Jak przygotować klientów do inwentaryzacji

odpowiedź Nie, biuro rachunkowe nie może przejąć odpowiedzialności za inwentaryzację – odpowiada za nią zawsze kierownik jednostki.

uzasadnienie Zgodnie z art. 4 ust. 5 oraz art. 26–27 ustawy o rachunkowości (dalej: u.r.) odpowiedzialność za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji spoczywa na kierowniku jednostki. Może on powierzyć wykonanie niektórych czynności innym osobom lub podmiotom zewnętrznym (outsourcing), w tym także biuru rachunkowemu. Nie zwalnia go to jednak z odpowiedzialności, w szczególności za stworzenie warunków umożliwiających prawidłowe przeprowadzenie spisu oraz rozliczenie jego wyników.

Jeżeli inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury wykonuje biuro rachunkowe prowadzące księgi rachunkowe jednostki, należy zapewnić, by osoby wykonujące czynności spisowe (członkowie zespołów spisowych) nie były bezpośrednio zaangażowane w prowadzenie tych ksiąg, a w szczególności, aby nie posiadały dostępu do informacji o stanach ewidencyjnych zapasów. Dzięki temu zachowana zostaje wiarygodność i obiektywność spisu.

Należy również pamiętać, że inwentaryzacja drogą spisu z natury jest elementem rachunkowości, a jej terminowe i rzetelne przeprowadzenie warunkuje kompletność ksiąg rachunkowych i sprawozdania finansowego. Rolą księgowego, także w biurze rachunkowym, jest wspieranie kierownika jednostki w organizacji i prawidłowym przebiegu tego procesu.

Jak powierzyć podmiotowi zewnętrznemu przeprowadzenie spisu z natury?

odpowiedź Umowa z firmą zewnętrzną musi szczegółowo określać zakres i warunki przeprowadzenia spisu, a kierownik jednostki – mimo outsourcingu – ponosi pełną odpowiedzialność za inwentaryzację.

uzasadnienie Zagadnienie zlecania spisu z natury firmie zewnętrznej omawia stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji zapasów. Z pkt 27 tego stanowiska wynika, że umowa o przeprowadzenie spisu zapasów powinna określać co najmniej:

• zakres i przedmiot spisu,
• datę przeprowadzenia, daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych,
• sposób prezentacji wyników spisu (rodzaje dokumentów).

Umowa może obejmować cały proces inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, w tym przygotowanie jednostki (np. wskazanie sposobu uporządkowania zapasów, przygotowanie części dokumentacji lub jej wzorów, wydzielenie i oznaczenie pól spisowych), przeprowadzenie czynności spisowych i ustalenie różnic inwentaryzacyjnych. Może też być ograniczona wyłącznie do samych czynności spisowych i ich udokumentowania.

Jednocześnie zgodnie z art. 4 ust. 5 u.r. odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji spoczywa na kierowniku jednostki i nie może on jej przenieść na podmiot zewnętrzny. Odpowiedzialność ta obejmuje także sytuację, gdy obowiązki w zakresie rachunkowości zostały powierzone biuru rachunkowemu albo firmie wykonującej spis. W przypadku organu wieloosobowego odpowiedzialność ponoszą wszyscy jego członkowie.

Kierownik jednostki, zlecając spis z natury firmie zewnętrznej, powinien m.in.:

• powołać komisję inwentaryzacyjną i wyznaczyć jej przewodniczącego, a przy korzystaniu z usług specjalistycznej firmy – przynajmniej komisarza spisowego, który będzie współpracował z firmą,
• wydać zarządzenie w sprawie inwentaryzacji, określające przedmiot i terminy spisu, wskazując, że będzie on przeprowadzany przez zewnętrznego usługodawcę,
• powiadomić biegłego rewidenta o terminach inwentaryzacji, jeżeli sprawozdanie jednostki podlega badaniu,
• uregulować w zarządzeniu zasady współpracy pracowników jednostki z osobami przeprowadzającymi spis (udostępnianie składników, przygotowanie zapasów, udzielanie wyjaśnień, pomoc fizyczna),
• sprawować nadzór nad wykonywaniem postanowień umowy.

