Ograniczenia związane z epidemią wpłynęły na wiele dziedzin życia. Większość firm, w których było to możliwe, zgodnie z zaleceniami rządowymi przestawiła się na zdalny tryb pracy.
Także zapisy ustawy o pracowniczych planach kapitałowych oraz systemy informatyczne instytucji zarządzających pozwalają na wdrożenie programu drogą zdalną. Obecna sytuacja, choć na pewno utrudnia, nie musi oznaczać zahamowania podjętych działań, przeciwnie – można się dobrze przygotować do wdrożenia i obsługi PPK online.
Takie możliwości daje przedsiębiorcom również Pocztylion-Arka PTE, zarządzające PPK Pocztylion. Zebrane doświadczenia we wdrożeniu PPK w pierwszym etapie pozwalają na obsługę programu praktycznie w każdych warunkach, z niezbędnym zaangażowaniem czasu i zasobów pracodawców.
Zgodnie z propozycjami zawartymi w tarczy antykryzysowej podmioty z tzw. drugiej fazy PPK, zatrudniające od 50 do 249 osób, dostaną dodatkowo pół roku więcej na zawarcie umów o zarządzanie i prowadzenie pracowniczych planów kapitałowych. Zostały one wydłużone odpowiednio do 27 października i 10 listopada br., czyli terminów obowiązujących mniejsze firmy z tzw. trzeciej fazy. Już teraz zdecydowana większość firm może przeprowadzić całą procedurę wdrożenia online.
Cały proces online
Dotychczasowa praktyka z wdrożeń PPK Pocztylion w firmach, pozwoliła wypracować wiele procedur, z którymi teraz zetkną się małe i średnie firmy. Dla MŚP, które nie dysponują tak rozbudowanymi działami kadrowo-płacowymi jak duże przedsiębiorstwa, szczególne znaczenie mają proste i przystępne rozwiązania. W celu zapoznania się z proponowanymi rozwiązaniami, Pocztylion zachęca do spotkań online w formie wideokonferencji; to odpowiedź na tradycyjną formę spotkań, które są obecnie niemożliwe. Są one proponowane przedsiębiorcom i ich pracownikom, jest to okazja do przeprowadzenia szkolenia czy zapoznania się z wszelkimi potrzebnymi informacjami dotyczącymi PPK.
Cały proces zawierania umów o zarządzanie i prowadzenie PPK jest możliwy do zrealizowania w formie zdalnej. Akceptacja umowy o zarządzanie czy przekazanie pliku z listą pracowników to etapy, które każdy przedsiębiorca czy osoba z kadr jest w stanie zrealizować samodzielnie. Przy żadnym z tych elementów nie ma potrzeby bezpośredniego kontaktu i każdy przedsiębiorca może, ustawiając w odpowiedni sposób komunikację między firmą a instytucją finansową, taki proces przeprowadzić. Tą samą drogą pracodawcy mogą przekazywać swoje uwagi instytucji finansowej.
Jeśli chodzi o bieżącą obsługę PPK, to z pewnością ułatwieniem będzie korzystanie przez pracodawców z API, interfejsu łączącego programy kadrowo-płacowe z instytucjami finansowymi. W tym przypadku dane odpowiednio sformatowane są generowane automatycznie przez system informatyczny, co w pewnym stopniu zmniejsza ilość pracy działom kadr. Funkcjonalność ta, nie jest jednak niezbędna, dostosowanie pliku Excel do wymaganego formatu, możliwego do wczytania przez systemy obsługi PPK, nie jest kwestią skomplikowaną i każdy kadrowiec przy wymaganym wsparciu poradzi sobie całkiem dobrze.
Na żadnym odcinku wdrożenia PPK w firmie przedsiębiorcy nie pozostają bez wsparcia ze strony naszej obsługi – zapewnia Mariusz Wnuk wiceprezes Pocztylion-Arka PTE. – Już na etapie zawierania umowy o zarządzanie, mamy do dyspozycji interaktywne instrukcje w postaci tutoriali, prowadzące krok po kroku osobę zmierzającą do wygenerowania takiej umowy, ale przede wszystkim w każdej chwili można skorzystać z kompleksowego wsparcia dedykowanego opiekuna. Również na bardziej technicznym odcinku, jakim jest zgłoszenie listy pracowników do programu, dostarczamy niezbędnych narzędzi instruktażowych, ale również można liczyć na pomoc operatorów help desk. Każdy etap naszej obsługi jest na bieżąco weryfikowany i staramy się również modyfikować proponowane dotychczasowe rozwiązania do rzeczywistych potrzeb klientów. Tak jest na etapie umowy, ale też w późniejszej obsłudze uczestników. Do ich dyspozycji pozostaje aplikacja, za pomocą której mogą monitorować wpłaty, dokonywać wielu czynności formalnych czy prowadzić korespondencję z naszymi konsultantami. Cały pakiet związany z obsługą PPK Pocztylion, jest przygotowany do zdalnego serwisu – podsumowuje Mariusz Wnuk.
Zrobić to jak najprościej
Narzędzia online można też wykorzystać do edukacji pracowników w sytuacji, gdy organizowanie szkoleń nie jest możliwe. Bardzo często padają z ich strony pytania dotyczące bezpieczeństwa środków z PPK w przypadku upadłości firmy, śmierci właściciela czy innych życiowych sytuacji. Pracownicy w wieku do 55 lat są co prawda zapisywani do programu automatycznie, ale aby pozostali w nim i chcieli partycypować przez wiele lat, muszą być przekonani do sensu długoterminowego oszczędzania. Aby to się udało, warto wskazać benefity związane z PPK, takie jak dopłaty ze strony pracodawcy i państwa, a także np. możliwość wykorzystania zgromadzonych środków jako wkładu własnego przy kredycie. Pracownicy chcą mieć także poczucie kontroli nad gromadzonymi środkami, dlatego warto pokazać im możliwości samodzielnego kontrolowania online wysokości zebranych składek i wyników ich inwestowania.
Przesunięcie o pół roku terminów wdrożenia PPK pozwala więc małym i średnim firmom lepiej poznać automatyczne narzędzia obsługi pracowniczych planów kapitałowych. Chodzi o to, by był to proces dla przedsiębiorców jak najprostszy i niegenerujący dodatkowej pracy. Wszystkie niezbędne informacje można uzyskać na dedykowanej stronie internetowej PPKPocztylion.pl
Partnerem Akademii jest Pocztylion-Arka PTE, zarządzajace PPK Pocztylion