Zmiany w ustawie o pracowniczych programach emerytalnych (dalej: ustawa o PPE) wchodzą w życie w większości 1 lipca 2022 r., a tylko niektóre 1 stycznia 2023 r. Wprowadziła je ustawa z 7 kwietnia 2022 r. o zmianie ustawy o pracowniczych programach emerytalnych oraz ustawy o indywidualnych kontach emerytalnych oraz indywidualnych kontach zabezpieczenia emerytalnego. Dziś podpowiadamy, na co zwłaszcza powinni zwrócić uwagę pracodawcy i obsługujące je biura rachunkowe.

1. Jakie dodatkowe obowiązki nałożono na pracodawców?
Pracodawcy będą mieć obowiązek przekazywania Polskiemu Funduszowi Rozwoju informacji o liczbie pracowników i uczestników PPE zatrudnionych u danego pracodawcy na 1 stycznia i na 1 lipca w danym roku kalendarzowym. Oświadczenie to jest przekazywane w postaci elektronicznej albo papierowej do 31 stycznia i do 31 lipca w danym roku kalendarzowym.
2. Z jakiego obowiązku pracodawca został zwolniony?
To już nie pracodawca, a instytucja zarządzająca ma obowiązek przekazania organowi nadzoru (Komisji Nadzoru Finansowego) rocznej informacji dotyczącą realizacji programów. Ponadto to zarządzający będzie miał obowiązek zgłosić do rejestru programów zmiany danych, o których mowa w ust. 1 pkt 2 ustawy o PPE w terminie 30 dni od zaistnienia tych zmian. Dopiero KNF zawiadomi o tych zmianach pracodawcę.
3. Jakie czynności podejmie organ nadzoru w razie niespełnienia warunków formalnych przez wniosek?
Zgodnie ze znowelizowanym art. 35 ust. 1 ustawy o PPE, jeżeli wniosek o:
  • wpis programu do rejestru programów,
  • wpis zmian do rejestru programów,
  • wykreślenie programu z rejestru programów
nie spełnia warunków wynikających z przepisów ustawy, to KNF w terminie miesiąca od dnia otrzymania wniosku wzywa pracodawcę albo reprezentację pracodawców do usunięcia nieprawidłowości, wyznaczając jednocześnie termin do ich usunięcia wynoszący co najmniej 14 dni.
PPK, czyli jak się odbudowuje, a potem niszczy zaufanie [OPINIA]
PPK, czyli jak się odbudowuje, a potem niszczy zaufanie [OPINIA]

Zobacz również
4. Jakie decyzje może wydać organ nadzoru?
Zgodnie z nowym brzmieniem art. 35 ust. 2 ustawy o PPE organ nadzoru odmawia wpisu programu do rejestru programów albo wpisu zmian do rejestru programów w przypadku:
  • gdy w wyznaczonym przez niego terminie nie zostaną usunięte nieprawidłowości,
  • niezgodności programu z przepisami ustawy,
  • nieuzyskania od zagranicznego organu nadzoru akceptacji przejęcia zarządzania przez zarządzającego zagranicznego, jeżeli program ma formę zarządzania zagranicznego.
Z kolei zgodnie ze zmienionym ust. 3 organ nadzoru odmawia wykreślenia programu z rejestru programów w przypadku:
  • gdy w wyznaczonym przez niego terminie nie zostaną usunięte nieprawidłowości,
  • niezgodności wniosku o wykreślenie programu z rejestru programów z warunkami określonymi w art. 40‒41a ustawy o PPE.
5. Jakie nowe uprawnienia zyskał KNF?
Na mocy znowelizowanego art. 36 ust. 2 ustawy o PPE organ nadzoru może żądać od pracodawcy lub zarządzającego, którzy realizują lub realizowali program, informacji, dokumentów i wyjaśnień dotyczących programu, który jest lub był realizowany. Do 1 lipca 2022 r. ustawa zastrzega, że KNF może to robić, gdy uzyskała informacje uzasadniające podejrzenie zaistnienia nieprawidłowości w funkcjonowaniu programu. Ponadto od 1 lipca 2022 r. możliwe będzie żądanie informacji i danych o PPE już zlikwidowanych.
W przypadku stwierdzenia naruszeń przepisów ustawy (wcześniej – nieprawidłowości w prowadzeniu programu) dotyczących realizowanego albo zlikwidowanego programu organ nadzoru powiadomi o nich pracodawcę i wyznaczy termin do ich usunięcia, nie krótszy niż 14 dni.
6. Czy pracodawca może zawiesić naliczenia i odprowadzanie składek?
Tak. W znowelizowanym art. 38 ust. 1 pkt ustawy o PPE wskazano wprost, że pracodawca może jednostronnie zawiesić naliczanie i odprowadzanie składek podstawowych. Brzmienie przepisu obowiązujące do 1 lipca 2022 r. wskazuje jedynie, że pracodawca ma prawo do zawieszenia odprowadzania składek. Skłaniało to niektórych prawników do wniosku, że składki są mimo wszystko naliczane i powinny zostać odprowadzone po zakończeniu okresu zawieszenia.