Zasady określone w zarządzeniu muszą być spójne z postanowieniami umowy o usługowe przeprowadzenie spisu.

Jak wskazuje stanowisko KSR, cele i zasady przeprowadzania inwentaryzacji są identyczne bez względu na to, czy spis przeprowadza jednostka własnymi siłami, czy zleca go firmie zewnętrznej. Do celów tych należy w szczególności:

• ustalenie rzeczywistego stanu zapasów objętych i nieobjętych ewidencją księgową,
• ocena zgodności stanów rzeczywistych z ewidencyjnymi oraz ujawnienie różnic w postaci niedoborów, szkód i nadwyżek,
• wyjaśnienie przyczyn powstania różnic i ich rozliczenie, także w stosunku do osób odpowiedzialnych za powierzone zapasy.

Wszystkie te czynności determinują prawidłowość sprawozdania finansowego i wyniku finansowego jednostki. Dlatego jednostka zlecająca spis z natury firmie zewnętrznej powinna nie tylko nadzorować jego przebieg, lecz także dokonać odbioru i oceny rzetelności wyników spisu.

Kto może przeprowadzić inwentaryzację metodą weryfikacji?

odpowiedź Weryfikację zazwyczaj wykonuje biuro rachunkowe na podstawie umowy, ale nie może działać „w oderwaniu” od jednostki. Konieczna jest ścisła współpraca z pracownikami klienta odpowiedzialnymi za poszczególne obszary, bo to oni dostarczają dane i wyjaśnienia niezbędne do rzetelnej weryfikacji.

uzasadnienie Biuro ma dostęp do ksiąg i dokumentów stanowiących podstawę zapisów, więc operacyjnie to rozsądne, by prowadziło weryfikację. Jednocześnie bazowanie wyłącznie na informacjach posiadanych przez biuro niesie ryzyko pominięcia składników faktycznie istniejących u klienta, o których biuro nie zostało poinformowane.

Zatem najrozsądniejszym rozwiązaniem jest wypracowanie współpracy między pracownikami biura, weryfikującymi składniki aktywów i pasywów, a pracownikami klienta, którzy są odpowiedzialni za poszczególne obszary. Zresztą zasada ta obowiązuje też w jednostkach, które we własnym zakresie prowadzą księgi rachunkowe. Tu również musi być ścisła współpraca między pracownikami księgowości a pracownikami merytorycznymi.

Na przykład pracownicy działu prawnego powinni przeanalizować wszystkie toczące się sprawy, wskazać inne okoliczności związane ze zdarzeniami, które mogą rodzić obowiązek tworzenia rezerw, oraz przekazać informacje na temat wartości tych rezerw. Konieczne jest też wskazanie dokumentów będących podstawą tych ustaleń. Tylko ściśle współpracując w tym zakresie, można ustalić tytuły rezerw, które powinny być ujęte w księgach, ich wartość oraz ująć zmiany, jakie nastąpiły w okresie sprawozdawczym. Sama księgowość nie ma pełnej wiedzy dotyczącej zdarzeń, które mogą nieść ryzyka dla jednostki. Księgowość może jedynie, w oparciu o dane z komórek merytorycznych, sprawdzić, czy te zdarzenia zostały ujęte w sposób adekwatny. Może także zwracać uwagę na potrzebę pozyskania dodatkowych informacji i dokumentów.

Podobnie w odniesieniu do licencji: tylko pracownicy działów IT są w stanie wskazać, jakie aktywne tytuły licencyjne są użytkowane w jednostce na dzień bilansowy. Oni wskażą, na jakich warunkach te licencje były zawierane, tj. czy są to licencje nieprzekraczające roku, przekraczające 12 miesięcy, odpłatne, a które licencje są nieodpłatne. Informacje z działów IT są niezbędne, aby zidentyfikować, czy licencje, których czas użytkowania przekracza rok, zostały ujęte jako wartości niematerialne i prawe (dalej: WNiP), w jakim okresie powinny być amortyzowane i czy w konsekwencji ich sposób ujęcia oraz rozliczania w księgach jest prawidłowy. Podkreślić należy, iż do księgowości docierają jedynie dokumenty potwierdzające nabycie czy zakończenie eksploatacji tytułów licencyjnych. Jeśli taki dokument z jakichkolwiek powodów nie zostanie przekazany do działu księgowego, pracownicy tego działu nie będą mieli możliwości zweryfikowania tej informacji.

