Utrudnieniem w KSeF jest na pewno brak możliwości przesłania załączników do faktur czy całkowita likwidacja not korygujących. Utrudnione będzie także rozliczanie wydatków pracowniczych, gdy faktura będzie odbierana w tym systemie. Co jeszcze oznacza rewolucja w fakturowaniu dla księgowych i ich klientów? Wyjaśnia Janina Fornalik, doradca podatkowy, partner w MDDP.
Wszystko wskazuje na to, że od 1 lipca 2024 r. wystawianie faktur ustrukturyzowanych będzie obowiązkowe dla wszystkich podatników w odniesieniu do transakcji B2B. Ustawa wprowadzająca obowiązkowy KSeF, czyli ustawa z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, została 28 lipca br. ostatecznie przyjęta przez Sejm RP poprzez odrzucenie wcześniejszego weta Senatu. A w dniu, w którym zamykaliśmy numer, czekała już tylko na podpis prezydenta. Przy czym warto zauważyć, że dla małych i średnich przedsiębiorców zwolnionych z VAT korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe od 1 stycznia 2025 r.
Ale jak wszyscy wiemy, Krajowy System e-Faktur (KSeF) nie jest nowością. W formule fakultatywnej został wprowadzony od 1 stycznia 2022 r. jako centralny system służący do wystawiania i odbioru faktur elektronicznych w określonej strukturze XSD. Oparty został na systemie włoskim, na fakturowaniu w czasie rzeczywistym (real time invoicing). Jednak mimo wprowadzonych zachęt niewiele firm zdecydowało się na korzystanie z KSeF dobrowolnie.
Bez wyboru
Wprowadzenie obligatoryjnego KSeF to bez wątpienia rewolucja w fakturowaniu, gdyż obecne faktury elektroniczne i papierowe w relacjach z podatnikami zostaną zastąpione fakturami ustrukturyzowanymi wystawianymi i odbieranymi w centralnym systemie KSeF. Również faktury dla kontrahentów zagranicznych będą w nim wystawiane, a jedynie ich dostarczenie nastąpi w inny sposób, np. poprzez wysyłkę e-mailem wizualizacji e-faktury w postaci pliku PDF z odpowiednim kodem QR. Wyłączone z KSeF będą jedynie faktury dla konsumentów (B2C) oraz faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne, które nie mają w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.
Dostosowanie firmy do KSeF to duże wyzwanie, wymagające nie tylko wdrożenia modyfikacji w systemach IT, lecz także wprowadzenia odpowiednich zmian w procesach biznesowych w zakresie wystawiania, odbioru, obiegu faktur, a także w umowach i regulaminach. Dużej uwagi wymaga już samo zmapowanie danych źródłowych z systemu do odpowiednich pól schemy FA(2). Jest to o tyle istotne, że KSeF będzie walidował poprawność semantyczną e-faktury, tj. jej zgodność ze schemą, i w razie błędu system odrzuci fakturę, co oznacza, że nie zostanie ona wystawiona. Co więcej, w przypadku tzw. wysyłki wsadowej faktur (w paczkach) informacja zwrotna nie będzie wskazywać błędu, który należy poprawić.
Z kolei pozytywna weryfikacja faktury przez system pod kątem technicznym oraz z punktu widzenia uprawnień podmiotu wystawiającego fakturę skutkować będzie jej wystawieniem w KSeF oraz potwierdzonym nadaniem numeru identyfikującego e-fakturę w systemie (tzw. numer KSeF). Dla biur rachunkowych obsługujących klientów w zakresie wystawiania i odbioru faktur konieczne będzie ustalenie, w jaki sposób dokonywane będzie uwierzytelnienie biura w systemie.
Mniejsze podmioty mogą korzystać z aplikacji udostępnionych przez Ministerstwo Finansów – Aplikacji e-Podatnika KSeF czy e-mikrofirma – za pomocą których możliwe będzie „ręczne” wystawienie pojedynczych ustrukturyzowanych, ich odbiór i zarządzanie uprawnieniami. Nie jest to jednak rozwiązanie ani dla dużych firm, ani dla biur rachunkowych, które usługowo wystawiają i/lub odbierają faktury w imieniu klienta. Takie podmioty będą musiały dostosować swoje systemy w taki sposób, aby komunikacja z KSeF odbywała się w sposób zautomatyzowany za pomocą oprogramowania interfejsowego API.
