Ważne informacje dla klientów biur [2 września 2024]
NOWOŚCI W PRAWIE
Nowe formularze ZUS
Rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 23 sierpnia 2024 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (Dz.U. poz. 1296) określa nowe wzory:
- ZUS RCA – imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach,
- ZUS RPA – imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej,
- ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa,
- informacja miesięczna dla osoby ubezpieczonej,
- informacja roczna dla osoby ubezpieczonej,
- ZUS RIA – raport informacyjny.
Wprowadza ono także nowe kody tytułu ubezpieczenia:
- 05 14 – dla osoby prowadzącej pozarolniczą działalność gospodarczą zwolnionej z opłacania składek, dla której podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi 60 proc. kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego;
- 05 74 – dla osoby prowadzącej pozarolniczą działalność gospodarczą zwolnionej z opłacania składek, dla której podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi 30 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia;
- 05 94 – dla osoby prowadzącej pozarolniczą działalność gospodarczą zwolnionej z opłacania składek, dla której podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne uzależniona jest od dochodu.
Ponadto zmieniły się opisy kodów:
- 05 90 – osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą niemająca ustalonego prawa do renty z tytułu niezdolności do pracy, dla której podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne uzależniona jest od dochodu;
- 05 92 – osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą mająca ustalone prawo do renty z tytułu niezdolności do pracy, dla której podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne uzależniona jest od dochodu.
Rozporządzenie weszło w życie 1 września 2024 r., ale jego przepisy dotyczące kodów tytułu ubezpieczenia wejdą w życie dopiero 1 listopada 2024 r.
Zgodnie z przepisami przejściowymi (par. 2 rozporządzenia):
kody tytułu ubezpieczenia (zarówno nowe, jak i zmienione) stosuje się do wypełniania dokumentów rozliczeniowych dotyczących okresu od 1 grudnia 2024 r. składanych od stycznia 2025 r.;
do dokumentów przekazywanych za okresy przypadające przed dniem wejścia w życie rozporządzenia stosuje się kody tytułu ubezpieczenia obowiązujące w okresie, za który dokumenty te zostały złożone.
Informacje o hipotetycznej emeryturze
Ustawa z 7 lipca 2023 r. o Centralnej Informacji Emerytalnej (Dz.U. poz. 1941) wprowadza zmiany w ustawie z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 497), które dotyczą przede wszystkim treści informacji o hipotetycznej emeryturze. Będą w niej prognozy, które pełniej będą oddawały możliwy scenariusz przebiegu ubezpieczenia i wysokości emerytur.
W tym celu w informacji o hipotetycznej emeryturze zostaną uwzględnione także:
subkonto w informacji dotyczącej hipotetycznej emerytury w wieku emerytalnym, obliczanej wg stanu konta i subkonta;
kwoty składek, środków, odsetek za zwłokę i opłaty prolongacyjnej ogółem w informacji opartej o założenie dalszych wpłat składek w dotychczasowej wielkości;
prognoza zdyskontowanej wysokości przyszłych waloryzacji emerytur.
Co ważne, zgodnie z nowymi przepisami informacja o wysokości hipotetycznej emerytury będzie udostępniana na PUE ZUS ubezpieczonemu niezależnie od jego wieku (dotychczas musiał mieć ukończone w poprzednim roku co najmniej 35 lat).
Zmienione przepisy obowiązują od 21 września 2024 r.
Sygnaliści
Zgodnie z ustawą z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928) podmioty prawne, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje lub świadczy pracę co najmniej 50 osób, muszą przygotować procedury zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych. Przy czym limit osób zatrudnionych nie dotyczy podmiotów działających w sektorze finansowym (m.in. banki, fundusze inwestycyjne), które muszą stworzyć kanały zgłoszeń w każdym przypadku.
Zgodnie z ustawą sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Ochrona przysługuje sygnaliście niezależnie od formy świadczenia pracy lub pełnienia służby (m.in. pracownikowi, osobie wykonującej pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorcy, prokurentowi, akcjonariuszowi, wspólnikowi, stażyście, wolontariuszowi, praktykantowi). Ochroną są objęci także sygnaliści dokonujący zgłoszenia lub ujawnienia publicznego przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę pracy, lub gdy taki stosunek już ustał. Zgodnie z art. 3 ustawy przepisy chroniące sygnalistę mają zastosowanie do naruszeń prawa dotyczących m.in. korupcji, zamówień publicznych, ochrony środowiska, przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, ochrony konsumentów.
Co ważne, choć ustawa wejdzie w życie 25 września 2024 r., to przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych zaczną obowiązywać dopiero 25 grudnia 2024 r.
Więcej na temat tej ustawy w „Biuro Rachunkowe – Ściągawka” z 5 sierpnia 2024 r. (DGP nr 151).
