Jak przechowywać dane osobowe [Poradnia z prawa pracy]

Spółka, którą obsługuje moje biuro, w ostatnim miesiącu wystąpiła do pracowników o złożenie oświadczeń o numerze konta bankowego albo oświadczenia o przekazywaniu zarobków do rąk pracownika. W którym miejscu w dokumentacji te oświadczenia przechowywać?

Zgodnie z art. 221 par. 3 pkt 5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.) pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Sposób przechowywania przez pracodawcę informacji o numerze rachunku bankowego pracownika nie został wprost uregulowany w przepisach określających sposób prowadzenia przez pracodawców dokumentacji pracowniczej. Uznaje się jednak, że informacja ta jest oświadczeniem dotyczącym danych osobowych, gromadzonych w związku z nawiązaniem stosunku pracy. To z kolei oznacza, że na podstawie par. 3 pkt 2 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki socjalnej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: r.d.p.) należy przechowywać ją w części B akt osobowych. Można również przyjąć, że jest to część dokumentacji płacowej i przechowywać ją razem z pozostałą dokumentacją płacową odrębnie od akt osobowych (par. 6 r.d.p.). Decyzja w tej sprawie należy zatem do pracodawcy, choć rekomenduje się przechowywanie takiej informacji wraz z pozostałymi danymi osobowymi pracownika, a zatem w części B akt osobowych. Za taką interpretacją przemawia wspomniany art. 221 par. 3 pkt 5 k.p. Z kolei wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych – zgodnie z par. 6 pkt 3 r.d.p. – należy przechowywać wraz z pozostałą dokumentacją w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Przepis ten stanowi bowiem, że pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą m.in. kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 par. 3 k.p.). Nie dołączamy zatem tego wniosku do akt osobowych pracownika.

Rada dla klienta biura: informacje o rachunku bankowym pracownika należy przechowywać wraz z pozostałymi danymi osobowymi pracownika, a zatem w części B akt osobowych. Natomiast wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych należy przechowywać wraz z pozostałą dokumentacją w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. ©℗

Powierzając pracownikowi samochód służbowy, pracodawca jest uprawniony do weryfikacji, czy ma on uprawnienia odpowiedniej kategorii niezbędne do prowadzenia pojazdu danego rodzaju. Artykuł 221 k.p. przewiduje katalog danych, które pracodawca może gromadzić na etapie rekrutacji oraz zatrudnienia. Poza danymi identyfikującymi pracownika pojawiają się także te dotyczące jego kwalifikacji, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. W trakcie zatrudnienia pracodawca nie może od pracownika żądać podania przyczyny utraty uprawnień do kierowania pojazdem. Brak jest bowiem podstawy do przetwarzania takiego rodzaju danych. Warto wskazać, że regulacje nie przewidują takiego uprawnienia nawet dla pracodawcy, który zatrudnia zawodowych kierowców. W tym jednak przypadku uzyska on informacje z sądu o utracie uprawnień do kierowania pojazdu. W myśl art. 182 par. 1 ustawy z 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny wykonawczy w razie orzeczenia zakazu prowadzenia pojazdów sąd przesyła odpis wyroku odpowiedniemu organowi administracji rządowej lub samorządu terytorialnego właściwemu dla miejsca zamieszkania skazanego. Jeżeli skazany prowadził pojazd, wykonując pracę zarobkową, o orzeczeniu sąd zawiadamia ponadto pracodawcę, u którego skazany jest zatrudniony. Przepis ten wskazuje, że sąd informuje pracodawcę o wyroku skazującym, jeżeli kierowca popełnił czyn zabroniony w czasie pracy. W tym przypadku pracodawca ma podstawę do przetwarzania danych na podstawie art. 10 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO). W firmach, które zatrudniają kierowców, informacja o posiadaniu uprawnień do kierowania pojazdem jest szczególnie istotna. Pracodawca zatrudniający kierowców powinien zadbać o to, aby w regulaminach pracy, ewentualnie umowach o pracę lub innych umowach, na podstawie których kierowca będzie wykonywać przewóz, zostały zawarte postanowienia co do obowiązku kierowcy dotyczącego zgłaszania wszelkich zmian dotyczących uprawnień do prowadzenia pojazdów mechanicznych, w szczególności o:

• zatrzymaniu prawa jazdy;
• cofnięciu uprawnień na skutek przesłanek przewidzianych w ustawie o kierujących pojazdami;
• orzeczeniu przez sąd zakazu prowadzenia pojazdów za popełnione wykroczenie lub przestępstwo.

Należy wskazać, że zgodnie z art. 52 par. 1 k.p. pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (tzw. zwolnienie dyscyplinarne) w przypadku:

• ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych;
• popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, o ile jest ono oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem;
• zawinionej przez pracownika utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku.

Kierowca, który ma zatrzymane prawo jazdy, cofnięte uprawnienia do kierowania pojazdami czy orzeczony zakaz prowadzenia pojazdów, musi się liczyć z możliwością zwolnienia dyscyplinarnego ze względu na utratę uprawnień wymaganych do pracy na zajmowanym stanowisku. Pracodawca nie ma obowiązku korzystać z tego uprawnienia. Może on rozwiązać umowę o pracę za wypowiedzeniem lub za porozumieniem stron.

