Księgowanie na ostatnią chwilę

Czy zdarzyło Ci się, że nadmiar dokumentów spowodował, że nie mogłaś ich wszystkich zaksięgować w terminie?

Nie raz, nie dwa, ale wiele razy! – pamiętam, jak zasypana dokumentami przed 20. każdego miesiąca siedziałam po nocach i księgowałam, by zdążyć wyliczyć podatki i wysłać deklaracje w terminie. Dlaczego? Bo ci, którym najbardziej powinno zależeć na ich dotrzymaniu – „klienci”, jakby się zmówili i w jednym miesiącu wszyscy przynieśli dokumenty nie na początku miesiąca, a na ostatnią chwilę.

Fot. materiały prasowe

Ile byś dała za to, żeby znalazło się coś, co raz na zawsze rozwiązałoby ten problem?

Lata minęły i dziś dostępne są rozwiązania, dla których praktycznie nie ma znaczenia, czy to jest dziesięć, sto czy nawet tysiąc faktur. W zasadzie na przetworzenie i poprawne zaksięgowanie dokumentów potrzebują tyle samo czasu. OCR i zaprogramowane automatyczne schematy księgowe, w dodatku uczące się, wyręczają proces wstępnego, roboczego wprowadzania danych. Pozostaje tylko sprawdzić wpis i zaakceptować go lub poprawić. Oprogramowanie wFirma dla biur rachunkowych znacząco upraszcza Twoją pracę, dając dwa równoległe sposoby wprowadzania do systemu faktur zakupu:

  • wprowadzanie na bieżąco przez klienta faktur zakupu w formatach PDF, XML faktur elektronicznych oraz skanów zrobionych aparatem telefonu komórkowego lub skanerem > bezpośrednio do systemu w ramach udostępnionego panelu dla klienta lub za pośrednictwem integracji z dyskiem Google Drive lub Dropbox;
  • skanowanie faktur przez księgowych – zwykle na dedykowanych do tego sprzętach pozwalających na tworzenie paczek dokumentów.

Obydwa rozwiązania uruchamiają ten sam proces – faktury są przetwarzane w tle przez OCR i po odczytaniu ujmowane jako wersje robocze. Nie blokuje to tym samym pracy na systemie, więc w tym czasie można wykonywać inne czynności.

Oczywiste jest to, że pierwszy sposób jest najbardziej optymalny dla księgowego. Dzisiaj każdy dostawca, począwszy od największych firm typu Orlen czy Castorama, wystawia faktury elektroniczne i wysyła je na adres e-mail do klienta (może on w takich przypadkach wskazać adres e-mail biura rachunkowego) lub samodzielnie odbiera i wprowadza faktury do systemu poprzez proste przeciągnięcie pliku w dedykowane miejsce.

Po stronie księgowego pozostaje uruchomienie procesu weryfikacji faktur, podczas którego widoczny jest skan dokumentu oraz odczytane na jego podstawie dane wraz ze wskazaniem sposobu ujęcia w ewidencjach księgowych. Jeśli dokumenty wprowadza w systemie mniej wykwalifikowany pracownik, to pomocna dla opiekuna firmy jest funkcja sprawdzania podatkowego. Księgowy może w szybki sposób zweryfikować poprawność zaksięgowanych faktur.

Ważne
Podczas weryfikacji faktur odczytanych przez OCR u klientów mających księgi rachunkowe nie księguje się ich, tylko zatwierdza lub poprawia gotowe dekretacje.

Przy przejściu na elektroniczny obieg dokumentów odchodzi się od:

  • drukowania dokumentów – oszczędza się pieniądze, jakie byłyby potrzebne na materiały biurowe;
  • przechowywania dokumentacji klienta w siedzibie biura – oszczędza się czas na segregowaniu i numerowaniu dokumentów czy dekretowaniu. Numerowanie dokumentów to czynność zwykle wykonywana po okresie podatkowym i zajmuje całemu zespołowi księgowych kolejne 2–3 dni pracy;
  • wizyt klienta w biurze z dowożeniem faktur – każde spotkanie z klientem to minimum 5 do 10 minut rozmowy, a tym samym łącznie księgowy może zaoszczędzić nawet 2 dni w miesiącu.

