W jakim paragrafie ująć zakup klimatyzatora? [Poradnia rachunkowa]

Podany stan faktyczny ma związek z wydatkiem przeznaczonym na zakup klimatyzatora, który ma być elementem składowym budynku samorządowego. Jest to więc wydatek związany z funkcjonowaniem jednostki, a ściślej rzecz ujmując, z zapewnieniem odpowiednich warunków pracownikom tej jednostki. Zatem nie ma wątpliwości co do zasadności wydatku, spełnia on bowiem kryteria ogólne wydatków wynikające z art. 44 ustawy o finansach publicznych. Dla przypomnienia, z ust. 3 tego artykułu wynika, że wydatki publiczne powinny być dokonywane:

1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:

a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;

2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;

3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Jeśli zaś chodzi o aspekt klasyfikacji budżetowej, to niezbędne będzie odniesienie się do przepisów rozporządzenia ministra finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. W rozporządzeniu przewidziano m.in. paragrafy 605 oraz 606. Pierwszy z nich ma oznaczenie „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”, natomiast drugi: „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych”. Te z pozoru zbliżone paragrafy dotyczące wydatków majątkowych różnią się jednak docelowym zastosowaniem, co trafnie oddano w uchwale Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Poznaniu z 7 sierpnia 2024 r. (nr 16/928/2024). W dokumencie tym RIO stwierdziła nieprawidłowe zastosowanie paragrafu klasyfikacji budżetowej w przypadku wydatku przeznaczonego na zakup klimatyzatora z montażem. Izba zwróciła uwagę m.in. na przepisy rozporządzenia ministra rozwoju i finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Rozporządzenie to pod pojęciem „inwestycje” identyfikuje tzw. środki trwałe w budowie. Z kolei w myśl art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Poznańska RIO wskazała, że: „klimatyzator to składnik majątkowy, który nie jest zdatny do użytkowania bezpośrednio po dokonaniu jego zakupu, wymaga bowiem zamontowania, co wynika również z nazwy planowanego zadania majątkowego. Zatem stosownie do przepisów rozporządzenia ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (….) wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych, w tym na zakup klimatyzatora wraz z montażem, a także wszystkie inne koszty ponoszone przed oddaniem go do użytkowania, należy sklasyfikować w § 6050/Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”.

Dlatego zakup i montaż klimatyzatora w budynku powinien być ujęty jako wydatek majątkowy w paragrafie 605, sprzęt ten nie jest bowiem zdatny do użytkowania bezpośrednio po jego zakupie. ©℗

Jak wykazać w sprawozdaniu zwrot dotacji

W stanie faktycznym mowa jest o dotacji podlegającej zwrotowi, a więc zapewne zaszła jedna z przesłanek zwrotu wynikająca z ustawy o finansach publicznych. Na uwagę zasługują przepisy art. 251 i 252, które regulują przesłanki zwrotu dotacji, w tym: z powodu jej niewykorzystania; wykorzystania niezgodnie z przeznaczeniem oraz pobrania dotacji nienależnie lub w nadmiernej wysokości. Abstrahując od tego, jaka była przesłanka zwrotu dotacji, to okoliczność ta powinna mieć odpowiednie odwzorowanie zarówno w ewidencji księgowej, jak i w sprawozdawczości budżetowej.

W stanie faktycznym podano, że kwota dotacji podlegająca zwrotowi do budżetu gminy została ujęta na koncie 221. Podane konto zostało określone w przepisach rozporządzenia ministra rozwoju i finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Konto to ma oznaczenie „Należności z tytułu dochodów budżetowych”. Z jego opisu wynika, że służy do ewidencji należności jednostek z tytułu dochodów budżetowych. Na stronie Wn konta 221 ujmuje się ustalone należności z tytułu dochodów budżetowych i zwroty nadpłat. Na stronie Ma konta 221 ujmuje się wpłaty należności z tytułu dochodów budżetowych oraz odpisy (zmniejszenia) należności. Na koncie 221 ujmuje się również należności z tytułu podatków pobieranych przez właściwe organy. Zapisy z tego tytułu mogą być dokonywane na koniec okresów sprawozdawczych na podstawie sprawozdań z ewidencji podatkowej (zaległości i nadpłaty).

