Pieniądze z ZFŚS. Na jakie cele pracownik może wziąć pożyczkę?

W naszej jednostce funkcjonuje zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Jest z niego udzielana pomoc w różnych formach dla pracowników. Zgodnie z regulaminem pracownicy mogą m.in. ubiegać się o pożyczki na cele mieszkaniowe. W jaki sposób zaewidencjonować taką pożyczkę?

Jeśli w jednostce działa zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS), to istotne są tu zapisy regulaminu. Zwłaszcza że przepisy nie precyzują rodzajów wydatków mieszkaniowych, jakie mogą być finansowane z ZFŚS. Decyzje w tych sprawach pozostawiono tworzącym fundusz. Wydatki te powinny być określone w regulaminie funduszu, uzgadnianym z zakładowymi organizacjami związkowymi bądź (jeżeli takie organizacje w zakładzie nie działają) z przedstawicielem pracowników.

Regulamin przede wszystkim powinien określać:

• na jakie rodzaje pomocy mieszkaniowej przeznaczone są pożyczki;
• zasady i tryb (w tym np. niezbędne dokumenty, wzór wniosku) ubiegania się o pożyczkę;
• zasady i tryb rozpatrywania wniosków (np. częstotliwość rozpatrywania);
• warunki udzielenia danej pożyczki, tj.: jej minimalną i maksymalną wysokość, częstotliwość przyznawania, oprocentowanie, sposób zabezpieczenia spłaty, okres spłaty, tryb ściągania zadłużenia w przypadku niespłacania, lub niewypłacalności pożyczkobiorcy, zasady umarzania części lub całości udzielonej pożyczki, warunki zawieszania spłaty, okoliczności powodujące natychmiastową wymagalność spłaty, zasady udzielania pożyczek na ten sam cel dla członków rodziny zatrudnionych u tego samego pracodawcy, tryb spłaty w przypadku rozwiązania umowy o pracę itp.

Co ważne, pomoc z ZFŚS mogą uzyskać wyłącznie osoby uprawnione do korzystania z funduszu – pracownicy i ich rodziny, byli pracownicy (emeryci, renciści i ich rodziny), a także inne osoby, którym pracodawca przyznał takie prawo (art. 2 pkt 5 ustawy o ZFŚS).

Im bardziej szczegółowo zasady udzielania pomocy zostaną uregulowane w regulaminie, tym lepiej będą zabezpieczone interesy funduszu (a pośrednio – osób uprawnionych do korzystania z pomocy), a także i pracodawcy jako dysponenta funduszu.

Pożyczki mieszkaniowe z ZFŚS mogą być oprocentowane, jednak nie jest to obligatoryjne. Nie ma bowiem przepisów regulujących oprocentowanie pożyczek udzielanych na cele mieszkaniowe ze środków funduszu. Brak lub wysokość oprocentowania zależy od pracodawcy i jego postanowień w tej kwestii zawartych.

Rola pracodawcy

Pracodawca jako administrator ZFŚS ma obowiązek dopilnować prawidłowości wykorzystywania środków. To on powinien zebrać od wnioskodawcy (lub już pożyczkobiorcy) dokumenty dowodzące, na co zostanie przeznaczona pomoc. [ramka] Pracodawca powinien też żądać, aby wnioskodawca/pożyczkobiorca udokumentował prawidłowość wydatkowania pieniędzy. Szczegóły dotyczące dokumentów, które będą wymagane przy udzielaniu pożyczek, powinny wynikać z regulaminu ZFŚS.

Co ważne, pracodawca, przyznając pożyczkę, powinien kierować się sytuacją życiową, materialną i rodzinną pracownika. Od tego trzeba wręcz uzależnić jej przyznanie, oprocentowanie czy umorzenie. Na przykład udzielanie pomocy w postaci bezzwrotnej powinno być adresowane jedynie do pracowników pozostających w szczególnie trudnej sytuacji mieszkaniowej i materialnej. Pożyczka nie może być umorzona, jeśli regulamin nie przewiduje udzielenia jej w formie bezzwrotnej, a jedynie zawiera regulacje dotyczące formy zwrotnej (w postaci nieoprocentowanej lub oprocentowanej).

