Zbliża się termin wyboru uproszczonej ewidencji zamiast ksiąg dla niektórych organizacji pozarządowych

Prowadzę księgowość organizacji pozarządowej. Czy w przypadku takiego podmiotu muszą to być zawsze pełne księgi rachunkowe, czy też możliwe są jakieś uproszczenia?

Tylko do końca stycznia niektóre organizacje non profit mogą zgłosić chęć prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów zamiast pełnych ksiąg rachunkowych. Podobny wybór mają koła gospodyń wiejskich. Żeby z tego uprawnienia skorzystać, wszystkie te organizacje muszą spełnić jednak kilka warunków.

Organizacje pozarządowe, jako osoby prawne lub jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, oraz koła gospodyń wiejskich, jako osoby prawne, co do zasady podlegają ustawie o rachunkowości (dalej: u.r.) i powinny prowadzić księgi rachunkowe oraz sporządzać sprawozdanie finansowe. Jednak niektóre z nich, po spełnieniu określonych warunków, mogą znacząco uprościć prowadzone ewidencje i zrezygnować z obowiązków sprawozdawczych. Warto się zastanowić, po pierwsze, czy podjęcie takiej decyzji jest możliwe, a po drugie, czy taka decyzja się opłaca z punktu widzenia zarządzania organizacją pozarządową.

Kto może zrezygnować

Podmiotami mogącymi podjąć decyzję o rezygnacji z prowadzenia ksiąg rachunkowych i zaprowadzeniu uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (dalej: UEPiK) są – zgodnie z art. 10a ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie – organizacje pozarządowe, z wyłączeniem spółek kapitałowych, oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 pkt 2 tej ustawy. Prowadzą one uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów, w przypadku gdy:

1) działają w sferze zadań publicznych określonych w art. 4 ust. 1 ww. ustawy,

2) nie prowadzą działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów prawa przedsiębiorców,

3) nie mają statusu organizacji pożytku publicznego,

4) osiągają przychody wyłącznie z działalności nieodpłatnej pożytku publicznego z tytułu składek członkowskich, darowizn, zapisów, spadków, dotacji, subwencji, przychodów pochodzących z ofiarności publicznej, działalności odpłatnej pożytku publicznego z tytułu sprzedaży towarów i usług, z tytułu sprzedaży, najmu lub dzierżawy składników majątkowych, z tytułu odsetek od środków pieniężnych na rachunkach bankowych lub rachunkach w spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych, prowadzonych w związku z wykonywaną działalnością, w tym także odsetek od lokat terminowych oraz innych form oszczędzania, przechowywania lub inwestowania, tworzonych na tych rachunkach,

5) w roku poprzedzającym rok wyboru prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów osiągnęły przychody wyłącznie z tytułów, o których mowa w pkt 4, w wysokości nieprzekraczającej 100 000 zł.

Warto zauważyć, że podobne warunki zawarte są w art. 24 ustawy o kołach gospodyń wiejskich.

W jaki sposób

Nie ma terminu podjęcia takiej uchwały – ważne, aby była ona przyjęta nie później niż w ciągu pierwszego miesiąca roku podatkowego jednostki. Nie ma przeszkód, aby uchwała taka była podjęta w sposób obiegowy, jeśli taką możliwość przewidują wewnętrzne przepisy organizacji.

Kierownik organizacji pozarządowej, rekomendując członkom organu zatwierdzającego podjęcie decyzji o wyborze uproszczeń, musi mieć świadomość korzyści takiego rozwiązania, ale także jego wad. Powinien to jasno przedstawić osobom podejmującym decyzję. Jako podstawową zaletę należy wskazać oczywiście niższe koszty prowadzenia takiej ewidencji. Nie muszą być w niej ewidencjonowane wszystkie zdarzenia, które mają miejsce w organizacji, skupiamy się tylko na przychodach i kosztach, i to tych, które mają znaczenie podatkowe. Jednocześnie jednak organizacja nie dysponuje już wiedzą o stanie swoich zobowiązań i należności. Ma to znaczenie, jeśli w organizacji płatności nie są dokonywane natychmiast, tylko z pewnym nawet kilkudniowym opóźnieniem. W UEPiK nie rejestruje się przychodów i kosztów w podziale na realizowane projekty, w tym na działalności odpłatną i nieodpłatną. Nie ma więc możliwości uzyskania wprost z ewidencji księgowej danych dotyczących skali poszczególnych działań, projektów podejmowanych przez organizację, kosztów ich prowadzenia. A to może utrudniać zarządzanie takimi projektami. Nie wynikają także wprost z ewidencji dane o majątku podmiotu czy jego zadłużeniu. A to może przyczynić się do niegospodarności.

UEPiK jest wygodna przede wszystkim dla małych podmiotów, w których skala operacji jest niewielka. Jednak nawet wtedy może się okazać, że warto oprócz UEPiK dodatkowo prowadzić arkusze kalkulacyjne służące do gromadzenia danych, których w ewidencji uproszczonej nie gromadzimy, a które mogą być ważne dla zarządzania organizacją.