Powyższe przykłady pokazują, iż nie tylko w przypadku skomplikowanych sald ich weryfikacja powinna być wsparta przez ekspertów z innych komórek merytorycznych.

Warto zaznaczyć, iż przepisy u.r. przewidują, że inwentaryzacja aktywów może rozpocząć się już trzy miesiące przed końcem roku obrotowego. Są przewidziane pewne wyjątki, ale dotyczą one spisów z natury. Wprawdzie dalej, w art. 26 ust. 3 pkt 1 u.r., jest wskazanie, aby w przypadku wcześniejszych niż na koniec roku potwierdzeń sald i spisów z natury dokonywać uzgodnienia przychodów i rozchodów, to niektórzy interpretują, że wcześniejsze rozpoczęcie jest tylko dla tych metod. Nie jest to prawda. Analizowany przepis mówi o inwentaryzacji aktywów, a więc też o porównywaniu zapisów w księgach z dokumentami. Nie ma w tym przypadku konieczności dodatkowych analiz, bowiem samo sprawdzenie zapisów, ich analiza i uzgodnienie z dokumentami daje podstawę do stwierdzenia, czy w procesie ujmowania zdarzeń są popełniane błędy, czy też operacje są ujęte prawidłowo. Poza tym należy podkreślić, iż metoda weryfikacji ma zastosowanie wprawdzie do znaczącej liczby pozycji aktywów, ale są to pozycje, do których podchodzi się w zindywidualizowany sposób. Nie ma tu mowy o uproszczeniach czy potraktowaniu tych pozycji zbiorczo.

Zatem należy uznać, iż jeśli weryfikacja aktywów została przeprowadzona w czasie ostatniego kwartału roku obrotowego, to spełnia ona kryteria uznania jej za zweryfikowanie stanu tego aktywa na ostatni dzień roku. Jest to bardzo ważne dla zaplanowania prac, tak aby nie spiętrzyły się one pod koniec roku i na początku kolejnego roku.

Warto też przypomnieć, iż przeprowadzenie weryfikacji salda powinno być potwierdzone adnotacją na dokumentach dotyczących właściwych kont księgowych przez osoby dokonujące inwentaryzacji w drodze weryfikacji. Niektóre tylko systemy finansowo-księgowe umożliwiają odznaczenie w systemie, iż weryfikacja została przeprowadzona. Najczęściej konieczne jest przygotowanie odrębnego dokumentu. Dlatego też z dokonanego porównania danych ewidencji z właściwymi dokumentami oraz ich weryfikacji sporządza się protokoły weryfikacyjne. Z protokołu powinno wynikać, jakie salda (nazwa i kwota) zostały poddane weryfikacji, czy stwierdzono różnice, a jeśli takie wystąpiły – w jaki sposób zostały rozliczone i kto przeprowadził weryfikację. Protokół weryfikacji można sporządzać dla pojedynczego konta, dla zespołu kont lub można sporządzić protokół zbiorczy dla wszystkich kont podlegających inwentaryzacji metodą weryfikacji. Trzeba pamiętać, że protokoły weryfikacji sald należą do dokumentacji inwentaryzacyjnej i, aby stanowiły podstawę zapisu w księgach rachunkowych, powinny spełniać wymogi formalne dla dowodów księgowych, określone w art. 20 ust. 2 oraz art. 21 i art. 22 u.r. Wzory protokołów weryfikacji sald, sposób przeprowadzania inwentaryzacji drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników w jednostce powinna określać instrukcja inwentaryzacyjna.