Umowa

Kolejnym niezbędnym dokumentem jest także umowa między pracodawcą a osobą korzystającą ze wsparcia (art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS). Umowa musi precyzować ogólne, zawarte w regulaminie ZFŚS, ramy udzielenia pożyczki. Trzeba w niej wskazać:

• kwotę udzielonej pożyczki,
• sposób spłaty,
• okres, na jaki pieniądze zostały pożyczone,
• cel, na jaki muszą zostać wykorzystane.

Dodatkowo w umowach o udzielenie pożyczki często są też zawarte inne elementy, np. klauzula dotycząca warunków, jakie muszą zostać spełnione, aby pracownik został zwolniony z obowiązku jej spłaty. Umowa musi także wskazywać sposób przekazania środków pożyczkobiorcy. Najczęściej będzie to przelew na konto, na które pracownik otrzymuje wynagrodzenie za pracę.

W praktyce najczęściej spotyka się umowy pożyczki z ZFŚS, których treść przewiduje wyraźną zgodę pracow nika – pożyczkobiorcy – na potrącanie rat pożyczki z wynagrodzenia. Jest to najwygodniejszy sposób spłaty zobowiązania. Nie jest to jednak jedyne możliwe rozwiązanie. Pracownik może również wpłacać raty bezpośrednio do zakładowej kasy lub na wskazany rachunek bankowy.

W regulaminie może też znaleźć się zapis, że umowa zawarta pomiędzy pracodawcą a osobą, której zostanie udzielona pożyczka, musi być też podpisana przez poręczycieli, czyli żyrantów. Jeśli pożyczkobiorca zaprzestaje spłaty należnych rat, wówczas to żyranci są zobowiązani zabezpieczyć spłatę pożyczki. Podpisując umowę poręczenia, zobowiązują się bowiem względem zakładu pracy do spłaty zobowiązania zaciągniętego przez pożyczkobiorcę na wypadek, gdyby ten nie wywiązał się ze spłat. Przy braku odmiennego zastrzeżenia umownego poręczyciele i pożyczkobiorca odpowiadają za dług solidarnie, co oznacza, że pracodawca może według własnego wyboru żądać spłaty całości lub części długu od pożyczkobiorcy i poręczycieli łącznie lub od każdego z nich z osobna, przy czym pożyczkobiorca i poręczyciele pozostają zobowiązani do zapłaty aż do zupełnej spłaty zobowiązania.

Na kontach

W analizowanym stanie faktycznym nie wskazano, o jaką jednostkę chodzi. Dlatego rozpoczniemy od ewidencji jednostki budżetowej. I tak, samo udzielenie pracownikowi zwrotnej pożyczki na cele mieszkaniowe ze środków ZFŚS księguje się:

• Wn 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
• Ma 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”.

Następnie trzeba ująć środki stanowiące oprocentowanie pożyczki:

• Wn 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
• Ma 851 „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych”.

Potrącenie z wynagrodzenia pracownika raty pożyczki mieszkaniowej wraz z oprocentowaniem ujmuje się zaś:

• Wn 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
• Ma 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.

Z kolei przekazanie z rachunku bankowego bieżących środków na rachunek bankowy funduszu socjalnego z tytułu potrąconej raty pożyczki wraz z oprocentowaniem trzeba ująć:

• Wn 141 „Środki pieniężne w drodze”,
• Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki”.

Wpływ na rachunek bankowy funduszu socjalnego środków z tytułu potrąconej raty pożyczki wraz z oprocentowaniem księguje się:

• Wn 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”,
• Ma 141 „Środki pieniężne w drodze”.

Jeśli chodzi o udzielenie pracownikowi bezzwrotnej pożyczki na cele mieszkaniowe, to ewidencja w jednostce bud żetowej powinna przebiegać zapisem:

• Wn 851 „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych”,
• Ma 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”.

Teraz przejdziemy do analizy ewidencji w firmach. Trzeba zaznaczyć, że będzie ona wyglądała podobnie. Udzielenie pracownikowi pożyczki na cele mieszkaniowe to:

• Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce „Rozrachunki z pracownikiem X z tytułu pożyczki mieszkaniowej”),
• Ma „Rachunek ZFŚS”.

Naliczenie odsetek od udzielonej pracownikowi kwoty pożyczki:

• Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce „Rozrachunki z pracownikiem X z tytułu pożyczki mieszkaniowej”),
• Ma „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych”.

Spłata przez pracownika rat pożyczki mieszkaniowej:

Wn „Rachunek ZFŚS”, „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce „Rozrachunki z pracownikiem X z tytułu pożyczki mieszkaniowej”). ©℗