W naszym przedsiębiorstwie płynność finansowa zależy w dużym stopniu od poziomu i struktury kapitału obrotowego. W jaki sposób trzeba nim zarządzać? Jak określić optymalną strukturę kapitału? Jak identyfikować ryzyka w obszarze kapitału obrotowego i płynności finansowej?. Autorem tekstu jest Konrad kamiński, ECOVIS POLAND Audit, Tax & Accounting Sp. z o.o..
Jednym z najważniejszych czynników decydujących o utrzymaniu się firmy na rynku jest zdolność do terminowego regulowania swoich zobowiązań wobec kontrahentów i budżetu, czyli zachowanie płynności finansowej. Jest to ważne szczególnie teraz, gdy ceny surowców są coraz wyższe, a one same coraz trudniej dostępne. Dlatego księgowi mogą podpowiadać zarządom, na co zwrócić uwagę w tym zakresie. Jesteśmy tuż po zatwierdzeniu sprawozdań za 2021 r., co też może sprzyjać takiej analizie.
Przypomnijmy więc, że utrzymanie płynności finansowej firmy wymaga zwrócenia uwagi na obszary redukcji kosztów, zmiany modelu biznesowego oraz optymalizacji przepływów finansowych. Środki finansowe uwolnione z aktywów obrotowych pozwalają przedsiębiorcom na nowe inwestycje, rozwój czy akwizycje bez zaciągania kredytów. Najpowszechniejszym sposobem monitorowania płynności jest analiza wskaźników płynności finansowej, które wyliczamy na podstawie struktury kapitału obrotowego, będącego elementem aktywów w bilansie. Kapitał obrotowy brutto tworzą zapasy, należności krótkoterminowe, krótkoterminowe aktywa finansowe oraz inne inwestycje krótkoterminowe. Tak wyliczony kapitał pomniejszony o bieżące zobowiązania stanowi kapitał obrotowy netto, zwany także kapitałem pracującym. Jest on zaangażowany w firmie w okresie nie dłuższym niż 12 miesięcy i ulega ciągłej rotacji, co jest związane z cyklem produkcyjnym, czyli zakupem materiałów, zaciąganiem zobowiązań, wytworzeniem produktów i usług, a następnie ich sprzedażą. W konsekwencji powstają należności, a po upływie terminu płatności zwykle można się spodziewać wpływu gotówki do firmy. W ten sposób przez cały czas zmienia się struktura kapitału obrotowego, który jest narażony na ryzyko zarówno doraźne, jak i systemowe.
Bezpieczny poziom kapitału obrotowego zostanie osiągnięty wtedy, gdy zostanie domknięty cykl konwersji gotówki. Dotyczy on z jednej strony cyklu regulowania należności, obrotu zapasami i wpływu gotówki, a z drugiej - terminami zapłaty własnych zobowiązań. W celu wyznaczenia długości cyklu operacyjnego należy obliczyć wskaźniki cyklu obrotu zapasami w dniach, cyklu regulowania należności w dniach oraz cyklu regulowania zobowiązań w dniach. [przykład]
PRZYKŁAD
Cykl operacyjny konwersji gotówki
Jednostka ustaliła wskaźniki cyklu obrotu zapasami w dniach, cyklu regulowania należności w dniach oraz cyklu regulowania zobowiązań w dniach.
Obliczony na podstawie tych wskaźników cykl konwersji gotówki wynosi 10 dni (20 + 40 - 50), co oznacza, że wystąpi luka w finansowaniu firmy. Wymaga to interwencji w postaci szukania dodatkowego źródła gotówki, np. skrócenia cyklu spływu należności, szybszej sprzedaży wytworzonej produkcji lub wydłużenia okresu płatności własnych zobowiązań. Tu jednak pojawia się ryzyko wyprzedaży produktów klientom, którzy mogą nie zapłacić za otrzymane towary. Ponadto wzrost wskaźnika rotacji zapasów może powodować pogorszenie wskaźnika spływu należności, a w konsekwencji opóźnienie w płatności zobowiązań. ©℗
Czynniki ryzyka
Przy planowaniu kapitału obrotowego należy się liczyć z występującymi czynnikami (źródłami) ryzyka, które można podzielić na zewnętrzne i wewnętrzne.