Czy wystarczy weryfikacja zapisów z dokumentami?

odpowiedź Co do zasady nie zastępuje się potwierdzenia salda weryfikacją „z wyboru”. Weryfikację stosuje się, gdy potwierdzenie nie jest możliwe lub nie ma odpowiedzi od kontrahenta – wtedy należy porównać zapisy w księgach z dokumentami i udokumentować to protokołem.

uzasadnienie Powierzanie inwentaryzacji w zakresie należności biuru rachunkowemu jest bardzo częstą praktyką. Wynika to z faktu, iż biuro rachunkowe dysponuje systemem informatycznym umożliwiającym wygenerowanie próśb o potwierdzenie salda. W przypadku, gdy to podmiot usługowo prowadzący księgi rachunkowe potwierdza salda, konieczne jest ścisłe współdziałanie z klientem. To klient powinien przekazać dane swoich kontrahentów, do których należy skierować prośby o potwierdzenie sald. Bardzo często bowiem wysłanie ich na adres firmy jest nieskuteczne. Księgi klientów są przecież też prowadzone przez biura rachunkowe albo potwierdzaniem salda zajmują się wprost osoby z działu sprzedaży kontrahentów. Taką wiedzę ma klient i powinien przekazać te informacje do swojego biura rachunkowego, tak aby prośby o potwierdzenie salda były skierowane wprost do osób, które mogą się do nich efektywnie ustosunkować.

Potwierdzenia co do zasady wysyła się do wszystkich kontrahentów prowadzących księgi rachunkowe, od których jednostka ma należności niebędące w sporze. Oznacza to, że w sytuacji, gdy mimo tego, że są obroty na koncie kontrahenta, ale na dzień bilansowy nie ma stanu należności (saldo zerowe), nie ma obowiązku wysłania potwierdzenia salda. W praktyce warto to czasem zrobić, aby upewnić się, czy zapisy w naszych księgach są prawidłowe. Podkreślić należy, iż zawsze przed wysłaniem prośby o potwierdzenie salda jednostka powinna przeanalizować zapisy na kontach i upewnić się, czy z jej strony zapisy zostały dokonane w sposób prawidłowy, czy nie ma pomyłek.

Najczęstsze przyczyny rozbieżności sald to:

• zapisy na więcej niż jednym koncie dla danego kontrahenta,
• księgowanie na kontach kontrahenta jednocześnie jako dostawcy i odbiorcy i brak weryfikacji przyporządkowania transakcji,
• nieujmowanie faktur korygujących we właściwych okresach,
• nieujmowanie naliczonych kar, odszkodowań i rekompensat z tytułu nieterminowej płatności,
• przeksięgowanie faktur kontrahentów przeterminowanych 90 dni i więcej (tzw. ulga na złe długi) na konta odrębne i nieuwzględnianie ich przy potwierdzeniu salda.

Biuro rachunkowe wysyłające prośby o potwierdzenie salda powinno wskazać w nich, w jakim terminie kontrahent powinien odpowiedzieć. W przypadku braku odpowiedzi powinna być przewidziana odpowiednia procedura dalszego postępowania. Po pierwsze możliwe jest ponowne wysłanie prośby o potwierdzenie salda. Jest to często stosowane rozwiązanie w przypadku potwierdzeń elektronicznych, bowiem jest to sposób tani, który nie wymaga podejmowania dodatkowych działań. Poza tym pracownicy jednostki zdają sobie sprawę, iż e-maile skierowane do działów ogólnych (np. sekretariatu) potrafią krążyć kilka dni po firmie. W przypadku ponownego przekazania zdecydowanie szybciej trafiają do właściwego odbiorcy. Ponowne wysłanie prośby o potwierdzenie salda także przypomina kontrahentowi znaczenie odpowiedzi. Warto zaznaczyć, iż są jednostki, które z zasady po 7–10 dniach wysyłają ponownie prośby o potwierdzenie salda, wiedząc, iż wcześniejsze e-maile uzyskały status „sprawa na później”. Przypomnienie powoduje, iż przynajmniej niektórzy kontrahenci szybciej odpowiadają.