Warto zwrócić uwagę na konieczność przygotowania i weryfikacji faktury przed jej wysyłką do KSeF, gdyż każda faktura wystawiona w tym systemie będzie dostępna dla organów administracji skarbowej w czasie rzeczywistym, nie będzie mogła zostać wycofana ani anulowana. Jedynym sposobem jej poprawienia będzie wystawienie faktury korygującej. Z pewnością będzie to ogromna baza danych, którymi będą dysponować organy podatkowe i w sposób zautomatyzowany będą mogły dokonywać weryfikacji rozliczeń podatkowych firm, np. weryfikacji faktur z danymi w JPK_V7. Docelowo taka dostępność danych powinna również skutkować ograniczeniem kontroli podatkowych czy nawet czynności sprawdzających, w ramach których obecnie organy proszą o przesłanie konkretnych faktur. Powinno to zatem oznaczać mniej czasu poświęconego przez biuro rachunkowe na obsługę kontroli podatkowej u klienta. Ministerstwo Finansów zapowiada, że w przyszłości na podstawie wystawionych i otrzymanych w KSef faktur będzie przygotowywana wstępna deklaracja VAT, która po pewnych modyfikacjach przez podatnika stawałaby się deklaracją ostateczną, bez konieczności przesyłania ewidencji w formie JPK. Takie rozwiązanie z pewnością ułatwiłoby działanie firm i biur rachunkowych, jednak wymagałoby wprowadzenia wielu uproszczeń w zasadach rozliczania VAT, jak chociażby w zakresie obowiązku podatkowego czy zasad odliczania VAT naliczonego.
Dla biur księgowych KSeF to również szansa na usprawnienie procesów w związku z ujednoliceniem formatu faktur zakupowych. Obecne procesy związane z OCR i workflow opartym na skanach faktur, które niejednokrotnie zawierają błędy związane z nieczytelnym skanem faktury, zostaną zastąpione procesem opartym na jednym formacie faktur zakupowych, zawierającym ujednolicone dane w poszczególnych polach schemy, co pozwoli na automatyczne sczytywanie danych do systemów księgowych czy raportów controllingowych.
Przedstawimy teraz kilka przykładowych zagadnień praktycznych, na które warto zwrócić uwagę w procesie przygotowania do wdrożenia KSeF.
data wystawienia i data otrzymania faktury w ksef
Bardzo ważnym elementem założeń systemu KSeF, który ma wpływ na sposób ewidencjonowania faktur, jest zdefiniowanie w przepisach daty wystawienia faktury ustrukturyzowanej jako momentu jej przesłania do KSeF. Data przesłania będzie widoczna w systemie oraz w UPO po pozytywnym zweryfikowaniu faktury przez system. W praktyce może okazać się, że faktura wygenerowana w systemie firmy w danym dniu nie zostanie przesłana tego samego dnia, lecz już po północy w dniu następnym. Wówczas data wskazana na fakturze przez firmę w polu P_1 będzie różna od daty wystawienia rozumianej jako data przesłania faktury do KSeF. Ważne jest zapewnienie takiej funkcjonalności systemu, aby w ewidencji jako data wystawienia faktury była uwzględniana data przesłania do KSeF. Ma to szczególne znaczenie w sytuacji, gdy data wystawienia determinuje moment powstania obowiązku podatkowego w rozliczeniach VAT, np. dla usług najmu, dzierżawy, leasingu czy dostawy mediów. Dodatkowy problem będzie dotyczyć faktur wystawianych w walucie obcej, jeśli kurs waluty jest uzależniony od daty wystawienia faktury. Przepisy umożliwiają pozostawienie przeliczenia według kursu z zastosowaniem daty z pola P_1, jeśli faktura zostanie przesłana do KSeF nie później niż następnego dnia. Jeśli natomiast faktura zostanie przesłana w terminie późniejszym, przeliczenie kwot na fakturze trzeba będzie skorygować za pomocą faktury korygującej.
Z kolei data otrzymania faktury jest zdefiniowana w przepisach jako moment nadania przez system numeru KSeF. Oznacza to, że faktury ustrukturyzowane uznawane są za otrzymane, nawet jeśli jeszcze nie zostały pobrane z systemu. Ta data powinna być wpisywana jako data otrzymania faktury w ewidencji.
W kontekście powyższego trzeba również uwzględnić to, że od daty wystawienia czy otrzymania faktury najczęściej są uzależnione terminy płatności.
faktury od podmiotów zagranicznych
Trzeba pamiętać, że część faktur pozostanie w obiegu poza KSeF i konieczne będzie pozostawienie dotychczasowych procesów w tym zakresie. Przede wszystkim będą to faktury zakupu od podmiotów zagranicznych dotyczące wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, importu usług czy importu towarów.