Rada dla klienta biura: pracodawca nie jest uprawniony do pytania o przyczyny utraty uprawnień do kierowania pojazdem. Może natomiast, powierzając pracownikowi samochód służbowy, zweryfikować, czy pracownik faktycznie posiada prawo jazdy odpowiedniej kategorii niezbędne do prowadzenia pojazdu danego rodzaju. ©℗

Nie można żądać od kontrahenta podania takich informacji, gdyż pracodawca nie może wymusić na pracownikach udostępnienia prywatnych adresów e-mail, jeżeli w danych kontaktowych wskazali oni tylko numer telefonu. Gdy nie ma natomiast możliwości utworzenia służbowych adresów e-mail dla wszystkich pracowników, to pracodawca może zwrócić się do pracowników z prośbą o udostępnienie prywatnego adresu e-mail w celu komunikowania się z nimi w sprawach kadrowych, czyli na potrzeby przesyłania różnego rodzaju dokumentów pracowniczych towarzyszących stosunkowi pracy. Jednakże tylko od dobrej woli zatrudnionych zależy, czy taki adres e-mail pracodawcy wskażą. Należy podkreślić, że pracownicy nie mają takiego obowiązku, jeżeli podadzą informację dotyczącą numeru telefonu. Zgodnie bowiem z art. 221 par. 1 k.p. pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez taką osobę, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. I choć na gruncie tego przepisu pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania jego danych kontaktowych, to pracownik decyduje, jakie one będą (czy np. tylko numer telefonu, adres e-mail, czy wszystkie możliwe dane kontaktowe). Jeśli nie będzie wśród nich adresu e-mail, to pracodawca nie ma podstawy przetwarzania takiej danej osobowej (art. 6 RODO). Do tego bowiem potrzebna jest wyraźna zgoda pracownika.

Rada dla biura: najlepszym rozwiązaniem będzie utworzenie dla wszystkich pracowników tzw. służbowych adresów e-mail i zobowiązanie ich do korzystania z tych adresów w celu realizacji obsługi kadrowo-płacowej, tj. w celu składania wniosków, komunikowania się sprawie takich wniosków,czy w celu pozyskiwania dokumentacji dotyczącej danego pracownika. ©℗

Tak, kierownikom zmiany należy udzielić upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. Artykuł 29 ust. 4 RODO wskazuje, że administrator oraz podmiot przetwarzający podejmują działania w celu zapewnienia, by każda osoba fizyczna działająca z upoważnienia administratora lub podmiotu przetwarzającego, która ma dostęp do danych osobowych, przetwarzała je wyłącznie na polecenie administratora, chyba że wymaga tego od niej prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego. Przez przetwarzanie danych na polecenie administratora należy rozumieć wykonywanie na nich operacji zgodnie z instrukcjami administratora, co dotyczy w szczególności personelu administratora – pracowników, osób fizycznych zatrudnionych w oparciu o umowy cywilnoprawne. Niewątpliwe jest zatem to, że osoby mające dostęp do danych osobowych, nawet tylko w zakresie wglądu do danych osobowych, powinny mieć odpowiednio udzielone upoważnienie do przetwarzania danych. Zakres udzielonego upoważnienia do przetwarzania danych osobowych powinien być ograniczony do minimum, które jest wymagane do prawidłowej realizacji obowiązków przez pracownika, któremu nadaje się wspomniane upoważnienie, a równolegle musi korespondować z zakresem obowiązków oraz zakresem danych niezbędnych do ich prawidłowej realizacji. Dodatkowo warto wskazać na art. 221b par. 3 k.p. stanowiący o tym, że do przetwarzania danych szczególnych kategorii mogą zostać dopuszczone wyłącznie osoby mające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy. Niewątpliwie dane szczególnych kategorii, np. dotyczące nagłych zdarzeń zdrowotnych, mogą się pojawić we wskazanych w pytaniu wnioskach.

Rada dla klienta biura: kierownicy zmian powinni otrzymać upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. ©℗

W sytuacji gdy są podejrzenia, że pracownik młodociany jest pod wpływem alkoholu, pracodawca powinien odsunąć go od pracy (art. 221d par. 1 k.p.) i zawiadomić o tym fakcie rodziców lub opiekuna nieletniego oraz policję. Przepisy k.p. nie zawierają regulacji odnoszących się wyłączenia z badania trzeźwości pracowników młodocianych. Z uwagi jednak na fakt, iż sposób postępowania w stosunku do osób małoletnich został ściśle określony w ustawie z 9 czerwca 2022 r. o wspieraniu i resocjalizacji nieletnich (dalej u.w.r.n.), należy wskazać, że nie ma możliwości objęcia pracownika młodocianego, który nie skończył 18 lat, kontrolą trzeźwości prewencyjną, tj. wynikającą z art. 221c k.p. Prewencyjna kontrola to taka, która jest przeprowadzana co do zasady wobec pracowników niewykazujących oznak nietrzeźwości. Jest ona również przeprowadzana samodzielnie przez pracodawcę, w przypadku gdy pracownicy objęci tą kontrolą wykazują oznaki nietrzeźwości.

Rada dla klienta biura: gdy pracodawca będzie miał podejrzenie, że pracownik młodociany jest pod wpływem alkoholu, powinien odsunąć go od pracy (art. 221d par. 1 k.p.) i zawiadomić o tym fakcie rodziców lub opiekuna nieletniego oraz policję (art. 4 u.w.r.n.). ©℗