Ważne informacje dla klientów biur rachunkowych

Obowiązkowy KSeF

Zgodnie z ustawą z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1203) obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur obejmie wszystkich podatników (zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT), ale nastąpi to etapami:

• od 1 lutego 2026 r. będzie dotyczyć podatników, których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. – pozostałych podatników.

W okresie od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. podatnicy zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą jednak mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 tys. zł. Podatnik utraci tę możliwość, począwszy od faktury, którą przekroczy wspomnianą wartość.

Ponadto do końca 2026 r. będzie:

• odroczone stosowanie kar pieniężnych za naruszenia związane z KSeF;
• utrzymana możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących, w tym paragonów fiskalnych z NIP nabywcy uznanych za faktury uproszczone;
• odroczony obowiązek podawania numeru KSeF w płatnościach, także w przypadku mechanizmu podzielonej płatności.

Na stałe wprowadzono możliwość dobrowolnego stosowania przez podatników trybu „offline24”, a także dodatkową funkcjonalność polegającą na umożliwieniu przesyłania do KSeF faktury z załącznikiem.

Od 1 lutego br. obowiązują także akty wykonawcze do ustawy o VAT:

• rozporządzenie ministra finansów i gospodarki z 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. poz. 1815),
• rozporządzenie ministra finansów i gospodarki z 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz.U. poz. 1740),
• rozporządzenie ministra finansów i gospodarki z 7 grudnia 2025 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. poz. 1742),
• rozporządzenie ministra finansów z 29 grudnia 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2024 r. poz. 13; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 1800), które m.in. wprowadza obowiązek podawania numeru KSeF faktur w ewidencji sprzedaży i zakupu JPK_VAT.

Obowiązki i uprawnienia

Do 15 stycznia

Inwentaryzacja

Zgodnie z ustawą z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: u.r.) inwentaryzację należy przeprowadzać na ostatni dzień roku obrotowego. Termin ten i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację niektórych składników aktywów rozpocznie się nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończy do 15. dnia następnego roku. Dlatego firmy prowadzące księgi rachunkowe muszą zakończyć inwentaryzację niektórych składników majątku do 15 stycznia 2026 r. Termin ten dotyczy spółek, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym. Za prawidłowe ustalenie stanu aktywów i pasywów odpowiada kierownik jednostki. Dotyczy to również przypadków, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą wyrażoną w formie pisemnej. W praktyce kierownik jednostki może najczęściej zostać pociągnięty do odpowiedzialności, jeśli spis z natury nie został przeprowadzony w obowiązujących terminach, jego wyniki nie odzwierciedlają stanu rzeczywistego lub błędnie rozliczono różnice inwentaryzacyjne. Wtedy grożą mu sankcje określone w art. 77 u.r., tj. kara grzywny lub kara pozbawienia wolności do dwóch lat albo obie te kary łącznie.

Warto przypomnieć, że po przeprowadzeniu wszystkich czynności inwentaryzacyjnych konieczne będzie rozliczenie ustalonych podczas nich różnic. Mimo że czynności wyjaśniające będą przeprowadzane już w 2026 r., rozliczenie musi nastąpić w księgach 2025 r.

Do 31 stycznia

ZFŚS

Pracodawcy spoza sfery budżetowej zatrudniający 1 stycznia 2026 r. mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, którzy nie są objęci układem zbiorowym pracy i nie są zobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, muszą do końca stycznia poinformować pracowników o odstąpieniu od tworzenia ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego, jeśli chcą skorzystać z tej możliwości.

Do 2 lutego

Informacje i deklaracje w podatkach dochodowych

W związku z tym że 31 stycznia br. wypada w sobotę, dopiero 2 lutego br. mija termin na przekazanie do urzędu skarbowego:

• PIT-11 (informacja o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy w 2025 r.),
• PIT-R (informacja o wypłaconych podatnikowi kwotach z tytułu pełnienia obowiązków społecznych i obywatelskich w 2025 r.),
• PIT-4R (deklaracja o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy za 2025 r.),
• PIT-8AR (deklaracja roczna o zryczałtowanym podatku dochodowym za 2025 r.),
• PIT-8C (informacja o niektórych dochodach z kapitałów pieniężnych w 2025 r.),
• CIT-6AR (deklaracja o wysokości podatku dochodowego od dochodów z tytułu udziału w zyskach osób prawnych za 2025 r., składana przez spółkę przejmującą przy połączeniu lub podziale spółek kapitałowych),
• CIT-10Z (deklaracja o wysokości pobranego zryczałtowanego podatku dochodowego od dywidend i innych przychodów z udziału w zyskach osób prawnych, o których mowa w art. 22 ustawy o ustawy o CIT, oraz od należności z tytułów wymienionych w art. 21 ust. 1 ustawy o CIT, wypłaconych za 2025 r. zagranicznym osobom prawnym),
• CIT-6R (deklaracja o wysokości pobranego zryczałtowanego podatku dochodowego od dywidend oraz innych przychodów z tytułu udziału w zyskach osób prawnych, o których mowa w art. 22 ustawy o ustawy o CIT, wypłaconych za 2025 r. podatnikom mającym siedzibę lub zarząd na terytorium RP),
• CIT-11R (deklaracja o wysokości podatku dochodowego od dochodów z dywidend oraz innych przychodów z tytułu udziału w zyskach osób prawnych, wydatkowanych na inne cele niż wymienione w oświadczeniu CIT-5 lub deklaracji CIT-6AR).