Porównanie zapisów w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami w przypadku należności będzie miało miejsce, jeśli inwentaryzacja drogą potwierdzenia salda będzie niemożliwa do przeprowadzenia albo nie przyniesie odpowiedzi (jakiejkolwiek) ze strony kontrahenta.

Przypomnieć tu należy, iż ustawa o rachunkowości nie przewiduje milczącego potwierdzenia salda. Jeśli kontrahent klienta nie odpowiada, nie można „automatycznie” założyć, że zgadza się z naszym saldem. W takim wypadku należy mieć pewność, czyli przeprowadzić, a następnie udokumentować protokołem porównanie zapisów w księgach z dokumentacją.

Bardzo ważne jest też, iż inwentaryzacja należności spornych i wątpliwych jednostki jest kluczowa ze względu na konieczność zawiązywania odpisów aktualizujących na wierzytelności przedawnione. Są to odpisy utworzone z uwagi na pewną lub prawdopodobną nieściągalność w odniesieniu do dłużników postawionych w stan likwidacji lub upadłości, w kwocie nieobjętej gwarancją oraz przewyższającej majątek dłużnika. Ich weryfikacja odbywa się na podstawie porównania z umowami, fakturami, monitami bądź dokumentacją dotyczącą spraw sądowych. Odpisy aktualizujące zawiązywane są również w przypadku należności kwestionowanych przez kontrahenta zalegającego ze spłatą. W celu określenia wysokości odpisu aktualizującego należy uwzględnić ryzyko niewyegzekwowania należności oraz realną ocenę dłużnika. W momencie przedawnienia lub umorzenia należności odpis aktualizujący jest rozwiązywany w ciężar kosztów pozostałej działalności operacyjnej lub działalności finansowej. Drogą weryfikacji odpowiednich dokumentów inwentaryzuje się również zobowiązania handlowe, w odniesieniu do których spółka nie otrzymała potwierdzeń sald od kontrahentów.

Jaką metodę można zmienić?

odpowiedź Nie. Ustawa o rachunkowości przewiduje metodę uzyskania potwierdzenia salda dla określonych aktywów. Nie można więc tą metodą zastępować innych metod. Raczej zmiana następuje „w drugą stronę” – gdy nie można przeprowadzić inwentaryzacji drogą potwierdzenia salda, wykorzystuje się weryfikację zapisów w księgach z dokumentami.

uzasadnienie Zgodnie z przepisami u.r. inwentaryzacja w drodze potwierdzenia prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych stanu składników majątku ma zastosowanie do:

• aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej,
• udzielonych pożyczek,
• należności z tytułu dostaw i usług oraz innych należności – z wyłączeniem należności wskazanych w art. 26 ust. 1 pkt 3 u.r., inwentaryzowanych w drodze weryfikacji (tj. należności spornych i wątpliwych, należności wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, należności z tytułów publicznoprawnych),
• własnych składników aktywów powierzonych kontrahentom.

W każdym z powyższych przypadków potwierdzenie salda przebiega w nieco inny sposób i na inne aspekty kładziony jest nacisk. I tak, w przypadku środków pieniężnych w bankach (a także innych rozrachunków z bankami, np. z tytułu kredytów w rachunku bieżącym) zwyczajową praktyką jest, że to bank prowadzący rachunek jednostki przesyła informację o saldzie figurującym w jego księgach rachunkowych. Uzgodnienie salda odbywa się więc na podstawie dokumentu przekazanego przez bank. Najczęściej wezwanie do potwierdzenia salda towarzyszy ostatniemu wyciągowi w danym roku, choć zdarza się też przekazanie odrębnego dokumentu. Ten ostatni wyciąg przesłany przez bank powinien być sprawdzony przez jednostkę pod względem zgodności z księgami rachunkowymi. W sytuacji wystąpienia rozbieżności należy różnice wyjaśnić. Potwierdzenie salda – zarówno wskazanie, iż jest zgodność, jak i stwierdzenie jakichkolwiek różnic – powinno być odnotowane w księgach jednostki. Z racji, iż zwykle jednostka korzysta z usług wielu banków, w których posiada też częstokroć więcej niż jeden rachunek bankowy, warto sporządzić protokół z potwierdzenia salda. Będzie to po prostu zestawienie sporządzone przez księgowość, w którym uwidocznione będą otrzymane potwierdzenia oraz wskazanie, czy saldo jest zgodne, czy nie. I oczywiście, w przypadku niezgodności sald – wskazanie różnic oraz adnotacja, czy potem zostały one wyjaśnione.