OCR znacznie usprawnia pracę, choć jest tylko półśrodkiem. Zbliża się niechybne, czyli KSeF, który jest sprzymierzeńcem księgowej. Efekt? Eliminuje błędne księgowanie, przyspiesza pracę i likwiduje konieczność goszczenia klientów w biurze.

Ważne
System wFirma będzie automatycznie pobierał dokumenty zakupowe i sprzedażowe z KSeF, księgował je w wersjach roboczych.

Zasypane klientami biuro

Czy miałaś sytuację, że naraz do Twojego biura przyszło 10 klientów? Sfrustrowanych, bo jechali przez całe miasto lub spieszyli się przed zamknięciem biura. A na dokładkę muszą czekać na obsłużenie ich przez pracownika.

Czy liczyłaś kiedyś, ile czasu zajmuje Ci obsługa wszystkich klientów? Trafiłam kiedyś na raport, w którym wyliczono, że przy 150 firmach suma poświęcona samej obsłudze równa się jeden etat i zestresowany pracownik.

Obsługa klienta to:

  • setki wydrukowanych faktur i potwierdzeń odbioru dokumentów;
  • setki wydruków nikomu niepotrzebnych poleceń przelewów dla składek i podatków;
  • setki wydruków oraz wydań dokumentów za poprzednie okresy lub ich brak, co z kolei przyczynia się do powstawania połaci półek zapełnionych dokumentami;
  • setki minut na i tak nic niewnoszące uprzejmości, próby spoufalania się klientów, za którymi stoi zwykle wymuszanie tolerowania braku płatności za usługi.
Fot. materiały prasowe

A co się stanie, jeśli zamiast tego komunikujesz się z klientem online? Klient sam wykonuje w wygodnym dla siebie czasie czynności jak te wymienione poniżej:

  • dostarcza dokumenty w formie plików bezpośrednio do systemu – system zapisuje kiedy, ile i które faktury klient dostarczył do biura – wówczas nie trzeba dokumentować tych informacji fizycznie;
  • ma wgląd w udostępnione przez biuro wyniki wyliczeń podatków oraz ZUS – jak chcesz, wyślesz je do wszystkich klientów jednym kliknięciem, mailem lub SMS-em. Mało tego, system powiadomi ich automatycznie o zbliżającym się terminie płatności składek i podatków;
  • sam pobierze druczki przelewów – jeśli życzy sobie otrzymać pełne tytuły płatności, wygeneruje KPiR za zamknięte okresy, czy wyliczenia szczegółowe podatków za każdy miesiąc;
  • ma dostępne – przez 6 lat – wszystkie dokumenty źródłowe podpięte pod zapisy w księgach, może je pobrać w formie ustrukturyzowanych katalogów według miesięcy w formacie pliku ZIP – szczególnie przydatne przy współpracy z instytucjami finansowymi.

Żmudne wyliczenia i księgowanie

Czy również w Twoim biurze wysoko wykwalifikowani pracownicy tracą czas na ręczne wyliczenia? Odpowiednia kwalifikacja kosztów i odliczeń VAT to tylko część pracy księgowego. Dużo czasu pochłaniają zadania wymagające dodatkowych wyliczeń w Excelu, prowadzenia zewnętrznych ewidencji. Najczęściej księgowi samodzielnie wyliczają:

  • RMK – co wymaga zwykle prowadzenia osobnej ewidencji oraz ręcznego księgowania kosztów;
  • różnice kursowe – to zmora większości księgowych: prowadzą w Excelu wyliczenia, sprawdzają ręcznie średnie kursy walut NBP lub faktycznie zastosowane przez bank;
  • limity dla pojazdów – raty leasingowe do limitu 150 tys. zł, odliczenia 20% / 75% KUP oraz odliczenia 50% VAT – nadal część z tych wyliczeń księgowi robią ręcznie lub weryfikują swój system, sprawdzając wyliczenia na kalkulatorze.

