Biuro może uzgodnić z klientem najdogodniejszy termin spisu

Klient biura rachunkowego ma wątpliwości dotyczące inwentaryzacji. A konkretnie ma pytanie, czy może ją przeprowadzić nie na koniec miesiąca – tylko na 11 listopada 2023 r.?

Przeprowadzenie inwentaryzacji ma służyć kontroli prawidłowości procesów, jakie są realizowane w jednostce. W szczególności w przypadku spisów z natury chodzi o to, aby sprawdzić, czy stany magazynowe są zgodne z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych. Ale ważna jest też ocena przydatności zapasów oraz obserwacja, w jaki sposób przebiegają wszystkie czynności związane z gospodarką magazynową.

Ustawa o rachunkowości (dalej: u.r.) przewiduje, że w przepadku części aktywów przeprowadzenie ich inwentaryzacji, w tym w drodze spisu z natury, może być dokonane w czasie ostatniego kwartału roku obrotowego, a zakończyć nie później niż do 15. dnia kolejnego roku. Zatem nie ma przeszkód, aby przeprowadzić inwentaryzację na dowolny dzień przypadający w tym okresie. Jednostki mogą wybrać sobie w ramach możliwości wynikających z art. 26 ust. 3 pkt 1 u.r. taki dzień, który organizacyjnie będzie najdogodniejszy.

Należy tylko mieć na uwadze możliwość ustalenia stanu bilansowego na ten wybrany dzień. Jeśli jednostka ma wiedzę, jakie są stany magazynowe na 11 listopada, to można ten dzień wykorzystać do przeprowadzenia inwentaryzacji. Jest to rozwiązanie wygodne, ponieważ z reguły w tym czasie nie są prowadzone działania produkcyjne czy handlowe. Przeprowadzanie spisów z natury nie utrudni zatem prowadzenia bieżącej działalności jednostki.

Możliwość przeprowadzenia spisów niekoniecznie na koniec miesiąca potwierdza też stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów. Wskazuje ono w pkt 17, że termin (datę) spisu z natury zapasów wybiera się, mając też na uwadze łatwość uzgodnienia wyników spisu z natury z bieżącą ewidencją księgową. Dla większości zapasów taką datą jest ostatni dzień miesiąca, ale ten wymóg nie wynika z u.r. Rzeczywisty dzień spisu (np. 11 listopada) i data, na którą spis się przeprowadza (np. 15 listopada), powinny więc być bliskie. Maleje wtedy ryzyko, że błędem są obarczone obroty, o które koryguje się stan zapasu ustalony drogą spisu z natury.

W stanowisku KSR zwrócono uwagę, że dokonując wyboru terminu, w którym są przeprowadzane czynności spisowe, należy mieć na uwadze minimalizowanie ograniczeń organizacyjnych. Stąd też wskazanie, że np. inwentaryzacja może być przeprowadzana po sezonie, wtedy gdy stany magazynowe są najmniejsze, w dni wolne od pracy albo z uwzględnieniem warunków pogodowych.

Bardzo dobrze, że klient uzgadnia z biurem rachunkowym najdogodniejszy termin spisów, pozwoli to bowiem odpowiednio zaplanować prace, w szczególności w zakresie związanym z uzgodnieniami magazynowymi. Należy tylko przypomnieć klientowi, że jeśli sprawozdanie będzie badane przez biegłego rewidenta, to powinien być on wcześniej uprzedzony o terminie prac spisowych, aby mógł podjąć decyzję, czy będzie je bezpośrednio obserwował. ©℗