Co istotne, zwrot dotacji powinien również zostać odpowiednio wykazany w sprawozdaniu Rb-27S, o którym mowa w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. W tym zakresie odpowiednia będzie kolumna: „Należności pozostałe do zapłaty”. Takie założenie ma potwierdzenie w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku z 22 lipca 2024 r. (znak RIO.I.6001-3/24). W podanym dokumencie stwierdzono m.in.: „W jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S za 2023 r. jednostki samorządu terytorialnego jako jednostki budżetowej i jako organu nie wykazano w kol. 8 należności pozostałych do zapłaty w kwocie 10 025,66 zł ujętych na koncie 221-16, stanowiących kwoty dotacji podlegających zwrotowi gminie (…) przez fundację (…).” W ramach wniosku pokontrolnego nakazano jednostcewykazywać w sprawozdaniu Rb-27S wszystkie należności z tytułu dochodówbudżetowych podlegających prezentacji zgodnie z zasadami sporządzania tegosprawozdania.

W sytuacji opisanej w pytaniu w sprawozdaniu Rb-27S kwota dotacji podlegająca zwrotowi do gminy powinna zostać wykazana w kolumnie „Należności pozostałe do zapłaty”. W tych okolicznościach uzasadnione będzie sporządzenie korekty sprawozdania. ©℗

Kiedy należy dokonać korekty sprawozdania

Konto 130 ma oznaczenie: „Rachunek bieżący jednostki”, służy ono do ewidencji stanu środków pieniężnych oraz obrotów na rachunku bankowym z tytułu wydatków i dochodów (wpływów) budżetowych objętych planem finansowym. Na stronie Wn konta 130 ujmuje się wpływy środków pieniężnych:

1) otrzymanych na realizację wydatków budżetowych zgodnie z planem finansowym oraz dla dysponentów niższego stopnia, w korespondencji z kontem 223;

2) z tytułu zrealizowanych przez jednostkę dochodów budżetowych (ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji dochodów budżetowych), w korespondencji z kontem 101, 221 lub innym właściwym kontem.

Na stronie Ma konta 130 ujmuje się zaś:

1) zrealizowane wydatki budżetowe zgodnie z planem finansowym jednostki, jak również środki pobrane do kasy na realizację wydatków budżetowych (ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji wydatków budżetowych), w korespondencji z właściwymi kontami zespołów: 1, 2, 3, 4, 7 lub 8; ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji budżetowej może być też stosowana alternatywnie na kontach korespondujących z kontem rachunku bieżącego jednostki;

2) okresowe przelewy dochodów budżetowych do budżetu, w korespondencji z kontem 222;

3) okresowe przelewy środków pieniężnych dla dysponentów niższego stopnia (ewidencja szczegółowa według dysponentów, którym przelano środki pieniężne), w korespondencji z kontem 223.

Zapisy na koncie 130 są dokonywane na podstawie dokumentów bankowych.

Rb-28S to sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej/jednostki samorządu terytorialnego. W załączniku nr 37 (Instrukcja sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego) do rozporządzenia ministra finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej w par. 8 ust. 4 pkt 3 podano, że w kolumnie ,,Wydatki wykonane” sprawo zdania Rb-28S wykazuje się zrealizowane wydatki na podstawie danych księgowości analitycznej do rachunku bieżącego. W sprawozdaniu miesięcznym za grudzień oraz w sprawozdaniu rocznym w kolumnie ,,Wydatki wykonane” wykazuje się zrealizowane wydatki, w tym wydatki, które nie wygasły z upływem roku budżetowego oraz wydatki zrealizowane w ramach funduszu sołeckiego.

Zatem z powyższego wynika, że wykazywanie danych w zakresie wydatków wykonanych ustawodawca powiązał z danymi ewidencji księgowej rachunku bieżącego. W konsekwencji dane z tego rachunku powinny mieć wierne odzwierciedlenie w sprawo zdawczości budżetowej, w tym w sprawozdaniu Rb-28S.

Potwierdzenie odnaleźć można w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Kielcach z 27 czerwca 2023 r. (znak WK.60.7.2023). RIO stwierdziła następującą nieprawidłowość: „W sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych Urzędu Gminy za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2022 r. (korekta nr 1 z dn. 20.02.2023 r.) część danych dotyczących wydatków wykonanych (kol. 7) (…) nie jest zgodna z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej ‒ analityka do konta 130 (….)”. W ramach wniosku pokontrolnego nakazano jednostce, aby w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych urzędu gminy w kolumnie ,,Wydatki wykonane” wykazywać zrealizowane wydatki na podstawie księgowości analitycznej do rachunku bieżącego.

Dlatego niezgodność pomiędzy ewidencją księgową a danymi ujętymi w sprawozdaniu Rb-28S narusza przepisy sprawozdawcze. W tych okolicznościach uzasadnione będzie sporządzenie korekty sprawozdania. ©℗