W jaki sposób ewidencjonować pożyczki pracownicze z ZFŚS, które są przeznaczone na cele mieszkaniowe

W naszej firmie pracownicy mogą otrzymywać oprocentowane pożyczki na cele mieszkaniowe z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Jak powinny przebiegać księgowania takich pożyczek?

Środki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) przeznacza się m.in. na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu (tj. pracowników i ich rodzin, emerytów i rencistów – byłych pracowników i ich rodzin). Przy czym finansowanie działalności socjalnej obejmuje udzielanie pomocy materialnej (rzeczowej lub finansowej), a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową (pomoc taka może przyjąć formę oprocentowanej pożyczki). Zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt 5 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych środki tego funduszu zwiększa się o wpływy z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS oraz zasady przeznaczania środków tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej (np. na pożyczki udzielane na cele mieszkaniowe) określa pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową, względnie z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Pamiętać przy tym należy, że środki ZFŚS niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny. Gwoli ścisłości należy jeszcze dodać, że środki funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym i nie podlegają one ponadto egzekucji (z wyjątkiem przypadków, gdy egzekucja jest prowadzona w związku ze zobowiązaniami funduszu). Udzielenie i rozliczenie oprocentowanej pożyczki przyznanej pracownikom ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wymaga następującego ujęcia w księgach rachunkowych:

1. Dokonanie rocznego odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych:

• Wn konto „Koszty według rodzajów – ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” lub odpowiednie konto zespołu 5 lub konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”;
• Ma konto „Fundusze specjalne – ZFŚS”.

2. Przekazanie środków pieniężnych z rachunku bieżącego na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych:

• Wn konto „Rachunki bankowe – rachunek ZFŚS”;
• Ma konto „Rachunki bankowe”.

3. Udzielenie pracownikowi oprocentowanej pożyczki ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych:

• Wn konto „Rozrachunki z pracownikami”;
• Ma konto „Rachunki bankowe – rachunek ZFŚS”.

4. Należne odsetki z tytułu udzielonej pracownikowi oprocentowanej pożyczki:

• Wn konto „Rozrachunki z pracownikami”;
• Ma konto „Fundusze specjalne – ZFŚS”.

5. Spłata przez pracownika rat udzielonej mu pożyczki wraz z naliczonymi uprzednio odsetkami:

• Wn konto „Kasa” lub konto „Rachunki bankowe” lub konto „Rachunki bankowe – rachunek ZFŚS” lub konto „Rozrachunki z pracownikami – wynagrodzenia”;
• Ma konto „Rozrachunki z pracownikami”.

6. Refundacja środków pieniężnych wobec spłaty przez pracownika raty udzielonej mu pożyczki bezpośrednio do firmowej kasy, na firmowy rachunek bankowy lub w drodze potrącenia odpowiedniej kwoty z jego wynagrodzenia:

• Wn konto „Rachunki bankowe – rachunek ZFŚS”;
• Ma konto „Rachunki bankowe”.

7. Umorzenie pozostającej do spłaty przez pracownika pożyczki udzielonej mu ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych:

• Wn konto „Fundusze specjalne – ZFŚS”;
• Ma konto „Rozrachunki z pracownikami”.

Na gruncie podatkowym pożyczki udzielone pracownikom podlegają opodatkowaniu podatkiem od czynności cywilnoprawnych (art. 1 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych). Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą zawarcia umowy pożyczki, a jeżeli umowa pożyczki określa, że wypłata środków pieniężnych nastąpi niejednokrotnie i ich suma nie jest znana w chwili zawarcia umowy – z chwilą każdorazowej wypłaty środków pieniężnych. Wskazany wyżej obowiązek ciąży na biorącym pożyczkę. Podstawę opodatkowania stanowi wartość pożyczki, a w przypadku umowy określającej, że wypłata środków pieniężnych nastąpi niejednokrotnie i ich suma nie jest znana w chwili zawarcia umowy – kwota każdorazowej wypłaty środków pieniężnych. Pamiętać przy tym trzeba, że umowa pożyczki nie podlega opodatkowaniu podatkiem od czynności cywilnoprawnych, jeżeli podlega ona opodatkowaniu VAT lub przynajmniej jedna ze stron umowy z tytułu dokonania tej czynności jest zwolniona z VAT.