Pomyłka księgowej nie uzasadnia nadmiernego rygoryzmu ZUS

Każdemu może się przydarzyć błąd, także pracownikom biura rachunkowego. Jeżeli omyłka zostanie szybko dostrzeżona i skorygowana, to nie ma podstaw do odmowy świadczeń społecznych lub preferencyjnych warunków oskładkowania.

Potwierdzają to liczne wyroki sądów powszechnych. Na przykład w orzeczeniu z 9 maja 2023 r. (sygn. akt VIII Ua 2/23) Sąd Okręgowy w Łodzi nie miał wątpliwości, że odpowiedzialność za ewentualne błędy biura rachunkowego ponosi płatnik składek. Sąd podkreślił jednak, że za każdym razem należy wziąć pod uwagę wszelkie okoliczności sprawy i ustalić, czy działanie płatnika (ubezpieczonego) faktycznie było celowe, a więc miało na celu oszukanie bądź wprowadzenie w błąd Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Ulga na start

Z pewnością nie miało to miejsca w dwóch sprawach rozpatrzonych 16 maja 2023 r. przez Sąd Okręgowy w Sieradzu. W jednej z nich chodziło o przedsiębiorcę, który rozpoczął prowadzenie działalności gospodarczej po upływie 60 miesięcy od zawieszenia poprzedniej działalności, w drugiej – o osobę, która dopiero rozpoczęła biznes. Obaj przedsiębiorcy chcieli skorzystać z tzw. ulgi na start na podstawie art. 18 ust. 1 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 221; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 803). Zamierzali więc przez sześć miesięcy kalendarzowych nie płacić składek na ubezpieczenia społeczne, tylko składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Problem polegał na tym, że w obu przypadkach pracownica biura rachunkowego błędnie wypełniła dokumenty zgłoszeniowe, bo zamiast do ulgi na start, zgłosiła przedsiębiorców do małego ZUS, czyli do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych (i dobrowolnego ubezpieczenia) z kodem tytułu ubezpieczenia 0570 i podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie niższą niż 30 proc. minimalnego wynagrodzenia.

W pierwszym przypadku księgowa zorientowała się, że popełniła błąd, jeszcze tego samego dnia. W drugim księgowa spostrzegła pomyłkę trzeciego dnia. W obu przypadkach błędy zostały naprawione. Polegało to na wyrejestrowaniu z ubezpieczeń ZUS ZWUA z datą wyrejestrowania identyczną jak data zarejestrowania i równolegle na zgłoszeniu do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego (również od tego samego dnia) z kodem tytułu ubezpieczenia 0540, uprawniającym do skorzystania z ulgi na start. Korekty zostały przyjęte przez system ZUS w rejestrze ubezpieczonych, ale zakład ich nie uwzględnił. Z jego decyzji wynikało, że obaj przedsiębiorcy podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym. Decyzje te zmienił Sąd Okręgowy w Sieradzu (sygn. akt IV U 21/23 i IV U 144/23). Nie miał wątpliwości, że rzeczywistą wolą każdego z przedsiębiorców było skorzystanie z ulgi na start, a złożenie pierwotnej deklaracji z kodem tytułu ubezpieczenia 0570 wynikało po prostu z błędu pracownika biura rachunkowego. Co ważne, błąd ten został niezwłocznie skorygowany – podkreślił sąd.

W obu uzasadnieniach sąd przytoczył fragment wyroku z 12 maja 2020 r. (sygn. akt III AUa 1071/19), w którym Sąd Apelacyjny w Białymstoku stwierdził: „Skoro podleganie ubezpieczeniom poddano woli ubezpieczonego i wolę tę można jednoznacznie ustalić, a jednocześnie z dokumentów składanych organowi rentowemu wynika zarówno zgłoszenie się do ubezpieczenia, jak też chęć skorzystania z «ulgi na start» i nie zachodzi prawdopodobieństwo instrumentalnego wykorzystania sytemu ubezpieczeń społecznych, to możliwe jest uznanie, że taka osoba nie zgłosiła się do ubezpieczeń społecznych mimo dokonania zgłoszenia na formularzu (...)”.