Najczęściej rozbieżności wynikają z pomyłek w księgowaniach dokonywanych w sposób zautomatyzowany w księgach. Warto więc weryfikować salda środków na rachunku bankowym nie tylko na koniec roku, ale także na koniec każdego miesiąca. Należy też wskazać, iż w przypadku, gdy bank nie prześle odpowiedniego wyciągu informującego o stanie salda lub wysokości kredytu, jednostka powinna sama wystąpić z prośbą o potwierdzenie salda. W analogiczny sposób inwentaryzuje się papiery wartościowe w formie zdematerializowanej (akcje i inne papiery wartościowe), które jednostka posiada w bankach lub biurach maklerskich, oraz czeki i weksle przekazane do banku celem realizacji, a także salda pożyczek z innymi niż banki pożyczkodawcami.

Inaczej wygląda inwentaryzacja potwierdzeniem salda w odniesieniu do należności (w tym z tytułu udzielonych pożyczek). W tym przypadku obowiązek uzgodnienia stanu salda spoczywa na wierzycielu. Najczęściej wysyła on do swoich dłużników wypełniony druk „Potwierdzenie salda” i oczekuje na potwierdzenie wykazanych w nim sald. Druk może zostać przekazany w sposób tradycyjny, tzn. pocztą, ale coraz popularniejsze — i, jak się okazuje, efektywniejsze — jest przekazanie elektroniczne.

Co powinno zawierać potwierdzenie salda?

odpowiedź Potwierdzenie może mieć dowolną formę, ale musi jednoznacznie identyfikować strony, datę potwierdzenia i kwotę salda. Rekomendowane jest dołączenie wykazu nierozliczonych dokumentów.

uzasadnienie W przepisach bilansowych nie ma ustalonego wzoru druku „Potwierdzenie sald”. Dlatego sam dokument może wyglądać różnie, w zależności od ustaleń przyjętych w danej jednostce. Najważniejsze, aby wskazać w nim, jakie jednostki są stronami potwierdzenia salda, datę, na którą saldo ma być potwierdzone, oraz kwotę salda.

Zaleca się także, aby na potwierdzeniu salda wyszczególnić dokumenty wraz z ich datami i kwotami, które składają się na nierozliczone saldo. To w znaczący sposób przyspiesza i ułatwia wymianę informacji między kontrahentami. Dzięki temu odbiorca od razu ma informację, których dokumentów mu brakuje i czy dany dokument do niego nie dotarł, czy jedynie nie został jeszcze ujęty w księgach rachunkowych. Jeśli wysyła się zestawienie transakcji nierozliczonych, można też łatwo ustalić, które transakcje wcześniej zostały rozliczone tylko przez jedną stronę — kompensatą czy jednostronnym potrąceniem. To umożliwia analogiczne rozliczenie po drugiej stronie umowy.

Z racji, iż nie ma wskazanego ogólnego druku potwierdzenia salda, niektóre jednostki praktykują wysyłanie wyciągów z kont księgowych. Jest to oczywiście prawidłowe, jeśli z takiej informacji jednoznacznie wynika, między którymi jednostkami uzgadniane jest saldo oraz jaka jest wartość nierozliczonego salda.

Druk może zostać przekazany w sposób tradycyjny, tzn. pocztą, ale coraz popularniejsze — i, jak się okazuje, efektywniejsze — jest przekazanie elektroniczne. Klient powinien zadbać, aby prośba o potwierdzenie salda trafiła od razu do osób, które zajmują się współpracą z klientami. Okazuje się, że potwierdzenia sald są często dokonywane nie przez działy księgowe, lecz przez działy sprzedaży, które w firmach zajmują się także windykacją.