Wybór estońskiego CIT

Jednym z warunków, jaki musi spełnić podatnik CIT chcący korzystać z ryczałtu od dochodów spółek, jest złożenie zawiadomienia ZAW-RD do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie do końca pierwszego miesiąca pierwszego roku podatkowego, w którym ma być opodatkowany ryczałtem. Jeżeli spółka chce się więc rozliczać na zasadach estońskiego CIT od początku 2026 r., to musi złożyć ZAW-RD do 2 lutego 2026 r. (termin jest przesunięty, bo 31 stycznia br. wypada w sobotę).

Z kolei osoba fizyczna będąca udziałowcem, akcjonariuszem lub wspólnikiem podatnika opodatkowanego estońskim CIT musi w tym samym terminie złożyć temu podatnikowi oświadczenie o podmiotach, w których posiada prawa udziałowiec, akcjonariusz lub wspólnik podatnika opodatkowanego ryczałtem od dochodów spółek (OSW-RD). W oświadczeniu tym należy wykazać podmioty, w których osoba fizyczna będąca udziałowcem, akcjonariuszem lub wspólnikiem podatnika opodatkowanego ryczałtem posiada, bezpośrednio lub pośrednio, co najmniej 5 proc. udziałów w kapitale, ogółu praw i obowiązków, tytułów uczestnictwa w funduszu inwestycyjnym lub instytucji wspólnego inwestowania lub innych praw majątkowych związanych z prawem do otrzymania świadczenia jako założyciel (fundator) lub beneficjent fundacji, trustu lub innego podmiotu albo stosunku prawnego o charakterze powierniczym. Przy czym oświadczenie nie obejmuje podmiotów, z którymi podatnik nie dokonuje transakcji w jakiejkolwiek formie, w tym z udziałem podmiotów pośredniczących. W razie zmiany stanu faktycznego oświadczenie OSW-RD należy złożyć w terminie 14 dni od dnia zaistnienia tych zmian.

Kopię oświadczenia OSW-RD podatnik przekazuje – na żądanie – naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla podatnika lub naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla osoby fizycznej. W przypadku gdy osoba fizyczna będąca udziałowcem, akcjonariuszem lub wspólnikiem podatnika opodatkowanego ryczałtem nie złoży oświadczenia OSW-RD, spółka musi o tym poinformować – w ciągu 30 dni od dnia upływu terminu na wykonanie tego obowiązku – naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika oraz naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla tej osoby fizycznej.

ZUS IWA

Informację o danych za 2025 r. do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe (ZUS IWA) trzeba złożyć do ZUS do 2 lutego br. Musi to zrobić płatnik składek, który:

• był zgłoszony nieprzerwanie w ZUS jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia 2025 r. i co najmniej jeden dzień w styczniu 2026 r.,
• w 2025 r. zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego średnio co najmniej 10 osób w miesiącu (w tym siebie),
• 31 grudnia 2025 r. był wpisany do rejestru REGON.

Uwaga! Płatnik nie musi składać ZUS IWA, jeżeli w 2025 r. był chociaż jeden miesiąc, w którym żadna osoba, za którą opłacał składki, nie podlegała temu ubezpieczeniu.

Deklaracja na podatek od nieruchomości

Osoby prawne, jednostki organizacyjne oraz spółki niemające osobowości prawnej, jednostki organizacyjne Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa, a także jednostki organizacyjne Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe składają deklaracje na podatek od nieruchomości (DN-1) na dany rok podatkowy w terminie do 31 stycznia, organowi podatkowemu właściwemu ze względu na miejsce położenia przedmiotów opodatkowania - zgodnie z art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy z 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 70; ost.zm. Dz.U. poz. 1757). W tym roku jest na to czas do 2 lutego, bo termin jest przesunięty w związku z tym, że 31 stycznia br. wypada w sobotę.