Strategie biur rachunkowych wobec ESG – ekspansja albo ostrożność [WYWIAD]

Wdrożenie raportowania ESG może być szansą dla małych i średnich biur rachunkowych na poszerzenie portfolio produktowego i klienckiego. Choć dla wielu biur lepszą opcją może być przyjęcie strategii pasywnej i koncentracja na usługach stricte księgowych

Jak nowe regulacje dotyczące sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju wpłyną na małe i średnie biura rachunkowe?

MACIEJ CZAPIEWSKI: Na pierwszy rzut oka wydawałoby się, że nieznacznie – formalnie raportowanie ESG dotyczy za rok 2024 dużych spółek giełdowych, za rok 2025 – także dużych spółek niegiełdowych, a za rok 2026 – również małych i średnich spółek będących emitentami papierów wartościowych notowanych na rynkach urzędowych. Takie podmioty, może za wyjątkiem małych emitentów, rzadko są klientami małych i średnich biur rachunkowych, zwykle posiadają własne działy rachunkowości ewentualnie korzystają z usług dużych biur rachunkowych. Należy jednak spodziewać się, że jednostki zobowiązane do raportowania ESG będą chciały uzyskiwać stosowne informacje od swoich dostawców, np. dotyczące generowanego w procesie wartości dodanej śladu węglowego, innego wpływu na środowisko czy zapewnienia niedyskryminacyjnych zasad zatrudnienia. Wówczas naturalne będzie, że tacy dostawcy – klienci mniejszych biur rachunkowych – zwrócą się do nich o wsparcie w ewidencjonowaniu, agregacji i raportowaniu takich danych.

ALEKSANDRA MOTŁAWSKA: Wiele zależy od tego, jaki profil obsługi klienta przyjmuje dane biuro. Czy firmy te chcą świadczyć usługi raportowania ESG? Moim zdaniem możliwe są tutaj dwa modele – aktywny – biuro będzie gotowe wspierać klienta w procesie wdrażania wymogów ESG, rekomendować i dostarczać rozwiązania ewidencyjne i raportowe oraz – pasywny – inne osoby (podmioty) będą odpowiedzialne za wdrożenie procesów ESG i raportowanie i to one zlecą biuru rachunkowemu ewidencjonowanie danych niezbędnych do raportowania, które będą powiązane z danymi finansowymi i tak księgowanymi przez biuro. Trudno przesądzić, który model dla danego biura będzie bardziej korzystny – z pewnością należy dokonać przeglądu portfela klientów i ustalić, czy występują w nim podmioty objęte obowiązkowym raportowaniem. Rozeznać, jak tacy klienci widzą rolę swojego biura rachunkowego, czy mają już innego doradcę, czy są oczekiwania, aby biuro rachunkowe wzięło na siebie istotne obowiązki w procesie raportowania ESG. W takim przypadku sprofilowanie aktywne wydaje się konieczne, aby zapewnić kompleksową obsługę i satysfakcję klientom. Jeśli jednak w portfolio biura nie ma takich klientów albo zdecydowali oni, że biuro rachunkowe będzie pełnić w raportowaniu ESG rolę pomocniczą a za wdrożenie i wykonywanie raportowania odpowiadać będą inne podmioty, to model pasywny będzie wystarczający. Paradoksalnie najwięcej niespodzianek pojawić się może ze strony małych klientów, którzy są dostawcami dużych podmiotów i względem których pojawią się oczekiwania dostarczenia danych dla ich kontrahentów.

AM: Zgodnie z przepisami małe i średnie jednostki zainteresowania publicznego będą zobowiązane do raportowania po raz pierwszy za rok 2026. Faktycznie, aby poprawnie zaraportować dane za rok 2026, odpowiednie urządzenia ewidencyjne do pomiaru zagadnień wymagających raportowania powinny być wdrożone od początku 2026 roku, a to oznacza, że sam proces identyfikacji zagadnień istotnych zgodnie z kryterium podwójnej istotności wraz z projektowaniem systemu raportowania powinien nastąpić do końca roku 2025. Czyli, jeśli klientem biura jest podmiot obowiązany do raportowania od roku 2026, to druga połowa roku 2025 to czas, kiedy trzeba zająć się tym tematem. Jeśli klientem biura jest duża jednostka obowiązana do raportowania za rok 2025, a wdrożenie raportowania ESG jeszcze się nie rozpoczęło, to oznacza, że już należy działać, bo zagregowanie odpowiednich danych za czas od początku roku 2025 będzie tym bardziej kłopotliwe, im później się rozpocznie. Obecnie obowiązuje uproszczenie polegające na zwolnieniu z raportowania śladu węglowego dostawców i odbiorców w pierwszym roku raportowania.

