Klient zakupił nowy program do obsługi sklepu internetowego na zasadzie subskrypcji na okres 12 miesięcy za 17 000 zł (licencja odnawialna co roku). W jaki sposób rozliczyć ten wydatek?

Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości wartościami niematerialnymi są takie prawa, których przewidywany okres użytkowania wynosi więcej niż 12 miesięcy. W przypadku opisanym w pytaniu subskrypcja obejmuje równo 12 miesięcy, zatem nie można jej uznać za składnik wartości niematerialnych i prawnych.
Kwestia, czy wydatek na subskrypcję zostanie ujęty w kosztach działalności jednostki jednorazowo, czy poprzez miesięczne odpisy, zależy od rozwiązań przyjętych w zasadach (polityce) rachunkowości. Jeśli wynika z nich, że jednostka rozlicza wszystkie koszty dotyczące więcej niż jednego miesiąca w czasie, nie stosując w tym zakresie uproszczeń, to powinna postępować stosownie do tego zapisu. Często jednak w odniesieniu do kosztów dotyczących przyszłych okresów, w tym np. kosztów prenumeraty, stosuje się uproszczenie polegające na jednorazowym obciążeniu wyniku finansowego wydatkami nieistotnymi. Wartości istotne natomiast rozlicza się w czasie na ogólnych zasadach. W takich sytuacjach jednostka sama określa poziom istotności. Generalnie zdarzenie jest nieistotne, gdy nie zniekształca rzetelnego i jasnego obrazu sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego.
Cena nabycia subskrypcji programu może zatem zostać zarachowana bezpośrednio w ciężar kosztów bieżącej działalności operacyjnej jednostki w dacie poniesienia kosztu.

Przykład 1

Suma uznana za nieznaczącą
Klient biura nabył 12-miesięczną licencje za 17 000 zł + 3910 zł VAT. Uznano, że kwota nie jest istotna i jednorazowo zostanie zaliczona do kosztów w rachunkowości.
Księgowanie:
• Wn „Usługi obce” 17 000 zł,
• Wn „VAT naliczony” 3910 zł,
• Ma „Rozrachunki z dostawcami” 20 010 zł.
Nabyta subskrypcja może również podlegać rozliczaniu w koszty zgodnie z art. 39 ust. 1 i 3 ustawy o rachunkowości, czyli za pośrednictwem konta „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” ‒ jeżeli taką zasadę przyjęto w zasadach (polityce) rachunkowości jednostki. Szczegółowe ujęcie takiego rozliczenia międzyokresowego będzie zależało od sposobu prowadzenia ewidencji kosztów.

Przykład 2

Powyżej progu
Klient biura nabył 12-miesięczną licencję za 17 000 zł + 3910 zł VAT. Uznano zgodnie z zapisami polityki rachunkowości, że kwota jest istotna i będzie rozliczana co miesiąc. Jednostka stosuje uproszczenie, księgując koszty podlegające rozliczeniu od razu na konto „Rozliczenia międzyokresowe czynne”.
Księgowanie:
1. Ujęcie faktury za subskrypcję:
• Wn „Rozliczenia międzyokresowe czynne” 17 000 zł,
• Wn „VAT naliczony” 3910 zł,
• Ma „Rozrachunki z dostawcami” 20 010 zł.
2. Ujęcie miesięcznej kwoty w koszty (17 000 zł : 12 = 1416,67 zł):
• Wn „Usługi obce” 1416,67 zł,
• Ma „Rozliczenia międzyokresowe czynne” 1416,67 zł.

Przykład 3

Bez uproszczeń
Klient biura nabył 12-miesięczną licencję za 17 000 zł + 3910 zł VAT. Uznano zgodnie z zapisami polityki rachunkowości, że kwota jest istotna i będzie rozliczana co miesiąc. Jednostka księguje koszty podlegające rozliczeniu jako koszty według rodzaju i następnie rozlicza je w czasie za pomocą konta „Rozliczenia międzyokresowe czynne”.
Księgowanie:
1. Ujęcie faktury za subskrypcję:
• Wn „Usługi obce” 17 000 zł,
• Wn „VAT naliczony” 3910 zł,
• Ma „Rozrachunki z dostawcami” 3910 zł.
2. Przeksięgowanie kosztu do rozliczania w czasie:
• Wn „Rozliczenia międzyokresowe czynne” 17 000 zł,
• Ma „Rozliczenie kosztów” 17 000 zł.
3. Ujęcie miesięcznej kwoty w koszty (17 000 zł : 12 = 1416,67 zł):
• Wn „Koszty zarządu” lub „Rozliczenie kosztów” 1416,67 zł,
• Ma „Rozliczenia międzyokresowe czynne” 1416,67 zł. ©℗
Podstawa prawna
art. 3 ust. 1 pkt 14, art. 39 ust. 1 i 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120)