Powyższe czasochłonne prace wykonuje automatycznie oprogramowanie wFirma:

  • przy księgowaniu wydatku można od razu zaznaczyć, że koszt dotyczy wielu okresów i wskazać zakres dat – system sam co miesiąc będzie księgować RMK;
  • różnice kursowe od faktur sprzedaży i zakupu są wyliczane automatycznie, na podstawie dokumentów i oznaczenia ich jako opłaconych, z wyborem rachunku walutowego lub PLN. System automatycznie uwzględnia, czy ma pobrać średni kurs NBP do przeliczeń, czy ten zastosowany przez bank. Na tylko tej jednej funkcji oszczędza się co najmniej 8 godzin pracy księgowego w miesiącu;
  • pojazdy – raz wprowadza się parametry pojazdu, a przy księgowaniu wydatków z nim związanych system rozpoznaje poprawne schematy (np. czy wydatek dotyczy raty leasingowej, czy nabycia paliwa) i automatycznie ujmuje poprawne wartości w ewidencjach księgowych.

Czy Twoi pracownicy ręcznie księgują listy płac w KPiR lub KH? W większości biur system kadrowo-płacowy jest odrębnym narzędziem, niepowiązanym z księgowością. Natomiast gdy korzystamy z rozwiązania, które łączy obydwa moduły, wówczas odchodzą nam do wykonania takie czynności, jak ręczne księgowanie list płac i rachunków do umów cywilnoprawnych. Namacalne korzyści takiej metody to:

  • mniej pracy – system w tle dokonuje księgowań w odpowiedniej dacie, zależnej od daty wypłaty wynagrodzeń i z uwzględnieniem, czy zostały wypłacone w terminie, czy z opóźnieniem;
  • pewność, że nie pominiemy w księgowaniach żadnego wydatku związanego z wynagrodzeniem pracowników.

Dodatkowo, jeśli prowadzisz akta pracowników w wersji elektronicznej, to dane przechowujesz 10 lat, a jeśli w formie papierowej, to zwykle aż 50 lat. Korzystaj z funkcji e-akt w systemie wFirma, by skrócić okres przechowywania danych.

Wyliczasz i wysyłasz 150 razy każdą rzecz z osobna?

Wyobraź sobe, że istnieje system, dzięki któremu nie musisz ręcznie wykonywać powtarzalnych czynności. Informować każdego ze swoich klientów z osobna o wynikach wyliczeń podatków. Spędzać całego dnia na samej wysyłce deklaracji. Wydzielać dwóch dni na zafakturowanie wszystkich klientów. Dzwonić z przypomnieniem o niezapłaconej fakturze za usługi księgowe. Takie zadania nic nie wnoszą do prowadzonego biznesu, a tylko męczą i zajmują niepotrzebnie czas.

Doskonale zdajemy sobie z tego sprawę, dlatego tworząc oprogramowanie „wFirma dla biur rachunkowych” przygotowaliśmy wiele funkcji pozwalających na wykonywanie zbiorczych działań. Jednym kliknięciem:

  • wygenerujesz deklaracje podatkowe i ZUS DRA dla wszystkich klientów naraz;
  • wyślesz powyższe deklaracje wszystkich klientów jednocześnie, zarówno do urzędu skarbowego, jak i do ZUS-u;
  • wyślesz do wszystkich klientów wyniki podatków mailem lub SMS-em. W wiadomości mailowej klient otrzyma również automatycznie informację z terminem płatności;
  • wystawisz i wyślesz faktury za usługi biura, zarówno te cykliczne (opłata ryczałtowa), jak i indywidualne zadania wyceniane odrębnie;
  • wyślesz do maruderów mailem lub SMS-em przypomnienia o braku zapłaty za faktury;
  • wyślesz do wszystkich klientów wiadomość np. o konieczności sporządzenia remanentu na koniec roku lub dostarczeniu dokumentów do biura;
  • przypiszesz dla opiekunów klientów dodatkowe zadania do wykonania.

