Surowe kary za bałagan w dokumentacji firmy. Czy dotyczą księgowych?

Zgodnie z art. 303 par. 1 kodeksu karnego karze pozbawienia wolności do lat trzech podlega osoba, która poprzez nieprowadzenie dokumentacji działalności gospodarczej albo prowadzenie jej w sposób nierzetelny lub niezgodny z prawdą (w szczególności niszcząc, usuwając, ukrywając, przerabiając lub podrabiając dokumenty dotyczące tej działalności) wyrządza szkodę majątkową osobie fizycznej, prawnej albo jednostce organizacyjnej niemającej osobowości prawnej. Zaostrzenie kar spowodowało, że pojawiły się pytania ze strony księgowych, w jakim zakresie i kiedy mogą one ich dotyczyć. Dziś odpowiadamy na niektóre z tych wątpliwości.

Od 1 października 2023 r. obowiązuje dodatkowo art. 306b kodeksu karnego, który przewiduje bardzo znaczące zwiększenie odpowiedzialności za ww. czyny. Zgodnie z tym przepisem sprawca może liczyć się z karą:

• od 3 do 20 lat pozbawienia wolności – w przypadku gdy szkoda majątkowa przekroczyła 5 mln zł,
• od 5 do nawet 25 lat pozbawienia wolności – w przypadku gdy szkoda majątkowa przekroczyła 10 mln zł.

Czy potencjalna odpowiedzialność karna za te czyny może obejmować księgowych?

Zwiększenie kar za czyny związane z prowadzeniem dokumentacji działalności gospodarczej obowiązujące od 1 października 2023 r. może mieć bardzo istotne znaczenie dla wszystkich księgowych oraz właścicieli biur rachunkowych. Należy bowiem zwrócić uwagę, że sprawcą przestępstwa z art. 303 par. 1 kodeksu karnegomoże być każda osoba faktycznie prowadząca dokumentację działalności gospodarczej. Nie jest istotne, jaka jest podstawa prowadzenia dokumentacji w imieniu podmiotu gospodarczego. Zatem sprawcą przestępstwa może być osoba:

• dobrowolne prowadząca dokumentację w imieniu podmiotu gospodarczego,
• na którą nałożony został obowiązek prowadzenia dokumentacji,
• która została zobowiązana do dokonywania czynności dokumentacyjnych (np. na podstawie umowy).

Odpowiedzialność za czyn określony w art. 303 kodeksu karnego w zakresie obowiązków dotyczących rachunkowości nie jest ograniczona jedynie do podmiotu, który ponosi ustawową odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości (tj. kierownika jednostki zgodnie z ustawą o rachunkowości). Sprawcą może być każdy, kto faktycznie zajmuje się prowadzeniem dokumentacji księgowej.

Krąg osób podlegających potencjalnej odpowiedzialności karnej na podstawie art. 303 kodeksu karnego jest zatem dość szeroki i może objąć księgowych zajmujących się prowadzeniem dokumentacji podmiotów gospodarczych. Mogą być to zarówno księgowi, którzy są zatrudnieni w danym podmiocie gospodarczym (zajmują się prowadzeniem dokumentacji na podstawie umowy o pracę), jak i księgowi świadczący zewnętrzne usługi księgowe (np. na podstawie umowy zawartej między podmiotem gospodarczym a biurem księgowym).

Potencjalna odpowiedzialność będzie obejmować również wszystkie inne osoby, które dobrowolnie lub z obowiązku zajmują się czynnościami dokumentacyjnymi (np. likwidatorzy).

Czym jest dokumentacja działalności gospodarczej i co oznacza jej błędne prowadzenie?

Wyrządzenie szkody majątkowej podmiotowi gospodarczemu może nastąpić nie tylko przez całkowite zaniechanie prowadzenia dokumentacji działalności gospodarczej, lecz także poprzez prowadzenie dokumentacji działalności gospodarczej w sposób nierzetelny lub niezgodny z prawdą.

Warto podkreślić, że nierzetelność lub niezgodność z prawdą, o których mowa w art. 303 kodeksu karnego, są rozumiane szerzej, niż wynika to z ustawy o rachunkowości. Będą one obejmować zarówno niezgodność ze stanem faktycznym, jak i brak kompletności, bezbłędności, sprawdzalności, aktualności czy też jasności (przejrzystości) dokumentacji.