Czynniki zewnętrzne to te, na które przedsiębiorca nie ma wpływu, może je jedynie ograniczać i mierzyć się z ich konsekwencjami. Należą do nich niejasne i skomplikowane przepisy prawa podatkowego, specyfika branży, w której operuje firma, zmiany polityczno-gospodarczego otoczenia zewnętrznego itp. Z kolei czynniki wewnętrzne mają swoje źródło w samym przedsiębiorstwie i są to m.in. wielkość firmy, rodzaj działalności, prowadzone inwestycje, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, jakość kadry kierowniczej i wiele innych czynników zależnych od samego przedsiębiorstwa.
Racjonalna gospodarka kapitałem obrotowym powinna zmierzać do zmniejszenia ryzyka wynikającego z zamrożenia aktywów, czyli ukształtowania takiej struktury kapitału obrotowego, która zapewniałaby jak największe korzyści ekonomiczne. Złotą regułą zarządzania kapitałem obrotowym jest zmniejszenie udziału zapasów i należności na korzyść płynnych pozycji kapitału obrotowego, czyli środków pieniężnych, które mogą być angażowane w rozwój biznesu. W celu optymalizacji struktury kapitału obrotowego warto przejrzeć warunki umów pod względem skrócenia terminów płatności dla klientów i prowadzenie skutecznej polityki windykacyjnej.
Pierwszym krokiem przy identyfikacji ryzyka przedsiębiorstwa w zakresie kapitału obrotowego jest określenie czynników krytycznych mających wpływ na wysokość i strukturę tej pozycji aktywów. Do tych czynników zaliczyć można:
- stopień skomplikowania procesów biznesowych, kluczowe procesy, zastosowanie wysokich technologii, złożoność transakcji lub ich nietypowość,
- przepisy prawne dotyczące działalności podmiotu,
- zmiany w otoczeniu gospodarczym, w którym funkcjonuje firma,
- plany inwestycyjne na najbliższe lata,
- kondycję finansową kontrahentów firmy i ich płynność finansową mającą wpływ na regulowanie zobowiązań wobec firmy,
- popyt na produkty i usługi firmy, mający wpływ na wielkość niesprzedanej produkcji będącej elementem kapitału obrotowego,
- warunki umowne określające terminy płatności, wydłużenie tych terminów oznacza bowiem zwiększenie poziomu należności.
Część z wymienionych czynników można zidentyfikować w corocznych sprawozdaniach finansowych, gdzie mamy podaną strukturę aktywów i pasywów, źródła generowania gotówki w firmie, strukturę kosztów i przychodów i inne dane finansowe przydatne w analizie ryzyka kapitału obrotowego. Teraz będzie dobra okazja do takiej analizy ze względu na zatwierdzone już sprawozdania za 2021 r. Ponadto w analizie należy szczególnie zwrócić uwagę na zmiany w polityce rachunkowości, wybór metod i sposobów liczenia szacunków księgowych, odpisy aktualizujące należności i zapasy, wyniki przeprowadzonych audytów i kontroli, transakcji z podmiotami powiązanymi, zapisy w ewidencji rejestru długów. Równie ważne są też informacje niefinansowe, których nie można znaleźć w sprawozdaniach dostępnych w Krajowym Rejestrze Sądowym, takie jak: jakość kontroli wewnętrznej, stosunek do środowiska naturalnego, bezpieczeństwo informatyczne, jakość kadry zarządzającej, umiejętność rozpoznania słabych i mocnych stron przedsiębiorstwa, organizacja pracy, podział obowiązków, dostępność wykwalifikowanej kadry itp.
