Jak zaewidencjonować koszty pracy zdalnej

Wkrótce wchodzą w życie regulacje związane z pracą zdalną. W naszej jednostce zastanawiamy się, w jaki sposób je wdrożyć. Chodzi przede wszystkim o to, jakie operacje księgowe będą wiązać się z wprowadzeniem pracy zdalnej według nowych regulacji.

Przepisy dotyczące pracy zdalnej wchodzą w życie już 7 kwietnia br., co oczywiście znajdzie też odzwierciedlenie w księgach firm, które zdecydują się wprowadzić tę formę pracy. Chodzi zwłaszcza o ujmowanie kosztów związanych z organizacją pracy zdalnej. Nowe przepisy nakładają bowiem na pracodawcę wiele obowiązków, a to powoduje, że będzie on musiał ponosić określone koszty związane z zapewnieniem możliwości wykonywania przez pracownika pracy zdalnej (z wyjątkiem pracy okazjonalnej).

Zauważyć trzeba, że przepisy prawa pracy nie zawierają zamkniętego katalogu kosztów, jakie wiążą się z wykonywaniem pracy poza biurem. Stąd też ich systematyki należy dokonać na podstawie ogólnych regulacji zawartych w kodeksie pracy i chodzi tu zwłaszcza o art. 6724 k.p. Zapewnienie środków do pracy zdalnej będzie możliwe na dwa sposoby – poprzez bezpośrednie udostępnienie narzędzi pracy albo poprzez wypłatę ryczałtu lub ekwiwalentu.

Narzędzia pracy

Jeśli pracodawca zdecyduje się na udostępnienie pracownikowi materiałów oraz narzędzi, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, to należy zauważyć, że regulacje prawne nie wskazują, czym dokładnie są te materiały i narzędzia pracy. Przyjmuje się jednak, że do tej kategorii należą m.in.: komputery, routery internetowe, telefony, osprzęt komputerowy, oprogramowanie, a także akcesoria biurowe, takie jak papier, długopisy czy toner do drukarki.

Dotychczas też pracodawcy umożliwiali korzystanie z takiego sprzętu, ale odbywało się to na zasadzie telepracy i ewidencyjnie nic się tu nie zmieni. Wydatki związane z ich zakupem najczęściej są zaliczane bezpośrednio do kosztów. W praktyce będą to zwykle koszty zużycia materiałów. W przypadku nakładów na środki trwałe będą to koszty ujmowane poprzez odpisy amortyzacyjne.

Przykład 1

Przypomnieć też należy, że pracodawca pokrywa koszty związane z użytkowaniem takiego sprzętu w ramach pracy zdalnej i jego instalacji. Są to np. koszty:

• konfiguracji łącza internetowego,
• instalacji oprogramowania i jego aktualizacji,
• naprawy uszkodzonego sprzętu komputerowego.

Jeśli pracownik pokrył wymienione wyżej koszty ze środków prywatnych, ma prawo domagać się od pracodawcy ich zwrotu. Podstawę rozliczenia tego typu wydatków może stanowić faktura wskazująca na przedmiot usługi oraz jej całkowitą wartość.

Przykład 2

Pracodawca powinien też pokrywać koszty wynikające ze zużycia energii elektrycznej oraz korzystania z usług telekomunikacyjnych. Rozliczenie tego typu wydatków może nastąpić w formie ryczałtu lub ekwiwalentu. Wysokość świadczenia, jakie uzyska pracownik, powinna jednak odpowiadać wydatkom, jakie faktycznie wiążą się z wykonywaniem pracy zdalnej.

Przykład 3

Nowe przepisy przewidują, że pracodawca powinien pokryć także inne koszty, które bezpośrednio wiążą się z wykonywaniem pracy poza biurem. To, co dokładnie zostanie zaliczone do tej kategorii, zależy od porozumienia zawartego pomiędzy stronami stosunku pracy. Aby uniknąć problemów podczas kontroli skarbowej, warto jednak zadbać o to, by ustalenia dotyczące kwestii kosztów uzyskania przychodu przy pracy zdalnej były sformalizowane, tj. były sporządzone na piśmie (np. w zakładowym regulaminie wykonywania pracy zdalnej).

Ryczałt lub ekwiwalent

Drugim sposobem rozliczenia kosztów jest ujmowanie ich w oparciu o porozumienie dotyczące wykorzystywania przez pracownika własnych materiałów i narzędzi pracy. W takim przypadku pracodawca ma jednak obowiązek wypłacić podwładnemu ryczałt lub ekwiwalent. Pracodawcy, którzy wybiorą ten wariant, podczas ustalania wysokości świadczenia muszą uwzględnić takie kwestie, jak:

• ceny rynkowe materiałów i narzędzi pracy,
• normy i ilość ich zużycia,
• koszty wynikające ze zużycia energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych.

Ekwiwalent i ryczałt nie podlegają opodatkowaniu ani nie są podstawą do naliczania składek ZUS.

Przykład 4

Nakłady ponoszone na ekwiwalenty oraz wszelkie koszty mające na celu umożliwienie pracy zdalnej, nawet w sytuacji, gdy nie będzie ona wykonana, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Są to koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów.

KUP

A w jaki sposób praca zdalna wpłynie na koszty uzyskania przychodów w liście płac. Nie ma możliwości uwzględniania w liście płac faktycznych kosztów ponoszonych przez pracownika. Będą one zryczałtowane. Należy tylko przeanalizować, czy pracownik, który wykonuje wyłącznie pracę zdalną, będzie miał prawo do skorzystania z podwyższonych, tzw. zamiejscowych kosztów uzyskania przychodów, jeśli nie wykonuje tej pracy w biurze. Okazuje się, że zasada ta znajduje zastosowanie także wtedy, gdy podwładny wykonuje pracę zdalną. Wynika to bezpośrednio z treści art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4 ustawy o PIT. Przepis ten nie przewiduje bowiem, że pracownik pracujący zdalnie traci prawo do korzystania z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, jeśli w danym miesiącu wykonuje pracę z domu. Zauważyć też należy, że jeśli z obowiązków pracownika będzie wynikało, że przynajmniej jeden raz w miesiącu powinien stawić się w biurze poza miejscowością, w której mieszka, to podwyższone koszty uzyskania przychodu nie będą kwestionowane przez organy skarbowe.

Należy zaznaczyć, że zgodnie z obowiązującą obecnie interpretacją zwrot kosztów związanych z pracą zdalną w tej formie jest zwolniony z opodatkowania, o ile jednak wysokość ekwiwalentu czy ryczałtu zostanie wyliczona w prawidłowy sposób. Ustawa nie precyzuje jednak, jaką metodę należy przyjąć podczas ustalania takiej kwoty. Wskazuje jedynie, że wartość tych świadczeń powinna w jak najwyższym stopniu odpowiadać kosztom, jakie faktycznie ponosi pracownik w związku z wykonywaniem pracy poza biurem. Księgowi powinni więc zwrócić uwagę na postanowienia porozumień dotyczących ryczałtów i ekwiwalentów, aby ujęte w nich były zapisy wskazujące na czynniki, na podstawie których ustalono wartość tych świadczeń. Ani ryczałt, ani ekwiwalent nie powinny być bowiem ukrytą formą wynagradzania za pracę. ©℗

Zapraszamy do zadawania pytań