Zdarza się, że deklaracje o rezygnacji z dokonywania wpłat do pracowniczych planów kapitałowych (PPK) nie zawierają wszystkich danych osób zatrudnionych, które je składają. Czy niepodanie przez pracownika w deklaracji o rezygnacji jednej z identyfikujących go danych (np. numeru dowodu osobistego) oznacza, że deklaracja ta nie została skutecznie złożona?
Nie, ale pod warunkiem, że podmiot zatrudniający nie będzie miał wątpliwości co do tożsamości osoby, która złożyła taką deklarację. Przepisy ustawy o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 2215 ze zm.) wskazują, że deklaracja rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK powinna zostać złożona w formie pisemnej. Jednocześnie rozporządzenie ministra finansów z 12 czerwca 2019 r. w sprawie deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK (Dz.U. z 2019 r. poz. 1102) określa szczegółowy zakres danych, w tym danych identyfikujących, które powinna zawierać taka deklaracja.
W myśl par. 2 tego rozporządzenia chodzi tu o imię (imiona) i nazwisko, numer PESEL, a w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL datę urodzenia, serię i numer dowodu osobistego lub numer paszportu albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość w przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego.
Celem określenia w rozporządzeniu szczegółowego zakresu danych, które powinna zawierać deklaracja o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, w tym danych identyfikujących uczestnika, jest w szczególności udokumentowanie faktu złożenia tej deklaracji przez daną osobę zatrudnioną i ochrona osób zatrudnionych poprzez zapewnienie prawidłowości procesu naliczania, pobierania oraz dokonywania wpłat do PPK.
W związku z powyższym w sytuacji złożenia deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, w której nie zostaną podane wszystkie dane identyfikujące uczestnika programu, podmiot zatrudniający powinien ocenić, czy braki te mają wpływ na ustalenie tożsamości osoby składającej deklarację. Innymi słowy, czy mogą powstać wątpliwości w zakresie identyfikacji osoby, która złożyła taką deklarację.
Jeżeli takie wątpliwości powstaną, mogą stanowić podstawę do uznania, że deklaracja nie została skutecznie złożona. Oznacza to, że jeśli osoba zatrudniona złoży deklarację rezygnacji, nie wskazując w niej wszystkich danych identyfikujących, i podmiot zatrudniający poweźmie wątpliwości co do jej tożsamości, powinien podjąć czynności mające na celu uzyskanie deklaracji z kompletnymi danymi.
W interesie podmiotu zatrudniającego oraz pracownika jest bowiem to, aby obliczenia wpłaty do PPK dokonywać na podstawie kompletnych dokumentów. Dotyczy to również deklaracji rezygnacji z dokonywania wpłat. Zakres danych w niej wskazany powinien być kompletny i nie budzić wątpliwości.
Jeśli natomiast w deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK nie zostaną wskazane wszystkie dane identyfikujące uczestnika PPK, jednak podmiot zatrudniający nie ma wątpliwości co do tożsamości osoby, która ją złożyła, może uznać, że deklaracja została przez tę osobę skutecznie złożona.