Mały ZUS

Podobną sprawę, tyle że dotyczącą małego ZUS, rozpatrzył 28 czerwca 2021 r. Sąd Okręgowy w Łodzi (sygn. akt VIII U 869/21). Chodziło o kobietę, która również korzystała z usług biura rachunkowego. Pomyłka pracownika biura polegała na tym, że za trzy miesiące 2020 r. (kwiecień, czerwiec i lipiec) wykazał on w składanych deklaracjach kod tytułu ubezpieczenia 0570 (tzw. mały ZUS), natomiast podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne – w wysokości właściwej dla pełnego ZUS, tj. 3136,20 zł.

Pracownik nie wiedział, że czasem program komputerowy automatycznie narzuca pełny wymiar składek ZUS i mimo wpisania preferencyjnego kodu ubezpieczenia podstawa wymiaru składek odpowiada pełnemu ZUS. Nie zorientował się więc, że narzucona przez program podstawa wymiaru składki nie zgadza się z wpisanym kodem tytułu ubezpieczenia 0570.

W sierpniu 2020 r, po telefonie z ZUS, biuro natychmiast złożyło korekty deklaracji, wykazując jako miesięczną podstawę wymiaru składki kwotę 780 zł. Natomiast ubezpieczona wystąpiła o rozliczenie swojego konta. Gdy ZUS poinformował ją o ustaleniu nadpłaty, kobieta uznała sprawę za załatwioną i za kolejne miesiące nie płaciła składek, bo rozliczała nadpłatę. Dopiero potem okazało się, że ZUS tego samego dnia, w którym poinformował o nadpłacie, wysłał również inne pismo. Prosił w nim o złożenie korekty deklaracji rozliczeniowych za te same trzy miesiące 2022 r. poprzez wykazanie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne w wysokości 3136,20 zł (pełny ZUS). Ubezpieczona nie odebrała tego pisma, bo zostało ono wysłane na całkiem inny adres (uznano je za doręczone w trybie doręczenia zastępczego). Sama natomiast wysłała do ZUS wiadomość e-mail, wnosząc o skorygowanie w ten sposób złożonych deklaracji. E-mail ten wysłała po rozmowie z pracownikiem ZUS, który podyktował jej treść wiadomości oraz poinformował, że jeżeli nie będzie korekty, to ubezpieczona będzie musiała zapłacić dodatkową kwotę.

Wcześniej pracownik ZUS rozmawiał z biurem rachunkowym, ale ono odmówiło ponownego skorygowania deklaracji w celu wykazania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne w wysokości 3136,20 zł. Uważało, że zakład powinien przyjąć wcześniej złożone korekty z zadeklarowaną podstawą wymiaru 780 zł.

ZUS tego jednak nie zrobił, odrzucił korekty. Nie przekonały go tłumaczenia biura, że deklaracje zostały złożone w terminie i z właściwym kodem ubezpieczeń (0570), tyle że z zawyżoną podstawą wymiaru składki, co wynikało z nieświadomości pracownika biura. Błąd ten zostałby szybciej zauważony, gdyby nie to, że ubezpieczona była zwolniona z opłacania składek za okres marzec–maj 2020 r. (ze względu na pandemię COVID-19) – argumentowało biuro.

W kolejnym piśmie ubezpieczona podniosła nowy argument. Wskazała, że w sierpniu ZUS poinformował ją o ustaleniu nadpłaty i o tym, że zostanie ona zaliczona na poczet przyszłych należności. Miała więc prawo przypuszczać, że tak się stanie – argumentowała. Tłumaczyła, że później co prawda wysłała niekorzystny dla siebie e-mail, ale – jak tłumaczyła – zrobiła to tylko dlatego, że tak podyktował jej pracownik ZUS.