MC: Sytuacja jest teoretycznie jasna i wynika wprost z przepisów, w praktyce jednak trudno coś

powiedzieć na pewno. Obowiązki dotyczące raportowania ESG nie spotkały się z nadmiernie ciepłym przyjęciem przedsiębiorców w Unii Europejskiej i są wskazywane raczej jako ciężar, który powinien być objęty deregulacją aniżeli szansa dla przeglądu i rekonstrukcji struktury biznesu. W wypowiedziach polityków – Przewodniczącej Komisji Europejskiej Ursuli von der Leyen czy premiera Donalda Tuska – pojawiają się zapowiedzi i sugestie zmian W ostatni wtorek (25.02) Komisja Europejska opublikowała propozycje uproszczeń w ramach pakietu „Omnibus”. Również zespół ds. deregulacji pracujący pod kierunkiem Rafała Brzoski wskazuje na konieczność uproszczeń w zakresie raportowania ESG. Może się więc okazać, że zapobiegliwość, wczesne przeszkolenie pracowników i wdrożenie procedur ESG w firmach księgowych okaże się częściowo lub w całości niepotrzebne. Niestety w tej chwili trudno określić, czy do deregulacji dojdzie i w jakim ostatecznie zakresie.

Ważne: Dla biur rachunkowych, które mają klientów obowiązanych do raportowania od roku 2026, rekomendowałbym wstrzymać się z procesem intensywnych szkoleń i wdrożeń u klientów do końca pierwszego półrocza roku 2025, w tym czasie zakres ewentualnej deregulacji powinien być już jasny.

AM: Odpowiedź na to pytanie jest skomplikowana. Formalnie żadnego obligo w tym zakresie nie ma – raportowanie ESG jest składową sprawozdania z działalności, za które odpowiada kierownik jednostki a nie podmiot, któremu powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Ważne: Jeśli biuro ma klientów, którzy są zobligowani do raportowania ESG, należy spodziewać się, że przynajmniej część obowiązków ewidencyjnych związanych z gromadzeniem i przygotowywaniem danych do raportowania będzie, na zasadzie umownej, przypisana do biura.

Wreszcie, nawet jeśli biuro nie ma klientów obowiązanych do raportowania ESG (zapewne zdecydowana większość małych i średnich biur rachunkowych), może okazać się, że owi klienci, sami niezobowiązani do raportowania ESG, będą musieli przekazać informacje np. o śladzie węglowym innym podmiotom w swoim łańcuchu wartości i zwrócą się o pomoc do swojego księgowego. Oczywiście można w takiej sytuacji odesłać do innego podmiotu, który specjalizuje się w raportowaniu ESG, jednak klient z pewnością doceniłby kompetencje w tym zakresie swojego księgowego, nie wspominając o tym, że taka obsługa generowałaby dodatkowe przychody dla biura.

AM: Uważam, że małe czy średnie biuro rachunkowe, do tej pory koncentrujące się na obsłudze księgowej, raczej nie jest w stanie specjalizować się w obszarze raportowania ESG choćby z tego powodu, że mają już swoich klientów stricte księgowych. Jeśli chcą aktywnie specjalizować się w obszarze raportowania ESG, konieczne będzie powołanie do tego wyspecjalizowanego działu (czyli co najmniej jednej osoby), którego podstawową usługą będzie tylko raportowanie ESG. Powołanie z kolei wyspecjalizowanego zespołu kosztuje i jeśli takie biuro nie będzie miało lub nie pozyska dostatecznej liczby nowych klientów, nie będzie w stanie pokryć kosztów jego utrzymania.

Ważne: Specjalizacja ma więc szczególny sens wtedy, gdy biuro ma już klientów, którzy chcą skorzystać ze wsparcia w raportowaniu ESG, bądź wtedy, gdy w zespole pracowników biura są osoby ze stosownymi kompetencjami lub przynajmniej zainteresowaniami z zakresu społecznej odpowiedzialności biznesu.

MC: Jednak nawet jeśli biuro nie zamierza przyjmować „aktywnej”, specjalizacyjnej strategii z zakresu ESG, w mojej ocenie celowe jest pozyskanie przynajmniej podstawowej wiedzy w tym zakresie, by być partnerem również dla mniejszych klientów, którzy mogą zostać zaskoczeni wymogami raportowanymi narzuconymi przez większych kontrahentów.

AM: Podstawową kwestią jest wiedza – jak wcześniej wspomniałam, już dziś należy zapoznać się z wymogami przepisów. Drugą kwestią jest sam proces raportowania. Zewnętrzne biuro rachunkowe dla klientów bardzo często ma wiedzę o tym, co się dzieje w firmie tylko z dokumentów źródłowych, a zakres raportowania ESG jest dużo szerszy.