Bieżące zarządzanie
W poprawie struktury kapitału obrotowego należy zachować dużą ostrożność, zwiększenie płynności może bowiem prowadzić do spadku zyskowności i na odwrót ‒ wzrost zyskowności może powodować spadek zdolności płatniczych. Przykładem może być spieniężenie zapasów poniżej ceny rynkowej. Poprawimy płynność i strukturę kapitału obrotowego, jednak szybka sprzedaż poniżej kosztów obniży nam zyskowność w stosunku do sytuacji, gdybyśmy wstrzymali i poczekali na lepszy moment sprzedaży, w którym uzyskalibyśmy wyższą cenę i zwiększyli zyskowność firmy. Sytuacja odwrotna będzie miała miejsce, gdy kupujemy zapasy w nadmiernej ilości z uwagi na niższą cenę. Pozwoli to na realizację wyższej zyskowności, jednak zaangażuje więcej gotówki, co wpłynie na pogorszenie płynności finansowej w krótkim okresie.
Wielkość kapitału obrotowego jest uzależniona od branży, w której działa przedsiębiorstwo. Każda z branż realizuje inny cykl obrotu regulowania należności, zobowiązań czy wielkości zapasów. I tak, w branży przemysłowej w stosunku do usług i handlu zapasy mają zazwyczaj wysoki poziom, należności są zwykle względnie wysokie, a kapitał obrotowy netto ma oczekiwaną dodatnią postać (zależnie od cyklu konwersji gotówki). W handlu zaś w stosunku do produkcji i usług zapasy są wyższe i uzależnione od asortymentu i rotacji, należności w handlu hurtowym są wyższe, w detalu raczej niskie, kapitał obrotowy często bywa ujemny i powoduje ryzyko utraty płynności. Z kolei w usługach w stosunku do produkcji i handlu zapasy są niższe (nie występują produkty gotowe), należności zazwyczaj niskie, kapitał obrotowy dodatni, zwykle niewielki.
Analizując strukturę kapitału obrotowego, należy pamiętać, że jego niski poziom podnosi ryzyko utraty płynności finansowej, natomiast wysoki poziom może być przyczyną powstawania nieuzasadnionych kosztów pozyskania źródeł finansowania. Dodatkowo przy wyborze optymalnej struktury kapitału obrotowego należy uwzględnić inne czynniki, takie jak:
- wielkość przewidywanych wpływów ze sprzedaży,
- zsynchronizowanie procesu sprzedaży z wpływem należności,
- korelacja sezonowości produkcji ze zbytem, np. produkcja sprzętu narciarskiego powinna być skorelowana z popytem, który pojawia się zimą, produkcja materiałów budowlanych z ich zbytem w okresie wiosenno-letnim.
Firmy często podlegają wahaniom sezonowym i cyklicznym, zmuszone są do redukcji zapasów i należności, co umożliwia popełnianie błędów i nadużyć. Najczęściej popełniane błędy to niedostateczne monitorowanie należności powodujące brak ich spłaty, nadmierne zapasy, co w konsekwencji grozi utratą płynności finansowej. Regularne i przewidywalne wpływy pozwalają na zmniejszenie kapitału obrotowego i stabilne cykle gotówkowe. Jeśli sprzedaż podlega wahaniom, to zwiększa się ryzyko utrzymywania zwiększonego kapitału obrotowego. Wysoki kapitał obrotowy wymusza wzrost kosztów finansowania i przekłada się na wzrost ceny towaru bądź produktu.