Dokumentację działalności gospodarczej stanowią m.in. faktury, księgi rachunkowe, dowody księgowe, sprawozdania finansowe, księga przychodów i rozchodów, a także wszelkie inne księgi rachunkowe, handlowe lub podatkowe oraz spisy, rejestry, rachunki i urządzenia księgowe prowadzone przy tych księgach, których prowadzenie przewidują przepisy prawa.

Takiej dokumentacji nie będą jednak stanowiły materiały, których wytworzenie lub przechowywanie nie wynika z prawnego obowiązku, ale służy jedynie wewnętrznym procedurom kontrolnym lub przyjętej kulturze prowadzenia ewidencji zdarzeń gospodarczych (np. opisy faktur VAT służące lepszej orientacji przedsiębiorcy co do szczegółów transakcji).

W jaki sposób można wyrządzić szkodę?

Należy pamiętać, że odpowiedzialności karnej nie podlega samo nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji działalności gospodarczej (w tym również dokumentacji rachunkowej i podatkowej), ale tylko takie prowadzenie dokumentacji, które prowadzi do wyrządzenia szkody majątkowej podmiotowi gospodarczemu.

Odpowiedzialność karną może zatem ponosić osoba odpowiedzialna za prowadzenie księgowości, jeżeli w związku z tym powstały straty w majątku podmiotu gospodarczego. Straty te najczęściej mogą być związane z nałożeniem na określony podmiot kar pieniężnych przez organ administracji publicznej. Znamiona przestępstwa z art. 303 kodeksu karnego może realizować każde umyślne nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji działalności gospodarczej, w wyniku którego dochodzi na przykład do niewłaściwego obliczenia składek na ubezpieczenie społeczne czy też nieprawidłowego ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego.

W jaki sposób można popełnić ten czyn zabroniony?

Warto zwrócić uwagę, że omawiany czyn można popełnić tylko umyślnie, zarówno z zamiarem bezpośrednim, jak i ewentualnym.

Zamiar bezpośredni oznacza, że sprawca po prostu chce popełnić czyn zabroniony. Z kolei ten drugi przypadek (zamiar ewentualny) może zachodzić zarówno wówczas, gdy sprawca jedynie godzi się, że np. prowadzi dokumentację nierzetelnie i może to spowodować szkodę majątkową, jak i wówczas, gdy chce tę dokumentację prowadzić np. nierzetelnie, nie chcąc jednocześnie, lecz jedynie godząc się na potencjalny skutek.

Oznacza to, że poniesienie odpowiedzialności karnej jest możliwe wówczas, gdy sprawca co najmniej godził się na prowadzenie dokumentacji w sposób nierzetelny lub niezgodny z prawdą (co może spowodować powstanie szkody majątkowej).

Jaki jest wymiar kary?

Kodeks karny dość szeroko określa zakres potencjalnych kar za popełnienie ww. czynu zabronionego. Sąd może bowiem orzec karę pozbawienia wolności od miesiąca aż do 25 lat. Przy orzekaniu kary, sąd musi wziąć pod uwagę wiele czynników.

Na ostateczny wymiar kary wpływa przede wszystkim wartość wyrządzonej szkody. W przypadku gdy wartość wyrządzonej szkody przekracza 5 mln zł, kara nie może być niższa niż trzy lata pozbawienia wolności. Jeśli zaś wartość szkody przekracza 10 mln zł, to kara nie może być niższa niż pięć lat.

Za czyny mniejszej wagi kodeks karny przewiduje grzywnę lub karę ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do jednego roku. Ustawa nie definiuje pojęcia wypadku mniejszej wagi. Jak wskazuje się jednak w doktrynie, wypadek mniejszej wagi może wynikać z wysokości szkody lub współprzyczynienia się innych osób (np. pokrzywdzonego) do jej powstania. Oceniając określone zachowanie sprawcy pod kątem kwalifikacji jako wypadku mniejszej wagi, bierze się pod uwagę również takie elementy jak: społeczna szkodliwość czynu, psychika sprawcy, motywacja sprawcy, okoliczności dotyczące przedmiotu czynu, zamiar, przygotowanie do działania.