Kto decyduje

Decyzję w sprawie rezygnacji z prowadzenia ksiąg na rzecz UEPiK podejmuje organ, który zatwierdza statutowo sprawozdanie finansowe. Decyzja o rezygnacji z prowadzenia ksiąg rachunkowych i przyjęciu uproszczonej ewidencji jest decyzją zarezerwowaną dla organów, które w świetle przepisów o rachunkowości są uprawnionymi do zatwierdzania sprawozdań finansowych.

Uchwałę podejmuje organ upoważniony do zatwierdzania sprawozdań finansowych, natomiast organem zobowiązanym do złożenia zawiadomienia do naczelnika właściwego urzędu skarbowego jest kierownik jednostki, czyli zarząd stowarzyszenia, koła gospodyń wiejskich lub zarząd fundacji.

Do kiedy

Decyzja o rezygnacji z prowadzenia ksiąg rachunkowych musi być podjęta do końca pierwszego miesiąca roku podatkowego i w tym terminie zgłoszona do naczelnika urzędu skarbowego. Te organizacje, które rozpoczynają prowadzenie działalności, muszą ten fakt zgłosić w ciągu 30 dni od rozpoczęcia aktywności. Co ważne, nie ma w takiej sytuacji znaczenia limit przychodów – w pierwszym roku działalności prawo do prowadzenia uproszczonej ewidencji ma każda organizacja, która spełnia pozostałe warunki.

Organizacja, która chce zrezygnować z prowadzenia ksiąg w 2024 r., musi podjąć decyzję jak najszybciej i zawiadomić o tym urząd skarbowy do 31 stycznia 2024 r. Zaznaczyć należy, że jeśli takie zawiadomienie zostało podjęte w latach poprzednich, to nie ma potrzeby składania go ponownie.

Podkreślić należy, że również do końca stycznia 2024 r. może zostać podjęta decyzja o rezygnacji z UEPiK. Ona też musi być zgłoszona do urzędu skarbowego.

Niezbędne elementy

Organizacje pozarządowe, które zdecydowały się na uproszczenia, prowadzą ewidencję na zasadach bardzo zbliżonych do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Skupiają się w niej na ujmowaniu zdarzeń pozwalających ocenić, czy i w jakim zakresie działalność takiej jednostki może korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego. Reguluje te kwestie rozporządzenie ministra finansów w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez niektóre organizacje pozarządowe oraz stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego (dalej: rozporządzenie). Na podstawie tego rozporządzenia jednostki te będą m.in. musiały zamiast sprawozdań finansowych przygotowywać zestawienie przepływów finansowych.

UEPiK będzie podobnie jak księgi rachunkowe zbiorem zapisów, obrotów (sum zapisów), które będą tworzyć:

• zestawienie przychodów i kosztów określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia,
• zestawienie przepływów finansowych określone w załączniku nr 2 do rozporządzenia,
• karty przychodów pracownika,
• wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych związanych z prowadzoną działalnością.

W przypadku prowadzenia uproszczonej ewidencji w wersji papierowej należy ją zbroszurować i kolejno ponumerować jej karty.

Organizacje, które zdecydują się na prowadzenie uproszczonej ewidencji, nie stosują zapisów ustawy o rachunkowości, więc nie mają obowiązku posiadania dokumentacji polityki rachunkowości, ale zgodnie z rozporządzeniem uproszczona ewidencja powinna zawierać sporządzony w języku polskim opis zasad jej prowadzenia. Ma on służyć rozwianiu ewentualnych wątpliwości związanych z rzetelnością i prawidłowością ewidencji. W szczególności dokument ten powinien zawierać:

• określenie roku podatkowego w rozumieniu art. 8 ustawy o CIT,
• opis systemu przetwarzania danych,
• opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

W przypadku prowadzenia uproszczonej ewidencji w formie elektronicznej dokumentacja ta będzie musiała zawierać także:

• opis systemu informatycznego, zawierający wykaz programów, procedur, funkcji w zależności od struktury oprogramowania, oraz
• opis programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia i dostępu do danych oraz systemu ich przetwarzania, a także określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

Rozporządzenie wskazuje, że w przypadku korzystania z systemu teleinformatycznego niezbędne będzie także:

• określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia uproszczonej ewidencji;
• stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiającego wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie ze wzorem uproszczonej ewidencji;
• przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony;
• przypisywanie podejmowanych w uproszczonej ewidencji działań osobom fizycznym lub procesom oraz umiejscawianie ich w czasie.

Pamiętać należy, że oprócz UEPiK konieczne jest też prowadzenie kart przychodów pracowników, wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Na koniec roku sporządzane jest zestawienie przepływów finansowych organizacji. ©℗