Identyfikacja zagrożeń
Zarządzania ryzykiem sprowadza się do ciągłej identyfikacji potencjalnych zagrożeń, określenia ich istotności dla realizacji celów spółki oraz prowadzenia działań zmniejszających negatywne konsekwencje ich wystąpienia. Zagrożenie operacyjne jest niepewnością, która dotyczy wielkości przyszłych cen surowców i wyrobów, zmiany konkurencji i technologii czy preferencji konsumenta. Każdy element tworzący istotną niepewność dla przyszłych wyników ekonomicznych powinien zostać przeanalizowany, a wyniki tej analizy powinny być brane pod uwagę przy planowaniu zapotrzebowania na kapitał pracujący. Jednak alternatywą dla potencjalnych zysków jest możliwość poniesienia straty, która może mieć wpływ na zagrożenie kontynuacji działalności. Istotne jest znalezienie metody pomiaru, która mogłaby zostać wykorzystana w kontroli zarządzania kapitałem obrotowym w celu minimalizacji ryzyka, ale w ramach określonego limitu zyskowności. Przykładem niech będzie zastosowanie zasady ostrożności przy planowaniu wielkości kapitału obrotowego w aspekcie pomniejszenia prognozowanych przychodów lub zwiększenia prognozowanych kosztów, tak by zarówno zmniejszenie przychodów, jak i zwiększenie kosztów uwzględniało podejmowane ryzyko.
Niezależnie od wielkości firmy także zastosowanie rozwiązań informatycznych wprowadza nową, wyższą jakość do procesu audytu i zwiększa jego skuteczność. Bardzo ważnym elementem w firmie jest prowadzenie stałych profesjonalnych analiz controlingowych wspierających menedżerów w zarządzaniu kapitałem obrotowym. System controlingu, opisany właściwymi wskaźnikami, powinien rozpoznać przesłanki wadliwego zarządzania tą pozycją aktywów i zmotywować zarządzających do zmiany polityki. Takie analizy mogą skłonić np. do rezygnacji ze współpracy z odbiorcami, którzy nie regulują swoich zobowiązań, nabywania surowców za gotówkę, pozbywania się zapasów nadmiernych lub przeterminowanych, prowadzenia sprzedaży z rabatem za wcześniejszą płatność czy wreszcie zawarcia umów faktoringowych. Jednak żeby na bieżąco reagować na wskazania analityków, nie wystarczy tylko posługiwać się danymi historycznymi ze sprawozdań finansowych. Ważne są informacje bieżące oraz prospektywne pozwalające na szybką reakcję. Dużą pomocą w identyfikacji czynników ryzyka w zarządzaniu kapitałem obrotowym są modele matematycznej identyfikacji ryzyka prowadzonej działalności, które są wykorzystywane zarówno przez firmy w procesie kontroli wewnętrznej, jak i przez podmioty zewnętrzne oceniające działalność firmy, np. biegłych rewidentów, firmy windykacyjne, wywiadownie gospodarcze itp. Szczególnie cennych informacji dostarczają modele pozwalające na rescoring ogólnych wyników wyszukiwania danych wskazujących na niepokojącą sytuację w tym obszarze (tzw. czerwone flagi). Modele te pracują z wykorzystaniem głębokich funkcji językowych i uczenia maszynowego, co umożliwia świadczenie nowej usługi doradczej dla klientów przez wyspecjalizowane firmy. Obecnie w dziedzinie finansów są wykorzystywane jedynie metody podstawowe i klasyczne. Zastosowanie metod bardziej złożonych pozwoli na osiągnięcie wyższej skuteczności w identyfikacji zagrożeń w obszarze m.in. kapitału obrotowego. Modele takie są już opracowywane i wykorzystywane w Europie Zachodniej, a także zaczynają być stosowane i rozwijane w Polsce.
Istotna jest też tutaj rola audytu finansowego, gdyż biegły rewident powinien wspomagać się odpowiednimi rozwiązaniami informatycznymi, które mają na celu wykrywanie ryzyka. Biegły powinien się koncentrować na problemach, które są najważniejsze dla jednostki badanej, zamiast tworzyć obszerną i nieprzydatną dokumentację. Identyfikowanie ryzyk w biznesie wymaga od rewidentów zindywidualizowanego podejścia do konkretnego podmiotu badanego. Ich rolą jest ocena spójności przedstawionych informacji oraz redukowanie niepewności przy podejmowaniu decyzji przez właścicieli i menedżerów badanych podmiotów. ©℗
SCHEMAT
Elementy do analizy
Zapraszamy do zadawania pytań