Co więcej, sąd orzekając karę za popełnienie przestępstwa, musi również wziąć pod uwagę ogólne dyrektywy wymiaru kary. Sąd powinien zatem wymierzyć karę według swego uznania, w granicach przewidzianych w ustawie, oceniając stopień społecznego niebezpieczeństwa czynu i biorąc pod uwagę cele kary w zakresie społecznego oddziaływania oraz cele zapobiegawcze i wychowawcze, które ma ona osiągnąć w stosunku do skazanego. Uwzględnia się w szczególności rodzaj i rozmiar szkody wyrządzonej przestępstwem, pobudki i sposób działania sprawcy, jego właściwości i warunki osobiste oraz sposób jego życia przed popełnieniem i zachowanie się po popełnieniu przestępstwa.

Warto również zauważyć, że sąd ‒ na podstawie art. 307 kodeksu karnego – może odstąpić od wymierzenia kary lub nadzwyczajnie złagodzić karę sprawcy któregokolwiek z czynów określonych w art. 303, jeśli naprawi on w całości szkodę wyrządzoną przestępstwem. Naprawienie przez sprawcę szkody w znacznej części daje sądowi możliwość zastosowania nadzwyczajnego złagodzenia kary.

Czy ryzyko poniesienia odpowiedzialności przez księgowych jest realne?

Jak pokazuje powyższa analiza – przepisy kodeksu karnego umożliwiają pociągnięcie do odpowiedzialności karnej księgowych, którzy sporządzają nieprawidłową dokumentację, a przez to prowadzą do powstania szkody majątkowej podmiotu gospodarczego.

Należy jednak zauważyć, że w praktyce może pojawić się wiele czynników, które będą prowadziły do tego, że ostatecznie księgowi nie powinni w ogóle ponieść odpowiedzialności karnej lub ewentualna kara będzie określona w najniższym wymiarze. W wielu przypadkach bowiem trudno będzie wykazać, że księgowy w sposób umyślny prowadził nieprawidłowo dokumentację i doprowadził do powstania szkody majątkowej. Jak wynika z przepisów, osoba prowadząca księgowość – aby podlegać odpowiedzialności – musi co najmniej godzić się z tym, że prowadzi dokumentację działalności gospodarczej w sposób nierzetelny lub niezgodny z prawdą. Trudno zatem byłoby mówić, że księgowy umyślnie popełnia przestępstwo w sytuacji, gdy nierzetelnie sporządzenie dokumentacji oparte jest na dokumentach (np. fakturach) otrzymanych od przedstawicieli podmiotu gospodarczego, których nierzetelności księgowi nie mogli dostrzec (przy dochowaniu staranności).

Odpowiedzialności księgowych nie powinno również rodzić przygotowanie sprawozdania finansowego, którego treść wynikała z działań członków zarządu i które zostało przez nich podpisane, a księgowy w żaden sposób nie zdawał i nie mógł sobie zdawać sprawy z nieprawidłowości w nim zawartych.

Istotnym elementem w pracy księgowych powinno być dochowanie należytej staranności przy sporządzaniu wszelkiej dokumentacji dotyczącej działalności gospodarczej. W przypadku działania z odpowiednią starannością trudno będzie stwierdzić, że księgowy umyślnie doprowadził do powstania nieprawidłowej dokumentacji i szkody majątkowej.

Nawet w przypadku, gdyby zostały spełnione przesłanki poniesienia przez księgowych odpowiedzialności określonej w kodeksie karnym, sąd, określając karę, będzie mógł wziąć pod uwagę okoliczności łagodzące. W wielu przypadkach nieprawidłowości będą wynikać ze współprzyczynienia się innych osób, a pobudki i sposób działania księgowego nie będą wskazywały na znaczny stopień zawinienia. Również warunki osobiste oraz sposób życia księgowego przed popełnieniem przestępstwa i późniejsze zachowanie się mogą często wskazywać na niezasadność karania w surowy sposób. Dlatego trudno wyobrazić sobie, żeby staranny księgowy mógł realnie ponieść karę w maksymalnym wymiarze określonym w art. 306b kodeksu karnego (obowiązującym od 1 października 2023 r.). ©℗