Poza tym system posiada panel z listą wszystkich klientów, gdzie można w szybki sposób sprawdzić:

  • jaki jest stan prac nad klientami: ilu z nich doręczyło dokumenty, ilu jest w trakcie księgowania, czyli jakie obłożenie pracą mają obecnie księgowi, a także dla ilu firm wszystkie wyliczenia podatków i ZUS-u zostały już przygotowane;
  • czy wysłano wszystkie deklaracje do urzędu skarbowego i ZUS-u;
  • czy każdy klient został poinformowany o wysokości podatków i ZUS-u do zapłaty.

Dzięki temu w każdej chwili można zweryfikować najważniejsze informacje – czy w terminie zostaną wysłane deklaracje, a także czy klient jest świadomy, ile podatku i składek ZUS ma zapłacić.

Czy styczeń kojarzy Ci się z dużą pracochłonnością ze względu na przygotowywanie PIT-11? A co, jeśli powiemy Ci, że u nas możesz masowo wygenerować PIT-11 i informacje roczne dla wszystkich pracowników oraz dokonać ich zbiorczej wysyłki nie tylko do urzędu skarbowego, ale i do pracowników klienta? Styczeń nie musi być miesiącem nadgodzin spędzanych po zmroku. Sprawdź również inne funkcje modułu kadr, które przyspieszą Twoją pracę, m.in.:

  • interaktywny formularz – nowy pracownik uzupełnia dane i kadrowy nie musi ich wprowadzać samodzielnie, bo zostaną ujęte w systemie automatycznie;
  • generowane dokumenty, jak umowy i aneksy, są od razu zapisywane w dokumentach pracownika (w e-aktach);
  • przy liście płac można dołączyć masowo dodatek dla wszystkich pracowników (np. premia świąteczna);
  • elastyczna lista płac – po wygenerowaniu listy płac można ręcznie zmienić wartości, np. kwotę premii bądź wynagrodzenia zasadniczego.

Zamykasz rok i archiwizujesz dane? Wszystkie bazy danych wygenerujesz za pomocą pliku PDF lub będą one spakowane w ZIP. Archiwum za cały rok wykonasz dla wszystkich klientów naraz, jednym kliknięciem, by zapisać to na dysku swojego komputera. Cały katalog możesz również wysłać do klienta mailem.

Zapomnij, co to Płatnik!

Czy Ty również rwiesz sobie włosy z głowy przy wysyłce deklaracji przez Płatnika?

Do dnia dzisiejszego Płatnik jest używany przez większość biur rachunkowych. To ciężki w obsłudze produkt technologiczny zeszłej epoki, który przez wiele lat nie miał na rynku konkurencji. Jego obsługa wymaga ogromnej cierpliwości. Co gorsza, częste aktualizacje systemu oraz kluczy zabezpieczeń wymagają wsparcia ze strony firm informatycznych.

Do dziś tuż przed 20. każdego miesiąca fora w mediach społecznościowych wręcz wrą, a księgowi i kadrowi szukają pomocy, jak sobie poradzić z zablokowaną wysyłką deklaracji.

Wysyłka deklaracji przy 150 firmach to koszmar, należy wejść osobno na konto każdego płatnika, przygotować paczkę i wysłać. Sprawnej kadrowej czynność ta zajmuje co najmniej 5 godzin.

Jeśli natomiast przedsiębiorca zatrudnia pracowników, to cała procedura u jednego klienta wydłuża się o ponad 10 minut. Do tego często występują błędy zarówno zwykłe, informacyjne, jak i krytyczne.

Fot. materiały prasowe

A gdybyśmy Ci powiedzieli, że wFirma dla biur rachunkowych jako jedyna w Polsce posiada w pełni zastępujący system do rozliczania składek? System głęboko zintegrowany z modułem kadrowo-płacowym i księgowością. Możesz w nim zaznaczyć wszystkich swoich klientów i wysłać ich wszystkie deklaracje do ZUS-u naraz, jednocześnie, jednym kliknięciem. Bez obaw, czy wysyłka przebiegnie sprawnie, bez poświęcania na to całego dnia. Dodatkowo im więcej masz klientów, tym korzystanie z naszego systemu jest bardziej opłacalne. Wysyłka deklaracji 150 klientów zajmuje dosłownie kilka minut!