Gdy i to pismo nie przyniosło skutku, kobieta wysłała kolejny e-mail, w którym napisała, że uchyla się od skutków prawnych oświadczenia woli, zgodnie z którym w poprzednim e-mailu zrezygnowała z przysługującej jej preferencji. Wyjaśniła, że oświadczenie to złożyła za namową pracownika ZUS i że nie było jej intencją pozbawienie samej siebie prawa do preferencyjnych zasad oskładkowania.

Gdy spór trafił do sądu, ten wziął pod uwagę wszystkie okoliczności sprawy i zmienił zaskarżoną decyzję ZUS. Stwierdził, że podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za sporne miesiące wynosi 780 zł.

Sąd wytknął zakładowi, że ten doskonale znał okoliczności tej sprawy i miał świadomość, że doszło do błędu pracownika biura rachunkowego, a mimo to w ogóle nie uwzględnił rzeczywistej woli płatnika. Zwrócił też uwagę na to, że ubezpieczona i jej biuro podjęli liczne kroki w celu wyjaśnienia rozbieżności. Co więcej, sam ZUS poinformował o ustaleniu nadpłaty na ubezpieczenia społeczne, a pismo to podpisał starszy inspektor. Ubezpieczona miała więc prawo przypuszczać, że sprawa jest załatwiona – orzekł sąd. Wytknął przy tym zakładowi brak załączenia tego pisma do akt (sąd dowiedział się o nim tylko dlatego, że złożyła je ubezpieczona).

Na niekorzyść ZUS zadziałało też to, że tego samego dnia ZUS wysłał do ubezpieczonej dwa pisma o przeciwnej treści (drugie – z prośbą o skorygowanie deklaracji i wykazanie podstawy wymiaru składek w wysokości 3136,20 zł).

Zasiłek chorobowy

Od 2022 r. spóźnienie z opłacaniem składki chorobowej nie pozbawia już przedsiębiorcy prawa do zasiłków: chorobowego, macierzyńskiego i opiekuńczego oraz do świadczenia rehabilitacyjnego. Przedsiębiorca może je otrzymać, nawet gdy sam opłaci składki po terminie. Nie trzeba już występować o zgodę ZUS na to. Warunkiem jest jednak, że przedsiębiorca nie ma zaległości w składkach na ubezpieczenia społeczne na kwotę przekraczającą 1 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę. Co więcej, zadłużenie to musi zostać spłacone w ciągu sześciu miesięcy od dnia powstania prawa do świadczenia. Jeżeli zostanie ono uregulowane później, to prawo do świadczeń za okres przed tą datą przedawnia się (art. 2a ustawy 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa; t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1732; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 641).

Problem polega na tym, że ZUS dopatruje się zaległości również tam, gdzie de facto jej nie ma. Dowodzi tego sprawa rozpatrzona 19 kwietnia 2023 r. przez Sąd Rejonowy w Rybniku (sygn. akt V U 96/23). W tym przypadku 15 listopada 2021 r. pracownik biura księgowego złożył w imieniu klienta (przedsiębiorcy) korektę deklaracji DRA za październik 2021 r. w związku z wypłaconym przez ZUS zasiłkiem chorobowym za okres od 7 października 2021 r. do 18 października 2021 r . Pech chciał, że w deklaracji tej błędnie wskazano podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe w kwocie 1893,24 zł. Po ponad roku z biurem skontaktował się pracownik ZUS i poinformował, że trzeba skorygować deklarację ZUS DRA, bo prawidłowa podstawa wymiaru składek powinna wynosić 1933,95 zł. Jeszcze tego samego dnia biuro poprawiło deklarację.