Wsparcie dla rodziców
Ustawa z 15 maja 2024 r. o wspieraniu rodziców w aktywności zawodowej oraz w wychowaniu dziecka – „Aktywny rodzic” (Dz.U. poz. 858) wprowadza trzy nowe świadczenia dla rodzin z dziećmi do trzech lat. Są to:
- świadczenie „aktywni rodzice w pracy” to dofinansowanie opieki przez nianię, dziadka, babcię, sąsiadkę itd., jeśli rodzice są aktywni zawodowo (wynosi 1500 zł, a w przypadku dziecka z niepełnosprawnością – 1900 zł);
- świadczenie „aktywnie w żłobku” – dofinansowanie pobytu dziecka w żłobku (1500 zł, a w przypadku dziecka z niepełnosprawnością 1900 zł, jednak nie więcej niż wysokość opłaty za pobyt dziecka w placówce);
- świadczenie „aktywnie w domu” – dofinansowanie opieki rodzicielskiej w domu (500 zł na każde dziecko w rodzinie, z tym że już od pierwszego dziecka, a nie dopiero od drugiego, jak jest do tej pory w ramach Rodzinnego Kapitału Opiekuńczego).
Rodzina będzie mogła skorzystać z jednej, wybranej formy wsparcia, przy czym będzie można z niej zrezygnować i wybrać inną. Świadczenie wypłaci Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Ustalenie prawa do świadczeń „aktywny rodzic” oraz ich wypłata nastąpią na wniosek:
1) matki, ojca, opiekuna faktycznego dziecka, osoby pełniącej funkcję rodziny zastępczej albo osoby prowadzącej rodzinny dom dziecka – w przypadku świadczenia „aktywni rodzice w pracy”;
2) rodzica opiekuna prawnego albo innej osoby, której sąd powierzył sprawowanie opieki nad dzieckiem – w przypadku świadczenia „aktywnie w żłobku”;
3) matki, ojca albo opiekuna faktycznego dziecka – w przypadku świadczenia „aktywnie w domu”.
Wniosek o ustalenie prawa do świadczenia „aktywny rodzic” i załączniki do tego wniosku będą składane wyłącznie w postaci elektronicznej. Ustawa wejdzie w życie 1 października 2024 r.
obowiązki i uprawnienia
II rata ZFŚS
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) tworzy się z corocznego odpisu podstawowego naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych.
Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 września danego roku. Z tym że w terminie do 31 maja przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych. Choć obowiązują dwie daty, to pracodawca całą kwotę odpisu musi ustalić przed pierwszym terminem przekazania.
Przypomnijmy, że w bieżącym roku jego wysokość zgodnie z ustawą z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2024 poz. 288) jest liczona od przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2023 r. lub w II półroczu 2023 r., jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Te dane można odnaleźć w obwieszczeniu prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 16 lutego 2024 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2023 r. i w drugim półroczu 2023 r. I tak zgodnie z obwieszczeniem przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, w 2023 r. wyniosło 6246,13 zł, a w II półroczu 2023 r. wyniosło 6445,71 zł. Ponieważ przeciętne wynagrodzenie z II półrocza 2023 r. stanowiło kwotę wyższą, podstawę naliczania odpisu na ZFŚS stanowi kwota 6445,71 zł.
Wysokość podstawowych odpisów na ZFŚS w 2024 r. wynosi więc:
na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach – 37,5 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, czyli 2417,14 zł;
na jednego zatrudnionego w wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy o emeryturach pomostowych – 50 proc. podstawy naliczania, czyli 3222,86 zł;
na jednego pracownika młodocianego:
– w pierwszym roku nauki – 5 proc. podstawy naliczania, czyli 322,29 zł,
– w drugim roku nauki – 6 proc. podstawy naliczania, czyli 386,74 zł,
– w trzecim roku nauki – 7 proc. podstawy naliczania, czyli 451,20 zł.
Dodatkowo fundusz można zwiększyć o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności. Jest to kwota 402,86 zł. Natomiast pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć fundusz o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego – 402,86 zł na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki. Ponadto pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy, mają prawo zwiększyć fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5 proc., pod warunkiem że przeznaczą całość tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego. Jest to kwota 483,43 zł.
Zaległe urlopy
30 września upływa termin wykorzystania przez pracowników niewykorzystanych urlopów wypoczynkowych za poprzednie lata. Tu warto przypomnieć stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy z 12 marca 2020 r., która wskazuje, że zgodnie z art. 161 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 878) pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Jeżeli z przyczyn leżących po stronie pracodawcy lub pracownika (np. przesunięcie terminu urlopu, choroba pracownika) pracownik nie wykorzysta całego urlopu do końca roku, 1 stycznia następnego roku urlop ten stanie się urlopem zaległym. Ponadto PIP przypomniała, że art. 168 kodeksu pracy stanowi, że urlopu zaległego należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. W takim przypadku pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w przywołanym wyżej przepisie. Sąd Najwyższy w wyroku z 24 stycznia 2005 r., sygn. akt I PK 124/05, jednoznacznie stwierdził, że pracodawca ma prawo wysłać pracownika na urlop zaległy nawet bez jego zgody. Pracownik musi jednak rozpocząć korzystanie z tego urlopu najpóźniej 30 września. Co ważne, nieudzielenie pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie przewidzianym w art. 168 kodeksu pracy w większości przypadków będzie stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika określonym w art. 282 par. 1 pkt 2 kodeksu pracy. Jest one zagrożone karą grzywny.