryczałtowany zwrot podatku.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a tiret drugie ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów podatku od towarów i usług, z tym że jest kosztem uzyskania przychodów podatek naliczony w tej części, w której zgodnie z przepisami o VAT podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług – jeżeli naliczony VAT nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej. Jak wskazał dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 31 stycznia 2014 r., sygn. IPTPB1/415–685/13-4/DS. „(…) w sytuacji, w której wnioskodawczyni nie przysługuje prawo do zwiększenia kwoty podatku naliczonego o zryczałtowany zwrot podatku od nabywanych produktów rolnych od rolnika ryczałtowego, w związku z niedopełnieniem obowiązków wynikających z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług poprzez niespełnienie warunku sposobu zapłaty należności z faktury VAT RR w formie przelewu i uiszczenie jej w formie gotówki, to nieodliczony podatek od towarów i usług, stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 43 tiret drugi ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie stanowi kosztu uzyskania przychodów” (por. interpretacja indywidualna IS w Poznaniu z 8 czerwca 2016 r., sygn. ILPB1/4511–1-258/16-3/AK).

Ważne: Kosztem uzyskania przychodów z tytułu zakupu truskawek udokumentowanego wystawioną fakturą VAT RR będzie tylko kwota 500 zł, tj. wartość nabytych produktów rolnych bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku.

Warunkiem zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest m.in. ich właściwe udokumentowanie. Ustawa o PIT nie określa sposobu dokumentowania poniesionych wydatków. W przypadku prowadzenia przez podatnika podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: PKPiR), sposób prowadzenia księgi oraz dokumentowanie znajdujących się w niej zapisów określa rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPiR. Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są przede wszystkim faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami (par. 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie PKPiR). W analizowanej sprawie zakup truskawek od rolnika ryczałtowego udokumentowany jest fakturą VAT RR wystawioną przez przedsiębiorcę, a zatem może ona stanowić podstawę ujęcia wydatku w PKPiR po stronie kosztów uzyskania przychodów.

Z przedstawionego opisu stanu faktycznego wynika, że przedsiębiorca prowadzi PKPiR metodą kasową. Zgodnie zatem z regułą zawartą w art. 22 ust. 4 ustawy o PIT koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. W przypadku podatników prowadzących PKPiR za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów – stosownie do art. 22 ust. 6b ustawy o PIT – uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

W analizowanej sprawie podstawą ujęcia wydatku w PKPiR jest wystawiona 2 czerwca 2025 r. faktura VAT RR, a zatem przedsiębiorca mógł wydatki w wysokości 500 zł zaliczyć w koszty uzyskania przychodów właśnie 2 czerwca 2025 r.

Jak wynika z objaśnień do PKPiR, jej kolumna 10 jest przeznaczona do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu. W myśl par. 3 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie PKPiR towarami handlowymi są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym, a także produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej. Zgodnie z par. 3 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie PKPiR cena zakupu oznacza cenę, jaką nabywca płaci za zakupione składniki majątku, pomniejszoną o VAT, podlegający odliczeniu zgodnie z odrębnymi przepisami, a przy imporcie powiększoną o należne cło, podatek akcyzowy oraz opłaty celne dodatkowe, obniżoną o rabaty, opusty, inne podobne obniżenia, w przypadku zaś otrzymania składnika majątku w drodze darowizny lub spadku – wartość odpowiadającą cenie zakupu takiego samego lub podobnego składnika.

W analizowanej sprawie podatek naliczony (tj. zryczałtowany zwrot podatku) – mimo że nie podlega odliczeniu – nie jest także kosztem uzyskania przychodów. Zatem w kolumnie 10 PKPiR należy wskazać jedynie wartość nabytych produktów rolnych bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku, tj. kwotę 500 zł.

Na marginesie należy wskazać, że do transakcji dokonywanych z rolnikami nie stosuje się art. 22p ustawy o PIT. Jak wskazał dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 19 czerwca 2020 r., sygn. 0114-KDIP3-2.4011.102.2020.6.MJ: „(…) przepisy art. 22p ww. ustawy nie będą miały zastosowania w odniesieniu do dokonywania płatności na rzecz rolników ryczałtowych będących dostawcami Wnioskodawcy, z uwagi na to, że drugą stroną transakcji są podmioty niebędące przedsiębiorcami”.

Ważne: W czerwcu 2025 r. przedsiębiorca może wliczyć w koszty uzyskania przychodów wartość nabytych produktów rolnych (tj. truskawek) bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku, tj. 500 zł.