Kiedy konieczna jest aktualizacja towarów w księgach?

Zbliża się koniec roku i nasz klient zasygnalizował, że ma nadmierne zapasy i powinien zrobić odpis. Co w tej sytuacji musi zrobić biuro? Czy aktualizacja towarów w księgach jest obowiązkowa?

Nadmierne zapasy powinny w rachunkowości skłaniać do dokonania odpisu aktualizacyjnego. Powodów takich odpisów dla towarów może być wiele. Mogą następować np. z powodu zmniejszenia popytu na dane towary na skutek np. upływu sezonu, zmiany mody. Ale też dlatego, że podmiot nabył nadmierne ilości, licząc, iż je sprzeda, a życie zweryfikowało te zamiary. Biuro powinno wspomóc klienta w ocenie, czy jest potrzeba dokonania odpisów aktualizacyjnych. Jednak podkreślić trzeba, że to klient najlepiej wie, czy te zapasy są rzeczywiście nadmierne lub czy istnieją inne przesłanki wskazujące na potrzebę dokonania odpisu aktualizacyjnego.

Zasady

W księgach rachunkowych powinna być prezentowana taka wartość zapasów, która jest realna do odzyskania, tj. taka, którą będzie można sprzedać i tym samym przyniesie ona korzyści ekonomiczne dla firmy. Ujęcie w księgach rachunkowych skutków obniżki wartości towarów zależy od przyjętego przez jednostkę sposobu ewidencji oraz od tego, czy cenę towarów obniżono poniżej ceny ich zakupu.

Zgodnie z art. 28 ust. 7 ustawy o rachunkowości trwała utrata wartości zachodzi wtedy, gdy istnieje duże prawdopodobieństwo, że kontrolowany przez jednostkę składnik aktywów nie przyniesie w przyszłości w znaczącej części lub w całości przewidywanych korzyści ekonomicznych. Uzasadnia to dokonanie odpisu aktualizującego doprowadzającego wartość składnika aktywów wynikającą z ksiąg rachunkowych do ceny sprzedaży netto, a w przypadku jej braku – do ustalonej w inny sposób wartości godziwej. Znaczącej obniżki cen sprzedaży towarów, ze względu na utratę ich wartości, można dokonać na skutek m.in. ich uszkodzenia, zepsucia, zeschnięcia, utraty cech estetycznych, zestarzenia się, a także zmian w upodobaniach klientów, postępu technicznego, upływu sezonu, zmniejszonego popytu rynkowego lub przeznaczenia do szybkiego zbycia ze względów ekonomicznych. W ustawie o rachunkowości nie ma szczegółowych zasad dotyczących ujmowania kosztów w związku z obniżką cen sprzedaży. Przy dokonywaniu obniżki cen towarów, gdy cena sprzedaży towarów po obniżce jest niższa od ceny ich zakupu (nabycia), wystąpi częściowa utrata ich wartości. Wiąże się to z dokonaniem odpisu aktualizującego wartość tych towarów. Ponadto, jak wynika z pkt 6.3.9 Krajowego Standardu Rachunkowości nr 4 „Utrata wartości aktywów”, powodem utraty wartości towarów może być także prawdopodobny na dzień bilansowy wzrost szacowanych kosztów niezbędnych do doprowadzenia sprzedaży do skutku.

Odpisy aktualizujące wartość towarów dokonane w związku z trwałą utratą ich wartości, na podstawie art. 34 ust. 5 ustawy o rachunkowości, zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych.

Na kontach

Jak już zasygnalizowałam, sposób ujęcia skutków obniżenia wartości zapasów zależy od sposobu ewidencji tych zapasów. Jeśli towary w jednostce ujmowane są w cenach zakupu lub nabycia i jednostka obniżyła ich cenę, która po obniżce będzie niższa od ceny ich zakupu (nabycia), to trzeba dokonać odpisu aktualizującego wartość towarów. Skutki tej przeceny można zaksięgować:

• Wn „Pozostałe koszty operacyjne”,
• Ma „Odpisy aktualizujące wartość towarów”.

Odpis aktualizujący wartość towarów pozostaje na koncie „Odpisy aktualizujące wartość towarów” do momentu sprzedaży, likwidacji lub innej formy rozchodu tych towarów. Przy sprzedaży tego przecenionego towaru jego rozchód z magazynu, na podstawie dowodu „WZ – Wydanie na zewnątrz”, można ująć zapisem:

• Wn „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”,
• Ma „Towary”.

Równolegle trzeba rozliczyć odpis aktualizujący dotyczący sprzedanych towarów. Można to zaksięgować:

• Wn „Odpisy aktualizujące wartość towarów”.
• Ma „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”.

Jeśli jednostka ujmuje towary w cenach ewidencyjnych na poziomie ceny sprzedaży netto lub brutto, obniżenie wartości towarów powoduje zmniejszenie odchyleń od cen ewidencyjnych towarów z tytułu marży lub z tytułu marży i VAT. Jeżeli jednak dokonano obniżki wartości towarów ujmowanych w cenach sprzedaży netto/brutto i przecena towarów spowodowała, że cena sprzedaży netto/brutto po obniżce będzie niższa od ceny zakupu (nabycia), to należałoby wyksięgować w całości odchylenia z tytułu marży handlowej i VAT, a także dokonać odpisu aktualizującego wartość tych towarów, którego księgowanie przebiega w taki sam sposób, jak w przypadku towarów ewidencjonowanych w cenach zakupu (nabycia).

Warto też podkreślić, że w rachunkowości dla celów dowodowych należy udokumentować obniżkę wartości towarów np. protokołem. Powinien on zawierać co najmniej: nazwę towaru, cenę zakupu, cenę regularną i obniżoną oraz przyczyny obniżki wartości towarów i metody ustalenia wartości, do której obniżono ten składnik. ©℗