Moim zdaniem na początku należy zastanowić się nad obszarami, w których biuro rachunkowe może być wsparciem dla klientów. Mogą być to kwestie merytoryczne czy interpretacja przepisów, wsparcie w analizie danych, liczenie wskaźników. Jeśli zdobędziemy wiedzę merytoryczną, będzie to dobry wstęp do szukania możliwych obszarów wsparcia dla klientów.

MC: Takie narzędzia informatyczne wspierające wdrożenie ESG, opis procesów, a następnie zbieranie i agregację danych są na rynku dostępne. Jeśli biuro rachunkowe ma przynajmniej kilku klientów obowiązanych do raportowania ESG i przyjmuje aktywną strategię obecności na rynku ESG, to wówczas nabycie takiego oprogramowania może mieć sens, choć poprzedziłbym je wywiadem z klientami i ustaleniem, czy nie zdecydowali się już na inne rozwiązania w tym zakresie.

AM: Nie ma takiego obowiązku, może to być jednak dodatkowym atutem. Jest wiele dostępnych szkoleń. Poszerzanie wiedzy i zdobycie dodatkowych certyfikatów może mieć znaczenie biznesowe.

AM: Wyjściowym błędem jest ignorowanie potrzeby możliwie wczesnego przygotowania całego procesu i identyfikacji obszarów i danych, które będą do tego potrzebne, przyjmowanie, że skoro raport za rok 2026 będzie publikowany w roku 2027, to zajmiemy się tym tematem w I kwartale 2027 r.

Drugim częstym błędem jest koncentracja na szczegółowych ujawnieniach, podczas gdy raportowanie powinno skupić się na zagadnieniach znaczących, zgodnie z zasadą podwójnej istotności.

Dane do raportu ESG nie mają swojego źródła tylko w danych księgowych. Bardzo często należy je pozyskać z innych systemów pomocniczych, o ile te dane są w ogóle gdzieś dostępne. Być może powstanie potrzeba uzyskanie ich z dodatkowych źródeł, które co do zasady nie są ujmowane w takich systemach pomocniczych np. ilość zużytego paliwa na dojazdy pracowników czy ilość utylizowanych odpadów itp. Wymaga to założenia dodatkowych, adekwatnych ewidencji. Opóźnione rozpoczęcie gromadzenia tych danych może skutkować ich niedostępnością lub niespójnością z innymi informacjami.

Nie można też zapominać, że raporty ESG dla grup kapitałowych muszą zawierać dane skonsolidowane, więc dane muszą obejmować wszystkie spółki z grupy, co zwiększa skomplikowanie procesu i ryzyko wystąpienia błędów.

EFRAG (Europejska Grupa Doradcza ds. Sprawozdawczości Finansowej) opublikowała wytyczne (Implementation Guidance) dotyczące stosowania Europejskich Standardów Sprawozdawczości Zrównoważonego Rozwoju (ESRS). Można je odnaleźć na stronach Ministerstwa Finansów. Warto zapoznać się z materiałami tam publikowanymi, gdyż moim zdaniem mogą być pomocne, aby uniknąć nieprawidłowości w raportowaniu. W lipcu 2024 roku zostały opublikowane najczęstsze błędy w zakresie raportowania ESG według ESRS. W dokumencie stwierdzono potrzebę lepszej współpracy pomiędzy zaangażowanymi działami, konieczność większej standaryzacji procesów, by uzyskać kontrolę nad jakością danych oraz potrzebę rozszerzenia wiedzy specjalistycznej oraz większej transformacji informatycznej. Bardzo ważnym jest także integracja oceny podwójnej istotności z procesami i decyzjami biznesowymi. Z publikacji EFRAG wynika również, że tylko 20 proc. emitentów przygotowało za poprzednie okresy sprawozdawcze raporty z uwzględnieniem systematyki taksonomii XBRL, która docelowo ma pozostać formą raportowania. W Polce nie jest ona jeszcze obowiązkowa, ale wiele firm także się do tego przygotowuje.

Moim zdaniem biuro rachunkowe może być ogniwem łączącym pozyskiwane dane z wymogami raportowymi.

Ważne: W zależności od ustaleń z klientem biuro może doradzać w procesie wdrożenia raportowania ESG, prowadzić ewidencje niezbędne do gromadzenia danych wymagających raportowania, weryfikować spójność danych oraz sporządzać finalne raporty.

AM: Największym błędem jest moim zdaniem brak komunikacji z klientami w zakresie potencjalnych wymogów ESG oraz niezaplanowanie procesu pozyskania dodatkowych kompetencji, których zakres zależy od przyjętej strategii.