Błąd ten, mimo że wyniósł 40,71 zł, stał się dla ZUS pretekstem do odmowy ubezpieczonemu prawa do zasiłku chorobowego. W styczniu 2023 r. zakład nakazał przedsiębiorcy zwrócić wypłacony w październiku 2021 r. zasiłek wraz z odsetkami za zwłokę. Bez znaczenia dla ZUS było to, że w tym czasie przedsiębiorca miał na swoim koncie nadpłatę składek w wysokości aż 4845,63 zł. Zakład uznał, że z powodu skorygowania deklaracji za październik 2021 r. przedsiębiorca nie podlegał za ten miesiąc ubezpieczeniu chorobowemu. Był więc ubezpieczony tylko do 30 września 2021 r., a następnie dopiero od 1 listopada 2021 r.

Nie zgodził się z tym rybnicki sąd i zmienił decyzję ZUS. Wziął pod uwagę wiele aspektów tej sprawy, również to, że początkowo ubezpieczony opłacił składki za październik 2021 r. w wysokości wyższej, niż należało, bo od podstawy wynoszącej 3155,40 zł. Dopiero potem, po wypłacie przez ZUS zasiłku chorobowego, biuro rachunkowe skorygowało deklarację za ten miesiąc i wykazało ją w kwocie 1893,24 zł. Sąd uznał więc, że nie można uznać składki za nieopłaconą, w sytuacji gdy pierwsza korekta deklaracji spowodowała znaczne obniżenie składki, a druga jej nieznaczne podwyższenie. Liczy się to, że ostatecznie składka została zapłacona w wysokości znacznie przekraczającej wymaganą – orzekł rybnicki sąd. Inną kwestią – jak dodał – jest księgowe rozliczenie składek. Sąd wytknął ZUS, że swoim postępowaniem zmierza do generowania „sztucznych” niedopłat, podczas gdy w rzeczywistości na koncie przez cały czas istniała nadpłata.

Podobną sprawę rozpatrzył 25 maja 2023 r. Sąd Okręgowy w Łodzi (sygn. akt VIII U 2279/22). Nie miał wątpliwości, że przedsiębiorca w żaden sposób nie wyraził zamiaru rezygnacji z dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Owszem, powstała u niego niedopłata składek, ale tylko z tego powodu, iż nie wiedział on, że zatrudniona przez niego zleceniobiorczyni przestała być zatrudniona na umowę o pracę u innego płatnika. Kobieta nie poinformowała o tym zleceniodawcy, przez co ten nie zgłosił jej do ubezpieczeń społecznych. Zaraz po telefonie z ZUS biuro rachunkowe, które rozliczało przedsiębiorcę, wystąpiło w jego imieniu (jako płatnika) z prośbą o korektę dokumentów za ubezpieczoną (zleceniobiorczynię). ZUS to uczynił, a powstałą niedopłatę składek rozliczył z nadpłaty widniejącej na koncie płatnika. Mimo to odmówił potem przedsiębiorcy wypłacenia zasiłku opiekuńczego.

Sąd zmienił tę decyzję. Wziął pod uwagę to, że do czasu powzięcia informacji o konieczności zgłoszenia zleceniobiorczyni do ubezpieczeń społecznego przedsiębiorca (płatnik) opłacał składki w terminie i w należnej wysokości. Potem, po skorygowaniu przez ZUS dokumentów rozliczeniowych, powstała niedopłata, ale do tego czasu – jak podkreślił sąd – na koncie płatnika w ZUS widniała nadpłata. Wynikało to wprost z jednego z późniejszych pism ZUS. Działanie przedsiębiorcy nie było zatem ani świadome, ani celowe i z pewnością nie było nakierowane na oszukanie ZUS – orzekł łódzki sąd.

Spór dotyczył obowiązującego jeszcze wtedy art. 14 ustawy 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1230, ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1429). Przepis ten stanowił, że ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz chorobowe ustają od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego, za który nie opłacono w terminie należnej składki. Zakładał zarazem, że ZUS może na wniosek ubezpieczonego wyrazić zgodę na opłacenie składki po terminie.

Przepis ten utracił moc 1 stycznia 2022 r. wskutek tej samej nowelizacji, którą wprowadzono wspomniany już art. 2a do ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. ©℗