Klient biura może wysłać potwierdzenie elektronicznie. To rozwiązanie pozwala, po stronie wysyłającego, monitorować, co dzieje się z prośbą o potwierdzenie salda. Niezależnie od tego, z jakiego systemu poczty elektronicznej jednostka korzysta, zwykle istnieje możliwość monitorowania, czy list dotarł, czy został otwarty, czy usunięty. Elektroniczne wysyłanie potwierdzeń daje też możliwość ponowienia prośby. Jest to sposób na przyspieszenie procedur — przy potwierdzeniach tradycyjnych należało doliczać kilkanaście dni na przepływ danych. W korespondencji elektronicznej nie trzeba czekać tak długo, zanim podejmie się kolejne kroki. Co więcej, biorąc pod uwagę „cykl życia” wiadomości elektronicznej, sprawdza się prośba o odpowiedź w ciągu 5–7 dni.

Klient biura musi też oczywiście pamiętać, iż — podobnie jak w przypadku innych aktywów — w odniesieniu do należności, w razie wystąpienia rozbieżności sald, należy wyjaśnić przyczyny ich powstania.

Czy i kiedy można od razu zastosować inwentaryzację drogą weryfikacji?

odpowiedź Co do zasady nie – dla należności stosuje się potwierdzenie salda. Weryfikację można zastosować od razu tylko w przypadkach przewidzianych przepisami (np. należności sporne i wątpliwe, wobec osób nieprowadzących ksiąg, publicznoprawne) albo gdy potwierdzenie nie jest możliwe. Weryfikację przeprowadza się na ostatni dzień roku obrotowego.

uzasadnienie Inwentaryzacja w drodze weryfikacji polega na porównaniu stanów wynikających z ksiąg rachunkowych dotyczących poszczególnych składników aktywów i pasywów z danymi wynikającymi ze stosownych dokumentów źródłowych, stanowiących podstawę ich zapisu w księgach. Drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników inwentaryzuje się:

a) należności sporne i wątpliwe,

b) należności wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,

c) należności z tytułów publicznoprawnych,

d) grunty, a także prawa wieczystego użytkowania gruntów oraz spółdzielcze prawa do lokali mieszkalnych i użytkowych,

e) środki trwałe trudno dostępne (np. podziemne urządzenia sieciowe, podziemne zbiorniki, kanały, kable, konstrukcje podwodne), dla których ze względu na ich rodzaj i umiejscowienie nie zachodzi niebezpieczeństwo zaginięcia lub kradzieży,

f) środki trwałe w budowie, w przypadku których należy sprawdzić, czy nie zostały już przekazane do użytkowania bez udokumentowania i ujęcia w ewidencji księgowej, albo czy nie zaniechano ich budowy, co może stanowić przesłankę do dokonania odpisów z tytułu trwałej utraty wartości,

g) środki trwałe znajdujące się poza jednostką, w przypadku kiedy jednostka, w której się aktualnie znajdują, nie potwierdza ich stanu ustalonego drogą spisu z natury (np. środki trwałe oddane w najem, leasing operacyjny, do remontu; środki trwałe w drodze – pojazdy, wagony, statki),

h) inne składniki aktywów i pasywów niewymienione w ww. pkt a–g, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.

Jeżeli jednostka przeprowadza spis z natury środków trwałych (w tym nieruchomości) raz w ciągu 4 lat, to w latach, w których tego spisu nie przeprowadza, zalecane jest inwentaryzować je metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości. Analogicznie postępuje się w stosunku do rzeczowych składników majątku obrotowego inwentaryzowanych raz w ciągu 2 lat. Pozwoli to na spełnienie warunku prowadzenia ksiąg rachunkowych rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco oraz sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego przedstawiającego rzetelnie i jasno sytuację majątkową, finansową oraz wynik finansowy jednostki.