Na przeciwną intencję ustawodawcy wskazuje nowo dodany art. 38 ust. 3b, zgodnie z którym po okresie zawieszenia albo czasowego ograniczenia wysokości składki podstawowej pracodawca nie jest obowiązany do wpłaty kwoty składki, która nie została odprowadzona w związku z zawieszeniem albo czasowym ograniczeniem wysokości składki podstawowej.
7. Na jaki czas pracodawca może ograniczyć wysokość składki podstawowej?
Pracodawca ma prawo jednostronnie podjąć decyzje o zmniejszeniu wysokości składki podstawowej na jakiś czas. Zgodnie z nowo dodanym art. 38 ust. 3a w okresie obejmującym 12 kolejnych miesięcy kalendarzowych łączny okres jednostronnego czasowego ograniczenia nie może przekroczyć 6 miesięcy.
8. Na jakich zasadach pracodawca może kontynuować zawieszenie odprowadzania składki podstawowej lub jej zmniejszenie?
W celu ich kontynuowania po upływie limitów ustawowych pracodawca jest obowiązany zawrzeć z reprezentacją pracowników odpowiednie porozumienie. Musi być to uzasadnione sytuacją finansową pracodawcy. Doprecyzowano przy tym obowiązki pracodawcy. Zgodnie ze znowelizowanym art. 38 ust. 7‒7b pracodawca w terminie 7 dni od dnia zwolnienia się z obowiązku naliczania i odprowadzania składki podstawowej w wysokości określonej w umowie zakładowej przekazuje organowi nadzoru:
  • informację o jednostronnym zawieszeniu naliczania i odprowadzania składek podstawowych, która określa datę jego dokonania i okres, na jaki następuje;
  • informację o jednostronnym czasowym ograniczeniu wysokości naliczanej składki podstawowej, która określa datę jego dokonania, okres, na jaki następuje, i wysokość odprowadzanej w tym czasie składki podstawowej;
  • potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię porozumienia o zawieszeniu naliczania i odprowadzania składek podstawowych, które określa datę jego zawarcia, dzień, od którego obowiązuje, i okres, na jaki zostało zawarte;
  • potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię porozumienia o czasowym ograniczeniu wysokości naliczanej składki podstawowej, które określa datę jego zawarcia, dzień, od którego obowiązuje, okres, na jaki zostało zawarte, i wysokość odprowadzanej w tym okresie składki podstawowej.
KNF zawiadamia pracodawcę o dokonaniu wpisu do rejestru programów porozumienia o zawieszeniu naliczania i odprowadzania składek podstawowych albo porozumienia o czasowym ograniczeniu wysokości naliczanej składki podstawowej w terminie 30 dni od dnia otrzymania od pracodawcy dokumentów.
9. Na czym polega przeniesienie środków?
Nowelizacja wprowadza do ustawy o PPE instytucję „przeniesienie środków”, polegającą na przekazaniu przez dotychczasowego zarządzającego środków zgromadzonych w ramach programu do nowego zarządzającego w związku ze zmianą formy programu lub zarządzającego.
Przeniesienie takie następuje w sytuacji, gdy decyzja organu nadzoru o wpisie zmian do rejestru programów o zmianie formy programu lub zarządzającego stanie się ostateczna. Przeniesienia dokonuje się w terminie miesiąca od dnia doręczenia dotychczasowemu zarządzającemu zlecenia pracodawcy dotyczącego przeniesienia. Dotychczas termin ten nie był określony.
Co ważne, ustawa o PPE stanowi, że umowa z instytucją finansową lub statut funduszu emerytalnego nie może nie tylko przewidywać żadnych kosztów obciążających uczestnika w przypadku dokonania wypłaty, wypłaty transferowej, wpłaty środków z tytułu dokonywanej wypłaty transferowej, zwrotu, ale także, po zmianach wprowadzonych nowelizacją, przeniesienia.
10. Ile trwa umocowanie reprezentacji pracowników?
Utworzenie PPE wiąże się z zawarciem przez pracodawcę umowy zakładowej z pracownikami, w ramach której określa się m.in. formę programu oraz warunki i tryb przystępowania do programu i występowania z niego. Taka umowa zawierana jest przez pracodawcę z reprezentacją pracowników. Reprezentację tworzą wszystkie zakładowe organizacje związkowe działające u danego pracodawcy. Jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, to pracodawca zawiera umowę zakładową z reprezentacją pracowników wyłonioną w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Umocowanie tak wyłonionej reprezentacji do podejmowania czynności w ustawie wygasa po upływie 48 miesięcy od dnia wyłonienia reprezentacji. Dotychczas wygasało po upływie 24 miesięcy.
Umocowanie wygaśnie przed upływem 48 miesięcy (do 1 lipca 2022 r. – 24 miesięcy) od dnia wyłonienia reprezentacji, w przypadku gdy:
  • co najmniej połowa osób wchodzących w skład reprezentacji pracowników przestanie być pracownikami pracodawcy,
  • u pracodawcy rozpocznie działalność zakładowa organizacja związkowa.