Ponadto jego aktualizacje przebiegają automatycznie. Niezauważalnie dla użytkownika. Potwierdzenie poprawności przetworzenia deklaracji przez ZUS dostajesz w ciągu 5 minut. Poza tym narzędzie posiada funkcję zbiorczego generowania deklaracji ZUS DRA za wszystkich lub wybranych klientów. Jest to szczególnie pomocne w przypadku firm niezatrudniających pracowników. Co więcej, każdemu z klientów możesz opublikować wynik z wyliczeniem kwoty składek ZUS. Dzięki temu może on zlecić zapłatę składek bezpośrednio z wFirma.

Błędy z niewiedzy

Ile Cię kosztuje monitorowanie zmian prawnych? Czy zdarzyło Ci się, że czegoś nie wiedziałaś i później dowiedziałaś się, że jest inaczej? Czy dokonałaś z niewiedzy błędnych księgowań?

Nasz system ma samouczące się schematy księgowe, stąd jeśli nie jesteś w stanie nadążyć za zmieniającymi się przepisami, to system i tak poprawnie zaksięguje dane zdarzenia.

Tradycyjnie praca księgowego polega na odpowiedniej kwalifikacji kosztów i podziale, jaka część może stanowić KUP, czy jaka wartość VAT przysługuje do odliczenia. Samouczące schematy księgowe oceniają, jakiej kategorii wydatku dotyczy koszt, w jakiej kolumnie KPiR i w jakiej kwocie powinien zostać zaksięgowany. System automatycznie rozpoznaje, czy ma do czynienia z wydatkiem eksploatacyjnym dotyczącym samochodu, zakupem towaru handlowego, czy „pozostałym wydatkiem”.

Dane zniknęły z komputera!

Czy słyszałaś od innych księgowych historie, że pracownik biura ściągnął wirusa i na wszystkich komputerach w biurze zostały zaszyfrowane dane? Czy sama doświadczyłaś utraty danych? Tak się najczęściej dzieje przy pobieraniu dokumentów ze skrzynki pocztowej lub gdy pracownicy samodzielnie szukają programów, które usprawnią ich pracę.

Technologia chmurowa całkowicie wyklucza takie niebezpieczeństwo. Przy korzystaniu z rozwiązań klient dodaje faktury bezpośrednio do systemu lub poprzez zewnętrzne dyski Google Drive lub Dropbox. Narzędzia te są zabezpieczone najwyższej klasy systemem antywirusowym. Każdy dokument przed jego wgraniem w pierwszej kolejności jest skanowany w poszukiwaniu wirusów.

Biuro rachunkowe jako rentowny biznes

Powodzenie biznesu zależne jest od kilku czynników. Są to:

  • efektywne działanie, czyli maksymalizowanie efektów przy minimalizowaniu kosztów – w tym przypadku to nic innego, jak narzędzie, jakim jest dobre oprogramowanie, które usprawni do maksimum nasze działania i pozwoli wykwalifikowanym pracownikom koncentrować się na najważniejszych aspektach ich pracy;
  • dostęp do nieograniczonego źródła pozyskiwania nowych klientów, co zapewnia nam stały rozwój i niezależność, stawia w lepszej pozycji negocjacyjnej;
  • ludzie, czyli współpracownicy, jakich sobie dobierzemy.

Pierwsze dwa czynniki zapewnia oprogramowanie wFirma dla biur rachunkowych.

Fot. materiały prasowe

W krótszym czasie księgowi i kadrowi są w stanie obsłużyć większą liczbę klientów. Nie tracą niepotrzebnie czasu.

Biura rachunkowe mają również źródło stałego pozyskiwania klientów z rzeszy dziesiątek tysięcy użytkowników samodzielnie prowadzących swoją księgowość w systemie oraz milionów czytelników „Poradnika przedsiębiorcy”. To wszystko dzięki możliwości utworzenia dedykowanej wizytówki reklamowej promowanej w systemie, jak i na łamach portalu. Stały dopływ klientów jest kluczem do bezpieczeństwa ekonomicznego i rozwoju naszego biznesu!