Istotą działania każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości czy specjalizacji są procesy – zestawy czynności o mierzalnym charakterze, mające odpowiednią kolejność wykonywania i zaprojektowane w celu dostarczenia konkretnego rezultatu, zarówno dla określonego klienta jak i wewnątrz firmy.

Odpowiednia ich identyfikacja i dokumentacja oraz idące za nimi zrozumienie i zarządzanie procesami jednoznacznie wpływa na funkcjonowanie całej organizacji. Właściwa realizacja procesów wraz z ich udoskonalaniem prowadzi do optymalizacji działania, obniżenia kosztów, generowania zysków oraz umożliwia szerokie możliwości rozwoju firmy.

Niewątpliwie jednymi z najbardziej interesujących, z perspektywy badania i optymalizacji procesów, obszarów są biura rachunkowe – firmy, których świadczone usługi obejmują zakres:

  • prowadzenia księgowości,
  • obsługi kadrowo-płacowej,
  • doradztwa prawnego, podatkowego oraz gospodarczego,
  • innych usług finansowych jak wnioski o dotacje czy kredyty.

W przypadku biur rachunkowych wśród kluczowych parametrów realizowanych procesów, stanowiących o ich konkurencyjności i wpływających na rozwój są: czas realizacji, bezpieczeństwo i eliminacja błędów.

Jedną z technologii stwarzających możliwość wywarcia realnego wpływu na wyżej wymienione kryteria jest robotyzacja procesów biznesowych.

Robotyzacja jest szczególnym obszarem automatyzacji procesów biznesowych. Stosowana jest najczęściej tam, gdzie z różnych przyczyn technologicznych nie może być wykorzystana „klasyczna” automatyzacja lub gdy proces nie może zostać w pełni zautomatyzowany. Robotyzacja realizuje proces w wierny sposób odzwierciedlając pracę człowieka. Programowalne boty wykorzystują interfejsy graficzne systemów informatycznych organizacji. Ich działanie jest oparte na jasnych regułach, gwarantując odpowiednie bezpieczeństwo adzięki eliminacji błędów ludzkich np. literówek lub „czeskich błędów” w liczbach – odpowiednia jakość danych. Praca ludzka ma ograniczone tempo i wraz z czasem charakteryzuje się spadkiem wydajności i jakości. Robotyzacja eliminuje ten problem wyręczając człowieka w najbardziej żmudnych i monotonnych zadaniach.

Każde biuro rachunkowe to złożony organizm. Mnogość klientów, każdy z różnym typem prowadzonej działalności i różnymi potrzebami. Dodatkową trudnością jest wysoki poziom skomplikowania przepisów prawnych poddawanych częstym zmianom i aktualizacjom, a także brak jednoznacznych interpretacji. Praca pod presją czasu oraz duża odpowiedzialność. Dochodzące do tego rosnące koszty pracy oraz problemy kadrowe sprawiają, że bardzo ciężko jest pozostać konkurencyjnym, przy jednoczesnym zachowaniu wysokiej jakości świadczonych usług.

Z jednej strony, z uwagi na różnorodność klientów i ich potrzeb, obsługa każdego z nich jest mocno nietrywialnym zajęciem. Z drugiej, z procesu obsługi każdego klienta jesteśmy w stanie wyodrębnić szereg prostych, powtarzalnych czynności. Często czynności te są również czasochłonne. Takie działania z powodzeniem mogą być zastąpione pracą bota. Należą do nich m. in.:

  • odbieranie dokumentów w formie elektronicznej i dodawanie ich/import do systemu księgowego,
  • generowanie raportów,
  • generowanie dokumentów w formie elektronicznej i wysłanie ich do klienta,
  • okresowe uruchamianie funkcji systemu księgowego np. sprawdzenie statusu VAT kontrahenta, import rachunków z tzw. Białej listy czy import kursów walut.

Każdy z takich botów jest bezpośrednią korzyścią dla biura rachunkowego przynoszącą natychmiastowe efekty, skracającą czas realizacji procesów i eliminującą błędy pochodzenia ludzkiego. Ponadto rozwiązania robotyzacji mają nieograniczone możliwości harmonogramowania prac i odciążają pracownika od wykonywania powtarzalnych czynności.

Na tym jednak możliwości robotyzacji się nie kończą. Odpowiednia analiza procesów w firmie może zaowocować zatrudnieniem cyfrowych pracowników do nieco bardziej skomplikowanych działań. Dobrym tego przykładem może być wstępna analiza ogłoszeń przetargowych:

Do tej pory, każdego dnia, jeden z pracowników firmy otrzymywał raport z systemu agregującego postępowania przetargowe prowadzone na terenie całego kraju. Raport ten należało dokładnie przeczytać, przeanalizować każde ogłoszenie i wyłonić interesujące, z punktu widzenia firmy, postępowania. Kolejnym krokiem było wprowadzenie danych do systemu np. elektronicznego obiegu dokumentów i przesłanie ich do odpowiednich osób w organizacji.

Po wprowadzeniu robotyzacji, bot nie tylko odczytuje ogłoszenia, wprowadza je do systemu (i robi to nieporównywalnie szybciej w stosunku do człowieka), ale także, na podstawie odpowiednich reguł, jest w stanie wyodrębnić z treści odpowiednie wartości np. daty rozpoczęcia i zakończenia postępowania, kwoty wadium, kryteria oceny ofert, czy chociażby miejsce i termin realizacji. Dzięki temu pracownik widzi w systemie przygotowane dokumenty, które może filtrować np. według wyżej wymienionych kryteriów. Takie rozwiązanie odciąża pracownika od monotonnego kopiowania treści oraz zapewnia bezpieczeństwo wynikające z pewności odczytania wszystkich ogłoszeń.

Robotyzacja procesów umożliwia realizację zadań w każdej organizacji. Wielokrotnie umożliwia połączenie obszarów, pomiędzy którymi przepływ danych był uciążliwy lub nawet niemożliwy. Podnosi bezpieczeństwo oraz zapewnia lepszą obsługę klienta.