11. W jakiej formie pracownik zgłasza przystąpienie do programu?
Zgodnie ze zmienianym od 1 lipca 2022 r. art. 18 ust. 1 ustawy o PPE przystąpienie pracownika do programu na warunkach określonych w umowie zakładowej następuje na podstawie deklaracji o przystąpieniu do programu złożonej w postaci elektronicznej pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku informacji lub w postaci papierowej po upływie miesiąca od dnia jej złożenia, chyba że pracodawca potwierdzi w postaci elektronicznej pozwalającej na utrwalenie treści na trwałym nośniku informacji lub na wniosek uczestnika w postaci papierowej przystąpienie do programu w terminie wcześniejszym. Deklaracja zawiera oświadczenie pracownika, że otrzymał kopię umowy zakładowej i zapoznał się z jej treścią, akceptuje jej warunki, oraz może zawierać rozrządzenie na wypadek śmierci pracownika.
Dotychczas deklaracja taka mogła być co do zasady złożona elektronicznie, a dopiero gdy umowa tak przewidywała – w innej postaci.
Podobne zmiany dotyczą innych oświadczeń woli uczestnika w sprawach dotyczących programu, w tym wypowiedzenia udziału w programie.
12. Z jakich źródeł może być finansowana składka dla zatrudnionych?
Zgodnie z ogólnymi, niezmiennymi zasadami, pracodawca tworzący PPE musi odprowadzać za uczestników składkę w wysokości do 7 proc. Jest to tzw. składka podstawowa. Jej wysokość ustala się:
  • procentowo od wynagrodzenia albo
  • w jednakowej kwocie dla wszystkich uczestników, albo
  • procentowo od wynagrodzenia, z określeniem maksymalnej kwotowej wysokości tej składki.
Nie jest ona wliczana do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne.
Uczestnik może zadeklarować składkę dodatkową. Suma składek dodatkowych wniesionych przez uczestnika do jednego programu w ciągu roku kalendarzowego nie może przekroczyć czteroipółkrotności przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok.
Składka dodatkowa jest potrącana z wynagrodzenia po jego opodatkowaniu. Ustawa dopuszcza wnoszenie składek także po ustaniu zatrudnienia, o ile umowa zakładowa zawiera odpowiednie postanowienia. Katalog źródeł finansowania będzie rozszerzony. Zgodnie z art. 25 ust. 2a składka dodatkowa może być odprowadzana na rachunek w programie również ze źródeł innych niż wynagrodzenie za okresy, w których uczestnik zatrudniony u pracodawcy prowadzącego ten program nie otrzymywał wynagrodzenia (np. okres niezdolności do pracy). W takiej sytuacji składka dodatkowa jest przekazywana przez uczestnika na rachunek dodatkowy wskazany przez pracodawcę, z którego następnie pracodawca odprowadza ją na rachunek uczestnika w programie, w uzgodnionym z nim terminie.
Uwaga! Ta zmiana wchodzi w życie 1 stycznia 2023 r.
13. Czy pracownik zawsze może zadeklarować składkę dodatkową?
Tak. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 25 ust. 1 ustawy o PPE uczestnik może zadeklarować składkę dodatkową. W brzmieniu obowiązującym do 1 lipca 2022 r. uczestnik może to zrobić, jeśli umowa zakładowa tego nie zakazuje.
14. W jaki sposób pracodawca może zlikwidować PPE?
Utworzenie i prowadzenie PPE nie jest dla pracodawcy obowiązkowe, ale jeśli program został już raz utworzony, nie może być zlikwidowany z dnia na dzień. Ustawa o PPE pozwala na likwidację w przypadku m.in. likwidacji albo upadłości pracodawcy albo likwidacji.
Nowelizacja zezwoliła na podjęcie przez pracodawcę jednostronnej decyzji o rozwiązaniu umowy zakładowej pod warunkiem zachowania co najmniej sześciomiesięcznego okresu wypowiedzenia. Dotychczas okres wypowiedzenia wynosił 12 miesięcy. Ponadto nowelizacja umożliwiła likwidację PPE w przypadku:
  • niezatrudniania przez pracodawcę przez okres co najmniej sześciu miesięcy pracowników ani osób wymienionych w art. 5 ust. 4 (osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, wspólników spółki cywilnej, jawnej, spółki partnerskiej oraz komandytowo-akcyjnej i komandytowej odpowiadającemu bez ograniczenia, który podlega obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, jeżeli te osoby lub spółki prowadzą program dla swoich pracowników),
  • nieprzystąpienia do programu osoby uprawnionej przez okres co najmniej 12 miesięcy od dnia jego utworzenia.©℗
Podstawa prawna
ustawa z 20 kwietnia 2004 r. o pracowniczych programach emerytalnych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2139; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 904)
ustawa z 7 kwietnia 2022 r. o zmianie ustawy o pracowniczych programach emerytalnych oraz ustawy o indywidualnych kontach emerytalnych oraz indywidualnych kontach zabezpieczenia emerytalnego (Dz.U. poz. 904)