MC: W tej chwili nie mamy zróżnicowania obowiązków prawnych w zależności od branży, natomiast zakres obowiązków jest proporcjonalny do stopnia, w jakim dana branża oddziałuje na środowisko. W uproszczeniu można powiedzieć, że działalność produkcyjna będzie zwykle generować więcej obowiązków niż działalność handlowa, działalność międzynarodowa więcej niż wyłącznie krajowa, długie łańcuchy dostaw więcej niż krótkie. Branże silnie wpływające na środowisko, w tym poprzez emisje dwutlenku węgla – kopalnictwo, hutnictwo, tradycyjna energetyka, budownictwo, transport – będą identyfikować więcej istotnych zagadnień niż branże usługowe takie jak np. usługi informatyczne, księgowe czy wynajem/zarządzanie nieruchomościami. Do 30 czerwca 2026 roku planowana jest publikacja sektorowych standardów i wtedy zróżnicowanie branżowe nie będzie wynikać jedynie z okoliczności faktycznych, ale bezpośrednio z przepisów.

MC: Kluczowa jest rada – poznaj i komunikuj się ze swoimi klientami. Oceń ich potrzeby w zakresie raportowania ESG i swoją potencjalną w nich rolę.

AM: Po wykonaniu tego pierwszego kroku rekomendowałabym rozważenie strategii, którą chce realizować biuro rachunkowe – czy chce swoim klientom aktywnie pomagać w procesie wdrożenia. Biuro musi też odpowiedzieć na pytania: czy chce szukać nowych klientów, którym będzie pomagać tylko w zakresie raportowania, czy dysponuje odpowiednimi zasobami ludzkimi i finansowymi, by powołać zespół ds. ESG? W zależności od odpowiedzi na te pytania trzeba będzie zdecydować się albo na „aktywne” zaangażowanie w usługi raportowania ESG, albo koncentrować się na usługach stricte księgowych, pasywnie realizując ewentualne zadania wyznaczone przez klientów w zakresie procesu raportowania ESG.

MC: W przypadku wyboru strategii aktywnej trzeba możliwie szybko i dogłębnie przeszkolić zespół, poinformować klientów – obecnych i potencjalnych – o kompetencjach biura w zakresie ESG, rozważyć wyposażenie biura w dodatkowe narzędzia informatyczne. W przypadku strategii pasywnej – szkolenia mogą przybrać tylko podstawowy charakter, moim zdaniem można z nimi zaczekać do II połowy roku 2025, czyli do momentu wyjaśnienia zakresu planowanej deregulacji. ©℗

• Przeanalizuj swoją bazę klientów pod kątem obowiązku raportowania ESG (duże jednostki od 2025 r., mali i średni emitenci papierów wartościowych notowanych na rynkach urzędowych od 2026 r.).
• Ustal, czy inni twoi klienci są kontrahentami firm raportujących ESG i mogą potrzebować wsparcia w ewidencji danych.
• Skontaktuj się z klientami i dowiedz się, jak postrzegają rolę biura rachunkowego w kontekście ESG – czy oczekują aktywnej pomocy, czy jedynie wsparcia w ewidencjonowaniu danych.

• Wybierz model działania:

• Oceń, czy masz zasoby (kadrowe, finansowe, technologiczne), aby aktywnie zaangażować się w ESG.
• Jeśli Twoje biuro nie planuje aktywnie zajmować się ESG, zdobądź przynajmniej podstawową wiedzę, aby móc odpowiadać na pytania klientów i współpracować z doradcami klienta.

• W przypadku strategii aktywnej:

• W przypadku strategii pasywnej:

• Opracuj checklistę dokumentacyjną, która pomoże klientom w zbieraniu danych ESG.
• Zapoznaj się z dostępnymi narzędziami IT i ich zgodnością z raportowaniem ESG.
• Wprowadź procedury monitorowania kluczowych wskaźników ESG.
• Zbuduj bazę wiedzy o standardach raportowania i wymogach regulacyjnych.

• Śledź działania Komisji Europejskiej dotyczące możliwej deregulacji ESG.
• Obserwuj wytyczne Ministerstwa Finansów i Europejskiej Grupy Doradczej ds. Sprawozdawczości Finansowej (EFRAG).
• Analizuj potrzeby klientów i ich dostosowanie do wymogów ESG.
• Wstrzymaj większe inwestycje w narzędzia i wiedzę o ESG do końca pierwszego półrocza 2025 r., gdy powinno być już jasne, jakie zmiany w regulacjach zostaną wprowadzone. ©℗