Problematycznym zagadnieniem będą faktury od podmiotów zagranicznych zarejestrowanych w Polsce dla potrzeb VAT i dotyczące dostaw krajowych, czyli z wykazanym VAT. W pewnych sytuacjach takie faktury będą wystawiane w KSeF – jeśli podmiot zagraniczny ma w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, które uczestniczy w transakcji, wówczas będzie zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Nawet jeśli podmiot zagraniczny nie będzie zobowiązany do korzystania z KSeF, to będzie mógł to robić dobrowolnie. Co istotne, z punktu widzenia nabywcy pod kątem prawa do odliczenia VAT naliczonego nie powinno mieć znaczenia, czy dostawca wystawi prawidłową fakturę. Innymi słowy, otrzymując fakturę zwykłą (nie w KSeF) nabywca nie ma obowiązku weryfikacji, czy dostawca wystawił ją w sposób prawidłowy, a w sytuacji gdyby okazało się, że faktura powinna zostać wystawiona w KSeF, nabywca nie może ponosić z tego tytułu żadnych konsekwencji. Ewentualne konsekwencje w postaci kar przewidzianych w ustawie mogą obciążać jedynie wystawcę faktury.
faktury wystawione w czasie awarii
Przepisy przewidują kilka trybów dotyczących wystawiania faktur „zwykłych” (nie w KSeF) w związku z niedostępnością systemu po stronie podatnika (tzw. tryb offline, np. z powodu braku połączenia internetowego) bądź w związku z awarią po stronie KSeF. Wówczas faktury należy wystawić w postaci elektronicznej zgodnie z powszechnie obowiązującym wzorem i w takiej formie mogą zostać przesłane nabywcy (np. e-mailem w formie pliku PDF z kodem QR). Jednocześnie po ustaniu awarii podatnik ma obowiązek przesłania e-faktury do systemu w celu nadania jej numeru KSeF. W przypadku awarii występującej u podatnika fakturę trzeba przesłać nie później niż następnego dnia roboczego, zaś w przypadku awarii po stronie KSeF – w ciągu siedmiu dni od zakończenia awarii. W takiej sytuacji ważną i prawidłową fakturą jest dokument wystawiony w wewnętrznym systemie firmy.
Jedynie w przypadku sytuacji nadzwyczajnych, gdy awaria zostanie ogłoszona w środkach społecznego przekazu, faktura może być wystawiona w dowolnym formacie bez obowiązku jej późniejszego przesłania do KSeF.
Przy ustawianiu procesów i założeń systemowych trzeba wprowadzić specjalne procedury awaryjne. Bowiem w przypadku faktur wystawionych w czasie awarii (niezależnie czy po stronie podatnika, czy systemu) za datę wystawienia faktury uznaje się datę wskazaną w polu P_1, czyli datę, którą system firmy nadał fakturze w momencie jej wygenerowania. Jest to więc wyjątek od powszechnie obowiązującej reguły, według której za datę wystawienia uznaje się datę przesłania faktury do systemu.
Natomiast za datę otrzymania faktury wystawionej w trybie awaryjnym uznaje się wcześniejszy z dwóch momentów: (i) moment otrzymania faktury poza systemem bądź (ii) moment nadania numeru KSeF po przesłaniu faktury do systemu. Dla biur rachunkowych szczególnie istotne będzie zatem weryfikowanie faktur zakupowych, aby przede wszystkim nie wprowadzić do ewidencji dwukrotnie faktury wystawionej w czasie awarii i otrzymanej poza KSeF, która jednocześnie zostanie odebrana z KSeF. Ponadto trzeba będzie ustalać, jaką datę otrzymania faktury przyjąć w ewidencji.
Jeszcze bardziej problematyczne będzie wykazywanie faktur korygujących in minus wystawionych w czasie awarii. Tutaj dla wystawcy istotne będzie otrzymanie potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę, chyba że przed otrzymaniem tego potwierdzenia faktura została przesłana do KSeF w celu przydzielenia jej numeru – wówczas korektę będzie należało wykazać w okresie, w którym faktura korygująca została przesłana do KSeF.
Specyficznych aspektów związanych z wdrożeniem KSeF jest wiele i nie sposób ich wszystkich tu opisać. Istotnymi ograniczeniami są na pewno brak możliwości przesyłania w KSeF załączników do faktur, utrudnienie w rozliczaniu wydatków pracowniczych w sytuacji, gdy faktura będzie odbierana w KSeF, a nie na miejscu przez pracownika, czy całkowita likwidacja not korygujących.
Proces przygotowania do obsługi faktur ustrukturyzowanych to na pewno duże wyzwanie dla biur rachunkowych, ale oprócz zapewnienia zgodności z prawem warto wykorzystać tę okazję do usprawnienia wykonywanych procesów. ©℗
